Що найскладніше в роботі проектного менеджера? Жонглювання кількома завданнями? Управляти очікуваннями стейкхолдерів? Виходити зі складних ситуацій? Зрозуміло, що проектним менеджерам доводиться нелегко. Зрештою, кожен проект, за який вони беруться, відрізняється від інших.
Що ви отримаєте завдяки цій статті:
- найпоширеніші проблеми управління проектами на основі знань про ІТ-компанію
- корисну роль програмне забезпечення для управління ресурсами у вирішенні проблем управління проектами
- пропозиції рішень відповідно до завдань управління проектами
Звичайно, деякі проектні виклики майже неминучі, але до них можна підготуватися! Сьогодні ми обговоримо деякі типові проблеми в управлінні проектами та покажемо, як їх можна уникнути або вирішити.
Загальні проблеми управління проектами:
Нечіткі очікування
Тут ми говоримо про ваші очікування щодо членів команди та очікування стейкхолдерів щодо роботи команди. Хоча ці два випадки дещо відрізняються, ви можете використовувати схожі стратегії для вирішення обох проблем.
Коли мова йде про ваших клієнтів, переконайтеся, що ви розумієте основну бізнес-ціль, яка стоїть за проектом. Чого вони хочуть досягти? Як цей проект допоможе їм досягти цієї мети? Якщо у вас немає відповідей, це завжди викликає проблеми в управлінні проектом.
Не бійтеся ставити запитання і, як тільки ви будете готові підтвердити обсяг проектуобговоріть також очікування. Іноді навіть корисно чітко окреслити, що виходить за рамки роботи. Для того, щоб ваша команда зрозуміла очікування від проекту, ви також повинні заохочувати їх ставити запитання і чітко пояснювати причини, що стоять за тими чи іншими завданнями. Пам'ятайте, що члени вашої команди також повинні досконало розуміти бізнес-цілі проекту.
Недостатні ресурси
Проблеми з ресурсами в проектах можуть мати серйозні наслідки. Зрештою, вам потрібні компетентні люди, щоб втілити ваш проект у життя. Проблеми тут можуть початися ще на етапі планування проекту, коли ви хочете зібрати команду.
Якщо ваша компанія не використовує календар ресурсів Для того, щоб керувати всіма співробітниками, вам може бути дуже складно визначити відповідні ресурси для приєднання до проектної команди. В ідеалі, ви хотіли б мати можливість шукати, наприклад, конкретні навички в кадровому резерві вашої компанії. Звичайно, ви також повинні переконатися, що люди, яких ви хочете бачити у своїй команді, будуть доступні для роботи в певний часовий проміжок.
Знову ж таки, саме тут календар ресурсів є дуже зручним. Маючи уявлення про можливості ваших ресурсів (читайте більше про планування ресурсного потенціалу), а доступність є життєво важливим елементом управління ризиками. Якщо, наприклад, один з членів вашої команди стає недоступним через непередбачувані обставини, ви зможете швидше знайти йому заміну.
Ефективне прогнозування ресурсів також має важливе значення, якщо ви хочете уникнути дефіциту ресурсів. Ви впевнені, що у вас достатньо людей для реалізації проекту?
Прочитайте, як це зробити використовувати історичні дані проекту для прогнозування людських ресурсів.
Неточні оцінки
Безумовно, оцінка проектів є складним елементом управління проектами та ресурсамиі оцінки рідко бувають надзвичайно точними. Однак це не означає, що ви повинні просто опустити руки і змиритися з тим, що прогнози вашої команди будуть далекими від дійсності. Є речі, які ви можете зробити, щоб схилити шальки терезів на свою користь:
- Зберіть усі вимоги перед початком оцінки. Обговоріть їх із зацікавленими сторонами, щоб переконатися, що ви та ваша команда повністю розумієте їхню природу та потенційні залежності.
- Попросіть експертів (наприклад, розробників програмного забезпечення, спеціалістів із забезпечення якості тощо) взяти участь в оцінюванні. Їхній внесок буде дуже цінним і допоможе вам отримати більш точні оцінки.
- Використовуйте перевірену методику оцінки проекту. Тут ви можете дізнатися більше про оцінювати проєкти за допомогою Planning Poker та сюжетних балів.
Повзучість масштабу
Якщо запитати менеджерів проектів про проблеми в управлінні проектами, то, швидше за все, на першому місці в їхніх списках з'явиться проблема повзучого розширення обсягу робіт. Це досить поширене явище, яке трапляється, коли обсяг проекту неконтрольовано зростає. Це може бути викликано погано визначеним обсягом проекту, тиском з боку зовнішніх і внутрішніх зацікавлених сторін або відсутністю визначеного процесу управління змінами.
На щастя, як керівник проекту, ви маєте кілька стратегій, щоб керувати розширенням обсягу робіт або навіть запобігти цьому в першу чергу. Все починається з добре підготовленого обсягу робіт. Ефективний управління обсягом проекту дуже допоможе вам: визначивши та затвердивши всі вимоги до проекту, ви зможете з більшою впевненістю оцінити його обсяг.
Що робити, якщо ви відчуваєте, що обсяг вашого проекту вийшов з-під контролю? Ви знайдете кілька корисних порад у нашому посібнику повзучість масштабу в управлінні проектами.
Погана комунікація
Навіть у - скажімо так - управління маркетинговими проектами індустрії або просто компаній, що спеціалізуються на комунікаціях, важко уникнути непорозумінь, слабкого лідерства та поганої комунікації.
Керівники проектів повинні ефективно спілкуватися з членами своєї команди, а також з клієнтами, іншими зацікавленими сторонами і навіть власними менеджерами. Кожна з цих сторін може вимагати різного стилю комунікації та різних каналів зв'язку. Вкрай важливо, щоб керівник проекту розробив план комунікації і поділився ним з усіма залученими сторонами.
Визначте канали комунікації, встановіть деякі правила щодо оновлення проекту (наприклад звіти про стан проекту), і, що важливо, уникати неефективні зустрічі! Це допоможе підтримувати потрібний рівень прозорість проекту і уникати комунікаційних проблем у ваших проектах.
Через глобальну пандемію багато команд перейшли на віддалену роботу, і комунікація може стати проблемою навіть для тих компаній, які до цього моменту добре з нею справлялися. Навіть маючи чудовий камера для зум-зустрічей може бути недостатньо. Це стосується і вашої команди? Прочитайте нашу статтю в блозі, щоб дізнатися більше про кращі практики дистанційної комунікації.
Планування конфліктів
Зрозуміло, що такі проблеми в управлінні проектами можуть швидко зірвати весь проект. Коли ваша компанія відповідає лише за один проект за раз, може здатися, що простіше уникати конфліктів у плануванні проекту.
Проте, якщо ви не скоординуєте свої проектні бронювання з доступністю ресурсів, ви можете зіткнутися з неприємностями. Що робити, якщо виявиться, що один з ключових членів вашої проектної команди запланував 2-тижневу відпустку, а ви не врахували це при плануванні термінів?
Коли на кону кілька проектів, уникнути конфліктів у розкладі може бути ще складніше, але можливо. Найважливіше - дати всім менеджерам проектів можливість бачити графік кожного проекту та наявність ресурсів.
Маючи під рукою таку інформацію, проблеми з плануванням стають менш імовірними. Ви можете використовувати онлайн планувальник календаря планувати кілька проектів без конфліктів.
Невизначеність щодо прогресу проекту
Кожен проектний менеджер повинен мати можливість відстежувати статус проекту. Це має кілька переваг: ви можете тримати руку на пульсі бюджету, перевіряти завантаженість вашої команди та потенційно визначати сфери для вдосконалення. Наприклад, менеджери маркетингових проектів можуть використовувати Інструмент для SEO з програмне забезпечення для планування ресурсів аналізувати ефективність роботи співробітників і виявляти прогалини в їхній діяльності. Знаючи, де що знаходиться, ви можете приймати рішення щодо управління проєктами на основі даних. Ви також можете швидше реагувати, коли щось йде не за планом.
Існує багато різних способів, за допомогою яких ви можете виміряти стан вашого проекту. Ми рекомендуємо відстежувати наступні метрики:
- Швидкість горіння - Перевірка того, як швидко витрачається бюджет, є цінною для менеджерів проектів, оскільки ви можете швидко перевірити, чи проект рухається в правильному напрямку.
- Розрахунки та фактичні дані - порівняння розрахункових годин з фактичним часом, зареєстрованим вашими працівниками, є чудовим методом раннього виявлення потенційних проблем.
- Використання ресурсів - дозволяє оцінити завантаженість членів вашої команди. Ви побачите, хто має занадто багато справ і ризикує бути перевантаженим. Ви також дізнаєтесь, хто може взяти на себе більше завдань.
Невідповідний набір інструментів
Інструменти планування проектів покликані допомогти вам і вашій команді успішно реалізовувати проекти. Однак, щоб це сталося, ви повинні використовувати правильні інструменти для вашого бізнесу. Інакше ви можете витратити багато часу на ознайомлення співробітників з додатками, які не мають відчутного впливу на їхню роботу.
Уявіть ситуацію, коли деякі люди з вашої проектної команди проводять час у дорозі, наприклад, подорожуючи до клієнта. Якщо ви попросите їх відстежувати час за допомогою програмного забезпечення для управління проектами, яке не має мобільної версії, це буде дуже незручно. Більше того, їхні табелі обліку робочого часу, швидше за все, будуть не зовсім точними, оскільки вони заповнюватимуть їх заднім числом.
Перш ніж ви вирішите додати новий додаток до інструментарію вашої команди, почніть з переліку ваших потреб. Потім перевірте, чи відповідає їм даний інструмент. Чи інтегрується він з іншими інструментами, які використовує ваша команда? Чи можна його налаштувати відповідно до процесів вашої компанії? Використання інструментів, які підтримують робочий процес вашої команди, полегшить життя команді та менеджеру проекту.
Навіть якщо ви маєте великий навчання з управління проектами чи значного професійного досвіду, описані вище проблеми можуть легко вставити палиці в колеса і негативно вплинути на ваш проект. Як керівнику проекту, корисно знати, як запобігти або подолати їхні наслідки.
Ця публікація в блозі є відправною точкою: ми окреслили деякі загальні виклики в управлінні проектами, але все одно варто прочитати більше про кожну конкретну тему. Ми сподіваємося, що посилання, які ми вказали біля кожного з вищезгаданих викликів, допоможуть вам надалі розвивати свої навички управління проектами.
