Важко уявити собі агентство, компанію-розробника програмного забезпечення чи навіть продуктовий стартап без проектного менеджера. Вони стежать за тим, щоб проекти, незалежно від того, як вони визначені в компанії, були успішно реалізовані: вчасно і в рамках бюджету. Проєктні менеджери відіграють ключову роль у керуванні проєктом від початку до завершення, гарантуючи, що всі члени команди узгоджені з цілями і що ресурси використовуються ефективно. У цій статті ми проллємо більше світла на роль та обов'язки менеджера ресурсів і, можливо, навіть переконаємо вас у тому, що наявність особи, яка одноосібно відповідає за управління та планування ресурсів проекту, є цінною інвестицією для вашої організації.
Менеджер ресурсів в процесі управління проектом - призначення ресурсів [Екран з Teamdeck - програмне забезпечення для управління ресурсами].
З іншого боку, менеджер ресурсів - це роль, яку не так часто можна зустріти в командах управління проектами. Це не тому, що їхня робота не така важлива: зовсім навпаки. Однак, найчастіше зусилля з управління ресурсами проекту розподіляються на кілька ролей. У цій статті ми проллємо більше світла на роль менеджера ресурсів і, можливо, навіть переконаємо вас, що наявність посадової інструкції менеджера ресурсів, який одноосібно відповідає за управління та планування ресурсів проекту, є цінною інвестицією для вашої організації.
Перш ніж зрозуміти важливість, навички, знання та обов'язки, пов'язані з роботою менеджера ресурсів, вам потрібно знати, де вони знаходяться в контексті проекту та управління проектами.
Як багато хто знає, під проектом - особливо в суспільстві проектного менеджменту - ми розуміємо багато речей, які залучають багато різних ресурсів. Від матеріалів та обладнання до найважливішого - людей та їхніх навичок. Під проектом ви можете уявити собі: розробку веб-сайту, зміну дизайну пляшок - наприклад, у пивній промисловості; розширення продажів на новий ринок, будівництво дамби на якійсь річці тощо. Як ви можете собі уявити, кожна з них - це багато людей, ремесел, субпідрядників, пристроїв, інструментів, конфігурацій, залежностей, маленьких кроків і завдань, які включають в себе проект. Але жоден проект не існує без найважливішого елементу - людей. Людей - тих, хто його замовляє і тих, хто його виконує. За визначенням Інституту управління проектами: Управління проектами - це використання специфічних знань, навичок, інструментів і методів для створення чогось цінного для людей. Від керівників до робочої сили та субпідрядників. Від людей, які складають розклад, до людей, яких відбирають для участі на певному етапі проекту. Звичайно, проекти не схожі між собою і потребують різних компетенцій. Але, незважаючи на те, що між ними є багато відмінностей, вони мають дещо спільне.
Незалежно від того, чи є ви фахівцем або лідером в управлінні маркетинговими проектами, чи представляєте проектний менеджмент для креативних агентств, кожен проект - це впорядкований і організований процес. Щоб уявити це наочно, давайте скористаємося простим визначенням, яке дає projectmanager.com: Управління проектами - це дисципліна планування, виконання та завершення проектів. Кожен термін у цьому визначенні може претендувати на окрему тему, але це не те, на чому ми хотіли б наголосити. Ви повинні побачити процес.
У наведеному вище визначенні управління проектами розглядається як процес, що складається з трьох кроків. Але цей процес можна розбити на чотири, п'ять і шість кроків. Тим не менш, кожен з них включає кілька інших груп елементів, менших процесів, завдань і, звичайно ж, викликів. Процес має власний термін. Це життєвий цикл управління проектом. І найбільш поширеною є версія з п'ятьма фазами. Розроблена Інститутом управління проектами, вона включає в себе концепцію та ініціацію, планування, виконання, ефективність/моніторинг та закриття проекту.
Оскільки основна тема цієї статті - зіткнення двох ролей - менеджера проекту та менеджера ресурсів - варто на деякий час зупинитися і уважно вдивитися в малюнок вище. Чому? Тому що менеджер ресурсів бере участь у багатьох з показаних вище фаз і процесів, пов'язаних з кожною фазою.
[Джерело: щорічний звіт "Стан управління проектами", Веллінгтон 2020].
Щоб візуалізувати важливість управління ресурсами (або менеджера ресурсів - якщо говорити прямо), давайте скористаємося резюме щорічного дослідження The State of Project Management, представленого компанією Wellington. Завдяки APM Body of Knowledge, управління використанням ресурсів визначається як:
"(...) придбання, розподіл та управління ресурсами, такими як люди та їхні навички, фінанси, технології, матеріали, обладнання та природні ресурси, необхідні для реалізації проекту. Управління ресурсами гарантує, що внутрішні та зовнішні ресурси використовуються ефективно, вчасно і в рамках бюджету".
Це не найпростіше визначення, яке коли-небудь давали, через його неоднозначні терміни, тому воно могло б цілком підійти для академічної дисертації. Але якщо не копати занадто глибоко, то загальна роль менеджера ресурсів полягає у плануванні, складанні графіку та розподілі найкорисніших, найдоцільніших ресурсів (здебільшого кваліфікованих працівників або субпідрядників) для завершення проекту відповідно до необхідних очікувань та заздалегідь визначеного часу і бюджету.
Коли ми порівнюємо визначення управління проектами та управління ресурсами, в очі кидається - на перший погляд - багато схожого між посадовими інструкціями обох цих сфер. Тож як менеджер проектів пов'язаний з менеджером ресурсів?
Напевно, найпростіший спосіб зрозуміти різницю між менеджерами з управління персоналом та менеджерами проектів - це проаналізувати рівень, на якому вони працюють:
Ще один аспект, який відрізняє проджект менеджерів від менеджерів проектів, полягає в тому, що проджект менеджер зазвичай має справу з низкою процесів, обмежених часовими рамками. Його проекти мають фіксовані терміни або, наприклад, спринт-календарі, яких він дотримується. Ресурсний менеджер, з іншого боку, працює безперервно, оскільки він, як правило, залучений до всіх проектів, що відбуваються в даній компанії.
Ресурс-менеджер зазвичай відповідає за управління ресурсами!
Менеджери з управління ресурсами відіграють вирішальну роль у нагляді за розподілом ресурсів, виконанні запитів на ресурси та забезпеченні успіху проекту, тим самим роблячи значний внесок у продуктивність організації та досягнення стратегічних цілей.
Ресурс-менеджери співпрацюють з багатьма кадровими командами в організаціях:
Менеджери з управління ресурсами можуть розраховувати на співпрацю з іншими відділами, залежно від ресурсів, розміру та структури компанії. Як сказав Ніл Віттен: "У РЕЗЕРВ-менеджера майже неможлива робота - з вимогами, що надходять з усіх можливих напрямків, але робота, яка може мати значний вплив на успіх організації".
Ефективне управління ресурсами є вирішальним фактором успішного управління проектами. Набагато легше координувати проект, коли у вас є команда, яка здатна задовольнити власні потреби в ресурсах (як з точки зору навичок, так і з точки зору доступності). Зазвичай компанії починають помічати негативні наслідки поганого управління ресурсами, коли вони зростають. У невеликих організаціях керівники проектів цілком можуть призначати власні команди або отримувати поради від керівництва, коли виникає конфлікт з ресурсами. Коли проектів стає більше, співробітників більше, а керівників - більше, настає час ввести в команду менеджера з управління ресурсами.
Майте на увазі, що спеціальний менеджер ресурсів - це величезна допомога, але це не єдиний спосіб приймати кращі рішення щодо планування ресурсів. Ще до того, як ви наймете свого першого менеджера ресурсів, ви можете підтримати своїх проектних менеджерів, надавши їм доступ до спеціального програмного забезпечення для управління ресурсами SaaS.
Експерти з планування ресурсів та успішні менеджери проектів називають Teamdeck своїм улюбленим інструментом управління ресурсами. Наш додаток допомагає планувати ресурси, контролювати їхнє навантаження та вимірювати їхню продуктивність. Календар ресурсів Teamdeck показує, хто доступний, хто зайнятий, а хто у відпустці: так призначати людей на проекти набагато простіше. Хочете побачити наш інструмент в дії? Заплануйте дзвінок Анелі.
Програмне забезпечення для управління ресурсами, таке як Teamdeck, допомагає впорядкувати процес розподілу ресурсів, полегшуючи ефективне управління ними. Воно зменшує ймовірність надмірного використання та гарантує, що ресурси розподіляються оптимально.
Використання інструментів управління ресурсами може значно підвищити ефективність управління проектами. Ці інструменти дають чітке уявлення про наявність ресурсів, навички та розподіл, що допомагає краще планувати та виконувати проекти.
Технології відіграють вирішальну роль в управлінні ресурсами. Передові програмні рішення пропонують такі функції, як відстеження в режимі реального часу, автоматизоване планування та детальна звітність, які допомагають приймати обґрунтовані рішення щодо розподілу ресурсів.
Управління ресурсами не позбавлене викликів. Такі проблеми, як дефіцит ресурсів, їх надмірне або недостатнє використання, можуть створювати значні перешкоди. Ефективне управління ресурсами вимагає ретельного планування, постійного моніторингу та своєчасного втручання.
Для подолання викликів, пов'язаних з управлінням ресурсами, компанії можуть застосувати кілька стратегій. Вони включають регулярне планування потужностей, безперервне навчання та розвиток ресурсів, а також використання передових інструментів управління ресурсами.
Сфера управління ресурсами постійно розвивається. Очікується, що нові тенденції, такі як використання штучного інтелекту, машинного навчання та аналітики даних, у майбутньому зроблять революцію в управлінні ресурсами.
Отже, ролі менеджерів проектів та менеджерів ресурсів є важливими для успішної реалізації проектів у будь-якій організації. Хоча їхні обов'язки можуть перетинатися в деяких сферах, кожна роль приносить унікальний набір навичок і поглядів, які є критично важливими для досягнення цілей проекту. Розуміння цих ролей і того, як вони доповнюють одна одну, є життєво важливим для будь-якої компанії, яка прагне покращити свої можливості управління проектами.
Керівники проектів: Ці фахівці відповідають за загальне виконання та завершення проекту. Вони координують зусилля проектної команди, керують графіком проекту, контролюють бюджет і гарантують, що результати проекту відповідають необхідним стандартам. Керівники проектів є ключовими комунікаторами в рамках проекту, вони підтримують зв'язок із зацікавленими сторонами, членами команди та зовнішніми партнерами, щоб переконатися, що всі узгоджені і працюють над досягненням одних і тих же цілей. Вони також визначають ризики та можливості, приймаючи стратегічні рішення для того, щоб проект не відставав від графіка.
Менеджери ресурсів: З іншого боку, менеджери ресурсів працюють на більш широкому рівні. Вони наглядають за розподілом та управлінням ресурсами між кількома проектами в межах організації. Їх основна увага зосереджена на тому, щоб забезпечити наявність потрібних ресурсів у потрібний час, з необхідними навичками для задоволення потреб проекту. Ресурсні менеджери тісно співпрацюють з менеджерами проектів, щоб вирішувати конфлікти, перерозподіляти ресурси за потреби та підтримувати загальний процес планування ресурсів. Вони також відіграють вирішальну роль у плануванні потужностей, розвитку робочої сили, а іноді навіть у виконанні завдань, пов'язаних з управлінням персоналом, таких як найм і навчання.
Синергія між менеджерами проектів та менеджерами ресурсів: Співпраця між менеджерами проектів та менеджерами ресурсів має вирішальне значення для досягнення оптимальних результатів проекту. У той час як менеджери проектів зосереджуються на специфіці окремих проектів, менеджери ресурсів забезпечують ефективне використання ресурсів організації в усіх проектах. Така синергія допомагає збалансувати робочі навантаження, уникнути дефіциту ресурсів і максимізувати продуктивність проектної команди. Це також уможливлює більш стратегічне планування та краще передбачення, оскільки менеджери ресурсів можуть надати ширшу картину доступності ресурсів та їх обмежень.
Важливість програмного забезпечення для управління ресурсами: Використання спеціалізованого програмного забезпечення для управління ресурсами, такого як Teamdeck, може значно підвищити ефективність та результативність роботи як менеджерів проектів, так і менеджерів ресурсів. Ці інструменти забезпечують централізовану платформу для відстеження доступності ресурсів, навичок і завдань. Вони пропонують інформацію в режимі реального часу, автоматизоване планування та детальну звітність, що є безцінним для прийняття обґрунтованих рішень. Використовуючи таке програмне забезпечення, організації можуть покращити процеси планування ресурсів, зменшити ризик надмірного або недостатнього їх використання та забезпечити належне укомплектування проектів персоналом.
Вирішення проблем та майбутні тенденції: Ефективне управління ресурсами не позбавлене викликів. Організаціям доводиться стикатися з такими проблемами, як дефіцит ресурсів, зміна проектних вимог та підтримання балансу між кількома проектами. Однак, маючи правильні стратегії та інструменти, з цими викликами можна ефективно впоратися. Регулярне планування ресурсів, постійне навчання та розвиток, а також використання передових технологій, таких як штучний інтелект і машинне навчання - ось деякі з стратегій, які можуть допомогти організаціям залишатися на крок попереду.
У майбутньому сфера управління ресурсами розвиватиметься й надалі завдяки інтеграції новітніх технологій. Наприклад, штучний інтелект і машинне навчання можуть забезпечити прогностичну аналітику, допомагаючи менеджерам прогнозувати потреби в ресурсах і виявляти потенційні проблеми до того, як вони виникнуть. Такий проактивний підхід до управління ресурсами може призвести до більш ефективного виконання проектів і кращих результатів.
Останні думки: Зрештою, як менеджери проектів, так і менеджери ресурсів є незамінними в системі управління проектами організації. Розуміючи їхні різні ролі та використовуючи їхні унікальні сильні сторони, компанії можуть досягти більш згуртованого та ефективного підходу до управління проектами. Інвестиції в інструменти та стратегії управління ресурсами не лише підтримують ці ролі, але й підвищують загальну ефективність та успіх організації. Завдяки ефективній співпраці та стратегічному плануванню керівники проектів та менеджери ресурсів можуть вести проекти до успішного завершення, гарантуючи, що ресурси використовуються оптимально, а цілі досягаються в межах бажаних часових рамок та бюджетів. Такий цілісний підхід до управління проектами та ресурсами є ключовим для створення продуктивного та сталого проектного середовища в будь-якій організації.
Повне управління людськими ресурсами рішення для офісних і віддалених команд
Календар ресурсів (або календар управління проектами, або календар планування проектів, програмне забезпечення для планування ресурсів) дозволяє планувати, управляти і розподіляти ресурси більш ефективно і результативно - особливо якщо Microsoft Excel відігравав провідну роль у вашому...
Яка кінцева мета проектних менеджерів? Успішне завершення проектів. Самі керівники проектів визнають, що це трапляється не так вже й часто: згідно з останнім опитуванням Пульс Професії, менше 60% проектів завершуються...
Управління виробничими потужностями - це стратегія, що використовується підприємствами для найкращого використання ефективності виробництва з урахуванням попиту на послуги чи товари. Кінцевою метою управління виробничими потужностями є..: Визначити і...