Як керівник проекту, ви добре знаєте, що створення оптимального графіка проекту є складним завданням, але у вас є безліч програмне забезпечення для управління проектами та ресурсами і техніки, які є у вашому розпорядженні. Проте не виключено, що ви зіткнетеся з деякими проблемами з плануванням. Ситуація ще більше ускладнюється, якщо ви працюєте в компанії, яка відповідає за реалізацію кількох проектів одночасно. У цьому випадку ймовірність накладок у графіку та подвійного завантаження працівників ще вища.
На щастя, ви можете уникнути більшості конфліктів, пов'язаних з розкладом, дотримуючись найкращих практик управління ресурсами та проектами. Нижче ми перерахували кілька порад - дотримуйтесь їх, щоб успішніше керувати своїми проектами.
Неприємний прихід конфліктів у плануванні проектів
Обидва терміни абсолютно відомі. Як у бізнесі, так і в приватному житті, такі ситуації, як збіг двох важливих дат, двох важливих подій, не є чимось новим у житті будь-якої людини. Але здебільшого така ситуація ніколи не робить справи кращими чи легшими.
Взагалі кажучи, в середовищі управління проектами конфлікти з плануванням виникають, коли член команди або працівник призначений на більш ніж два завдання або працює в дві зміни одночасно. Така ситуація є джерелом двох речей, і кожна з них має свої виклики.
Багато досліджень, присвячених питанням звільнення з роботи, вказують на те, що серед топ-5 причин завжди є питання планування або, іншими словами, гнучкості. Якщо ви прочитаєте резюме, наведене в дослідженні Дослідницький центр PEW або цей від Дослідження Геллапависновки однакові. Графік працівника визначає його рішення щодо залученості та лояльності.
Чи може і те, і інше впливати на бізнес і реалізацію проектів? Безумовно, так. Вміння вирішувати конфлікти в розкладі - це ще один набір навичок для проектних менеджерів, які прагнуть досягти більшого.
Чому виникають конфлікти в плануванні проектів?
Давайте розглянемо деякі з найпоширеніших причин проблем з плануванням проектів. Зрозумівши їх, вам буде легше визначити, що потрібно покращити у вашому процесі управління проектами.
- Неточно оцінки. Коли завдання має зайняти кілька годин, а замість цього займає тиждень, ваш графік, швидше за все, постраждає.
- Недостатнє прогнозування ресурсів. Ще один фактор, який може зробити ваш проект успішним або зруйнувати його на самому початку. Якщо ви не врахуєте заздалегідь усі ресурси, необхідні для реалізації вашого проекту, це може призвести до затримок у графіку або конфліктів з іншими проектами, що відбуваються одночасно.
- Непередбачені залежності проекту. Графік вашого проекту може виглядати добре на папері, але залежності, які ви не передбачили, можуть вимагати коригування часових рамок.
- Недооцінка масштабу проекту. Без збору вимог від усіх зацікавлених сторін та управління обсягом проектуви маєте великі шанси недооцінити те, що потрібно зробити для досягнення бізнес-цілей.
- Відсутність видимості розкладу у різних менеджерів проектів. Це поширена проблема для компаній з декількома проектами: агентств, компаній-розробників програмного забезпечення, консалтингових компаній. На жаль, відсутність видимості та комунікації між різними менеджерами проектів та керівниками команд майже завжди призводить до конфліктів у плануванні.
Що ви можете зробити, щоб уникнути конфліктів у розкладі?
Звичайно, деякі обставини ви не можете контролювати. Візьмемо, наприклад, поточну ситуацію. Коли ми публікуємо цю статтю в блозі (червень 2020 року), тисячі і більше проєктних графіків були призупинені або взагалі скасовані через пандемію коронавірусу. Ви не можете контролювати все, що може статися з вашим проєктом. Це не означає, що ви не повинні впроваджувати превентивні заходи з управління проектами, щоб уникнути конфліктів у розкладі.
Підвищити видимість вашого проекту та його графіку.
Найпростіший спосіб підвищити видимість проектної діяльності та членів команди, які над нею працюють, - це запровадити ресурс, так звану онлайн планувальник календаря. Це простір, де всі або призначені співробітники можуть бачити, на які проекти люди зайняті, хто має вільний час (і може приєднатися до іншої команди, яка намагається встигнути), хто взагалі недоступний тощо. Teamdeck - це інструмент, який ми створили, щоб допомогти компаніям краще керувати своїми командами та проектами:
Централізований календар ресурсів особливо оцінять компанії, які працюють над кількома проектами одночасно. Коли у вас є кілька графіків, дедлайнів, проектних команд, дуже важко уникнути зіткнень або накладок. Скажімо, ви хочете додати нову людину до своєї проектної команди. Коли ви не бачите розклад інших проектів, ви можете лише припустити, що вони впораються з додатковим навантаженням. Маючи єдине джерело "істини в останній інстанції", кожен PM може активно уникати конфліктів при плануванні нового проекту або коригуванні існуючого.
Приділяйте більше уваги розподілу ресурсів.
Для того, щоб досягти успіху в розподіл ресурсівви маєте визначити, які люди вам потрібні у вашій команді. Якими навичками вони повинні володіти? Чи відіграватиме важливу роль професійний досвід? Можливо, певна географічна локація буде кращою, оскільки працівникам потрібно буде особисто зустрічатися з клієнтом? Можливо, у вас буде кілька вимог до вашої "команди мрії", і важливо їх чітко сформулювати. Ризик того, що ви забронюєте першу-ліпшу групу людей, не звернувши уваги на перелічені вище фактори, полягає в тому, що згодом вам доведеться перерозподіляти ресурси, що може спричинити проблеми з плануванням.
Звичайно, ви також хочете перевірити, чи узгоджуються особисті графіки вашої команди з графіком проекту. Ви можете легко це зробити, якщо ваш проект інструмент планування також зберігає дані про час відсутності (Teamdeck зберігає). Звісно, ви не завжди можете планувати свій графік з урахуванням відпусток людей: головне - знати про їхню відсутність, інакше на вас чекають проблеми з розкладом.
Ефективно спілкуйтеся з членами вашої команди.
Відкрите спілкування та відчуття прозорість проекту допоможе членам вашої команди вже на етапі оцінки проекту. Хоча ви не повинні очікувати, що члени вашої команди зможуть створити 100% з точністю до оцінкиприпущення, які вони роблять, мають бути принаймні в межах можливого. Як ви можете допомогти? Одна з речей, яку менеджери проектів можуть зробити для підтримки оцінки проекту - це переконатися, що команда повністю розуміє проект: бізнес-цілі, потреби кінцевого користувача, а також всі функціональні та нефункціональні вимоги. Це допоможе вашим співробітникам створювати більш реалістичні оцінки.
Визначте залежності між завданнями та ролями у вашій команді.
Одна справа - пам'ятати про залежності між різними завданнями, але ви також повинні пам'ятати про залежності між різними ролями в проекті. Фронтенд-розробник зможе повноцінно працювати над проектом лише тоді, коли дизайнер виконає свою частину роботи. Якщо одна людина запізнюється зі своїми завданнями, інші люди можуть наслідувати її приклад просто через залежності між їхніми ролями.
Переконайтеся, що ваша команда знає про ці залежності. Така обізнаність допоможе їм приймати кращі рішення на етапі оцінки та визначати пріоритети своїх завдань пізніше.
Співпрацюйте з іншими менеджерами проектів і повідомляйте про свої наміри.
Ми вже згадували, що вам потрібна певна видимість графіків інших проектів у вашій компанії, особливо якщо ви використовуєте один і той самий пул ресурсів. Але як ви можете отримати інформацію про наміри інших людей? Уявімо, що ви готуєтеся до нового проекту і збираєте команду. Ви переглядаєте список співробітників і знаходите когось, хто б чудово підійшов. Ви вирішуєте призначити їх на проект, як тільки отримаєте офіційне підтвердження від клієнта про початок роботи. Коли цей день настає, на вас чекає неприємний сюрприз: інший PM вже забронював цього співробітника для свого проекту. Якби тільки ви могли "забрати собі" певний склад команди...
За допомогою Teamdeck ви можете повідомляти про свої наміри і попередньо бронювати співробітників - просто додайте спеціальний тег до вашого бронювання. Ви також можете створювати кастомні теги, щоб, наприклад, виразити різні рівні терміновості або впевненості в даному бронюванні. Все для того, щоб уникнути конфліктів з розкладом іншого проекту.
Відстежуйте прогрес вашого проекту.
Моніторинг прогресу проекту та звітування є важливою частиною управління проектом: це дозволяє тримати зацікавлені сторони в курсі подій, а також краще розуміти стан проекту самому. Ресурси та програмне забезпечення для планування проектівзокрема Teamdeck, часто дозволяють створювати звіти про проєктну діяльність, час роботи, використання ресурсів тощо. Використовуйте їх, щоб уникнути необхідності коригувати свій графік.
Наприклад, вам потрібно регулярно перевіряти фактичний час, відстежуваний вашими співробітниками, і порівнювати його з початковими оцінками. Все йде більш-менш за планом? Чудово! З іншого боку, розбіжність між оцінками і фактом може бути індикатором майбутніх проблем з плануванням.
