Керуючи проектом, ваша мета - успішно завершити його: вчасно, в рамках бюджету, зберігаючи при цьому високий рівень задоволеності клієнтів і команди. Що відбувається, коли ваша компанія має можливість працювати над кількома проектами одночасно? На рівні одного проекту мета залишається незмінною, але на більш високому рівні ви хочете бути впевненими, що ваша команда працює над правильними проектами в правильний час і в правильних проектних командах. Це здається складним завданням, але, на щастя, управління портфелем проектів (Project portfolio management, PPM) тут, щоб допомогти.
Завдяки цій статті наш читач отримує:
- PPM - управління портфелем проектів - важливість в бізнес-аналізі
- Кроки до досягнення стратегічних цілей за допомогою управління портфелем проектів організації
- Причини, чому спеціалізоване програмне забезпечення для управління портфелем проектів настільки корисне для управління бізнесом
Що таке управління портфелем проектів і які його основні переваги?
Управління портфелем проектів можна описати як централізоване управління та бізнес-стратегію для портфеля проектів вашої компанії. Портфель - це набір згрупованих разом проектів, які не обов'язково мають бути пов'язані між собою. Важливо, портфель проектів розроблений для досягнення стратегічної бізнес-цілі і принесуть вашій компанії певну цінність.
Безумовно, згадана бізнес-цінність буде однією з головних переваг управління портфелем проектів. Крім того, ця стратегія також є чудовим засобом управління ризиками, пов'язаними з реалізацією кількох проектів. Якщо ви будете дотримуватися наведених нижче кроків, у вас буде можливість ретельно вивчити потенційні проекти вашої компанії ще до того, як ви візьмете на себе зобов'язання щодо їх виконання. В результаті, ваші оцінки будуть більш точними, а можливі проблеми будуть враховані заздалегідь.
Впровадження підходу PPM також призводить до того, що менеджери компанії отримують більш чітку загальну картину проектів і того, як вони виконуються. Крім того, ця стратегія сприяє співпраці між різними проектними командами, а не конкуренції.
Процес та етапи управління портфелем проектів
Це етапи, які потрібно враховувати, коли ви хочете впровадити управління портфелем проектів у вашій компанії.
1. Розробіть стратегічні цілі вашої організації
Процес управління проектами починається з визначення бізнес-стратегії або стратегічних цілей. Стратегічні цілі - це ваші дороговкази в процесі відбору проектів для портфеля вашої компанії. Дуже важливо, щоб ви знали, які вони. Ваші бізнес-цілі можуть бути пов'язані зі збільшенням доходів, підтриманням прибутковості або диверсифікацією потоків надходжень. Однак, з іншого боку, у вашої компанії може бути зовсім інша мета, яку вона прагне досягти. Не думайте, що вам потрібно придумати єдину всеохоплюючу мету - цілком достатньо перерахувати декілька з них.
2. Визначити потенційні проекти та проаналізувати їх
Перш ніж ви почнете звужувати коло проектів, які можуть потрапити до портфоліо вашої компанії, вам потрібно знати, наскільки великим є ваш пул проектів. Зберіть усі запити на проекти, з'ясуйте, які існують можливості для продажу, і складіть список усіх потенційних проектів. Тепер уважно подивіться на кожен з них. Ви повинні знати, яких ресурсів (людських чи інших) вони потребують, які терміни виконання, які ризики та потенційні проблеми і т.д.) Оцініть можливий прибуток від цих проектів.
Коли ви добре розумієте потенційні проекти, які можуть стати частиною портфоліо вашої команди, вам потрібно провести аналіз відповідності: перевірити, чи відповідають ці проекти вашій загальній стратегії.
Спробуйте оцінити проекти з вашого списку з точки зору бізнес-цілей вашої компанії: чи сприяють вони досягненню цих цілей, чи, можливо, ставлять їх під загрозу? Які шанси, що ваша команда зможе завершити даний проект і створити бажану бізнес-цінність? Портфельні менеджери повинні обирати проекти, які добре поєднуються з точки зору досягнення бізнес-цілей, а також з точки зору навантаження на команду і розподіл ресурсів. Знаєте, які проекти відповідають вашим критеріям? Настав час більше планувати, перш ніж запускати їх!
3. Визначте пріоритети організації вибрані проекти
На цьому етапі у вас має бути список проектів, які можуть стати частиною всього портфоліо вашої компанії. Саме час розставити пріоритети і, за необхідності, внести деякі зміни. Хороша новина полягає в тому, що ви знайшли правильні проекти для своєї компанії. Виклик полягає в тому, що вам, можливо, доведеться скоригувати їхні терміни або бюджети, щоб мати змогу запустити ці проекти разом.
Подумайте про те. управління ресурсами а також: вирішити, які члени команди мають бути залучені до кожного проекту і як довго. Як менеджер портфеля проектів, на цьому етапі вам, швидше за все, доведеться співпрацювати з відділом ресурсів або менеджерами проектів. Витратьте трохи часу на аналіз графіків ваших нових проектів - можливо, вам доведеться дещо перенести, щоб уникнути конфліктів у розкладі.
Тепер, коли ви знаєте, які проекти увійдуть до вашого портфоліо і як вони будуть реалізовані з точки зору часу та ресурсів, ви можете спланувати їх запуск. Що відбувається після того, як проектні команди починають працювати над своїми проектами?
4. Керувати проектами
Запуск проєктів у портфелі - це ще не кінець процесу управління портфелем проєктів. Звичайно, зараз основна увага приділяється управлінню проектами, але коли менеджери проектів досягають певного прогресу в роботі над проектами, корисно поглянути на портфель проектів з більш високого рівня - перейдіть до наступного розділу, щоб дізнатися, як ви можете контролювати свої проекти.
Це також хороший момент, щоб повторити той факт, що всі конфлікти (пов'язані з ресурсами чи ні) і запити на зміни повинні вирішуватися з урахуванням портфоліо та його стратегічних цілей.
5. Моніторити поточні проекти та звітувати про їх покращення
Керівники проектів повинні регулярно контролювати ключові показники ефективності проекту та відстежувати навантаження/розклад роботи членів своєї команди, це само собою зрозуміло. Але звітність за проектами також є важливою частиною управління портфелем проектів просто тому, що вона дозволяє визначити, чи йде проект за планом і чи буде досягнута запланована вартість.
Що ви повинні вимірювати, коли мова йде про ваш портфель проектів?
- Використання ресурсів (в рамках проектів та загалом)
- Час, зареєстрований людьми, які працюють у проектних командах
- Розрахункові дані порівняно з фактичними (заплановані години порівняно з відстеженими)
- Проекти не працюють або згорають,
Вам потрібне програмне забезпечення для управління портфелем проектів?
Ви, ймовірно, натрапите на кілька додатків, які пишаються своїми функціями управління портфелем проектів. Ці функції зазвичай включають
- Функції управління проектами (планування завдань, діаграми Ганта)
- Функції управління ресурсами (планування ресурсів, відстеження часу, відстеження відсутності)
- Функції звітування
- Архів проекту
Хоча всі ці інструменти надзвичайно зручні для ефективного управління портфелем проектів, ви, мабуть, бачите, що подібні опції можна знайти в додатках для управління проектами, якими ви, ймовірно, вже користуєтеся. Ви можете керувати портфелем проектів за допомогою інструментів, які не призначені для управління проектами як такими. Переконайтеся, що у вас є така можливість:
- візуалізувати прогрес ваших проектів - це може бути діаграма Ганта, дошка Канбан або використання календар ресурсів перегляд із запланованими годинами на проєкт або навіть звіти про прогрес проєкту. Важливо знати, на якому етапі перебувають ваші проекти і скільки роботи залишилося виконати.
- відстежувати обрані KPI - Будь то використання ресурсів або кількість часу, витраченого на проект, ви хочете мати можливість сказати, що проекти у вашому портфоліо йдуть добре або що деякі сфери слід покращити.
- співпрацювати з менеджерами проектів, клієнтами та іншими членами команди за допомогою певного інструменту: чудово, коли додаток, орієнтований на проект, доступний більшій кількості людей, ніж менеджер проекту (або менеджер портфеля проектів). Це спрощує комунікацію та сприяє прозорості.
- інтегрувати ваше програмне забезпечення з іншими інструментами, які ви використовуєте щодня - ми не можемо переоцінити важливість інтеграції, якщо ви хочете створити ефективний процес управління портфоліо (або процес управління проектами, якщо на те пішло). Які саме інтеграції ми маємо на увазі? Перш за все - ваш улюблений додаток для спілкування (Slack, Skype або *зітхання* електронна пошта), щоб ви могли отримувати там важливі сповіщення та оновлення. Також варто подумати про підключення вашого інструменту управління портфоліо до CRM, яку використовує ваша компанія - таким чином, ви будете бачити конвеєр продажів і знати, які проекти, ймовірно, скоро приєднаються до вашого пулу проектів. Нарешті, якщо ви працюєте над проектами з розробки програмного забезпечення, можливо, вам варто інтегруватися з інструментами для розробників, такими як BitBucket або GitHub: ви ж не хочете пропустити важливі проблеми в репозиторії. Інтеграція додатків звучить як складне завдання, призначене для людей з досвідом програмування, але ви можете зробити це самостійно, використовуючи один з додатків для автоматизації завдань, таких як Zapier.
- налаштувати програмне забезпечення відповідно до ваших потреб - звісно, процес управління портфоліо може бути схожим для всіх проектів, але вам все одно може знадобитися інструмент, який можна редагувати та підлаштовувати під ваш робочий процес. На щастя, багато додатків мають можливості кастомізації: додавання кастомних полів, створення власних категорій і тегів, створення кастомних звітів або представлень проектів. Тільки тоді, коли ваші інструменти добре пристосовані до вашого процесу, все це може бути по-справжньому ефективним.
Ми сподіваємося, що цей посібник з управління портфелем проектів допоміг вам краще зрозуміти цю стратегію і полегшив її впровадження у вашій організації. Якщо у вас виникнуть запитання щодо ефективного управління проектами та ресурсами, напишіть нам у чат: ми з радістю дамо вам кілька порад і розповімо про наш продукт.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
