Планування на високому рівні: Використання Teamdeck для успіху вашої команди

Кожного разу, коли ти оцінити новий проект і призначити на нього ресурси, ви створюєте план проєкту високого рівня. Планування високого рівня зосереджується на визначенні вимог і результатів проекту, а потім відстежує їх у часі. Воно відрізняється від детального плану проекту, який складається з усіх завдань, необхідних для завершення проекту. Можна сказати, що план високого рівня - це погляд менеджера на проект.

Наприклад, Jira - це чудовий інструмент планування проектів що дозволяє відстежувати кожне завдання в межах проєкту. TeamdeckTeamdeck, з іншого боку, допомагає вам керувати ресурсами всередині організації та призначати людей на проекти відповідно до їхньої доступності. Teamdeck - це програмне забезпечення для управління ресурсами з інструмент для відстеження часу команди, інструмент планування ресурсіві система управління відпустками особливості.

Що таке планування високого рівня?

Високорівневе планування означає управління цілями, залежностями та доступними ресурсами вашого проекту (планування ресурсів), разом із графіком і бюджетом. У ньому зазначено, що має бути зроблено, коли і ким, без деталізації конкретних завдань. Він дає чітке уявлення про обсяг робіт і необхідні ресурси, щоб ви могли приймати обґрунтовані рішення щодо оцінки та виконання проекту.

Високорівневе планування проектів тісно пов'язане з принципами гнучкого управління проектами, які стверджують, що менеджер проекту (PM) повинен контролювати процес, який можна описати як фасилітативний спосіб лідерства.

У цьому випадку "фасилітаційне лідерство" означає, що керівники проектів спрямовують свої команди у правильному напрямку, забезпечують належну комунікацію та проектний потік, водночас дозволяючи команді брати на себе відповідальність за проекти. Таким чином, керівники проектів можуть підвищити почуття причетності серед членів команди, що, як виявляється, робить їх більш продуктивними.

Створюючи план високого рівня, вам потрібно включити:

• Цілі - Таким чином, ви зможете вирішити, що потрібно для досягнення цілей вашого клієнта.
• Час - життєво важливо знати, скільки часу може зайняти реалізація проекту, і як терміни впливають на випуск проекту, наприклад, з точки зору маркетингу та бізнес-можливостей.
• Команда - знаючи цілі та терміни, ви знаєте, хто повинен працювати над вашим проектом, і можете дізнатися, чи зможуть вони працювати в задані терміни.

Таким чином, ви зосереджуєтесь на вимогах проекту, бізнес-цілях і ролях, необхідних для реалізації проекту, і на основі цього створюєте розклад і розподіляти ресурси до твого проекту.

Як реалізувати план високого рівня?

Ми вже перерахували, з чого повинен складатися план проекту високого рівня.

Тепер давайте оцінимо, як ви можете використовувати його для планування ресурсів, оцінки їхньої вартості та керування розкладом.

Як розподілити ресурси та оцінити їхню вартість

Вам потрібно оцінити цілі та обсяг вашого проекту, щоб вирішити, кого залучити до проекту. Скористайтеся початковим етапом, щоб краще зрозуміти проект і ролі, необхідні для його реалізації.

Коли справа доходить до розподілу ресурсів, перше, що потрібно зробити, це узгодити навички та досвід співробітників з вимогами вашого проекту. Склавши загальний план проекту, ви вже знайомі з цілями та результатами. Тепер залишилося лише скласти список співробітників, які відповідають критеріям проекту.

Розподіляючи ресурси, не забувайте включати не лише те, над чим вони зараз працюють (або майбутні проекти, на які вони вже призначені), але й те, над чим вони вже працюють:

• Наявність працівників, включаючи їхні часові пояси та графік роботи (повний робочий день, неповний робочий день, фрілансери).
• Інші завдання, пов'язані з роботою.
• Вихідні та національні свята.

Таким чином, ви знижуєте ймовірність того, що якісь несподівані події втрутяться у ваш проект з часом.

Оцінити доступність вашої команди набагато простіше, коли ви використовуєте інструменти планування високого рівня, такі як Teamdeck. Він постачається з графіком, за яким ви можете перевірити поточне робоче навантаження ваших співробітників.

Після того, як ви визначили членів вашої команди і підтвердили, що вони доступні на час проекту, оцініть бюджет разом з ними, використовуючи техніку оцінки на основі сюжетних точок, яку ми більш детально описали в цій статті про старт проекту.

Основні висновки: Використовуючи проектні плани високого рівня, ви можете визначити ресурси, необхідні для реалізації проекту, підтвердити їх наявність та оцінити бюджет проекту.

Як керувати своїм графіком у часі

Високорівневе планування - це не лише про початок проекту. Це також нагляд за вашим проектом протягом тривалого часу.

Одна з методик, яку ви можете використати, - це вирівнювання ресурсів. Це просто пристосування робочого навантаження до доступності ваших співробітників, щоб уникнути перевантаження (читайте про управління навантаженням). Однак вам слід остерігатися того, що це змінює шлях проекту, що призводить до затримок у розробці.

Щоб розподілити провисання більш рівномірно, можна скористатися технікою згладжування ресурсів. Відповідно до PMBOK® GuideЦе коригування "дій моделі розкладу таким чином, щоб потреба в ресурсах на проекті не перевищувала певних заздалегідь визначених ресурсних лімітів".

Основні висновки: Використання розкладу для моніторингу завантаженості вашої команди під час проекту дозволяє відстежувати, як змінюється доступність членів команди. Таким чином, ви зможете скоригувати їхній потужність та обсягу проекту, уникаючи недостатнього або надмірного бронювання, а також вигорання працівників.

Почніть керувати своїми ресурсами на високому рівні

Ми обговорили, що таке планування на високому рівні та як наявність розкладу допомагає для кращого управління командою. Використовуйте його, щоб мати кращий огляд можливостей ваших ресурсів та обсягу проекту.

Для того, щоб реалізувати проектний план високого рівня:

• Переконайтеся, що ви точно знаєте, про що проект, які його цілі, завдання та вимоги.
• Знайдіть найкращі ресурси для реалізації проекту.
• Використовуйте інструмент, який дозволяє перевірити, чи доступні потрібні вам ресурси.
• Відстежуйте завантаженість команди в часі, щоб виявити ресурси, на які припадає занадто багато або занадто мало роботи.

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]