Керівник проекту vs. менеджер ресурсів: Що це за ролі?

Важко уявити собі агентство, компанію-розробника програмного забезпечення чи навіть продуктовий стартап без проектного менеджера. Вони стежать за тим, щоб проекти (як би вони не називалися в компанії) були успішно реалізовані: вчасно і в рамках бюджету. 

Що отримують наші читачі завдяки цій статті:

• відмінності між навичками та ролями менеджерів ресурсів і менеджерів проектів
• важливість програмне забезпечення для управління ресурсами за управління ресурсами проекту 

З іншого боку, менеджер ресурсів - це роль, яку не так часто можна зустріти в командах управління проектами. Це не тому, що їхня робота не така важлива: зовсім навпаки. Однак, найчастіше це не так, управління ресурсами проекту зусилля розподіляються на кілька ролей. У цій статті ми проллємо більше світла на роль менеджера ресурсів і, можливо, навіть переконаємо вас, що мати людину, яка одноосібно відповідає за управління та планування ресурсів проекту є цінною інвестицією для вашої організації.

Яка роль менеджера ресурсів?

Пошук менеджера ресурсів у процесі управління проектом

Перш ніж ви дізнаєтеся про важливість, навички та обов'язки, пов'язані з роботою менеджера ресурсів, ви повинні знати, де він знаходиться в контексті проекту та управління проектами. 

Як багато хто знає, під проектом - особливо в суспільстві проектного менеджменту - ми розуміємо багато речей, які залучають багато різних ресурсів. Від матеріалів та обладнання до найважливішого - людей та їхніх навичок. Для проекту ви повинні уявити: 

• розробка веб-сайтів,
• зміна дизайну пляшок - наприклад, у пивній промисловості;
• розширення продажів на новий ринок,
• побудувати тамбур на якійсь річці тощо.

Як ви можете собі уявити, кожен з них означає багато людей, ремесел, субпідрядників, пристроїв, інструментів, конфігурацій, залежностей, маленьких кроків і завдань, які об'єднує проект. Але жоден проект не існує без найважливішого елементу - людей. Людей - тих, хто його замовляє і тих, хто його виконує. Як стверджує Інститут управління проектами: 

Управління проектами - це використання специфічних знань, навичок, інструментів і методів для створення чогось цінного для людей.

Від керівників до працівників та субпідрядників. Від людей, які складають графік, до людей, яких відбирають для участі в проекті на певному етапі.

Звичайно, проекти не схожі між собою і потребують різних компетенцій. Але, незважаючи на те, що між ними є багато відмінностей, вони мають дещо спільне.

Незалежно від того, чи є ви фахівцем або лідером у управління маркетинговими проектаминезалежно від того, чи представляєте ви управління проектами для креативних агенційкожен проект - це впорядкований та організований процес. Щоб наочно уявити, що таке управління проектами, скористаємося простим визначенням, яке дає сайт projectmanager.com

Управління проектами - це дисципліна планування, виконання та завершення проектів.

Кожен термін у цьому визначенні може претендувати на окрему тему, але це не те, на чому ми хотіли б наголосити. Ви повинні побачити процес. 

У наведеному вище визначенні управління проектами розглядається як процес, що складається з 3 кроків. Але цей процес можна розбити на 4, 5 і 6 кроків. Тим не менш, кожен з них включає в себе кілька інших груп елементів, менших процесів, завдань і, звичайно ж, викликів.

Процес має свій термін. Це життєвий цикл управління проектами. І тайбільш поширеною є версія з 5 фазами. Розроблений Інститутом управління проектами включає

• зачаття та ініціація,
• планування,
• страта,
• продуктивність/моніторинг,
• і закриття проекту.

Чому ми говоримо про життєвий цикл управління проектами?

Оскільки основна тема цієї статті - зіткнення двох ролей - менеджера проекту та менеджера ресурсів - варто на деякий час зупинитися і уважно вдивитися в малюнок вище. Чому? Тому що Ресурсний менеджер бере участь у багатьох з вищеописаних фаз і процесів, пов'язаних з кожною фазою. 

Навіщо потрібен і що таке управління ресурсами?

Для візуалізації важливості управління ресурсами (або менеджера ресурсів - якщо говорити прямо) скористаємося резюме щорічного дослідження The State of Project Management, представленого компанією Wellington. 

Завдяки Звід знань APM управління ресурсами:

(...) придбання, розподіл та управління ресурсами, такими як люди та їхні навички, фінанси, технології, матеріали, обладнання та природні ресурси, необхідні для реалізації проекту. Управління ресурсами гарантує, що внутрішні та зовнішні ресурси використовуються ефективно, вчасно і в рамках бюджету.

Це не найпростіше визначення, яке коли-небудь було зроблено, через його неоднозначні терміни, тому воно могло б цілком підійти для академічної дисертації. Але wе заглиблюючись у деталі, можна сказати, що загальна роль менеджера ресурсів полягає у плануванні, складанні графіку та розподілі найбільш корисних, найбільш підходящих ресурсів (здебільшого відповідних кваліфікованих працівників або субпідрядників) для завершення проекту відповідно до очікувань, заздалегідь визначених термінів та бюджету.

Коли ми порівнюємо визначення управління проектами та управління ресурсами, наші очі побачать - на перший погляд - багато спільного між ними. Тож як менеджер проектів пов'язаний з менеджером ресурсів?

Менеджер ресурсів vs Керівник проекту - У чому різниця між ними?

Напевно, найпростіший спосіб зрозуміти різницю між менеджерами ресурсів і менеджерами проектів - це проаналізувати рівень, на якому вони працюють:

• Менеджери проектів працюють на рівні проекту: вони керують одним проектом (або кількома проектами). Вони відповідають за те, щоб проект був завершений командою проекту. 
• Менеджери ресурсів працюють на рівні компанії: вони відповідають за розподіл відповідних ресурсів між кількома проектами. 

Ще один аспект, який відрізняє проджект менеджерів від менеджерів проектів, полягає в тому, що проджект менеджер зазвичай має справу з низкою процесів, обмежених часовими рамками. Його проекти мають фіксовані терміни або, наприклад, спринт-календарі, яких він дотримується. Менеджер ресурсів, з іншого боку, працює безперервно, оскільки він, як правило, бере участь у всіх проектах, що відбуваються в даній компанії.  

Типові обов'язки керівника проекту:

Роль менеджера проекту полягає в тому:

• Складання плану управління проектом та координація виконання проекту. 
• Визначення кадрових потреб (РМ може керувати такими запитами).
• Облік робочого часу співробітників і оцінка витрат. 
• Визначення очікувань для команди проекту. 
• Спілкування з клієнтами/зацікавленими сторонами.
• Управління ефективністю роботи команди шляхом регулярного моніторингу KPI проекту. 
• Моніторинг та відстеження бюджету проекту.
• Виявлення ризиків та можливостей у проекті протягом усього його життєвого циклу: внесення необхідних пропозицій та вдосконалень.  
• Звітування про хід виконання проекту.
• Документування проекту.
• Оптимізація роботи та підтримка прозорості проекту за допомогою програмного забезпечення для управління проектами. 
• Співпраця із зовнішніми постачальниками та/або фрілансерами.
• Керівництво проектною командою: оптимізація процесів, заохочення залученості співробітників та підтримка зворотного зв'язку.  
• Як і менеджери проектів, ресурс-менеджери відстежують час, планують бюджет проектів і контролюють доступність конкретних працівників для конкретних проектів.

Звичайно, різні проекти вимагають від керівників проектів виконання різних завдань. Однак критично важливим аспектом їхньої роботи є забезпечення успішної реалізації проекту. 

Типові обов'язки менеджера ресурсів:

Зазвичай за це відповідає менеджер ресурсів:

• Планування та розподіл ресурсів. Призначення людей на проекти на основі їхніх навичок, попереднього досвіду, доступності або бюджету проекту. 
• Планування ресурсного потенціалу. Ресурс-менеджер повинен переконатися, що ресурси його організації мають достатній потенціал для реалізації майбутніх проектів.
• Підтримка менеджерів проєктів у поточній роботі управління ресурсами проекту зусилля. Керівник проекту часто є першою людиною, яка помічає проблеми: надмірне використання працівників, нерівномірне навантаження або понаднормову роботу. Менеджер ресурсів може втрутитися і допомогти керівнику проекту, перерозподіливши ресурси, скоригувавши цілі або вимоги, або призначивши нових людей до команди. 
• Наймання нових працівників. Знаючи вимоги кожного проекту, менеджер ресурсів часто є найкращою людиною для найму людей з відповідною для проекту кваліфікацією.

Ресурс-менеджери також можуть відповідати за процеси, пов'язані з управлінням персоналом: нарахуванням заробітної плати, пільгами для працівників та навчанням. Все залежить від організаційної структури конкретного бізнесу. 

Ресурс-менеджери співпрацюють з багатьма командами в організаціях:

• HR - вони повинні тісно співпрацювати, щоб наймати відповідних людей і визначати їхні ролі. 
• PMO/Продакшн - визначення обов'язків для конкретних працівників у рамках проекту.
• Продажі - планування чисельності команди та прогнозування потреб у підборі персоналу. 

Ресурс-менеджери можуть розраховувати на співпрацю з іншими відділами, залежно від розміру та структури компанії. Як Ніл Віттен висловився так: МЕНЕДЖЕР РЕСУРСІВ виконує майже неможливу роботу - з вимогами, що надходять з усіх можливих напрямків, - але роботу, яка може мати значний вплив на успіх організації.

Коли призначати ресурсного менеджера?

Ефективне управління ресурсами є вирішальним фактором успішного управління проектами. Набагато легше координувати проект, коли у вас є команда, здатна задовольнити його вимоги (як з точки зору навичок, так і з точки зору доступності). Зазвичай компанії починають помічати негативні наслідки поганого управління ресурсами, коли вони зростають. У невеликих організаціях керівники проектів цілком можуть призначати власні команди або отримувати поради від керівництва, коли виникає конфлікт з ресурсами. Коли проектів стає більше, співробітників більше, а керівників - більше, настає час ввести в команду менеджера з управління ресурсами.

Майте на увазі, що спеціальний менеджер ресурсів - це величезна допомога, але це не єдиний спосіб приймати кращі рішення щодо планування ресурсів. Ще до того, як ви наймете свого першого менеджера ресурсів, ви можете підтримати своїх проектних менеджерів, надавши їм доступ до спеціальних Програмне забезпечення для управління ресурсами SaaS. 

Впровадьте менеджера по роботі з персоналом у вашій компанії за допомогою Teamdeck

Експерти з планування ресурсів та успішні менеджери проектів називають Teamdeck своїм улюбленим інструментом управління ресурсами. Наш додаток допомагає планувати ресурси, контролювати їхнє навантаження та вимірювати їхню продуктивність. Календар ресурсів Teamdeck показує, хто доступний, хто зайнятий, а хто у відпустці: так призначати людей на проекти набагато простіше. Хочете побачити наш інструмент в дії? Заплануйте дзвінок Анелі.