Поради щодо балансу між роботою та особистим життям для менеджерів проектів

У ролі менеджера проекту є щось таке, що змушує людей замислитися: відсутність балансу між роботою та особистим життям. Просто погугліть, і ви побачите численні статті та теми, які вказують на той факт, що прем'єр-міністри часто перевантажені роботою і схильні до стресу. 

Існує загальна думка, що досягнення балансу між роботою та особистим життям може бути складним завданням, коли ви очолюєте проектну команду. Дехто навіть вважає, що бути менеджером проєкту або менеджер ресурсів вимагає пріоритету роботи над особистим життям. Я не думаю, що це правда. І хоча прем'єр-міністри часто борються з довгим робочим днем і переповненою поштовою скринькою, є способи зменшити цей тягар.

Перш ніж ми перейдемо до порад для проектних менеджерів, давайте спробуємо розібратися з самим значенням поняття "баланс між роботою та особистим життям". Це словосполучення стало загальновживаним, і майже кожен розуміє його по-своєму. 

Від "ніколи не проводити на роботі більше 8 годин" до "не думати про роботу після роботи" - ваш пробіг тут може бути різним. Є й ті, хто стверджує, що ідеального балансу між роботою та особистим життям не існує. 

Незалежно від вашої точки зору, є деякі спільні моменти, з якими ми, ймовірно, можемо погодитися. Не дуже приємно, коли вам доводиться працювати понаднормово, щоб встигнути за роботою. Або коли ви намагаєтеся спілкуватися з кількома людьми одночасно, і кожен з них вимагає швидкого вирішення свого питання. Або коли ваш проект перетворився на монстра, якого неможливо вчасно завершити, і у вас з'являється жахливе відчуття неминучої приреченості. Або коли... Я впевнений, що ви розумієте, про що я. 

У цій статті я надам перелік порад щодо балансу між роботою та особистим життям для менеджерів проектів, які хочуть змінити свій стандартний статус з "зайнятий" на "ефективний". Як і багато чого в цій роботі, це також починається з правильного планування. 

План ефективності  

Короткостроковість над довгостроковістю

Хоча характер вашого проекту може визначати масштаб планів, які вам потрібно розробити, я б стверджував, що короткострокові плани - це те, що вам потрібно розставити в пріоритеті. У більшості випадків ви не можете спланувати кожну деталь річного плану. Замість цього зосередьтеся на наступному відрізку роботи: якщо ви дотримуєтеся фреймворку Scrum, це буде ваш наступний спринт. Переконайтеся, що ви дійсно можете взяти на себе зобов'язання щодо роботи над наступним релізом і дотримуватися плану. Це дасть вам набагато більше гнучкості та спокою. Звичайно, вам, ймовірно, доведеться спланувати кілька етапи проекту а також далі по лініїнаприклад, повна дорожня карта проекту. Різниця полягає в тому, що дорожня карта не є викарбуваною на камені, тому ви і ваша команда маєте набагато більш реалістичну мету, на якій ви можете зосередитися в сьогоденні: ваш короткостроковий план. 

Автоматизуйте свою роботу

Робите щось більше двох разів? Автоматизуйте це! Значну частину робочого навантаження менеджера проекту складають завдання, які дещо повторюються. Це не означає, що вони менш важливі, зовсім навпаки! На жаль, вони також можуть забирати багато часу. Проаналізуйте свої щоденні, щотижневі, щомісячні обов'язки і подумайте, як їх можна автоматизувати. 

Що я маю на увазі під автоматизацією? Створення шаблону або процедури на кшталт контрольного списку може стати чудовим початком. Якщо ви хочете створити повноцінні робочі процеси, ви можете використовувати Zapier. або IFTTT (знання програмування не потрібні!). Навіть невеликі заощадження часу зменшать вашу зайнятість (і підвищать ефективність). Якщо ви користуєтеся Slack, вам варто прочитати нашу статтю про найкращі програми Slack для менеджерів проектівде ви також знайдете кілька ідей для підвищення продуктивності. 

Який у тебе IQ? 

TQ (Technology Quotient) - це ваша здатність адаптуватися до технологій, керувати ними та інтегрувати їх. PMTQ (Project Management Technology Quotient) був визнаний Інститут управління проектами як новий ключовий компонент успіху проектів:

Для всіх, кому доручено втілювати стратегію в життя у світі, який постійно перебудовується під впливом технологій,

PMTQ буде обов'язковим набором навичок, без яких неможливо обійтися.

Подумайте про свої стосунки з технологіями. Одна справа - керувати проектом, який нерозривно пов'язаний з технологіями, наприклад, розробкою програмного забезпечення. Зовсім інша справа - вміти використовувати програмне забезпечення на користь собі та проекту. Розумне використання онлайн-інструментів заощадить вам багато часу і підвищить прозорість проекту.  

Захистіть свій час

Визначте свою доступність 

Керівники проектів, здається, мають тенденцію приходити в офіс першими і йти звідти останніми. Однією з причин цього є пошук можливостей виконати реальну роботу (див. наступний розділ). Інша причина - необхідність контролювати команду і мати можливість спілкуватися в режимі реального часу. За винятком надзвичайних ситуацій, ваша постійна присутність не повинна бути необхідною. Я наполегливо рекомендую вам визначити свій графік доступності і дотримуватися його. 

Тривалий робочий день та години роботи в офісі

Я вже згадував, що деякі керівники проектів люблять приходити в офіс раніше/залишатися допізна, бо саме тоді вони можуть зосередитися на роботі, не відволікаючись на сторонні справи. Звичайно, робота проектного менеджера вимагає здорової дози спілкування, але не потрібно бути Siri своєї команди і завжди бути готовим відповісти на "швидке запитання". Контекстне перемикання порушить вашу концентрацію. Коли ви не можете зосередитися протягом більшої частини дня, ви не зможете виконати свої завдання. 

Спробуйте розписати свій день у тайм-бокс і визначити проміжки часу, протягом яких ви можете працювати безперервно. Ви навіть можете встановити офісні години: час, протягом якого члени вашої команди можуть звертатися до вас із запитаннями. У прозорому, добре задокументованому проекті це може бути успішною стратегією.

Звісно, окрім імпровізованого спілкування, є місце і для запланованої взаємодії: командні зустрічі. Тут м'яч на вашому полі. Саме ви, менеджер проекту, відповідаєте за встановлення політики зустрічей (і подаєте власний приклад). Перше правило? Плануйте зустрічі тільки тоді, коли вони необхідні, і створюйте для них чітку мету. По-друге, слідкуйте за часом і використовуйте його по максимуму. Якщо ви запланували цю зустріч для досягнення певної мети, намагайтеся зосередитися на ній і витрачати час ефективно. Причина, чому багато працівників ненавидять наради що це "марна трата часу". Переконайтеся, що це не стосується вашої команди та вашого часу. 

Працюйте над своїм мисленням

Існують певні очікування, які намагаються виправдати багато менеджерів проектів. Вони хочуть тримати все під контролем, завжди "бути поруч з командою" і постійно бути доступними для клієнта. 

Проблема в тому, що ці очікування абсолютно нереалістичні. Якщо ви хочете хоча б почати думати про баланс між роботою та особистим життям, вам доведеться забути про все, завжди, постійно. Це погана робоча етика і, безумовно, не найкращий приклад для вашої команди. 

Нарешті, ви не можете бути людиною, яка завжди погоджується, навіть якщо хочете зробити клієнта щасливим. Це поширена дилема, але розширення обсягу робіт може зірвати проект і зруйнувати ваші зусилля, спрямовані на досягнення балансу між роботою та особистим життям. 

Дотримання цих порад не гарантує, що ви ніколи не затримуватиметеся в офісі довше, але дасть вам міцну основу для подальшого розвитку. З часом, коли ви впровадите більше процесів, що підвищують вашу продуктивність, ви помітите значні зміни у рівні вашої зайнятості. 

По суті, ці поради щодо балансу між роботою та особистим життям - це також ваші кроки до кращої ефективності на роботі. Знайти "правильний" баланс важко, якщо взагалі можливо. Якщо ви відчуваєте, що ваша робота стає більш збалансованою, ви точно робите успіхи. Не зупиняйтеся на досягнутому!