4 кроки до ефективного управління обсягом проекту

Кілька місяців тому відома онлайн-платформа для проектних менеджерів - Project-Management.com - опублікувала історію про топ-10 причин провалу проектів. Просто проглянувши цей текст, ви не знайдете нічого про управління обсягом проекту. Але якщо ви прочитаєте його уважно, то побачите, що фактори, описані автором, дуже пов'язані з визначенням та контролем обсягу проекту.

Що ви отримаєте завдяки цій статті:

• Як спланувати процес управління обсягом проекту
• Значення поняття "обсяг" для менеджерів проектів
• Що включає в себе управління обсягом проекту
• Вплив програмне забезпечення для управління ресурсами про ефективне управління обсягом проєкту

Погана підготовка було визнано причиною невдач номер 1, за ним слідують неналежне документування та відстеження. Список замикають ігноруючи попереджувальні знаки проекту. Ми згадуємо про них, тому що ця стаття в блозі покликана допомогти вам зменшити або усунути ці небезпеки за допомогою ефективного управління обсягом проекту.

Читайте далі, щоб дізнатися, що управління обсягом робіт починається з підготовки і нерозривно пов'язане з належним документуванням та моніторингом прогресу проекту. А як щодо попереджувальних знаків проекту? Ви побачите, що однією з найбільш зловісних ознак є розширення обсягу робіт. На щастя, успішне управління обсягом робіт може допомогти вам уникнути цього.

Давайте почнемо з визначення найважливіших термінів, які ми будемо використовувати в цьому посібнику:

Що таке управління обсягом проекту?

Яка сфера діяльності?

Як казали філософи, без розуміння термінів, якими ми користуємося, немає розуміння взагалі. Отже, що означає "сфера"?

Почнемо з визначення, яке дають інституції, що не належать до кола управління проектами - Оксфордський словник. Завдяки їм ми можемо прочитати про два значення поняття сфера термін. По-перше, сфера діяльності - це просто потенціал, можливість, можливість ресурсний потенціалможливість змінити, досягти, зробити щось. Але друге значення досить близьке до суспільства управління проектами, тому його варто процитувати. Сфера застосування:

(...) коло речей, з якими має справу суб'єкт, організація, діяльність тощо

(Оксфордський словник)

Яка сфера застосування проектного менеджменту?

Коли ми порівнюємо визначення, наведене вище, з визначенням, представленим добре впізнавану серед проектних менеджерів установу, ви побачите зв'язок.

Завдяки Асоціації управління проектами ми дізнаємося, що "обсяг" означає всю сукупність результатів, підсумків і переваг, а також роботу, необхідну для реалізації проектів. Можна сказати, що це робота та/або працівники відповідної кваліфікації, необхідні для виконання всіх вимог проекту (тобто, для успішної доставки продукту).

Варто згадати, щоб уникнути непорозумінь. Це значення трохи ширше, ніж схоже за звучанням - the асортимент продукції. Обсяг продукту - загалом кажучи, деталізує особливості та функції продукту або послуги. У той час як:

Обсяг проекту - це робота, яку необхідно виконати для того, щоб поставити продукт відповідно до обсягу продукту (необхідних функцій і можливостей)

(Wrike.com)

Що таке управління обсягом проекту?

Маючи це на увазі, що таке управління обсягом проекту? Для Асоціації управління проектами:

Управління обсягом робіт - це процес, за допомогою якого визначаються, ідентифікуються та контролюються результати, підсумки та вигоди. "Обсяг" - це термін, який використовується в управлінні проектами для позначення всієї сукупності продуктів, результатів і переваг, а також робіт, необхідних для їх отримання.

(Звід знань АПМ, 7-е видання)

Але в старій версії, від PMBOK® Guide6-е видання З точки зору, управління обсягом проекту - це процес, який дозволяє переконатися, що проект включає в себе всю необхідну роботу, і тільки необхідну роботу.

Простіше кажучи, управління змістом проекту завдяки 7-му виданню можна трактувати як час і кроки (процес) набуття та документування знань про всі аспекти проекту. А результатом процесу управління обсягом проекту є перелік всього, що повинен містити план проекту (завдання і підзадачі, бюджети, відповідальність тощо).

Натомість 6-те видання наголошує на необхідній роботі (та/або правильному досвідченому працівнику), роботі, якої вимагає проект. З останньої точки зору, менеджер проекту повинен зосередитися на людях або - як би це сказати - ресурсах, які здатні (завдяки своїм навичкам і досвіду) виконати проект з очікуваними вимогами в очікуваний час.

На завершення цього розділу давайте підсумуємо цитатою з Посібник з управління проектами

Управління обсягом проекту в першу чергу пов'язане з визначенням і контролем того, що входить і що не входить до проекту.

(PMBOK® Guide, 7-е видання)

Як ви можете отримати вигоду від ефективного управління обсягом проекту?

Наш конкурент і також відомий проект програмне забезпечення для управління ресурсами на своєму веб-сайті інформує про результат та мету процесу управління обсягом проекту.

Управління обсягом проекту - це процес, який допомагає визначити та задокументувати перелік усіх цілей, завдань, результатів, термінів та бюджетів проекту (...).

(Kissflow.com)

Як бачимо, це інвентаризація всього, що має бути в проектному плані. І Основна перевага управління обсягом проекту полягає в тому, що воно допомагає вам успішно завершити проект. Завдяки цьому процесу ви знаєте, що потрібно зробити (а що ні), тому можете керувати своєю командою з більшою впевненістю.

Серед інших переваг цього процесу можна виділити наступні:

• з опис сфери застосування Якщо у вас є структура розбивки робіт, набагато легше скласти графік робіт, необхідних для реалізації проекту,
• стратегічний ефективне управління ресурсами можливо, коли ви знаєте обсяг проекту,
• ви можете запобігти або пом'якшити повзучість масштабу (ситуація, коли масштаб проекту динамічно і неконтрольовано зростає),
• це дає вам можливість встановити хороші стандарти комунікації та управління проектами на ранній стадії життєвого циклу проекту,
• Знаючи обсяг проекту, ви можете краще оцінити його поточний прогрес і роботу вашої команди.

План та кроки, які слід врахувати, думаючи про розробку pуправління обсягом проекту 

Наведені нижче кроки базуються на Зведенні знань з управління проектами (PMBOK®). Обов'язково ознайомтеся з інструкцією, якщо ви шукаєте комплексний план управління обсягом робіт. Нижче ви знайдете процес управління обсягом робіт, який допоможе вам впровадити його у вашому майбутньому проекті.

Створіть план управління обсягом проекту

Планування управління обсягом робіт повинно починатися з попередньої підготовки. Ще до того, як ви зберете вимоги і складете проектний план, сплануйте, як ви збираєтеся це зробити. Визначте основні, а краще всі зацікавлені сторони та людей, які матимуть що сказати про обсяг проекту.

Зустріньтеся зі своєю командою і визначте, як буде виглядати процес створення обсягу робіт. Було б корисно, якби ви також подумали про можливі зміни в обсязі вашого проекту. Звичайно, на цьому етапі ви навряд чи знаєте, що саме може змінитися, але ви можете визначити, що станеться, якщо зміни відбудуться.

Зберіть усі рішення, які ви приймаєте тут, у план управління обсягом робіт. Це буде вашим керівним документом для проведення решти процесу.

Зберіть вимоги та визначте обсяг проекту

Настав час зібрати вимоги до проекту: те, що потрібно зробити, щоб досягти цілей вашого проекту. Це не так просто, як просто піти до клієнта і запитати як ви хочете, щоб кінцевий продукт виглядав і поводився? Збір вимог - це процес відкриття, оскільки зацікавлені сторони можуть навіть не знати, які саме функції повинні бути включені в їхній продукт (особливо якщо вам доручено керувати проектом, пов'язаним з розробкою програмного забезпечення). )

Звичайно, ваші клієнти можуть не мати точного бачення кінцевого продукту, але вони, ймовірно, знають про бізнес-цілі, яких повинен досягти цей проект. Ви можете провести серію семінарів та інтерв'ю, щоб з'ясувати потреби користувачів і, як наслідок, встановити вимоги.

Ще один спосіб збору вимог на основі даних - проведення серії тестів з прототипами, щоб побачити, які функції та можливості отримують найбільш позитивну реакцію від цільової аудиторії.

Ви також можете провести бенчмаркінг, щоб порівняти свої потенційні вимоги з найкращими галузевими практиками.

Після того, як ви отримаєте список різних вимог (особливості та функції, бізнес-цілі, процеси, необхідні для створення продукту, критерії приймання), ви можете спробувати визначити обсяг проекту. Майте на увазі, що зазвичай не всі елементи, які ви збираєте спочатку, потрапляють до остаточного обсягу проекту.

Визначення обсягу проекту означає створення так званого документу з описом обсягу. Звіт про обсяг - це місце, де ви документуєте обсяг проекту, з якого він складається:

• результати проекту,
• роботу, необхідну для виконання цих завдань,
• потенційні обмеження,
• критерії відбору.

ПОРАДА: Було б добре задокументувати винятки також у технічному завданні (ми не будемо включати X та Y в обсяг проекту). Вони стануть у пригоді, коли вам доведеться згодом керувати очікуваннями та домовлятися про зміни в обсязі робіт.

Створіть структуру розбиття робіт (WBS)

Цей крок допоможе вам краще візуалізувати обсяг робіт і розбити його на менші елементи. Структура розбиття робіт - це ієрархічна структура результатів, які відповідають результатам проекту.

Традиційно, WBS описує що а не яктому вам слід зосередитися на результатах, а не на діяльності (наприклад, оплата замість того, щоб спроектувати/розробити/тестувати платіжний шлях). Інший погляд на WBS полягає в тому, що він описує "що отримає клієнт", а не "які дії виконає команда проекту". Деякі менеджери проектів, однак, ставляться до нього більше як до розбивки завдань і підзадач, що також є корисним документом.

Навіщо взагалі створювати WBS? Перш за все, легше складати графік, коли ви бачите результати, розбиті на менші частини. Ви також можете створювати та розподіляти завдання більш комфортно, маючи WBS, на який ви можете покластися. 

Нарешті, така ієрархічна структура дозволяє швидше зрозуміти обсяг проекту, особливо якщо ви візуально мислите. Не впевнені, чи відносите ви себе до таких людей? Перевірте наш гайд Sкетнотинг для проектних менеджерів щоб дізнатися, яку користь можна отримати від візуального мислення в управлінні проектами.

Перевіряйте обсяг проекту та контролюйте його протягом життєвого циклу проекту

У вас є заява про обсяг проекту і WBS, тож ви знаєте, що має бути включено в проект. Тепер вам потрібно, щоб зацікавлені сторони підтвердили і підписали обсяг робіт. Перегляньте його, щоб побачити, чи є якісь неясності, і спробуйте завершити його до початку роботи над проектом. Таким чином, ви зможете зменшити ймовірність того, що обсяг робіт буде розширюватися.

Коли проект триває, ви повинні контролювати його обсяг. Відстежуйте те, що було зроблено, порівняно з тим, що мало бути зроблено. Під час цього процесу вам, ймовірно, стануть у пригоді наступні інструменти:

• Інструменти планування проектів - тут ви можете побачити, які завдання вже виконані, а які ще перебувають на стадії виконання справи категорії.
• Рішення для управління ресурсами дозволяє побачити прогрес, виражений у вигляді робочого навантаження вашої команди, і порівняти його з розрахунковими годинами.
• Інструменти планування потенціалу
• Система управління відпустками - управління доступністю, управління відсутністю

Порівняйте проектні звіти з обсягом і графіком управління проектом, щоб побачити, чи відповідають терміни, навантаження, виконані завдання і т.д. вашим оцінкам.

Процес управління обсягом вашого проекту може здатися складним, особливо з огляду на обсяг підготовки, який він вимагає. Однак, спробувавши його, ви побачите, що документи, які ви створюєте на самому початку процесу (план управління обсягом робіт і технічний опис проекту), надзвичайно допоможуть вам у подальшому і дозволять вам створити продукт або послугу, над якою працює ваша команда.

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]