Якщо ви не використовуєте відмінний програмне забезпечення для планування ресурсів краще звернути увагу на методи планування. Методи планування допомагають узгодити графік проекту, його обсяг і ваші ресурси. Розклад має відповідати визначеним часовим рамкам і використовувати наявні ресурси з відповідними навичками.
Що ви отримаєте з цієї статті?
- Чітко визначена роль і значення календарного планування в управлінні проектами
- Погляньте на різні методи планування проектів
- Як вирішити проблеми з плануванням проектів за допомогою цих методів планування
- Роль проектного планування та програмне забезпечення для управління ресурсами в управлінні проектами
Як багато хто знає - управління графіком проекту і методи планування проектів належать до однієї родини. В обох випадках - загалом кажучи - виконання проекту або його частини в очікувані терміни є основним мотивом виникнення обох дисциплін.
Враховуючи багато невизначеностей, змінних і можливість того, що доступність ресурсів або обсяг проекту можуть змінитися, складно скласти графік, який буде довготривалим. Зрештою, саме ви несете відповідальність за його дотримання. Ось як і коли використовувати методи планування, застосовні для складних ІТ-проектів, щоб ви могли підготувати надійний розклад.
Які існують методи планування проектів?
По-перше, трохи термінології.
Планування проекту це процес створення розкладу вашого проєкту, що складається з послідовних дій та етапів, які мають бути виконані у визначений термін. Календарний план проекту створюється на основі наступних факторів:
- Вимоги до проекту
- Цілі та результати проекту
- Завдання та їх залежності
- Тривалість кожного завдання та етапу проекту
- Доступні ресурси
- Хронологія проекту
- Етапи проекту
- Командні навички та компетенції
- Бюджет
- Аналіз ризиків
Методи планування проектів є просто моделями графіки роботи. Оскільки планування проекту має багато компонентів, воно вимагає різного підходу в залежності від очікувань або труднощів у проекті, наприклад, недостатньо часу, недостатньо людей, недостатньо технологій тощо.
Чому планування проекту є важливим?
Календарний план - це розклад вашого проекту, що складається з послідовних заходів та етапів, які мають бути виконані у визначений термін.
Наявність плану проекту ви точно знаєте, що і в якому порядку має бути доставлено. Розподіл ресурсів проекту допоможе вам знайти та призначити потрібних працівників. An Просування в Instagram може бути ефективним способом охопити ширшу аудиторію, взаємодіяти з потенційними клієнтами та підвищити впізнаваність бренду. А розклад покаже вам, коли саме все це має відбутися.
За допомогою правильних методів планування ви також можете скоригувати деякі дії та завдання, якщо проект запізнюється або якщо відбуваються якісь зміни в його обсязі.
Методи планування проектів
1. Математичний аналіз - перша група методів планування проектів
Перші два методи, які використовують менеджери проектів, - це метод критичного шляху (МШП) і метод оцінки та аналізу програм (PERT). Обидва засновані на математичній логіці. Ви можете використовувати ці методи для розрахунку передбачуваних дат початку і завершення, виходячи з відомого обсягу проекту.
1.1. Метод критичного шляху
Спочатку давайте розглянемо CPM. Уявіть собі критичний шлях як деревоподібну діаграму вашого проекту. На ній ви бачите, що Метод критичного шляху допоможе вам виявити як найдовші, так і найкоротші часові рамки проекту. За допомогою CPM ви також зможете відмітити критичні завдання та ті, що можуть бути "плаваючими". Зміни у виконанні останніх не вплинуть на графік.
Щоб використовувати КЗП, вам потрібно знати обсяг вашого проєкту і перерахувати всі завдання, необхідні для його завершення. Потім оцініть, скільки часу може зайняти кожне завдання. Після цього ви також повинні відзначити всі залежності між завданнями. Так ви дізнаєтесь, які з них можна виконати окремо, а які потребують виконання попередніх завдань. Нарешті, додайте до проекту проміжні етапи та результати.
Критичний шлях допомагає візуалізувати хід проекту та розрахувати його тривалість, коли відомі всі залежності та результати. Цей метод може бути не таким зручним, якщо в проекті багато невизначеностей.
1.2. Методика оцінки та аналізу програм (PERT)
Подібно до критичного шляху, PERT це спосіб візуалізувати потік проектних завдань у проекті та оцінити часовий графік на основі їхньої передбачуваної тривалості. Ця техніка також ілюструє залежності між завданнями.
Для планування проекту за допомогою PERT, так само як і в CPM, вам потрібно спочатку визначити завдання та їхній порядок, виходячи з віх вашого проекту. Використовуючи мережеву структуру, подібну до CPM, що складається з цих завдань, ви можете оцінити різні часові рамки проекту залежно від рівня впевненості:
- Оптимістичний час
- Найбільш ймовірні терміни
- Песимістичні терміни
Хоча він дуже схожий на CPM, PERT використовує середньозважену тривалість, а не оцінки для розрахунку можливих часових рамок.
Недоліком цього підходу також є необхідність знати завдання та залежності між ними, щоб повною мірою скористатися цією технікою.
2. Стиснення тривалості - Друга група методів планування проектів
Стиснення тривалості - це спосіб скоротити розклад. Це може бути корисно, якщо проект запізнюється, і вам потрібно знайти спосіб скоригувати розклад, не змінюючи обсяг проекту. Існує два методи, які ви можете застосувати: швидке відстеження та аварійне завершення.
2.1. Прискорене відстеження
Оскільки ви вже знаєте, що таке критичний шлях, ось ще один спосіб його використання. Прискорення допомагає знайти завдання, які можна виконувати одночасно або частково перекривати, щоб пришвидшити реалізацію проекту. Для цього подивіться на критичний шлях, щоб вирішити, які роботи можна прискорити.
Припустимо, ви розпочали новий проект і вже зібрали всі вимоги. На цьому етапі ви можете почати з етапу проектування і приступити до розробки програмного забезпечення лише тоді, коли проект буде готовий.
Але якщо вам потрібно прискорити обидва процеси, ви можете почати розробку програмного забезпечення після того, як будуть готові перші, найбільш важливі проекти. Потім продовжуйте готувати наступні версії, поки програмісти впроваджують вже отримані матеріали.
Прикладом методу планування проекту є прискорене відстеження. Хоча прискорення може здатися привабливим, пам'ятайте і про ризики. Оскільки вам доведеться керувати кількома важливими справами одночасно, легше припуститися дорогої помилки або пожертвувати якістю.
2.2. Падіння
Інший метод стиснення - крашинг, який полягає у додаванні додаткових ресурсів, щоб завершити проект вчасно. Це складний метод, оскільки вам потрібно мати запасні ресурси, які ви можете використати.
Крім того, не всі завдання можна виконати швидше, додавши більше членів команди. За даними Закон Брука"Додавання більшої кількості людських ресурсів до пізнього програмного проекту робить його пізнішим", що пов'язано із загальним законом спадної віддачі. Причиною цього є додаткова комунікація, необхідна для введення нових членів команди в проект, а також обмежений розподіл завдань.
Інший спосіб використання техніки крашінгу - це додавання часу (наприклад, оплачувані понаднормові), але він все одно має вкладатися в дедлайн. Недоліком такого підходу є збільшення вартості проекту.
3. Техніка планування імітаційного проекту
У методі імітаційного планування ви використовуєте різний набір робіт для розрахунку можливої тривалості проекту. Це особливо зручно, коли є багато невизначеностей і змінних. За допомогою імітаційного моделювання ви можете створити розклад на основі припущень, тому ви можете використовувати його, навіть якщо ви не знаєте всіх дій або якщо обсяг робіт може змінитися.
Однією з моделей, яку ви можете використовувати, є Моделювання методом Монте-Карло. Він бере до уваги різні припущення та можливі результати, в результаті чого визначається прогнозована тривалість. Перевага цього підходу полягає в тому, що він враховує ризики та невизначеності, тому навіть у разі зміни обсягу робіт або появи додаткових завдань ви можете скоригувати свій графік роботи.
4. Евристика вирівнювання ресурсів
Вирівнювання ресурсів це коригування графіка і ресурсів для скорочення часу доставки або для того, щоб уникати недостатнього або надмірного використання ресурсів. Ви можете використовувати його для налаштування однієї дії в проекті.
Відкоригуйте графік, використовуючи вирівнювання ресурсів, розділіть або об'єднайте роботи відповідно до наявності ресурсів, щоб не було недозавантажених або надмірно завантажених членів команди.
Використання цього методу широко обговорюється у спільноті управління проектами, оскільки він може збільшити вартість і час проекту. Якщо ви хочете застосувати цей метод, вам слід взяти до уваги його недоліки.
Календарне планування в управлінні проектами - про інструменти, які спрощують весь процес?
Проєкт інструмент планування ресурсів допомагає визначити та розподілити необхідні ресурси в межах часових рамок проекту. Ці інструменти також можуть допомогти вам спрогнозувати графік нового проекту, оскільки ви вже маєте багато інсайтів з попередніх проектів.
Знати, як ваша команда працювала в минулому, які перешкоди їй доводилося долати і як вона це робила, також дуже зручно. Сучасне програмне забезпечення для управління ресурсами пропонує менеджерам цифрових проєктів доступ до великої кількості даних, включно зі звітами про продуктивність або використання.
Teamdeck - це ідеальне рішення проблем, з якими стикаються менеджери проектів. Функція планування ресурсів ідеально підходить для призначення потрібних людей на проекти, виходячи з їхніх навичок та доступності. Завдяки відстеженню часу ви завжди можете бачити, над чим працює ваша команда, чи працює вона понаднормово, чи недостатньо.
Ви також можете перевірити, які проекти є збитковими, оскільки вони споживають занадто багато ваших ресурсів. Управління відпустками - це спосіб контролювати ресурси вашої компанії, коли працівники перебувають у відпустці. З іншого боку, користувацькі звіти дають вам повний огляд сильних і слабких сторін вашого менеджменту, щоб ви могли їх оптимізувати.
Як методи планування проектів вирішують проблеми вашого проекту?
Кожна зміна повинна починатися з правильної діагностики ситуації. Ви вже знаєте, що таке календарний план проекту і які методи планування повинен знати кожен хороший менеджер проекту. Зараз ми обговоримо найпоширеніші проблеми, з якими стикаються менеджери проектів з планування ресурсів і як методи планування проектів допоможуть їх вирішити
1. У вас проблеми з оцінкою часу
Оцінка того, скільки часу потрібно на проект, є ключовим обов'язком керівника проекту. Якщо дедлайн занадто короткий - всі працюватимуть під тиском, якість продукту може знизитися, а клієнт буде незадоволений затримкою. Якщо дедлайн занадто довгий, ваша компанія може відмовитися від нових проектів, оскільки вважатиме, що їй бракує ресурсів. Клієнт також може залишити вашу організацію і обрати іншу, яка виконає проект за коротший час. Звичайно, ідеал лежить десь посередині. Але як його знайти?
Використовуйте свій досвід і оцініть необхідний час на основі попередніх проектів. Тут чудово підійде техніка оцінки та перегляду програми, яка є одним з математичних методів аналізу розкладу проекту, про який ми вже писали. На основі завдань і етапів складіть оптимістичний, найімовірніший і песимістичний сценарії та оцініть, з якою ситуацією ви можете зіткнутися. Так ви будете готові до всього!
2. Ви не дотримуєтеся дедлайнів
Перевищення дедлайнів є величезною проблемою для проектного менеджера, оскільки лише 52% проектів завершуються вчасно (Інститут управління проектами, 2018). Перевищення дедлайнів часто сприймається як найяскравіший доказ того, що менеджеру проекту бракує організаційних навичок.
Звичайно, так буває не завжди. Іноді контакт з клієнтом ускладнений, не вистачає людей чи інших ресурсів, або ж компанія просто перебуває в гарячій фазі, коли на неї навалюється безліч проектів. Незалежно від причини, перевищення дедлайну проекту є великою проблемою, якої слід уникати за будь-яку ціну. Тим більше, що є кілька ефективних способів зменшити кількість таких випадків. І ідеальне планування проектів - один з них.
Якщо ви часто не встигаєте до дедлайну, використовуйте техніку стиснення тривалості, зокрема фаст-трекінг, щоб скоротити графік, виконуючи деякі завдання одночасно або оминаючи ті, які не є критично важливими для кінцевого результату.
3. У вас недостатньо людей
Це кошмар сьогоднішнього ринку - блокування проектів через брак спеціалістів. Іноді це пов'язано з тим, що темпи розвитку компанії випереджають темпи набору нових людей. Інколи ресурсів вистачає щодня, але коли відбувається накопичення проектів, просто не вистачає робочих рук. Дуже важко встигати за угодами, коли немає кому виконувати роботу, а дедлайн неминуче наближається. Якщо ви часто стикаєтеся з цією проблемою у своїй роботі, вам допоможе крашинг - одна з технік стиснення тривалості.
Пропонуйте своїм співробітникам оплачувані понаднормові години або додаткову роботу, яку вони можуть взяти як вихідний у будь-який час. Також варто скористатися підтримкою фрілансера або аутсорсингової компанії, яка забезпечить вас необхідними фахівцями для роботи над складним проектом.
3. У вас недостатньо знань про проект
Як ви, напевно, знаєте, проект не завжди вписується в початкові рамки від початку до кінця. Цифрові продукти - це динамічні істоти, які розвиваються з часом. З'являються нові потреби, нові ідеї, клієнт змінює припущення, і нічого не залишається, як плисти за течією цих змін і бути гнучким.
Більшість методів планування проекту базуються на знанні проекту та необхідних завдань, але якщо у вашій роботі є багато невідомих, варто використовувати моделювання та створювати кілька можливих сценаріїв і планів дій залежно від змінних, які можуть виникнути. Така гнучкість гарантує, що ви будете готові до всього.
4. Ви використовуєте ресурси не оптимально
У плануванні проектів автоматичною реакцією на нестачу ресурсів є придбання нових ресурсів. Іноді це неможливо, але ми скажемо вам більше - іноді це навіть не потрібно. Часто враження, що ресурсів не вистачає, є наслідком того, що вони використовуються не оптимально. Розглянемо це на прикладі з реального життя.
У добі 24 години. Це стосується кожного - вас, Ілона Маска, Опри Вінфрі, президента США та королеви Єлизавети. У всіх однакова кількість часу - питання лише в тому, як вони його використовують. Якщо ви відчуваєте, що вам не вистачає часу, ви не будете подовжувати свій день, але ви можете встати раніше, подивитися дві серії серіалу замість 5, не гортати Instagram, інтенсивно попрацювати кілька годин, покататися на велосипеді, а потім з чистою совістю відпочити після продуктивного дня. Те саме стосується і вашого бізнесу.
Якщо вам не вистачає ресурсів, перевірте, чи оптимально ви їх використовуєте - можливо, деякі співробітники отримують завдання нижче їх компетенції, можливо, вони рано закінчують роботу, а решті нічого робити, можливо, в одному відділі занадто мало людей, а в іншому - занадто багато. Техніка вирівнювання ресурсів ідеально підходить для оптимізації графіка проекту.
5. Ви хочете, щоб все було ідеально
Так, ми знаємо, про що ви думаєте. Чи перфекціонізм - це погано? Як це може бути, коли всі постійно говорять про те, як досягти досконалості і т.д.? Ну, звичайно, перфекціонізм - це велика перевага... до тих пір, поки у вас є нескінченний час. В управлінні проектами, на жаль, час - це ресурс, якого найчастіше не вистачає, і перфекціонізм не полегшує ситуацію.
Якщо ви хочете, щоб кожен елемент проекту був зроблений не просто добре, але й неперевершено, перевіряєте все десятки разів і робите кожну річ методично, одну за одною, поки кожен шматочок пазлу не буде ідеально підігнаний - ви, швидше за все, не вкладетеся в дедлайни, оскільки запізнитеся ще до початку роботи.
Чи означає це, що ви повинні робити свою роботу погано і випускати неякісний продукт? Зовсім ні! Однак ви повинні розуміти, що існує золота середина між одним і іншим підходом. Саме тут у гру вступає метод критичного шляху. Визначте завдання, які є критично важливими для досягнення прогресу в проекті, і ті, які можна виконати пізніше. Завдяки цьому прийому планування проекту дозволить вам завершити роботу вчасно, а в час, що залишився, ви зможете вдосконалити продукт.
6. У вас немає правильної системи
Ви можете підготувати графік проекту де завгодно - на аркуші паперу, на дошці, в Excel. Можна. Але навіщо? Сучасний бізнес занадто просунутий, щоб допускати організаційний хаос, саме тому програмне забезпечення для управління роботою є незамінним елементом, що дозволяє керувати робочим часом, ресурсами, відпустками, розкладами та календарями з одного місця. Як обрати таку систему під свої потреби? Це тема для окремої статті. На щастя, ми вже підготували її для вас Проект Заплановано.виразка Програмне забезпечення - Що шукають менеджери проектів або Управління розкладом проекту - Роль, виклики та інструменти.
