Управління віртуальними командами в проектах - інструменти для віддалених команд та поради

Створення проектів з віртуальними командами вимагає іншого набору комунікативних навичок, тактик та інструментів, ніж запуск проекту, в якому беруть участь штатні співробітники. В Apptension, компанії-розробнику Teamdeck, що стоїть за Teamdeck програмне забезпечення для управління ресурсами), ми працюємо і з віддаленими співробітниками. І ми не говоримо про програмістів з сусідніх міст.

У цій статті ми розповімо, як це зробити:

• обираємо найкраще інструменти управління проектами та ресурсами для віддалених команд
• зібрати команду для ефективного управління віртуальними командами
• налаштувати проект
• налагодити процес комунікації для управління віртуальною командою

Члени нашої команди живуть і працюють у різних країнах і часових поясах, включаючи Японію та Великобританію. Ми знаємо переваги та труднощі роботи з людьми, з якими не можна просто зустрітися в одній кімнаті та поговорити про проект. Або зустрітися після роботи, щоб відсвяткувати черговий успішний спринт (що, до речі, дуже важливо для побудови згуртованої команди).

Перш ніж ми перейдемо до цього питання, давайте коротко підсумуємо, що таке віртуальні команди і чи дійсно це новий тренд у підборі персоналу та управлінні ним.

Зростання віртуального управління проектами

Віртуальні команди - це групи співробітників, які працюють над одним проектом з різних місць і спілкуються один з одним за допомогою електронної пошти або додатків для обміну повідомленнями.

Віддалена робота стає все більш поширеною серед компаній, які покладаються на працівників, що володіють знаннями, які можуть працювати з будь-якого місця, часто використовуючи лише ноутбук та якісне з'єднання Wi-Fi.

За даними офіційна статистика, на яку посилається BBCУ 2016 році понад чотири мільйони британців працювали з дому. Дистанційна робота заощаджує гроші для людей, яким не потрібно їздити на роботу або орендувати квартиру в даному місті.

Шукаєте більше експертних порад щодо управління проектами? Ознайомтеся з нашими БЕЗКОШТОВНИЙ контрольний список для планування спринту Негайно!

А як щодо так званих "цифрових кочівників"? За даними Цифрове опитування кочівників52% опитаних вважають себе "незалежними від місця", а ще 40% хотіли б бути такими. Цифрові кочівники полюбляють працювати з дому (67%), кафе (36%) та коворкінгів (33%), відвідуючи навіть до 5-10 країн на рік (30% респондентів).

Загальна тенденція до гнучкої роботи, включаючи віртуальні команди, була визнана у звіті Всесвітнього економічного форуму 'Майбутнє робочих місць'. Автори вказують на необхідність "переосмислити межу між роботою та приватним життям у процесі роботи". Оскільки віддалена робота може допомогти роботодавцям легше знаходити і наймати талановитих працівників, а працівникам - жити більш незалежним життям, існує одна проблема, яку необхідно вирішити:

"Виклик для роботодавців, приватних осіб та урядів полягатиме в тому, щоб знайти шляхи та засоби для забезпечення того, щоб мінливий характер роботи приносив користь кожному".

Підвищення доступності Інтернету, хмарних рішень, таких як Citrix або Альтернативи Amazon WorkSpaces для спільної роботи, поява коворкінгів зробила роботу у віртуальних командах ще простішою. При правильній тактиці та управлінні інструментами, такі команди не такі вже й складні.

Читайте далі, щоб дізнатися, як працювати з віртуальними командами під час управління проектом.

Початок управління віртуальною командою 

Перетворити групу людей, які ніколи не зустрічалися один з одним, на команду - дійсно складне завдання.

Парадоксально, але кажуть, що ви повинні, якщо це можливо, зібрати команду разом фізично рано. Особиста зустріч може допомогти в управління проектною командоюзнайомлячись один з одним, будуючи довіру та стосунки.

Якщо це неможливо, не хвилюйтеся. Зробіть все можливе, щоб допомогти вашим віддаленим співробітникам розвивати командний дух віртуально, наприклад, створивши чат-групи, які мають на меті передавати "моменти з водою". Там ваші співробітники можуть вести невимушені бесіди, обмінюючись думками, не обов'язково пов'язаними з проектами, які вони виконують.

Оскільки ми використовуємо Slack для більшості наших щоденних комунікацій, ми створили канал #internal, де відбуваються невимушені розмови. Крім того, ми заохочуємо наших співробітників створювати власні канали, зосереджуватися на питаннях, які їх цікавлять, а потім запрошувати інших колег-однодумців. Люди також можуть познайомитися один з одним під час веселих заходів. Серед них ігри, розроблені спеціально для віддалених команд. Вони чудово допомагають розбити лід на початку вашого проекту.

Працюючи з віддаленими командами, дуже важливо розвивати товариські стосунки між співробітниками, щоб вони з більшим бажанням працювали разом, ділилися своїми знаннями та допомагали один одному в розробці проекту.

Налаштуйте проект

Успішний запуск проекту залежить від двох речей:

• Збір якомога більшої кількості інформації про проект, щоб повністю зрозуміти його складність, очікування клієнта та бізнес-цілі.
• Передайте ці ідеї своїй команді та переконайтеся, що всі розуміють, що від них вимагається.

Чим краще ви зможете це зробити, тим легше буде вашій команді досягти очікуваних результатів.

Однією з головних відмінностей запуску проекту з віртуальною командою порівняно з управлінням власною командою є те, що вам потрібно приділяти більше уваги, щоб уникнути мікроменеджменту.

Почніть з визначення чітких цілей і завдань проекту. Зробіть їх зрозумілими для всіх, хто бере участь у процесі, щоб уникнути плутанини та запитань один на один пізніше. Використовуйте спільні дошки, такі як Jira або Trello, для призначення завдань, щоб усі співробітники бачили, хто за що відповідає.

Розподіляючи завдання, враховуйте доступність співробітників. Працюючи з віртуальними командами, потрібно мати на увазі:

• різні часові пояси і як вони можуть впливати на вашу комунікацію
• національні свята та вихідні дні
• погодинна доступність - особливо важливо при роботі з сумісниками та фрілансерами

Маючи все це в одному, спільний графік допоможе вам підтримувати належний потік проекту. Ви також зможете уникнути затримок, спричинених відсутністю деяких членів команди, які не були включені в робочий процес.

Коли ви думаєте про управління віртуальними проектами, подумайте про процес комунікації

Налагодження чіткого процесу комунікації з самого початку є життєво важливим під час роботи з віддаленими командами.

Оскільки більшість вашої комунікації відбуватиметься через електронну пошту та додатки для обміну повідомленнями, Вейд Фостер з Zapier каже, що при наймі віддалених співробітників рекомендується наймайте хороших авторів. Хороші навички письмової комунікації ваших співробітників допоможуть уникнути непорозумінь.

Очолюючи проект, знайдіть спосіб встановити спільний графік зустрічей зі своєю командою. Щоденні дзвінки, в яких беруть участь усі учасники проекту, допоможуть зрозуміти поточний стан справ: що зроблено, про що потрібно подбати і як це зробити.

Це також полегшить вам контроль за робочим процесом.

Щодо інших дзвінків, таких як зустрічі з планування проекту або оглядові сесії, дзвінки клієнтам тощо, намагайтеся планувати все заздалегідь і заносити зустрічі в календарі ваших співробітників. Використовуючи віртуальна телефонна система допоможе підвищити продуктивність, зменшити кількість непорозумінь та пропущених дзвінків. Співробітники можуть здійснювати та отримувати домашні телефонні дзвінки з будь-якого місця в будь-який час, підвищуючи задоволеність співробітників і роблячи віддалену роботу більш продуктивною. Пам'ятайте про різницю в часі та попереджайте своїх колег заздалегідь.

Однією з найбільших проблем у спілкуванні з віртуальною командою є налаштування спеціальних дзвінків. Іноді, коли з'являється щось термінове, ви можете захотіти відповісти на дзвінок якомога швидше, але при асинхронному зв'язку це може бути неможливо. Одним із способів вирішити цю проблему може бути встановлення часу протягом дня, коли всі члени вашої команди (або принаймні більшість з них) доступні, і здійснення дзвінків у ці години.

Виберіть один додаток для обміну повідомленнями, яким користуватимуться всі члени команди. Slack, Hipchat, Google Hangouts або Skype - на ваш вибір. Просто виберіть один і переконайтеся, що всі співробітники використовують його для спілкування один з одним під час проекту.

Ознайомтеся з найкращими інструментами управління проєктами для віддалених команд

Правильний інструментарій має важливе значення для роботи віддаленої команди. Оскільки ви не можете просто фізично зібратися в одній кімнаті та обговорити проект, вам потрібні онлайн-інструменти, що дозволяють спільно планувати завдання, складати графік і спілкуватися.

Дозвольте мені коротко познайомити вас з інструментами, які ми використовуємо, і які допомагають нам керувати більш ніж 50 співробітниками, в тому числі віддаленими, розташованими в різних місцях і часових поясах.

1. ДЖИРА

Для планування та призначення завдань нашим співробітникам ми використовуємо Jira. Цей інструмент дозволяє нам легко планувати, відстежувати та керувати всіма нашими проектами.

Керуючи віртуальними командами, ви хочете, щоб кожен бачив статус завдання в робочому процесі, призначену особу та відповідального за звітність. В Jira ви можете налаштувати робочий процес, що робить управління завданнями на дошках ще простішим. Таким чином, кожен точно знає, що відбувається.

2. Злиття

Командна співпраця, наприклад, робота над спільними документами, включаючи протоколи зустрічей, плани проектів, вимоги до продукту, бази знань і документацію - для цього ми використовуємо Confluence.

Інтеграція з Jira значно спрощує управління ресурсами, пов'язаними з проектом. Можливість створювати спільні документи, пов'язані з призначеними завданнями, допомагає нашим співробітникам краще розуміти проект.

3. Командна палуба

І останнє, але не менш важливе: ми використовуємо наші програмне забезпечення для планування ресурсів для планування ресурсів, відстеження часу та управління відпустками. З її допомогою ми можемо перевіряти доступність співробітників, бронювати їх на проекти та відстежувати, скільки часу вони витратили на них.

Teamdeck полегшує роботу з віртуальними командами, працівниками, які працюють неповний робочий день, та фрілансерами. Календар планування надає менеджерам проектів швидкий доступ до записів, відпусток, погодинної доступності працівників тощо. Це, в свою чергу, підвищує прозорість команди, що в кінцевому підсумку призводить до більш ефективної роботи. розподіл ресурсів в управлінні проектами.

4. Bitbucket

Bitbucket - це система контролю версій від Atlassian. Наші програмісти використовують її для спільної роботи над проектом з будь-якого місця та часового поясу. Він дозволяє спільно працювати над якістю коду за допомогою рецензування коду колегами.

5. Слабкий

Для щоденного спілкування ми використовуємо Slack. Тут ми можемо спілкуватися віч-на-віч, вести групові чати, а також відкриті чи приватні канали для будь-яких дискусій. Крім того, велика кількість додатків та ботів робить його ще більш пристосованим до потреб наших команд.

Наприклад, оскільки ми використовуємо Culture Amp для 360-градусних опитувань, ми додали їхнього бота до нашого Slack. В результаті наші співробітники дізнаються про майбутні опитування через чат.

Висновок

Управління віртуальною командою залежить від комунікативних навичок, тактики та інструментів (таких як система управління персоналом), які ви використовуєте.

Оскільки ви здебільшого не можете зустрітися особисто, щоб обговорити проект, його цілі та проблеми, те, як ви робите це онлайн, може створити або зруйнувати його.

Використання онлайн-інструментів для спільної роботи та узгодження її з правильними процесами і прозорістю допоможе вам досягти поставлених цілей і реалізувати проєкт відповідно до очікувань. Знайдіть найкращі з них для себе, своєї команди та створюйте чудові речі разом з людьми по всьому світу.

Чи маєте ви досвід роботи з віртуальними командами? Поділіться ним у коментарях.