Яка кінцева мета проектних менеджерів? Успішне завершення проектів. Самі керівники проектів визнають, що це трапляється не так вже й часто: за останніми даними Опитування "Пульс професіїменше 60% проектів завершуються або вчасно, або в межах початкового бюджету.
Що ви отримаєте з цієї статті?
- роль у цьому процесі відіграє програмне забезпечення для управління ресурсами у процесах планування ресурсного потенціалу
- Мета планування ресурсного потенціалу
- Знання про різницю між планування ресурсів та планування потужностей
- Що робити, щоб наблизити ефективне планування потенціалу
Ефективне управління ресурсним потенціалом може допомогти компаніям збільшити ці показники. У цій статті ви дізнаєтеся більше про планування ресурсного потенціалу в управлінні проектами, але ми також торкнемося переваг управління потенціалом на рівні компанії. Почнемо з деяких необхідних визначень.
Що таке планування ресурсного потенціалу?
Без зайвих пояснень, потенціал - це здатність досягати, виконувати або виробляти. Якщо розглядати з точки зору компанії, то це означає здатність досягати або виробляти за певний проміжок часу. Але якщо ми копнемо глибше і скористаємося операційною точкою зору, то виявимо, що під потенціалом розуміють як кількість доступних вхідних ресурсів для отримання відносного обсягу виробництва за певний період часу - ми можемо читати далі managementstudyguide.com.
Але це не єдине значення, пов'язане з темою цього розділу. Давайте порівняємо кілька інших розумінь планування потенціалу.
На сайті Projectmanager.com читаємо про планування потужностей це процес, який стабілізує наявні ресурси для задоволення запитів або потреб у можливостях для виконання завдання. Це можна розуміти як певний зв'язок між тим, хто має доступ до достатньої кількості ресурсів, і вимогами проектів та їхніми очікуваннями, пов'язаними з ресурсами.
Схоже, що Saviom - наші конкуренти на ринку програмного забезпечення для планування ресурсних потужностей - також дотримуються такої ж думки:
Планування ресурсного потенціалу - це прогнозування розриву між можливостями та попитом на ресурси.
З точки зору Мейвенлінк, планування ресурсного потенціалу передбачає 3 аспекти цього процесу. По-перше, визначення наскільки робочі ресурси здатні зробити. По-друге, ідентифікація та вказівка на яка робота що можуть зробити ці ресурси. Третій - відповідність з цієї групи ті ресурси, які на даний момент використовуються для задоволення очікувань і потреб проекту.
Як ми можемо прочитати в блозі Wrike:
Планування потенціалу - це процес прогнозування майбутніх бізнес-вимог організації або клієнта. Планування потенціалу також має на меті забезпечити наявність ресурсів з необхідними наборами навичок для задоволення мінливих потреб клієнтів і бізнесу
З цієї точки зору - яка також відображає наш підхід - ресурси не означають обладнання, програмне забезпечення, ноутбуки, будівельні матеріали, приміщення, бюджет і так далі. Коли ви розглядаєте планування ресурсів в управлінні проектами, ви бачите людину, члена команди та працівника. Ви бачите люди з певним набором навичок. Хтось із відповідними навичками, необхідними для виконання вимог проекту.
На рівні проекту планування ресурсів полягає у визначенні того, чи є у вас достатньо ресурсів для завершення певного проекту. Його роль полягає в тому, щоб переконатися, що компанія (або асоціація) має очікувані ресурси, необхідні для виконання проекту або завдання, очікуваного в передбачуваний час, які здатні завершити проект з очікуваними вимогами в очікуваний момент часу.
Більше того, планувальник ресурсного потенціалу повинен мати чітке уявлення про те, скільки ресурсів необхідно для досягнення визначеної мети (підзадачі, завдання, проекту).
Іншими словами, планування ресурсного потенціалу полягає у прогнозуванні інтервалу між потенціалом і попитом на ресурси. Отже, ті, хто займається плануванням ресурсного потенціалу, беруть до уваги такі фактори, як робочі години, майстерність, навички та середній показник протягом роботи. Для того, щоб розрахувати потужність вашої команди, вам потрібно знати їхню доступність та поточне робоче навантаження.
У чому різниця між плануванням потенціалу та плануванням ресурсів?
Якщо говорити прямо: якщо порівнювати планування потужностей до планування ресурсів (або управління ресурсами), перше можна звести до "передбачення майбутніх бізнес-вимог і переконатися, що ми маємо необхідні ресурси для запуску проекту". У той час як планування ресурсів - це "вибір і розподіл конкретні ресурси для проекту або завдання та під час його виконання".
Можна також сказати, що планування ресурсів - це перевірка того, чи всі члени команди, ролі та навички, необхідні для виконання роботи, є безсумнівно доступними, перш ніж складати графік виконання роботи. В той час як планування ресурсів - це вибір, призначення і планування з цього поля вибору.
Планування ресурсів - це скоріше координація робочої сили в режимі реального часу: ви призначаєте людей на проекти, одночасно відстежуючи використання ресурсів. Як бачимо, планування ресурсів означає управління, керівництво та координацію ресурсів, необхідних для виконання завдання або проекту.
Три кроки для успішного планування ресурсного потенціалу
Що ви зазвичай робите, коли вам доручають керувати новим проектом? Як ви збираєте команду та переконуєтесь, що її членів достатньо для виконання всіх завдань? Керівники проектів, які намагаються забезпечити себе достатніми ресурсами, повинні виконати наступні кроки:
- Зберіть вимоги до проекту та кошторис. Ви повинні розуміти, що потрібно зробити для успішної реалізації проекту. Який технічний обсяг? Які ролі необхідні для проектної команди? Які часові оцінки для цього проекту?
- Визначте доступні ресурси. Проаналізуйте наявність ресурсів і визначте, які люди, що відповідають критеріям вашого проекту, можуть приєднатися до вашої команди.
- Узгодьте можливості з потребами проекту. Вирішіть, хто буде залучений до проекту і на скільки годин вони повинні бути заброньовані. В ідеалі, ви повинні зарезервувати ці ресурси, навіть якщо ваш проект ще не розпочався.
Примітка: у деяких компаніях менеджер з ресурсів відповідає за основну частину процесу планування ресурсів. Керівник проекту має подати запит на конкретні ролі або навички, а менеджер ресурсів проаналізує ресурсний потенціал.
Використовуйте планувальник ресурсних потужностей для визначення потреб у потужностях
Керівники проектів повинні вміти оцінювати потреби своїх проектів, але аналіз доступності ресурсів може бути складнішим, якщо не мати уявлення про кадровий резерв. На щастя, організації часто мають у своєму розпорядженні планувальника ресурсного потенціалу, який може впорядкувати весь процес управління ресурсами проекту ефективно працювати над кількома проектами та готувати довгострокові стратегії планування потенціалу.
Планувальники ресурсів, такі як Teamdeck, надають вам єдиний пул ресурсів з інформацією про доступність та завантаженість кожного (читайте про управління навантаженням). Як менеджер проекту, ви можете відфільтрувати ролі, необхідні для задоволення потреб вашого проекту, і перевірити, коли ці люди будуть доступні.
[/vc_column_text]
Щоб уникнути конфліктів ресурсів, ви можете забронювати обраних членів команди заздалегідь. Якщо ваш проект ще не підтверджений 100%, ви можете додати попередні бронювання. Інші менеджери проектів побачать, що ці люди, швидше за все, будуть призначені на ваш проект, якщо він буде затверджений. Щойно ви отримаєте зелене світло, у вас буде група людей, готових розпочати роботу над проєктом, а також розклад, який буде доступний для інших менеджерів у додатку для управління ресурсами вашої компанії.
Програмне забезпечення для управління ресурсами полегшує оцінку ресурсного потенціалу. Ви не лише бачите, чи вже призначені люди на інші проєкти, але й можете врахувати їхні відпустки чи вихідні у своєму акаунті. Ви зможете розрахувати реальні можливості вашої команди і вирішити, чи готові ви виконати проект у запропоновані терміни.
Ви також матимете можливість враховувати фінанси. Деякі програми для управління ресурсами (зокрема Teamdeck) дозволяють зберігати інформацію про ставки вашої команди. Використовуйте звіти Teamdeck, щоб розрахувати, скільки грошей вам потрібно виділити в бюджеті, щоб забезпечити персонал, якого ви хочете найняти для вашого проекту. Перш ніж взяти на себе зобов'язання перед командою, переконайтеся, що ви можете собі це дозволити в рамках поточного бюджету проекту. Перехресна перевірка ресурсного потенціалу з кошторисом витрат - це ще один спосіб забезпечити успіх вашого проекту.
Планування ресурсів має допомогти вам уникнути перевантаження та недовикористання вашої команди. Однак, все одно корисно регулярно контролювати використання ресурсів на початку проекту. Ознайомтеся з нашим путівник по використання вимірювальної команди. Або - якщо вам цікаві аспекти управління проектами - прочитайте інструменти планування потужностей та статті про техніку.
Планування ресурсного потенціалу на рівні компанії
Узгодження потреб проекту з можливостями вашої команди є важливою частиною управління проектами, але стратегія планування потужностей приносить користь усій організації, а не лише виробничим командам. Керуючи широким портфелем проектів, ви не повинні забувати про управління потужностями. Це дозволить вам приймати кращі рішення щодо розподілу ресурсів, а також підтримає інші підрозділи вашої компанії:
- HR-команди мають чітке уявлення про потреби в персоналі та достатньо часу для найму чи навчання нових працівників. Планування кадрового потенціалу допомагає уникнути "вузьких місць" у майбутньому.
- Відділи продажів отримують більше інформації про виробничий конвеєр, тому вони знають, чи є місце для нових проектів у певний період.
- Фінансисти можуть розраховувати прогнози прибутку на основі запланованих потужностей і фактичних проектів, призначених співробітникам.
Подумайте: Чи є у вашій компанії встановлені процедури, які передбачають надмірну або недостатню потужність команди? Якщо ні, підніміть це питання під час наступної зустрічі команди управління проектами. Можливо, ви зможете знайти рішення, такі як R&D ініціативи, для тих випадків, коли у вас є вільні працівники, але немає проектів, над якими можна працювати? Зрештою, недовикористання не дуже добре впливає на моральний дух працівників.
Захистіть своїх працівників за допомогою планування потужностей
Планування потужностей цінують і самі працівники. Такий стратегічний підхід до управління ресурсами означає, що від членів команди не очікують, що вони працюватимуть понад свої можливості. Крім того, працівники знають, що їхня готовність до роботи помітна і поважається керівництвом. Їх навряд чи призначать на терміновий проект посеред літньої відпустки.
Нарешті, якщо ваша компанія використовує додаток для управління ресурсами, ваші співробітники знають, що буде в їхньому розкладі: над яким проектом вони працюватимуть, скільки часу це займе тощо.
Плануйте потужність вашої команди з легкістю!
Сподіваємося, що ця стаття переконала вас у тому, що планування кадрового потенціалу є і керованим, і необхідним. Забудьте про перевірку спроможності вашої команди, і ваш проект опиниться під загрозою: ви навряд чи зможете завершити його вчасно, не маючи достатньої кількості кваліфікованих людей. У той же час, ви можете перевищити свій бюджет, якщо залучите додаткову робочу силу на аутсорсингу. На щастя, обох сценаріїв можна уникнути, якщо порівняти можливості з попитом. Не забувайте про використання програмного забезпечення для управління ресурсами проекту, щоб зробити весь процес більш надійним.
Хочете побачити, наскільки простим є планування потужностей з Teamdeck? Заплануйте дзвінок Анеліодин з наших експертів з клієнтського успіху. Вона покаже вам, як ви можете приймати кращі стратегічні рішення завдяки ефективному управлінню ресурсами проекту.
