У цьому блозі ми зібрали кілька прийомів, які допоможуть стратегічно вибрати найважливіші завдання. Для початку поговоримо про визначення пріоритетів проекту в цілому.
Про що дізнаються наші читачі:
- Визначення пріоритетності завдань вимагає знання кількох стратегій
- Корисну роль у цьому відіграє програмне забезпечення для управління ресурсами
В якості Керівник проектуваша головна мета - успішно завершити проект. Зазвичай це означає завершення проекту вчасно, в рамках бюджету та з усіма необхідними функціями та можливостями. Для того, щоб досягти цієї мети, вам потрібно створити розумний графік для вашої команди і виконувати різні завдання по порядку. До яких з них ваша команда повинна приступити в першу чергу? Які з них найважливіші? Розставляти пріоритети неминуче, але ви можете або зробити це успішно, або ризикувати затримками чи конфліктами ресурсів.
Що означає визначення пріоритетності завдань?
Чи знайома вам фраза "про все по порядку"? Вірите чи ні, але це добре пояснює процес визначення пріоритетів.
Потрібно визначити "першочергові" речі: найважливіші завдання, найнагальніші справи і т.д., а потім виконати їх в першу чергу.
По суті, все, що вам потрібно зробити, це визначити, яке завдання є найважливішим. Може здатися, що це легше сказати, ніж зробити. Проте, насправді, ви можете скористатися описаними нижче методами і зробити цей вибір з упевненістю.
Перш ніж почати розставляти пріоритети для завдань...
...переконайтеся, що ви маєте повне уявлення про те, що насправді потрібно зробити для реалізації проекту. Вкрай важливо визначити і контролювати обсяг проекту, настільки, що ми навіть присвятили цілу статтю в блозі цьому питанню управління обсягом проекту.
Після того, як ви зібрали вимоги до проекту та узгодили обсяг робіт з різними зацікавленими сторонами, ви можете записати всі завдання, які необхідно виконати. Зберіть їх у документі або у вашому інструмент планування проектів. На цьому етапі ви можете розділити їх на різні категорії (наприклад, за фазами проекту), а пізніше визначити пріоритетність завдань у цих групах.
Не забувайте тримати членів своєї команди в курсі подій:
- вони повинні повністю розуміти цілі вашого проекту, а також те, чого хочуть досягти різні зацікавлені сторони з точки зору бізнесу,
- вони повинні знати обсяг проекту, а також перелік завдань ще до того, як почнуть працювати над проектом. Це корисно принаймні з двох причин. По-перше, це допомагає вам сприяти прозорість проекту з самого початку. По-друге, члени вашої команди, маючи досвід у своїх сферах діяльності, можуть допомогти вам визначити пріоритети в роботі або надати цінну інформацію.
Окрім цілей проекту та його обсягу, члени команди також повинні знати про залежності між завданнями та можливі обмеження. Ця інформація стане в нагоді, коли ви почнете працювати над розкладом проекту та порядком виконання завдань.
Як визначити пріоритетність завдань? Найпопулярніші стратегії визначення пріоритетів
Відрізнити високопріоритетне завдання від завдання, яке майже не має значення, може бути просто. Однак впорядкувати завдання з однаковим рівнем пріоритету може виявитися набагато складніше. Проте ви повинні запропонувати певний порядок, якщо хочете, щоб завдання проекту були виконані.
На щастя, є кілька технік, які дозволяють успішно розставляти пріоритети в роботі менеджера проектів. Давайте розглянемо деякі з них, одну за одною.
Матриця Ейзенхауера
Це одна з найпопулярніших стратегій для вибору найважливіших справ, на яких варто зосередитися. Все, що вам потрібно зробити, це розділити всі завдання на чотири групи залежно від їхньої важливості та терміновості:
- Терміново і важливо
- Не терміново і не важливо
- Термінове і неважливе
- Не терміново і не важливо.
Лише поглянувши на свою матрицю Ейзенхауера, ви побачите, якими завданнями слід зайнятися в першу чергу (терміновими і важливими), а на яких зосередитися пізніше (не терміновими і не важливими).
А як щодо інших двох груп? Як правило, групу 3 можна делегувати, а група 4 складається із завдань, які ви можете легко викреслити зі свого списку справ.
Дещо по-іншому це виглядає в налаштуваннях проекту, де у вас не обов'язково є можливість делегувати або вилучати робочі елементи. Однак, навіть просто усвідомлення того, що певне завдання не є критично важливим, може допомогти вам знайти для нього місце в розкладі вашої проектної команди.
Метод MoSCoW
Цей метод, знову ж таки, вимагає групування потенційних завдань. Ви будете використовувати категорії, пов'язані з незамінністю того чи іншого завдання в проекті..:
- Must-have
- Треба було
- Могли б.
- Не буде...
Хоча це корисна техніка для визначення пріоритетності завдань, вона може бути ще більш корисною як частина процесу управління обсягом робіт. Ви можете попросити зацікавлені сторони позначити вимоги до проекту відповідно до цих чотирьох груп. Ви побачите, де їхні пріоритети.
Оцініть потенційну цінність
Кожен, хто коли-небудь працював в управлінні проектами, напевно, знає про принцип Парето. Згідно з ним, 80% наслідків виникають з 20% причин. Іншими словами, 20% завдань можуть принести 80% переваг проекту.
Ваша мета? Визначити ці 20% завдань. Для цього ви можете спробувати уявити, яку цінність можна створити, виконавши кожне завдання. Таким чином, ви зможете відрізнити основну роботу від другорядної.
Що, якщо вони не будуть виконані?
Ви також можете спробувати протилежний підхід до оцінки цінності: подумайте, що станеться, якщо ваша команда не виконає певне завдання. Здебільшого ви зможете виявити пункти, які просто необхідно виконати, інакше проект не буде успішним. Це ваші першочергові завдання.
Поміркуйте, як ви ставитеся до цих завдань
Визначаючи пріоритетність завдань проекту, намагайтеся усвідомлювати, як ви ставитеся до них особисто. У вас може виникнути спокуса позначити щось як низькопріоритетне, тому що ви просто не хочете над ним працювати. Ваша команда також може зволікати з виконанням завдань, які є важливими, але не надто захоплюючими. Як менеджер проекту, ви повинні враховувати їхні почуття та очікування, але при цьому об'єктивно оцінювати завдання.
Не забувайте про залежності та обмеження
Який би з цих методів ви не обрали, звертайте увагу на завдання, що мають інші залежності. Можливо, у вас є завдання, від виконання яких залежать інші пункти. Розставте їх відповідно до пріоритетів.
Те саме стосується проектних обмежень (наприклад, брак ресурсів). Якщо ви очікуєте, що на якісь із ваших завдань вплинуть ці обмеження десь внизу часової шкали проекту, ви можете запланувати їх на час, коли вони з більшою ймовірністю будуть виконані (наприклад, зараз).
Визначте пріоритети як група
Ваша команда може бути дуже корисною у визначенні пріоритетів для різних завдань проекту. Atlassian опублікував рецепт групової вправи з визначення пріоритетів як частину свого Правила гри для команди. Ви можете перевірити це тут..
Визначення пріоритетності завдань проекту: прийміть зміни
В управлінні проектами зміни неминучі. Це стосується і пріоритетів - вони також можуть змінюватися. Хороша ідея полягає в тому, щоб регулярно переглядати список пріоритетних завдань і оцінювати, чи є цей порядок все ще доречним. Не забувайте повідомляти своїй команді, коли щось змінюється: вони повинні знати, що відбулася зміна пріоритетів.
І ще одне: хоча ви маєте бути готовими до змін, це не означає, що ви повинні просто прийняти їх без жодних запитань. Ваш обов'язок - з'ясувати причини будь-яких серйозних змін у проекті. Чому? По-перше, ви завжди повинні бути в курсі поточних бізнес-цілей. По-друге, зміна пріоритетів може бути попереджувальною ознакою розростання масштабу (несподіваного/неконтрольованого зростання обсягу проекту).
Ось він: список методів, які ви можете використовувати для визначення пріоритетів проектних завдань. Що робити, коли ви закінчили визначати пріоритети? Ви повинні зафіксувати ці рішення: зазвичай у вашому інструменті управління проектами є поле для "пріоритету завдання".
Ви також можете відстежувати результати ваших зусиль з визначення пріоритетів у вашій команді календар ресурсів. Деякі інструменти управління ресурсами (включаючи Teamdeck) дозволяють вам позначати відстежуваний час (і бронювання) тегами "високопріоритетний" або "низькопріоритетний". Якщо ваша команда використовує мітки в табелі обліку робочого часу, ви можете створити звіт і проаналізувати, скільки часу вони витрачають на найважливіші завдання. Чи витрачають вони багато часу на несуттєву роботу? Це ваш сигнал, щоб щось з цим зробити.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
