Гнучке планування: 5 порад для менеджерів проектів

Ви коли-небудь відчували, що, починаючи новий проект, у вас уже все продумано? Я маю на увазі цілі, завдання, результати, команду та графік. Але потім несподівана зміна руйнує ваш ретельно підготовлений план.

Якщо це ваш випадок, не панікуйте. З цими Поради щодо гнучкого плануванняви можете скоригувати свої плани і бути готовими до змін. 

Перш ніж зануритися в цю тему, я хотів би розповісти вам, чому введення гнучкий підхід до управління проектами це так важливо.

Як ви можете отримати вигоду від гнучкого планування?

Гнучке планування дозволяє менеджерам планувати навантаження на команду та ресурси більш точно під час запуску декількох проектів. Часто існує багато змінних, які неможливо передбачити - особливо в розробка програмного забезпечення або агентство навколишнє середовище. Це може вплинути на ваше бюджет проектучасовий графік і, не в останню чергу, дедлайн. Гнучкий планування проектів та ресурсів не дозволяє менеджерам дотримуватися старих планів і дозволяє їм діяти відповідно до всіх непередбачуваних змін.

Шукаєте більше експертних порад щодо управління проектами? Ознайомтеся з нашими БЕЗКОШТОВНИЙ контрольний список для планування спринту Негайно!

Поради щодо гнучкого планування

1. Враховуйте зовнішні події

Оцінка зовнішніх залежностей дозволяє виявити речі, які ви не можете контролювати.

Два приклади зовнішніх впливів - це, звичайно, час і гроші, які ви зазвичай берете до уваги, коли оцінка проекту-а також такі події, як національні свята або лікарняні ваших співробітників.

Зіткнувшись із залежністю, яку ви не можете контролювати, намагайтеся контролювати її для досягнення найкращого результату. Наприклад, такі події, як національні свята - це те, що ви можете легко перевірити заздалегідь, як пропонує PMI згідно з переліком PMI:

• Знаходьте події, такі як національні свята або вихідні дні співробітників, що відбуваються протягом життєвого циклу проекту.
• Визначте групи співробітників, недоступних через подію (наприклад, якщо ви працюєте з віддаленими командами).
• Розрахуйте вплив події на прогрес вашого проєкту.
• Розрахуйте понаднормову роботу через втрату прогресу і включіть її в свої плани.

2. Виявити ризики та виклики

Нещодавно ми перерахували спільний проблеми управління ресурсами. Ось деякі з них:

• Визнання потрібних навичок для проекту.
• Узгодження доступності та спроможності команди з графіком проекту та управління робочим навантаженням.

Ви повинні мати можливість перерахувати всіх наявних працівників, а потім вибрати тих, які найкраще підходять для вашого проекту. Але що, якщо хтось із них захворіє або вирішить звільнитися? Чи є люди, здатні їх замінити? Якщо ні, чи є можливість найняти когось іншого, наприклад, фрілансера?

Знаючи свої обмеження, ви можете придумати різні сценарії і заздалегідь знайти для них рішення: :

• Створіть Діаграма RACI мати чіткий огляд обов'язків у вашій команді.
• Зробіть огляд усіх ваших співробітників, бажано із зазначенням навичок та посад.
• Складіть список співробітників, які зможуть взяти участь у проекті, якщо хтось із членів вашої команди стане недоступним.
• Розрахуйте вплив різних результатів на проект, команду та робоче навантаження.

Ви також можете створити структуру розбиття робіт (WBS), щоб перерахувати всі види діяльності в проекті, призначивши можливі ризики для кожного з них.

Ще один спосіб виявити потенційні ризики - проаналізувати історичні дані. Просто перегляньте свої минулі проєкти та вивчіть виклики, з якими ви стикалися. Потім оцініть, чи є ймовірність того, що вони можуть виникнути і в цьому проекті, і підготуйте відповіді.

3. Часто перевіряйте пріоритети клієнта

Готуючись до проекту, ви, ймовірно, створили план високого рівня, що включає цілі проекту та залежності.

Вам також слід планувати часті оновлення пріоритетів клієнта, щоб ви могли перевірити, чи немає потенційних змін у вашому графіку.

Таким чином ви переконаєтеся, що перебуваєте на одній хвилі з клієнтом і гарантуєте, що план відповідає його очікуванням.

4. Розробка альтернативних сценаріїв

Перегляд альтернативних сценаріїв дозволяє вам керувати проектом з більшою впевненістю.

По-перше, вивчіть критичний шлях вашого проекту, тобто розбивку всіх завдань і залежностей між ними. Знайдіть причинно-наслідкові залежності та завдання, які мають вирішальне значення для виконання проекту. Потім знайдіть завдання, які можуть бути "плаваючими", тобто зміни в їх виконанні не вплинуть на загальний успіх проекту і не порушать його графік. Багато інструментів управління проектами дозволяють позначати завдання, що полегшує відстеження критичного шляху.

Окресливши вимірювані дії та проміжні результати, а потім додавши плаваючі завдання, ви побачите, як можна змінювати порядок завдань або жонглювати ресурсами, якщо це необхідно.

5. Включіть у свій план зустрічі з командою та клієнтом

Часті зустрічі з командою та клієнтом допоможуть вам залишатися в курсі подій і виявляти ризики та проблеми в міру їх виникнення. Включіть ці зустрічі у свій план ще до початку проекту та повідомте команду і клієнта, коли і як вони відбудуться.

Які зустрічі варто включити?

Скрам-зустрічі Такі зустрічі, як щоденні, планування спринту, ретроспектива спринту та огляд спринту, покликані тримати вас в курсі прогресу проекту. Ці зустрічі також допомагають вам дізнатися про будь-які перешкоди, з якими стикається ваша команда, щоб ви могли вжити заходів і знайти рішення проблем.

Зустрічі з клієнтом дозволяють вам тримати його в курсі прогресу, а також отримувати від нього зворотній зв'язок, який ви можете врахувати одразу, замість того, щоб переробляти роботу пізніше.

Відстежуйте свій проєкт і за потреби коригуйте плани

Створення плану проекту заздалегідь не означає, що вам не доведеться переглядати його пізніше.

Гнучке планування означає, що ви можете мати план проекту високого рівня але й знають, як її коригувати, відстежувати ризики та виклики, а також покращувати, коли це необхідно.