Календар ресурсів - керуйте всією командою в 1 інструменті

Календар ресурсів (або календар управління проектами, або календар планування проектів, програмне забезпечення для планування ресурсів) дозволяє планувати і управляти розподіляти ресурси ефективніше та результативніше - особливо якщо Microsoft Excel відігравав провідну роль у вашій компанії.

Нерідко частиною проекту є інструмент управління ресурсамиКалендар ресурсів - це ваш основний інструмент під час планування проектів, призначення замовлень та управління командами. Нижче наведено розбивку календаря ресурсів, щоб дати вам уявлення про основні функції та чому варто використовувати такий календар у своїй щоденній роботі менеджера проекту.

Що ви отримаєте з цієї статті?

• Як календарі управління проектами вирішують проблеми
• Кілька слів про календар ресурсів, планування роботи команди, відстеження робочого часу командиі управління відпустками в 1 інструменті
• Вплив програмне забезпечення для планування ресурсів з управління проектами
• Значення та роль календарів ресурсів

Що таке календар ресурсів?

Календар ресурсів (також відомий як календар управління проектом і календар планування проекту) відстежує безліч завдань, подій і дат, які відбуваються або будуть відбуватися протягом життєвого циклу проекту.

Він спостерігає за доступністю, потенціалом, навантаженням і використанням окремого працівника, принаймні, за його роботою.

(Teamdeck)

Календар ресурсів - як випливає з назви - це календар для контролю, координації та моніторингу ресурсів, включаючи як працівників, так і обладнання. Він дає менеджерам проєктів повністю прозоре уявлення про всю команду і всі проєкти, що є чудовим способом допомогти підприємствам у масштабування бізнесу.

Якщо бути більш точним, це огляд того, як використовуються ресурси (працівники), які ресурси з певними навичками доступні, скільки часу займають окремі проекти і скільки коштуватимуть окремі проекти. Це також допомагає уникнути проблем з управлінням робочим навантаженням, таких як надмірне або недостатнє використання ресурсів.

Які функції шукають менеджери проектів у календарі ресурсів?

• Доступність / Функції управління відпустками - кількість часу, на яку ви можете забронювати працівника
• Налаштовувані, легкі для розуміння звіти
• Запланована робота - час, на який працівник призначений на проект. В ідеалі, загальна кількість замовлень для однієї людини не повинна перевищувати її доступності
• Табелі обліку робочого часу і відстеження робочого часу співробітників - час, протягом якого працівник працював над певним завданням/проектом. В ідеалі, записи часу не повинні перевищувати бронювання
• Функції аналізу використання працівників
• Управління робочим навантаженням та його оптимізація
• Бюджетування проекту
• Контроль і планування проектів
• Здатність інтеграції
• Розширені налаштування

• Відпустки - відпустки, лікарняні та інші види відсутності повинні бути внесені в кілька календарів співробітників, щоб ви могли легко визначити час, коли той чи інший член команди буде недоступний.
• Національні свята - як і відпустки, національні свята мають бути позначені у вашому календарі ресурсів як час, коли ресурси недоступні, тому ви не можете враховувати їх при плануванні проекту.

Як календар ресурсів допомагає вашим складним проектам?

Менеджери проектів можуть отримати вигоду від використання календаря ресурсів багатьма способами, наприклад, шляхом:

• мати загальний огляд доступності ресурсів на високому рівні,
• краще розуміти виробничий конвеєр компанії,
• можливість більш продумано планувати ресурси,
• можливість регулювати навантаження на команду в разі недовантаження або перенавантаження.

За допомогою календаря ресурсів ви можете планувати роботу своєї команди ефективніше. Враховуючи доступність працівників, їхні заплановані відпустки та національні свята, ви зменшуєте ризик того, що у вас буде замало робочої сили для завершення проекту.

Так само ви можете використовувати календар ресурсів, щоб знайти потрібних вам співробітників, які в даний момент зайняті в іншому проекті. Знаючи, як довго вони будуть недоступні, ви можете скоригувати графік проекту або домовитися з іншим менеджером про ресурси, які вам обом потрібні.

Ще однією перевагою календаря ресурсів є чіткий огляд завантаженості працівників. Відстежуючи бронювання або записи часу, ви можете швидко виявити членів команди, у яких занадто багато або занадто мало роботи, і відповідно скоригувати їхні бронювання.

Календар ресурсів, відстеження часу, табелі обліку робочого часу, планування проектів та управління робочим навантаженням в 1 місці?

Давайте зробимо вступ. Teamdeck - це Управління ресурсами SaaS рішення, розроблене компанією-розробником, яка працює з NetFlix, Uber або Universal. Раніше програмне забезпечення було призначене для власних цілей, але через десятки місяців продукт став комерціалізованим. Ось так - загалом кажучи - календар ресурсів став частиною величезного ринку програмного забезпечення для управління проектами.

Він допомагає кожному менеджеру проєкту та члену команди протягом усього проєкту, а саме планування ресурсівуправління та вимірювання продуктивності.

Teamdeck, ви маєте доступ до завантаженості ваших співробітників за допомогою простий планувальник ресурсів. Інформація, доступна в Teamdeck, включає в себе бронювання, розклад, доступність і відпустки.

Крім того, ми включили ще дві деталі, які можуть допомогти вам у моніторингу робочого навантаження:

• Бронювання в порівнянні з наявністю
• Табелі обліку робочого часу vs доступність

У барах відображаються бронювання співробітників або табелі обліку робочого часу порівняно з їхньою доступністю. Це швидкий і простий спосіб побачити, чи використовується член команди недостатньо або надмірно, що полегшує вжиття заходів.

Щоб зробити Teamdeck зручнішим у використанні, ви можете налаштувати вигляд, вибравши, які рядки ви хочете бачити.

Крім того, ви можете відфільтрувати подання, щоб відобразити певний список співробітників, наприклад, тільки фронтенд-розробників або дизайнерів. Ви можете створювати власні подання, щоб швидко отримати огляд різних команд.