Використання електронних таблиць Excel для управління проектами? Можливо, ви захочете переглянути.

 

В Інтернеті ви знайдете різні шаблони управління проектами в Excel: шаблон діаграми Ганта, шаблон бюджету, шаблон часової шкали проекту тощо.

Очевидно, що багато компаній все ще покладаються на електронні таблиці для планування та управління своїми проектами. Під час розмови з програмне забезпечення для управління ресурсами користувачів, ми часто дізнаємося, що раніше вони використовували електронні таблиці для відстеження часу або відстежуйте вихідні працівника. 

У чому ж тоді справа? Якщо шаблони Microsoft Excel працюють для компанії, чи варто інвестувати в спеціальний інструмент управління проектами? Ця публікація в блозі має на меті допомогти вам оцінити, чи є електронні таблиці дійсно практичними для вашої організації. Якщо так, то це чудово, але ви, швидше за все, побачите приховані витрати на їх використання для управління проектами та ресурсами.

Чому компанії використовують електронні таблиці для управління проектами?

Перш ніж ми обговоримо численні проблеми, з якими ви можете зіткнутися, покладаючись на електронну таблицю для відстеження проектів або планування ресурсівдавайте поговоримо про те, чому їх використовують в першу чергу. На нашу думку, компанії вирішують керувати своїми проектами за допомогою Excel, тому що електронні таблиці здаються доступними, простими у використанні та безкоштовними. Зрештою, практично у кожного на комп'ютері встановлений додаток для роботи з електронними таблицями. Хмарні альтернативи, такі як Google Таблиці, також широко доступні. Справа в тому, що, незважаючи на свою популярність, електронні таблиці не були розроблені для цілей управління проектами. Як наслідок, використання їх як таких може бути зовсім не простим, безкоштовним та ефективним.

Основні підводні камені "управління проектами в Excel"

Давайте обговоримо найбільші проблеми, з якими стикаються менеджери проектів при використанні електронних таблиць для створення плану проекту або управління поточними завданнями.

Електронні таблиці - так:

• трудомісткий у використанні. Скажімо, ваша команда знайшла ефективні способи планування та управління проектами за допомогою електронних таблиць. Можливо, ви навіть підготували шаблони Excel для управління проектами, які добре підходять для вашого бізнесу. Проте впорядкування, оновлення та підключення таблиць може бути дуже нудним і трудомістким процесом. Уявіть, що для внесення навіть найменших змін до вашої діаграми Ганта в Excel вам доведеться перефарбовувати купу клітинок. Це схоже на взаємодію з розмальовкою для дорослих, але не дуже весело.

• не підходить для відстеження проєктів у реальному часі. Коли ви покладаєтесь на файли Excel, ви не можете бути впевнені, що вони актуальні або що не існує кількох їхніх версій, які циркулюють навколо. З хмарними таблицями ситуація краща, але й тут діють інші обмеження електронних таблиць.

• нелегко освоїти. Оскільки кожен має певний досвід використання електронних таблиць, вони повинні бути інтуїтивно зрозумілим інструментом для членів вашої команди, чи не так? Звичайно, якщо ми говоримо про дуже прості таблиці та списки. Однак, щоб компенсувати відсутні функції управління проектами, вам, швидше за все, доведеться впроваджувати складні формули або надбудови, які можуть мати круту криву навчання для ваших співробітників.

• обмежуючи. Знову ж таки, електронні таблиці не були розроблені для управління проектами чи ресурсами. Тому не дивно, що їм бракує багатьох корисних функцій, які часто потрібні членам вашої команди. Ви не можете зберігати там файли, додавати нотатки чи збирати відгуки. Ми впевнені, що дехто з вас заперечить цьому твердженню і скаже: "Звичайно, ви можете робити ці речі. Просто треба знайти обхідні шляхи". Однак такі обхідні шляхи можуть зайняти багато часу, а отже, коштувати серйозних грошей. До того ж, зрештою, вони можуть виявитися не такими ефективними, як простий додаток для управління проектами.

• не підходить для співпраці. Існує особливий парадокс, коли справа доходить до управління проектами в електронних таблицях. З одного боку, ви хочете залучити членів вашої команди до процесу і дозволити їм брати участь в управлінні завданнями або розподіл ресурсів. З іншого боку, структуру електронних таблиць і формули, що використовуються в них, дуже легко переплутати, тому ви, можливо, не захочете, щоб над ними працювали кілька людей.

• схильні до ускладнень. Так, в електронній таблиці можна планувати один аспект проекту. Однак, коли ваша компанія працює над великими проектами, структура електронної таблиці незабаром розростеться до кількох файлів/аркушів. Причиною цього є те, що на одному аркуші важко відобразити численні залежності та взаємозв'язки між проектами. Звісно, у складній структурі електронної таблиці може бути дуже важко орієнтуватися, особливо новим членам команди.
• не презентабельно для ваших клієнтів. Клієнти часто хочуть мати уявлення про хід виконання проекту або про поточний стан бюджету. Надсилати їм складні та загадкові таблиці не є оптимальним рішенням. В результаті менеджери проектів витрачають години на те, щоб записати звіти про стан проекту та створення презентацій для клієнтів. Це додаткова праця, якої цілком можна уникнути (як? Див. наступний розділ цього блогу).

Як планувальники ресурсів замінюють електронні таблиці для управління проектами?

Перш за все, спеціальний проект та інструменти планування ресурсів вирішують проблеми, описані в попередньому розділі. Вони були створені з урахуванням цих конкретних процесів, тому, природно, вони мають функції для підтримки планування проектів, планування ресурсів або оновлення розкладу проекту. Крім того, вони зазвичай пропонують наступні функції, які можуть ще більше підвищити продуктивність вашої команди і заощадити вам багато часу та грошей:

• Звіти по проектах. Уявіть, що ви можете швидко згенерувати інформаційна панель управління проектами стежити за критичними показниками або експортувати візуально привабливий звіт для вашого клієнта. Додатки для управління проектами та ресурсами дозволяють легко розраховувати основні KPI, такі як коефіцієнт вичерпання ресурсів, коефіцієнт використання ресурсівабо маржі прибутку. Ви можете не тільки вразити своїх клієнтів точними звітами, але й використати цю аналітику для пошуку можливостей оптимізації всередині вашої організації.
• Сповіщення в реальному часі. Звичайно, ви можете налаштувати сповіщення електронної таблиці, використовуючи деякі творчі обхідні шляхи або додатки, такі як Zapier.. Втім, інструменти для менеджерів проектів зазвичай пропонують вбудовані сповіщення та інтеграції. Наприклад, ви можете отримувати сповіщення щоразу, коли завдання завершено або коли працівник подає новий запит на відпустку.

Звісно, надійне програмне забезпечення для управління проектами допоможе вам вирішити багато інших проблем, з якими ви можете зіткнутися в даний момент. Головне - вибрати програму, яка відповідає потребам вашої команди та бюджету вашої компанії.  

Альтернативи електронним таблицям та Excel в управлінні проектами

Багато організацій запитують себе, чи варто витрачати гроші на програми, коли є безкоштовна альтернатива, наприклад, Microsoft Excel. На щастя, на ринку є багато безкоштовних або дуже доступних програм. Ви можете знайти кілька прикладів у нашому блозі:

• Інструменти планування потенціалу
• Програмне забезпечення для планування проектів
• Система управління відпустками - як вибрати

Майте на увазі, що плата за додаток може означати економію грошей у довгостроковій перспективі. Уявіть, що завдяки потужному PM-інструменту ваша команда економить пару годин щотижня. Помножте це число на погодинну ставку ваших співробітників і порахуйте рентабельність інвестицій - ви будете здивовані. Одна з компаній, що використовує Teamdeck, підрахувала, що вони заощаджують близько. $10k щомісяця завдяки переходу на спеціальний додаток для управління ресурсами - ви можете прочитати повну версію кейсу тут..

Шукаєте альтернативи електронним таблицям в управлінні проектами?

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]