Календар ресурсів (або календар управління проектами, або календар планування проектів, програмне забезпечення для планування ресурсів) дозволяє планувати і управляти розподіляти ресурси ефективніше та результативніше - особливо якщо Microsoft Excel відігравав провідну роль у вашій компанії.
Нерідко частиною проекту є інструмент управління ресурсамиКалендар ресурсів - це ваш основний інструмент під час планування проектів, призначення замовлень та управління командами. Нижче наведено розбивку календаря ресурсів, щоб дати вам уявлення про основні функції та чому варто використовувати такий календар у своїй щоденній роботі менеджера проекту.
Що ви отримаєте з цієї статті?
Як календарі управління проектами вирішують проблеми
Кілька слів про календар ресурсів, планування роботи команди, відстеження робочого часу командиі управління відпустками в 1 інструменті
Вплив програмне забезпечення для планування ресурсів з управління проектами
Значення та роль календарів ресурсів
Вирішення проблем управління проектами: Календарі управління проектами вирішують численні проблеми, забезпечуючи структурований підхід до планування та розподілу ресурсів. Вони сприяють синхронізації зусиль команди, гарантуючи, що ресурси використовуються оптимально, а етапи проекту досягаються вчасно.
Повний огляд ресурсів: Ресурсні календарі дають цілісне уявлення про розподіл ресурсів, включно з доступністю працівників, їхніми можливостями, робочим навантаженням і використанням. Така прозорість допомагає запобігти надмірному або недостатньому використанню ресурсів, тим самим підтримуючи збалансоване робоче навантаження в команді.
Інтеграція з іншими інструментами: Сучасні календарі ресурсів легко інтегруються з програмним забезпеченням для управління ресурсами та іншими інструментами управління проектами і відстеження часу, створюючи єдину платформу для управління всіма аспектами проекту. Така інтеграція підвищує ефективність, зменшуючи потребу в ручному введенні даних і дозволяючи оновлювати їх в режимі реального часу.
Календар ресурсів (також відомий як календар управління проектом і календар планування проекту) відстежує безліч завдань, подій і дат, які відбуваються або будуть відбуватися протягом життєвого циклу проекту. Створення календаря ресурсів має важливе значення для ефективного управління проектом, оскільки він допомагає планувати і розподіляти ресурси з самого початку проекту. Він відстежує доступність, потужність, робоче навантаження та використання окремих працівників (Teamdeck) Календар ресурсів - як випливає з термінів - це календар для контролю, координації та моніторингу ресурсів, включаючи як працівників, так і обладнання. Він дає менеджерам проєктів повністю прозоре уявлення про всю команду і всі проєкти, що є чудовим способом допомогти підприємствам у масштабування бізнесу.
Якщо бути більш точним, то це огляд того, як використовуються ресурси (працівники), які ресурси з певними навичками є в наявності, скільки часу займають окремі проекти і скільки коштуватимуть окремі проекти. Календарі проектів і ресурсів відіграють різні ролі в управлінні термінами проектів і доступністю ресурсів. Календар проекту відстежує прогрес і дедлайни, тоді як календар ресурсів фокусується на розподілі та доступності ресурсів. Він також допомагає уникнути проблем з управлінням навантаженням, таких як надмірне або недостатнє використання ресурсів. Календар ресурсів показує доступність як людських, так і нелюдських ресурсів, включно з робочими та вихідними днями, щоб забезпечити ефективне планування проекту.
Які функції шукають менеджери проектів у календарі ресурсів?
Доступність / Функції управління відпустками - кількість часу, на яку ви можете забронювати працівника
Налаштовувані, легкі для розуміння звіти
Запланована робота - час, на який працівник призначений на проект. В ідеалі, загальна кількість замовлень для однієї людини не повинна перевищувати її доступності
Табелі обліку робочого часу і відстеження робочого часу співробітників - час, протягом якого працівник працював над певним завданням/проектом. В ідеалі, записи часу не повинні перевищувати бронювання
Функції аналізу використання працівників
Управління робочим навантаженням та його оптимізація
Бюджетування проекту
Контроль і планування проектів
Здатність інтеграції
Розширені налаштування
Бронювання членів команди, табелі обліку робочого часу, огляд відпусток
Відпустки - відпустки, лікарняні та інші види відсутності повинні бути внесені в кілька календарів співробітників, щоб ви могли легко визначити час, коли той чи інший член команди буде недоступний.
Національні свята - як і відпустки, національні свята мають бути позначені у вашому календарі ресурсів як час, коли ресурси недоступні, тому ви не можете враховувати їх при плануванні проекту.
[Скрін з Teamdeck - календаря управління ресурсами та проектами]
Ресурсні календарі відіграють ключову роль в управлінні складними проектами, надаючи кілька переваг:
Огляд ресурсів високого рівня: Вони дають уявлення про наявність людських ресурсів, допомагаючи менеджерам проектів ефективно планувати та розподіляти ресурси там, де це необхідно.
Поглиблене розуміння виробничого трубопроводу: Візуалізуючи графік проекту та ресурси проекту, менеджери отримують краще розуміння виробничих потужностей компанії та можуть планувати відповідно до них.
Оптимізоване управління робочим навантаженням: Відстежуючи бронювання та облік робочого часу, менеджери можуть швидко виявляти та вирішувати проблеми надмірного або недостатнього використання, забезпечуючи збалансований розподіл завдань.
Менеджери проектів можуть отримати вигоду від використання календаря ресурсів багатьма способами, наприклад, шляхом:
мати загальний огляд доступності ресурсів на високому рівні,
краще розуміти виробничий конвеєр компанії,
можливість більш продумано планувати ресурси,
можливість регулювати навантаження на команду в разі недовантаження або перенавантаження.
Ефективне управління ресурсами має вирішальне значення при роботі з декількома проектами, щоб забезпечити збалансованість робочого навантаження і не перевантажувати членів команди.
За допомогою календаря ресурсів ви можете планувати роботу своєї команди ефективніше. Враховуючи доступність працівників, їхні заплановані відпустки та національні свята, ви зменшуєте ризик того, що у вас буде замало робочої сили для завершення проекту.
Так само ви можете використовувати календар ресурсів, щоб знайти потрібних вам співробітників, які в даний момент зайняті в іншому проекті. Знаючи, як довго вони будуть недоступні, ви можете скоригувати графік проекту або домовитися з іншим менеджером про ресурси, які вам обом потрібні.
Ще однією перевагою календаря ресурсів є чіткий огляд завантаженості працівників. Відстежуючи бронювання або записи часу, ви можете швидко виявити членів команди, у яких занадто багато або занадто мало роботи, і відповідно скоригувати їхні бронювання. Це допомагає проектній команді залишатися в курсі своїх графіків і потенційних проблем, що в кінцевому підсумку сприяє кращому розподілу завдань і підтримці командного духу.
Давайте зробимо вступ. Teamdeck - це Управління ресурсами SaaS рішення, розроблене компанією-розробником, яка працює з NetFlix, Uber або Universal. Раніше програмне забезпечення було призначене для їхніх власних цілей, але через десятки місяців продукт став комерціалізованим. Ось так - загалом кажучи - календар ресурсів став частиною величезного ринку програмного забезпечення для управління проектами.
Teamdeck дозволяє користувачам створювати власний календар ресурсів для кращого управління ресурсами, допомагаючи запобігти перевантаженню та покращити видимість робочого навантаження команди.
Він допомагає кожному менеджеру проєкту та члену команди протягом усього проєкту, а саме планування ресурсівуправління та вимірювання продуктивності.
Teamdeck, ви маєте доступ до завантаженості ваших співробітників за допомогою простий планувальник ресурсів. Інформація, доступна в Teamdeck, включає в себе бронювання, розклад, доступність і відпустки.
Крім того, ми включили ще дві деталі, які можуть допомогти вам у моніторингу робочого навантаження:
Бронювання в порівнянні з наявністю
Табелі обліку робочого часу vs доступність
У барах відображаються бронювання співробітників або табелі обліку робочого часу порівняно з їхньою доступністю. Це швидкий і простий спосіб побачити, чи використовується член команди недостатньо або надмірно, що полегшує вжиття заходів.
Однією з фундаментальних особливостей календаря ресурсів є його здатність відстежувати доступність працівників і керувати відпустками. Ця функція має вирішальне значення для того, щоб керівники проектів мали точну картину того, хто доступний для роботи над проектом у будь-який момент часу.
На противагу цьому, календар проекту використовується для визначення робочих днів, змін і термінів виконання завдань, забезпечуючи більш статичний огляд часових рамок проекту.
У календарі має бути:
Заплановані канікули: Заплановані вихідні працівників мають бути враховані, щоб уникнути конфліктів у розкладі.
Лікарняні листи: Незаплановані відсутності через хворобу повинні відслідковуватися та оперативно вирішуватися.
Національні свята: Державні свята повинні бути позначені, щоб забезпечити їх врахування при плануванні термінів проекту.
Маючи детальний огляд цих факторів, керівники проектів можуть уникнути надмірної зайнятості працівників і гарантувати, що проекти будуть укомплектовані належним чином.
Звіти, що налаштовуються, є ще однією важливою функцією календаря ресурсів. Ці звіти дають уявлення про різні аспекти управління ресурсами, такі як
Розподіл ресурсів: Розуміння того, як розподіляються ресурси між різними проектами.
Прогрес проекту: Відстеження статусу поточних проектів та виявлення будь-яких потенційних затримок.
Командна робота: Аналіз ефективності роботи окремих членів команди та команди в цілому.
Ці звіти можуть бути адаптовані до конкретних потреб керівника проекту, пропонуючи гнучкість і детальну інформацію, яка допомагає у прийнятті рішень.
Запланований графік роботи гарантує, що навантаження кожного працівника є керованим і не перевищує їхньої доступності. Ця функція допомагає в..:
Збалансований розподіл навантаження: Запобігання вигоранню, гарантуючи, що жоден працівник не буде перевантажений завданнями.
Ефективне використання ресурсів: Переконатися, що всі члени команди задіяні належним чином і жодні ресурси не залишаються незадіяними.
Ефективне планування є життєво важливим для підтримки високого рівня продуктивності та забезпечення ефективного завершення проектів.
Точний облік робочого часу має важливе значення для розуміння того, скільки часу співробітники витрачають на різні завдання. Ця функція включає в себе
Табелі обліку робочого часу: Співробітники можуть реєструвати години, відпрацьовані на конкретних проектах, забезпечуючи детальний облік витраченого часу.
Відстеження часу: Відстеження робочого часу в режимі реального часу для контролю продуктивності та забезпечення точності обліку робочого часу.
Порівнюючи табелі обліку робочого часу із запланованими бронюваннями, менеджери проектів можуть виявити розбіжності та внести необхідні корективи для підвищення ефективності.
Аналіз використання працівників допомагає керівникам проектів зрозуміти, наскільки ефективно використовуються члени їхньої команди. Це включає в себе:
Коефіцієнти використання: Розрахунок відсотка часу, який працівники витрачають на оплачувані завдання, порівняно з неоплачуваною діяльністю.
Планування потужностей: Визначення оптимального навантаження для кожного члена команди, щоб максимізувати продуктивність, не викликаючи вигорання.
Цей аналіз має вирішальне значення для прийняття обґрунтованих рішень щодо розподілу ресурсів та планування проектів.
Ефективне управління проектами вимагає ретельного бюджетування та контролю витрат. Календар ресурсів допомагає в цьому:
Кошторис витрат: Надання точних оцінок вартості проекту на основі розподілу ресурсів і витраченого часу.
Відстеження бюджету: Моніторинг фактичних витрат у порівнянні з бюджетом, щоб гарантувати, що проекти не виходять за рамки фінансового плану.
Фінансова звітність: Створення детальних фінансових звітів для надання зацікавленим сторонам інформації про витрати та прибутковість проекту.
Ці функції допомагають менеджерам проектів підтримувати фінансову дисципліну та забезпечувати прибутковість проектів.
Розширені можливості кастомізації роблять календарі ресурсів адаптованими до різних потреб організації. До них відносяться
Користувацькі перегляди: Створення персоналізованих представлень календаря, які виділяють конкретні команди, ролі або проекти.
Параметри фільтрації: Фільтрація календаря для відображення релевантної інформації, наприклад, про наявність певних навичок.
Персоналізовані налаштування: Налаштування налаштувань календаря відповідно до індивідуальних уподобань та вимог робочого процесу.
Налаштування покращує зручність використання календаря ресурсів, роблячи його універсальним інструментом для різних сценаріїв управління проектами.
Ресурсні календарі відіграють стратегічну роль в управлінні проектами, забезпечуючи централізовану платформу для управління ресурсами. Ця стратегічна важливість очевидна в кількох ключових сферах:
Ресурсні календарі пропонують огляд наявності та розподілу ресурсів на високому рівні. Ця видимість має вирішальне значення для:
Проактивне планування: Дозволяє менеджерам проектів планувати наперед і ефективно розподіляти ресурси. Керівники команд відіграють вирішальну роль у веденні точних календарів ресурсів та забезпеченні ефективного розподілу ресурсів.
Вирішення конфліктів: Виявлення та вирішення конфліктів у плануванні до того, як вони вплинуть на терміни виконання проекту.
Оптимізація ресурсів: Забезпечення ефективного використання всіх наявних ресурсів для максимізації продуктивності.
Централізований календар ресурсів сприяє кращій співпраці між членами команди та відділами. Переваги включають
Скоординовані зусилля: Сприяння координації завдань і діяльності між різними командами.
Прозора комунікація: Надання чіткого уявлення про те, хто над чим працює, покращення комунікації та зменшення непорозумінь.
Спільні цілі: Забезпечення відповідності всіх членів команди цілям і строкам проекту.
Календарі ресурсів підтримують масштабованість організацій, надаючи інструменти для управління зростаючою складністю. Це включає в себе:
Масштабоване управління ресурсами: Адаптація до зростаючих потреб організації в міру того, як вона розширюється і береться за нові проекти.
Ефективний онбордінг: Оптимізація процесу адаптації нових співробітників шляхом надання чіткого уявлення про розклад і доступність команди.
Адаптивність: Пристосування до мінливих вимог проекту та доступності ресурсів у режимі реального часу.
Ефективне управління ресурсами є критично важливим компонентом управління ризиками в управлінні проектами. Календарі ресурсів сприяють цьому:
Виявлення ризиків: Висвітлення потенційних ризиків, пов'язаних з ресурсами, таких як надмірне бронювання або дефіцит кваліфікованих кадрів.
Зменшення ризиків: Впровадження стратегій для зменшення цих ризиків, таких як перерозподіл ресурсів або коригування термінів проекту.
Планування на випадок непередбачених обставин: Розробка планів дій у надзвичайних ситуаціях для вирішення непередбачуваних проблем з ресурсами.
Смуги доступності в календарі планування проєктів Teamdeck
Щоб зробити Teamdeck зручнішим у використанні, ви можете налаштувати вигляд, вибравши, які рядки ви хочете бачити.
Крім того, ви можете відфільтрувати подання, щоб відобразити певний список співробітників, наприклад, тільки фронтенд-розробників або дизайнерів. Ви можете створювати власні подання, щоб швидко отримати огляд різних команд.
Щоб максимізувати переваги календаря ресурсів, керівники проектів повинні слідувати найкращим практикам управління ресурсами. До них відносяться:
Часті відгуки: Регулярний перегляд та оновлення календаря для відображення змін у термінах проекту, доступності ресурсів та призначеннях команд. Регулярне оновлення календаря ресурсів є важливим на етапі планування проекту, щоб забезпечити точне планування та розподіл ресурсів.
Регулювання в реальному часі: Внесення змін до календаря в режимі реального часу в міру надходження нової інформації, щоб він залишався точним і надійним інструментом планування.
Навчання працівників: Проведення комплексного навчання працівників щодо ефективного використання календаря ресурсів, щоб усі були на одній хвилі.
Постійна підтримка: Пропонуємо постійну підтримку та ресурси, які допоможуть працівникам орієнтуватися в інструменті та вирішувати будь-які проблеми, що виникають.
Прозорі політики: Встановлення чітких політик і процедур щодо використання календаря ресурсів, забезпечення послідовності та підзвітності.
Відкритий Діалог: Заохочення відкритого діалогу між членами команди для вирішення будь-яких проблем або пропозицій щодо підвищення ефективності інструменту.
Використання інсайтів: Використання інформації з календаря ресурсів для прийняття рішень на основі даних про розподіл ресурсів, планування проектів та управління робочим навантаженням.
Постійне вдосконалення: Використання даних для визначення сфер, що потребують вдосконалення, та впровадження стратегій, спрямованих на покращення загальних процесів управління проектами.
Отже, календар ресурсів є незамінним інструментом для сучасного управління проектами. Він пропонує комплексне рішення для управління ресурсами, планування завдань та оптимізації робочого навантаження. Забезпечуючи чітку видимість доступності та використання ресурсів, календар ресурсів підвищує ефективність, співпрацю та прийняття рішень. Такі інструменти, як Teamdeck, демонструють переваги сучасного програмного забезпечення для планування ресурсів, пропонуючи надійну платформу, яка підтримує успішне виконання складних проектів. Дотримуючись найкращих практик і використовуючи весь потенціал календарів ресурсів, менеджери проектів можуть значно покращити свою здатність виконувати проекти вчасно і в рамках бюджету, що в кінцевому підсумку сприятиме зростанню та успіху їхніх організацій.
Яка кінцева мета проектних менеджерів? Успішне завершення проектів. Самі керівники проектів визнають, що це трапляється не так вже й часто: згідно з останнім опитуванням Пульс Професії, менше 60% проектів завершуються...
Управління виробничими потужностями - це стратегія, що використовується підприємствами для найкращого використання ефективності виробництва з урахуванням попиту на послуги чи товари. Кінцевою метою управління виробничими потужностями є..: Визначити і...
Якщо ви не використовуєте відмінне програмне забезпечення для планування ресурсів, краще зверніть увагу на методи планування. Методи планування допомагають узгодити часовий графік проекту, його обсяг і ваші ресурси. Розклад повинен відповідати визначеним часовим рамкам і...