Які існують різні способи залучення нового члена команди до проекту: 4 кроки до онбордингу в проєкті

Незалежно від того, чи запускаєте ви новий проект, чи призначаєте нових членів команди до вже існуючого, ваша робота як керівника проекту полягає в тому, щоб забезпечити безперешкодне входження в проект. Це передбачає впровадження ефективної програми введення в курс справи, щоб нові співробітники розуміли вимоги проекту та свої ролі в ньому. Іноді навіть найкращого інструменту планування проекту недостатньо самого по собі. Недостатньо просто володіти всією інформацією про проект. Ключ до створення успішного проекту - це коли всі ваші співробітники бачать його на одній сторінці.

Поганий онбордінг проекту призводить до таких ризиків: члени вашої команди не розуміють вимог, тому не можуть зробити повноцінний внесок у проект. Люди не мають доступу до інструментів, які вони повинні використовувати. Ви витрачаєте занадто багато часу на пояснення після запуску проекту. Проект затримується. Список можна продовжувати, але суть ви зрозуміли. Залучення ресурсів до будь-якого проекту є важливим для його вчасного (і в рамках бюджету) завершення.

Що таке проектний онбордінг?

Як відомо, серед топ-8 проблем управління проектами - недостатні ресурси та нечіткі очікування. Онбордінг проекту - це процес залучення ресурсів до проекту, по суті, процес введення в курс справи. Спеціально розроблена програма введення в курс справи може допомогти новим співробітникам відчути себе більш комфортно на новій роботі і зрозуміти бізнес і рольові очікування. Мета полягає в тому, щоб переконатися, що всі, хто бере участь у проекті, особливо новачки, розуміють його бізнес-цілі та вимоги, знають свою роль, а також очікувані результати самого проекту. Такий структурований підхід через програму введення в курс справи гарантує, що нові члени команди зможуть зробити повноцінний внесок у проект, витрачаючи менше часу на спроби розібратися в ньому і більше - на виконання своїх завдань.

Важливість ефективної вступної програми

Ефективний проектний онбордінг виходить за рамки простого знайомства з проектом. Це комплексний процес, який узгоджує нових учасників з баченням, цілями та методологіями проекту. Це узгодження є критично важливим, оскільки воно безпосередньо впливає на те, наскільки ефективно і результативно команда буде працювати протягом усього життєвого циклу проекту. Неузгодженість може призвести до непорозумінь, недомовленостей і пропущених дедлайнів, що може зірвати проект.

Вплив на продуктивність команди

Правильний онбордінг має значний вплив на продуктивність команди. Коли члени команди розуміють цілі проекту та свою роль у ньому, вони з більшою ймовірністю будуть продуктивними та вмотивованими. Добре підготовлена команда також краще справляється з викликами та адаптується до змін, що призводить до підвищення стійкості проектного середовища. Вони стають гнучкими, здатними змінювати стратегії та долати несподівані перешкоди, не втрачаючи при цьому з поля зору цілі проекту.

Побудова довгострокового успіху

Онбордінг - це не лише безпосередній початок роботи над проектом. Він закладає основу для довгострокового успіху. Інвестуючи в ретельний онбордінг, керівники проектів можуть гарантувати, що їхні команди будуть готові до майбутніх проектів, створюючи стійку та ефективну культуру управління проектами. Таке передбачення не лише приносить користь поточному проекту, але й створює прецедент для більш плавного переходу і більш ефективної співпраці в наступних проектах.

Кроки для успішного входження в проект

Тепер, коли ви знаєте, чому важливо правильно залучити ресурси на початку проекту, давайте пройдемося по цьому процесу.

1. Збір вичерпної інформації

По-перше, переконайтеся, що у вас є вся необхідна інформація про проект, щоб ви могли передати її своїй команді. Матеріали, які вам можуть знадобитися, можуть відрізнятися залежно від характеру проекту - це новий проект чи поточний? Список може включати

• Перелік результатів (наприклад, Документ бізнес-вимог)
• Графік проекту
• Поточне технічне завдання (ТЗ)
• Щотижневий звіт про стан справ
• Інформація про охорону здоров'я та безпеку, зокрема про планування приміщень, пожежні виходи, засоби надання першої медичної допомоги, а також огляд політик щодо охорони праці та здоров'я.

Також може бути корисним загальний план проекту, який охоплює цілі, залежності, наявні ресурси, графік і бюджет проекту. Збір контактних даних на випадок надзвичайних ситуацій є важливим кроком у забезпеченні безпеки та добробуту нових працівників.

Важливість документації

Належна документація слугує основою входження в проєкт. Вона забезпечує точку відліку, до якої члени команди можуть звернутися, коли їм потрібна ясність щодо деталей проекту. Це зменшує залежність від постійного зворотного зв'язку і дає можливість членам команди бути більш автономними та поінформованими. Вичерпна документація гарантує, що всі мають доступ до однієї і тієї ж інформації, що сприяє узгодженості та зменшує ймовірність помилок.

2. Сформуйте команду з нових членів команди

Якщо ви ще не знайшли ресурси для проекту, визначте потреби та ролі кожного співробітника, необхідні для виконання проекту. Потім шукайте ресурси з потрібними навичками, щоб відповідати цим вимогам. У Teamdeck ви можете швидко знайти членів команди з потрібними навичками за допомогою спеціальних полів. Після того, як ви знайшли членів команди для вашого проєкту, переконайтеся, що вони доступні. Це легко зробити, якщо ви відстежуєте доступність ваших співробітників. Програмне забезпечення для управління ресурсами Teamdeck пропонує перегляд шкали завантаженості, яка показує, чи вільна людина для бронювання, чи вона вже призначена на проект.

Тепер переконайтеся, що кожен член команди, якого ви обрали, офіційно задіяний у проекті. Якщо у вас є календарний планувальник, призначте членів команди, щоб згодом відстежувати їхній час і навантаження.

Побудова згуртованого підрозділу

Формування команди - це не просто розподіл ролей, це створення згуртованої одиниці, де кожен член розуміє свій внесок в успіх проекту. Цей крок має вирішальне значення для формування почуття відповідальності та підзвітності серед членів команди. Коли кожен знає свою роль і те, як вона узгоджується з цілями проекту, це сприяє єдності та спільній меті, підвищуючи загальну продуктивність і моральний дух команди.

3. Інструменти налаштування

Після того, як ви призначили людей на проект, налаштуйте інструменти, які вони будуть використовувати для виконання проекту. Можливо, ви захочете, щоб члени вашої команди мали доступ до деяких інструментів:

• Інструменти для спільної роботи: У Teamdeck ми використовуємо такі інструменти, як Confluence та Bitbucket, тому ми хочемо забезпечити їм доступ до призначених їм робочих просторів та проектів.
• Канали зв'язку: Ми використовуємо Slack для щоденної комунікації, тому нам потрібно, щоб члени команди приєдналися до правильних каналів. Керування Slack у кількох робочих просторах може мати вирішальне значення для великих команд або проектів, які охоплюють різні відділи, тому дуже важливо вирішити це питання під час процесу адаптації нових співробітників.
• Табелі обліку робочого часу та відстеження часу: Ми хочемо відстежувати навантаження та робочий час наших співробітників. Оскільки вони самостійно заповнюють табелі обліку робочого часу, їм потрібно мати обліковий запис Teamdeck з відповідною роллю.
• Програмне забезпечення для планування проектів або інструменти планування потужностей
• Додатки для керування робочим часом співробітників
• Програмне забезпечення для управління відпустками
• Програмне забезпечення для управління персоналом

Таким чином, кожен може зробити свій внесок у проект. Доступ до необхідних інструментів і каналів гарантує, що члени команди будуть в курсі проєкту і зможуть легше працювати разом.

Створення продуктивного середовища

Налаштування інструментів - це створення середовища, в якому продуктивність може процвітати. Правильно підібрані інструменти дають змогу членам команди ефективно спілкуватися, ефективно керувати своїми завданнями та бути в курсі прогресу і вимог проєкту. Таке структуроване середовище не лише сприяє безперебійній щоденній роботі, але й підвищує здатність команди дотримуватися дедлайнів та підтримувати високу якість результатів.

4. Проведення онбордінгових сесій

Після того, як у вас є вся інформація про проект, підібрана команда та набір інструментів, ви можете залучати членів команди до роботи. Якщо ви починаєте новий проект, ви можете провести воркшоп з вашим клієнтом. Під час такого стартового воркшопу (або спринту "нуль") мета полягає в тому, щоб Виявити ризики та залежності проекту

Перевірте, чи всі однаково розуміють обсяг проекту

Переконайтеся, що очікування клієнта реалістичні

Визначте будь-які конфліктні ситуації або неузгодженості, які необхідно вирішити до початку проекту Присутність клієнта під час старту допоможе охопити всі сфери проекту. Крім того, якщо ви заздалегідь проясните очікування і дасте команді можливість висловити свою думку, це покращить співпрацю в подальшому.

Якщо ви залучаєте нові ресурси до вже існуючого проекту або вам потрібно внести зміни в його обсяг, зосередьтеся на передачі знань. Розкажіть команді про проект: його цілі, бізнес-завдання, вимоги та очікувані результати. Поінформуйте кожного члена команди про його роль. Ця зустріч гарантує, що всі розуміють проект.

Після вступних сесій включіть заходи з побудови команди, які допоможуть налагодити стосунки між співробітниками в організації.

Покращення співпраці в команді

Ввідні сесії не просто інформативні, вони є інтерактивними платформами для побудови згуртованості команди та встановлення колективного розуміння місії та цілей проекту. Ці сесії закладають основу для спільної роботи та продуктивного проектного середовища. Сприяючи відкритому спілкуванню та взаєморозумінню, онбордингові сесії сприяють формуванню почуття командної роботи та спільної відповідальності.

5. Постійна комунікація та зворотній зв'язок

Навіть після початкового знайомства з проектом життєво важливо підтримувати відкриті лінії зв'язку та регулярні сесії зворотного зв'язку. Це гарантує, що члени команди можуть висловлювати занепокоєння, ставити запитання та бути в курсі будь-яких змін у проекті. Цей постійний діалог має вирішальне значення для адаптації до нових викликів та узгодження дій усіх членів команди з цілями проекту. Регулярні оновлення та зворотний зв'язок допомагають своєчасно виявляти потенційні проблеми та відповідно коригувати стратегії.

Підсумок - що ще про проектний онбордінг?

Приєднуючись до проекту, керівники проектів повинні зосередитися на передачі знань про проект своїй команді. Це час, коли ви приймаєте остаточні рішення щодо вашої команди, обираєте найкращий інструмент управління ресурсами та залучаєте ресурси. На цьому етапі проекту ви можете зменшити кількість запитань, які члени вашої команди будуть ставити пізніше, і покращити співпрацю між ними, оскільки кожен точно знає, що саме йому доручено.

Безперервний процес, що розвивається

Ефективний проектний онбордінг - це не одноразова подія, а безперервний процес, який розвивається разом з проектом. Безперервна комунікація, зворотній зв'язок та регулярні перевірки є важливими для того, щоб процес адаптації залишався актуальним та ефективним у міру просування проекту. Адаптивність процесу адаптації дозволяє командам динамічно реагувати на зміни та нову інформацію, зберігаючи узгодженість і фокус протягом усього життєвого циклу проекту.

Крім того, проектний онбордінг - це можливість задати тон культурі та робочій етиці проекту. Це ідеальний час, щоб прищепити такі цінності, як підзвітність, прозорість і командна робота, які мають вирішальне значення для довгострокового успіху проекту. Інвестуючи час і зусилля в ретельний процес адаптації, ви закладаєте міцний фундамент для вашого проекту, прокладаючи шлях до більш плавного, ефективного та успішного виконання проекту.

Прищеплення цінностей проекту

Переконавшись, що кожен член команди не лише знає свої завдання, але й розуміє, як його робота вписується в загальну картину, формується почуття причетності та гордості за проект. Це, в свою чергу, може призвести до вищої мотивації, кращої якості роботи і, зрештою, до успішного виконання проекту в рамках обмежень часу і бюджету. Коли члени команди бачать, як їхній внесок впливає на загальний успіх проекту, це сприяє більшій відданості та ентузіазму в роботі.

Використання технологій в онбордінгу

Використання технологій може значно покращити процес адаптації. Інструменти для управління проектами, комунікації та співпраці допомагають впорядкувати процес, полегшуючи новим членам команди інтеграцію в проект і початок ефективного внеску з першого дня. Такі технології, як автоматизовані робочі процеси, цифрові бази знань і комунікаційні платформи в режимі реального часу, спрощують логістику адаптації та надають послідовну, доступну інформацію для всіх членів команди.

Заключні думки

Приєднання до проекту - це більше, ніж просто адміністративне завдання; це стратегічний крок, який закладає основу для успіху проекту. Зосередившись на чіткій комунікації, належному документуванні та постійній підтримці, керівники проектів можуть переконатися, що їхні команди добре підготовлені до вирішення проблем та ефективного досягнення поставлених цілей.

Процес онбордінгу - це інвестиція в майбутнє проекту. Він створює фундамент довіри, ясності та готовності, який допомагає команді долати складнощі та досягати результатів. Приділяючи час і ресурси ефективному онбордінгу, менеджери проектів можуть підвищити згуртованість команди, покращити продуктивність і створити прецедент для успішного виконання проекту як у короткостроковій, так і в довгостроковій перспективі.

Зрештою, проектний онбордінг - це створення надійної основи, яка підтримує кожен аспект проекту. Йдеться про формування культури, в якій кожен член команди розуміє свою роль, відчуває, що його цінують, і вмотивований зробити свій внесок в успіх проекту. Зі зростанням складності та масштабів проектів важливість добре структурованого процесу адаптації стає ще більш важливою. Завдяки ретельному і продуманому входженню в команду менеджери проектів можуть перетворити потенційні виклики на можливості для зростання та інновацій.