Управління проектами пов'язане з великою кількістю викликів. Від складних стейкхолдерів до нестачі ресурсів - проектний менеджер повинен знати, як орієнтуватися в складних ситуаціях. Ще більше ускладнює завдання той факт, що менеджери проектів часто борються з великою кількістю завдань і жорсткими дедлайнами.
Насправді, багато менеджерів проектів нещодавно опитані менеджером цифрових проектів визнав, що Найбільшою проблемою для них був брак часу.
Якщо ви менеджер проекту, який мріє про те, щоби часовий годинник Герміони Ґрейнджер можна було придбати, у нас є для вас гарна новина. Ні, не про магічне приладдя. А про ваш час. Ви можете оптимізувати свою роботу, використовуючи надійні програми та вдосконалюючи процеси управління проектами у вашій організації. Крім того, це допоможе вам досягти ваших професійних цілей.
Які основні цілі ставлять перед собою ефективні проектні менеджери? Перш за все, вони хочуть реалізовувати свої проекти вчасно і в рамках бюджету. Крім того, вони сподіваються покращити такі процеси, як управління ризиками, оцінка проекту або комунікація в команді. Як можна наблизитися до досягнення цих цілей?
Звичайно, вам слід продовжувати працювати над своїми навичками вирішення проблем, лідерства та управління проектами. Але все ж таки, Іноді вам просто потрібен інструмент, який дозволить заощадити час і працювати розумніше. У цьому блозі ми покажемо вам, як Teamdeckповне програмне забезпечення для управління ресурсамидопомагає проектним менеджерам протягом усього життєвого циклу проекту.
Ефективний проектний менеджер знає, що кожен етап проекту робить свій внесок у його загальний успіх та вплив. Звичайно, кожен проект має свої унікальні особливості та виклики, але основні фази проекту залишаються незмінними. Давайте подивимося, як такий додаток, як Teamdeck, може допомогти проектним менеджерам оптимізувати свою роботу на кожному етапі.
Керівники проекту усвідомлюють, що розподіл ресурсів є невід'ємною частиною успіху проекту. Залучайте правильних людей до правильних проектів, і ви з більшою ймовірністю матимете успішний проект.
Якщо розподіл членів команди на проекти є одним з ваших обов'язків як керівника проекту, ви знаєте, що це може бути дуже складним завданням. Коли ваша компанія невелика, ви, ймовірно, знаєте всіх співробітників, але зі збільшенням кількості ресурсів ви можете легко розгубитися і почати задаватися питаннями: "Хто саме підходить для цього проекту?"
Teamdeck надає вам загальнокорпоративний календар ресурсів де ви можете побачити список співробітників. Проте вам потрібно знати про них більше, ніж просто їхні імена, щоб прийняти обґрунтоване рішення про включення їх до вашої команди. Залежно від потреб вашої організації, ви можете додавати кастомні категорії та вводити більше інформації про членів вашої команди: їхні технічні навички, рівень стажу, місцезнаходження тощо. Як менеджер проекту, ви також можете побачити, в яких попередніх проектах у вашій компанії брала участь дана особа, що може бути корисним, коли розподіл ресурсів до подібного проекту.
Ще один виклик, з яким стикаються менеджери проектів при плануванні проекту, - це переведення оцінок у часові рамки. Звісно, ви знаєте, що етап проектування займе, скажімо, 120 годин, але ви не можете просто припустити, що це три тижні. Ви повинні враховувати банківські свята, відпустки працівників, а також поточну завантаженість людей. Календар ресурсів з даними про поточні бронювання людей та заплановані вихідні буде тут неоціненним помічником. Ви можете легко скласти графік проекту і перевірити, чи відповідає він важливим датам проекту.
Ефективні менеджери проектів знають, що важливо запитати клієнта про будь-які зовнішні дедлайни, які ваша команда повинна враховувати, наприклад, маркетингову кампанію, яку координує інша агенція. Може виявитися, що вам доведеться узгодити деякі з цих дат з клієнтом або змінити обсяг проекту, але краще знати про це на початку проекту.
Як тільки проєкт стартує, хороший проєктний менеджер повинен бути в курсі різних аспектів процесу. Teamdeck допоможе вам працювати продуктивно - від управління доступністю вашої команди до нагляду за бюджетом.
Ефективні проектні менеджери знають, що планувати графік проекту - це одне, але ви все одно повинні тримати руку на пульсі і вносити корективи, якщо це необхідно. Одна з речей, яка допоможе вам залишатися на вершині графіка вашого проєкту та людей, які його виконують, - це ресурси потенціал це видимість графіків відпусток членів вашої команди. Teamdeck дає вам таку можливість - ви можете бачити дозволені відпустки та запити на відгули у календарі ресурсів.
Оскільки не всі відпустки можна спланувати заздалегідь, краще, якщо ви будете отримувати сповіщення про нові запити на відпустку (через Slackнаприклад). Ви зможете уникнути подвійного бронювання, а також матимете можливість редагувати весь розклад за потреби.
Збалансований використання ресурсів має вирішальне значення для добробуту вашої команди. Співробітники не можуть виконувати свою роботу якнайкраще, коли вони працюють занадто багато. Проте, недовикористання також робить вашу команду нещасною. До того ж, жоден з цих випадків не є добрим для бізнесу. Як менеджер проекту, ви повинні стежити за використанням ресурсів. Це простіше, коли понаднормові чітко позначено, як у випадку з Teamdeck. Недовикористання також легко помітити, адже ви бачите, скільки часу залишилося у людей.
Чому важливо відстежувати використання людей через центральний календар ресурсів? Хіба не було б краще, якби звіт про проектний табель обліку робочого часу виконати роботу? Звіти за проектами безумовно, корисні. Ми поговоримо про них докладніше в наступному розділі цього блогу. Однак вам потрібно стежити за загальним навантаженням вашої команди, а не лише за проектом, яким ви керуєте (читайте про управління навантаженням).
Уявіть ситуацію, коли працівник вносить "правильну" кількість годин у свій табель для вашого проєкту, а на інші проєкти, наприклад, на навчання нових співробітників, ставить додатковий час. Ви можете легко пропустити це, якщо аналізуватимете лише табелі обліку робочого часу вашого проекту. Переглядаючи табелі Teamdeck календар ресурсіводнак ви побачите всі проекти, в яких бере участь та чи інша людина.
Контроль бюджету є важливою частиною успішного управління проектом. Керівники проектів повинні знати, скільки витрат було згенеровано на даний момент в будь-який момент проекту. Щоб ці розрахунки були точними, члени команди повинні відстежувати свою роботу, в ідеалі - в режимі реального часу.
Як Teamdeck може тут допомогти? Для початку ми пропонуємо співробітникам зручний спосіб заповнення табелів обліку робочого часу за допомогою мобільного трекера або веб-додатку. Крім того, ви можете створити звіт про витрати проекту який автоматично оновлюватиметься щоразу, коли в табелі з'являтиметься новий запис про час. Це дуже економить час: ви налаштовуєте такий звіт один раз, на початку проекту, а потім просто регулярно перевіряєте його, замість того, щоб знову займатися математикою.
Дотримання правильного балансу між оплачуваною та неоплачуваною діяльністю є дуже важливим. Зрештою, якщо ваші співробітники витрачають занадто багато часу на завдання, які не підлягають оплаті, проект може виявитися збитковим. Як менеджер проекту, ви маєте перевагу, коли знаєте, як розподіляються оплачувані та неоплачувані години. З Teamdeck це можливо.
Коли ваша команда реєструє свій час, вони можуть позначати записи тегами, наприклад затверджені понаднормові, що не підлягають оплаті, НДДКРтощо. Ви можете визначити власні теги відповідно до потреб вашої компанії. Керівник проекту може бачити розбивку різних тегів у своїй команді табель обліку робочого часу.
Протягом проєкту у вас, швидше за все, з'являться ідеї щодо покращення управління робочим процесом проекту або коригування процесів управління проектами. Іноді члени вашої команди самі пропонують різні ідеї щодо оптимізації. Наприклад, вони можуть повідомити, що спілкування з клієнтами забирає багато їхнього дорогоцінного часу. Коли ваша компанія використовує Teamdeck, ви завжди можете зазирнути в дані, щоб переконатися в правильності того чи іншого спостереження. Мітки в табелі обліку робочого часу покажуть вам, скільки саме часу ваша команда витрачає на зустрічі з клієнтами, і ви знатимете, чи є можливості для покращення.
Закриття проекту це коли менеджер проекту може озирнутися назад і проаналізувати весь проект. Один зі звітів, який ми рекомендуємо створити, - це порівняння запланованих і фактичних годин.
Він дозволяє побачити, чи були оцінки вашої команди точними, і визначити етапи з найбільш значними розбіжностями між запланованими годинами та відстеженими годинами. Наприклад, може виявитися, що етап дизайну в різних проектах сильно недооцінюється. Можливо, людям, відповідальним за його оцінку, варто додати додатковий буфер до своїх початкових оцінок?
Такий аналіз буде корисним не лише для вас, але й для інших керівників проектів та керівництва вашої компанії. Він допоможе всім уникнути минулих помилок і забезпечити застосування успішних практик управління проектами в майбутніх проектах вашої компанії.
Чудовий додаток не замінить лідерських якостей чи здатності налагоджувати зв'язок з членами вашої команди. Однак він може допомогти вам підвищити продуктивність, вчасно виявити тривожні патерни або автоматизувати деякі з ваших обов'язків з управління проектами. Результат? Ефективний процес управління проектами, який позитивно впливає на прибуток вашої компанії та добробут вашої команди.
Хочете стати успішним проектним менеджером? Спробуйте Teamdeck! Отримайте 30-денну безкоштовну пробну версію.
Лише 1 з 5 людей (18%) має корисний метод управління часом. Стратегії тайм-менеджменту та інструменти управління часом у проєктах допомагають впоратися з поставленими завданнями у відведений для цього час. Працюючи менеджером проекту,...
Ефективне планування ресурсів є ключовим завданням для компаній будь-якого розміру, незалежно від того, працюють вони в Інтернеті чи в традиційних галузях. З огляду на широке розмаїття бізнесів, які потребують планування ресурсів, складно надати універсальну рекомендацію...