Плануючи проект, ви завжди повинні думати про ресурси, необхідні для його завершення. Створення списку ролей та навичок, необхідних для реалізації проекту, пошук відповідних людей у вашій компанії, управління їхнім графіком та робочим навантаженням - все це входить в управління ресурсами. Як зробити це успішно? У цій статті ви дізнаєтесь про найкращі практики управління ресурсами в проектному середовищі.
Що ви отримаєте завдяки цій статті:
Примітка: Ресурсом може бути людина з певною кваліфікацією, частина обладнання або навіть певна кількість часу чи грошей. Однак у цій статті ми зосередимося виключно на управлінні ресурсами, яке розуміється як управління проектною командою.
Останній посібник з PMBOK® гарно про це заявляє, кажучи:
Pерування ресурсами проекту включає процеси визначення, придбання та управління ресурсами, необхідними для успішного завершення проекту. Ці процеси допомагають гарантувати, що будуть доступні відповідні ресурси керівнику проекту та команді проекту в потрібний час і в потрібному місці.
Як такого, управління ресурсами проекту вимагає від вас орієнтуватися в різних процесах: від визначення потреб проекту та отримання відповідних ресурсів до управління командою протягом усього проекту та вимірювання її ефективності.
Ефективне управління ресурсами означає, що проект буде успішно реалізований: вчасно, в рамках бюджету і відповідно до вимог. Досягти цього нелегко. На щастя, є кілька кроків, які можна зробити на різних етапах життєвого циклу проекту, щоб підвищити шанси на завершення роботи. У цій статті ми розглянемо деякі з найкращих практик успішного управління ресурсами.
Як менеджер проекту або менеджер ресурсівви маєте бути досить допитливими щодо самого проекту. Яка бізнес-мета стоїть за ним? Які потреби користувачів ви намагаєтеся задовольнити? Яка кінцева мета для клієнта? Відповівши на ці питання, ви матимете краще розуміння проекту, ніж просто знаючи його обсяг (що, звичайно, теж необхідно). Додаткові зусилля, які ви докладете до підготовки на цьому етапі, можуть окупитися пізніше: по-перше, у вас буде більше аргументів при обговоренні різних сценаріїв з клієнтом, але майте на увазі, що добре поінформований PM також надзвичайно корисний для команди.
Спробуйте також зібрати якомога більше інформації про клієнтів/зацікавлених осіб. Можливо, хтось із ваших колег вже співпрацював з ними? Чим більше ви знаєте про те, чого очікувати з точки зору бажаних процесів, інструментів, робочої етики, тим краще ви будете підготовлені до вирішення проблем у майбутньому.
Нарешті, поцікавтеся також і потенційними обмеженнями. Усвідомлення часових та бюджетних міркувань допоможе вам приймати кращі рішення на цьому шляху.
Після того, як ви добре уявляєте, про що буде проект, ви можете приступати до створення кошторису проекту. Ви повинні скласти список ресурсів (наприклад, ролей), необхідних для виконання завдань проекту. Потім вам потрібно оцінити, в якому обсязі вони потрібні.
Звичайно, ви зможете скористатися своїм досвідом роботи в якості менеджера проектів і зробити свій внесок у створення кошторису. Однак не бійтеся просити інших людей взяти участь у цьому процесі та висловити свою експертну думку.
Тут все може бути трохи складніше. Чому? Залежно від розміру та структури вашої компанії, вам, можливо, доведеться вивчити пул із сотень або тисяч співробітників.
На щастя, з цією частиною процесу також відносно легко впоратися за допомогою програмного забезпечення для управління ресурсами. Уявіть, що у вас є список ресурсів із зазначенням їхньої потужності, доступності та компетенцій. Все, що вам потрібно зробити, це забронювати ці ресурси, які відповідають вимогам вашого проекту. Програмне забезпечення для планування ресурсіві наш власний Teamdeck є одним з них, роблять саме це.
Ви можете відфільтрувати ресурси вашої організації за навичками/місцем розташування офісу/рівнем посади або будь-якими іншими необхідними вам параметрами. З пулу відповідних людей ви просто обираєте тих, хто доступний у період, який ви запланували для проекту. Готово!
Teamdeck дозволяє фільтрувати доступні ресурси за назвами посад або ставками проектів. Це значно спрощує розподіл ресурсів.
Приймаючи рішення про те, кого призначити до проекту, ви можете взяти до уваги наступні міркування:
Сказати, що у вас є лише один шанс справити гарне перше враження, може здатися банальним, але в ефективному управлінні ресурсами старт проекту Етап знайомства з командою є надзвичайно важливим. Це час, коли ви знайомитеся зі своєю командою та встановлюєте свою присутність. Переконайтеся, що ви охопили наступні моменти:
Погляньте на цей список ресурсів, які можуть бути корисними протягом усього життєвого циклу проекту, але особливо на початку нового проекту:
Якщо ви працюєте за гнучкою методологією управління проектами, ви, ймовірно, не боїтеся змін у проекті. Здорова доза гнучкості є невід'ємною частиною роботи, а реакція на вхідні відгуки користувачів - це те, що в кінцевому підсумку впливає на успіх проекту.
Однак інші зміни, безумовно, не так вітаються: планування ресурсного потенціалу може бути гарним прикладом. Люди хворіють, змінюють роботу, ламають ноги тощо. Ви маєте бути готовими до того, що вашій команді доведеться виділити нові ресурси або змінити функції, в яких задіяні нинішні члени команди.
Гнучке планування проектів також стане в нагоді: якщо ви створюєте щедрі оцінки на основі найгірших/найкращих сценаріїв, ви, ймовірно, матимете вкрай необхідний простір для маневру, коли відбудуться зміни.
Управління проектами на основі даних, ймовірно, отримає значне поширення в проектах найближчого майбутнього з тієї простої причини, що воно робить менеджерів проектів більш ефективними в своїй роботі. Дані - це джерело інформації та закономірностей про вашу команду. Вони також можуть підтвердити або спростувати ваші здогадки. Нарешті, немає кращого аргументу, коли ви намагаєтеся довести свою точку зору. Якщо ви зможете підкріпити свої рішення даними, вам буде набагато легше їх виконувати.
З іншого боку, збираючи дані, не знаючи, що і як вимірювати, ви ризикуєте загубитися в шумі. Для початку, можливо, ви захочете зібрати дані, які дозволять вам виміряти продуктивність ресурсів вашого проекту (до речі, всі ці звіти можна легко створити за допомогою Teamdeck):
Висота стовпчиків, що позначають рівень використання, дозволяє швидко виявити людей, які могли б бути використані краще.
Ефективний планування ресурсів та управління передбачають глибоке розуміння проекту та активний моніторинг прогресу, не лише з точки зору виконання завдань, але й з точки зору підтримки оптимального робочого навантаження та використання команди. Це багатогранний процес, але ви можете успішно керувати ним за допомогою правильних технологій.
Місія Teamdeck - зробити можливим ефективне управління ресурсами, щоб полегшити роботу командам різного розміру. Ми надзвичайно пишаємося тим, що наш додаток використовується для об'єднання команд, які працюють над амбітними будівельними проектами, розширюють межі творчості або буквально змінюють світ на краще за допомогою впливових некомерційних кампаній.
Якщо ви хочете впорядкувати свій розподіл ресурсів і уникати конфлікти в розкладіTeamdeck може бути саме тим інструментом, який вам потрібен - реєструйтеся вже сьогодні. Ми будемо раді вітати вас серед наших клієнтів.
Заощаджуйте час та гроші за допомогою проекту програмне забезпечення для планування ресурсів та підвищити ефективність процесів управління ресурсами
Ефективне планування ресурсів є ключовим завданням для компаній будь-якого розміру, незалежно від того, працюють вони в Інтернеті чи в традиційних галузях. З огляду на широке розмаїття бізнесів, які потребують планування ресурсів, складно надати універсальну рекомендацію...
Компанії зазвичай докладають багато зусиль до розподілу ресурсів. Ви хочете, щоб усі були зайняті, але при цьому були впевнені, що їхні завдання є цінними (що часто означає оплачуваними) для компанії. Це стає дійсно складним, оскільки ваша команда...
Команди по всьому світу стикаються зі схожими проблемами, коли справа доходить до планування робочого графіка. Створити план проекту складно самотужки, а підтримувати його в актуальному стані та реагувати на зміни - ще складніше...