Популяризація віддаленої роботи поставила багато питань щодо управління віддаленою командою, особливо коли вона міжнародна. Така система роботи вимагає абсолютно нового підходу та інструментів, а також розстановки пріоритетів. У сьогоднішній статті ми представимо 10 порад щодо управління віддаленою командою, яка працює з різних країн.
Вірус = віддалені працівники
Covid-19 змінив спосіб роботи багатьох компаній. Люди в закритих офісних будівлях збільшували ризик поширення вірусу, тому керівництву довелося шукати рішення. Ним виявилася віддалена робота. Звісно, віддалена робота не була винайдена разом з пандемією, але тільки зараз компанії почали впроваджувати цю модель у таких масштабах. Деякі компанії вже мали досвід роботи з домашнім офісом. З іншого боку, для інших організацій це був абсолютно новий виклик, який вимагав повного перегляду існуючих моделей управління.
Взаємні вигоди від управління віддаленими працівниками
Дистанційна робота відкриває як нові можливості, так і нові проблемиале добре продумана система дистанційної трансформації може дати вашій компанії великі переваги. Тим більше, що на даний момент можливість працювати віддалено є дуже важливим критерієм конкурентоспроможності організації на ринку. Згідно зі звітом Growmotely, аж 971TP3% опитаних працівників не хочуть повертатися в офіс на повний робочий день. Це показує, наскільки важливо мати можливість хоча б частково використовувати домашній офіс.
Крім того, для роботодавця віддалена робота також означає багато переваг, які варто взяти до уваги. По-перше - менші витрати на управління компанією. Просто той факт, що коли ваша команда працює з дому, вам не потрібно орендувати такий великий офіс. Деякі компанії взагалі відмовилися від офісу. Адже витрати на оренду такого простору дуже високі.
По-друге, працівники менш схильні до відсутності. Коли вони погано себе почувають, але ще не дуже хворі, вони часто вважають за краще не брати вихідний, а працювати з ліжка. Крім того, часто їм легше припинити роботу на годину-дві, коли їм потрібно виконати якесь доручення, тоді як якби вони працювали вдома, то, ймовірно, взяли б вихідний. Стенфордське дослідження також виявили, що працівники, які можуть працювати з дому, 22% більш продуктивні.. 32,21% опитаних менеджерів з персоналу підтвердили, що продуктивність віддалених працівників зросла.
Шукаєте більше експертних порад щодо управління проектами? Ознайомтеся з нашими БЕЗКОШТОВНИЙ контрольний список для планування спринту Негайно!
Виберіть модель, яка найкраще підходить для вас
Звичайно, моделі віддаленої роботи не є уніфікованими і залежать від потреб та специфіки вашого бізнесу. Безумовно, технологічним та міжнародним компаніям простіше відправити працівників у домашній офіс, ніж бізнесам, що базуються на ручній праці. Подивіться на свою організацію і вирішіть, яка форма найкраще підходить для вас: повністю віддалена чи, можливо, гібридна? Або ж залиште вибір за вашими працівниками - зрештою, вони знають, де їм найкраще працювати. Яку б модель ви не обрали, цей посібник допоможе вам в управлінні віддаленою командою.
1. Чітка організаційна структура
Однією з найбільших змін для працівників, які працюють віддалено, є комунікація. В офісі завжди легко запитати колегу за сусіднім столом, до кого звернутися з конкретним питанням або чи не перебуває хтось у відпустці чи на відпочинку. При віддаленій роботі пошук такої інформації може забирати багато часу, особливо у великій або середній компанії. Тому важливо використовувати систему, яка полегшить цей процес.
Наприклад, функція Користувацькі поля з Teamdeck (програмне забезпечення для управління ресурсами), може допомогти вам згрупувати працівників за відділами, до яких вони належать, та за навичками, які вони мають. Це дуже корисно при призначенні людей на проекти та створенні звітів. Це також полегшує розуміння того, хто за що відповідає в компанії.
2. Точно визначені завдання та чіткі очікування
Чітко визначені завдання та очікування є основою роботи в цілому. Однак у віддаленому режимі це стає чимось вирішальним. Важко описати, скільки розчарувань, непорозумінь і затримок може спричинити відсутність чітко визначеного обсягу роботи. Ось чому так важливо, щоб ваші співробітники точно знали, що ви від них вимагаєте, що вони повинні зробити і який у них дедлайн. Використовуйте шаффл-панель, яка оновлюється в режимі реального часу. Таким чином, кожен співробітник отримає конкретні завдання в спринті. Вони точно знатимуть, в чому полягають їхні обов'язки і коли ви очікуєте від них завершення певного етапу. Ваш обов'язок як керівника - забезпечити прозорість і відкритість.
3. Автономія команди та працівників
Працюючи віддалено, ви повинні очікувати, що втратите певний контроль. Ви не маєте можливості постійно перевіряти, чим займаються ваші співробітники. Дуже важливо наймати людей, які вміють керувати власним часом і цілями. Незалежність і довіра мають важливе значення при управлінні міжнародною командою, яка працює не в офісі. Звісно, це не означає, що працівників слід залишити на самоті, і ви втратите розуміння того, як просувається робота над проектом.
Ви повинні надати своїй команді максимальну підтримку та детальну інформацію про завдання, які вони мають виконати. Відстежувати ключові етапи важливих проектів також дуже важливо, щоб знати, що відбувається в компанії і чи все йде за планом. Однак, якщо ви намагатиметеся постійно контролювати кожен елемент роботи вашої команди, ви не досягнете бажаних результатів. Ви витрачатимете багато часу на перевірку того, чи всі роблять те, що повинні. Ваші співробітники відчуватимуть розчарування та контроль, а їхня внутрішня мотивація знизиться, оскільки вони не відчуватимуть відповідальності за власну роботу.
4. Знання про доступність вашої команди
В офісі ви завжди можете запитати когось: "У вас є час на коротку зустріч?". Або просто зайти і представити свій кейс за 5 хвилин. Коли команда працює віддалено, справа значно ускладнюється. Особливо, коли у вас працює багато людей по всьому світу і ви не можете контролювати їхній час протягом цілого дня, тижня чи місяця. Це також дуже важливо, якщо ви наймаєте людей, які працюють в різних часових поясах або неповний робочий день.
У такій ситуації управління доступністю стає ще складнішим. Щоб ваш бізнес працював безперебійно, вам потрібно знати про доступність вашої команди. Це допоможе вам спланувати свій календар якнайоптимальніше. І тут наш інструмент також стане вам у пригоді. У календарі Teamdeck ви знайдете Доступність функцію.
Кожен співробітник може заповнити свій графік доступності в будь-який час, що полегшує планування змін і зустрічей. Ви також можете додати повторювану доступність замість того, щоб визначати її день за днем.
При управлінні віддаленою командою, що працює з різних країн, також дуже важливо враховувати місцеві свята. Саме тут на допомогу прийде Організаційні підрозділи стає в нагоді. Вона дозволяє згрупувати вашу команду за місцезнаходженням і призначити їм відповідні банківські свята. Таким чином, коли ви захочете запланувати зустріч або завдання для свого співробітника, календар буде враховувати країну, в якій він перебуває, і місцеві свята, які там діють.
5. Тайм-менеджмент та моніторинг робочого графіку
Управління часом проекту - Ви коли-небудь чули таке? Ви не можете постійно запитувати кожного члена команди: "Ти вже зробив це?", "Коли ти це зробиш?", "Чи вкладемося ми в дедлайн?". Навіть коли ви працюєте на стаціонарній роботі, це було б абсолютно неефективно, не кажучи вже про те, що ви наймаєте багато людей по всьому світу! Вам потрібно мати систему для управління проектами та робочими графіками.
Коли ви зберете всі завдання і графіки довгострокових проектів на чіткій панелі, вам буде набагато простіше перевіряти, чи все йде за планом, і ви зможете втручатися тільки тоді, коли це буде потрібно. Таке програмне забезпечення для управління ресурсами проекту економить величезну кількість часу. Це також гарантує, що ви нічого не пропустите, адже автоматизований інструмент запам'ятає важливі для вас речі!
6. Використовуйте пульт дистанційного керування програмне забезпечення для управління проектними командами
Ця порада також важлива, коли ви працюєте в офісі, але коли ви працюєте віддалено, вона стає вирішальною, оскільки у вас просто немає інших варіантів. Ви не можете контролювати все, що відбувається у вашому бізнесі, без сучасного управління та інструменти комунікації. Впровадження їх у ваш бізнес вже навіть не є питанням вибору - без них ви просто не зможете працювати на щоденній основі.
Працюючи віддалено, дуже важливо покращити комунікацію між членами команди. В офісі часто достатньо електронної пошти, адже за кожною дрібницею можна просто підійти до іншого столу. Коли працівники залишаються вдома, електронна пошта не є найкращим рішенням, оскільки вона не є зручною для постійного, швидкого та оперативного спілкування. Для швидкого обміну інформацією між людьми скористайтеся сервісом миттєвих повідомлень, наприклад, Slack або Skype. Коли ви працюєте в міжнародній компанії, особисті зустрічі - справжня рідкість, тому вам потрібен зручний інструмент для онлайн-зустрічей. Zoom, Google Meets або Microsoft Teams чудово впораються з цим завданням. Як ми вже згадували, також надзвичайно важливо керувати роботою вашої команди. Призначати завдання, перевіряти прогрес у проєктах, встановлювати віхи та терміни, створювати звіти, керувати календарем та відпустками. Перевірте, які інструменти пропонують вам Teamdeck, Asana або Jira.
7. Виховання почуття командної роботи та приналежності
Важко підтримувати відчуття приналежності до команди, коли ти навіть не бачиш своїх колег. Відчуття відчуженості та самотності є одним з найбільших недоліків віддаленої роботи та великим викликом для роботодавців. Само собою зрозуміло, наскільки важливо для працівників та їхньої мотивації відчувати себе частиною команди. Ми писали трохи більше про це в ця стаття. Тож як правильно подбати про тімбілдінг, керуючи віддаленою командою, що працює з різних країн?
Ну, для початку вам потрібно зосередитися на тому, що ви маєте в своєму розпорядженні щодня, а саме на онлайн-спілкуванні. Дуже допомагає, якщо кожен день хоча б на короткий час вся команда має дзвінок про стан справ.. У ньому ви можете обговорювати поточну роботу і прогрес, а також запитувати, як у всіх справи і як вони себе почувають. Це допомагає створити відчуття, що ви регулярно на зв'язку. Також корисно мати Зустрічі 1:1не лише зі своїм керівником, а й з іншими людьми в компанії. Ви можете впровадити систему, яка об'єднує співробітників у випадкові пари та організовує півгодинну зустріч, де вони зможуть краще познайомитися один з одним.
Регулярні зустрічі з усією компанією також дуже важливі, де ви можете обговорити основні зміни та досягнення. Чати та канали, наприклад, на Slack, також дозволяють вам бути в курсі того, що відбувається з іншими людьми в компанії. Також чудовою ідеєю є проведення різноманітних заходів для співробітників, таких як онлайн-спорт або книжковий клуб. Якщо є можливість, варто також організувати тімбілдинговий захід, щоб співробітники могли зустрітися особисто. Знайомство з колегами в такий спосіб полегшить подальшу побудову стосунків, навіть якщо вони відбуватимуться лише онлайн.
8. Забезпечення прозорості та інформування команди
Є одна річ, яка може бути як прокляттям, так і благословенням для кожного менеджера. Плітки. В офісі іноді достатньо сказати щось кільком людям, і за мить про це знають усі. І це не обов'язково має стосуватися поганих чи складних тем, а й ідей для розвитку, організації заходів, приєднання нових людей до команди та інших актуальних тем. Однак управління віддаленою командою вимагає від вас набагато більшої пильності щодо того, чи знають співробітники все, що вони повинні знати.
В офісі ви просто обговорюєте справи за обідом або біля кавомашини. Коли ваші співробітники вдома, ви несете відповідальність за те, щоб бути прозорими і тримати їх в курсі всіх важливих подій. Іноді для цього потрібно звикнути і змінити свої попередні звички. Вам, безумовно, доведеться частіше писати електронні листи всій команді та користуватися спільним чатом. Однак ви можете бути впевнені, що інформування команди про те, що відбувається в компанії, дуже допоможе вам в управлінні. Набагато комфортніше працювати з людьми, які знають про все, що відбувається. Крім того, співробітники також будуть відчувати себе частиною компанії і будуть більше цікавитися її справами.
9. Створити цілісну корпоративну айдентику, цінності та культуру компанії
Коли всі співробітники знаходяться на відстані, в різних країнах і культурних контекстах, важко підтримувати відчуття спільності всередині компанії. Тож подбайте про те, щоб ваша компанія мала власну індивідуальність та ідентичність. Створіть цілісну комунікацію для вашої компанії. Визначте, що для неї важливо, які її цінності, яка її місія. Нехай ваші співробітники відчують, що вони належать до місця, яке має свій власний характер. Важливо, щоб кожен відчував себе комфортно в компанії, тому запитайте своїх співробітників, що вони думають про політику компанії. Можливо, у них є якісь пропозиції або ідеї? Це дуже цінно. Особливо, коли ви працюєте віддалено, ви повинні залучати співробітників до формування компанії і давати їм відчуття, що їхній голос важливий. Приналежність до групи та організації підвищує почуття приналежності та мотивацію.
10. Забезпечити відмінний процес адаптації
Коли ваша команда працює в офісі, онбордінг, як правило, проходить за схожою схемою. Під час зустрічі з новим співробітником ви розповідаєте йому трохи про компанію і про те, над чим ви працюєте. Однак правда полягає в тому, що більшу частину ключової інформації про свої завдання, процеси, робочий процес і все, що дійсно має значення, працівник отримує від своїх колег, розпитуючи їх про те, що його турбує. При віддаленій роботі такої можливості немає. Працівника одразу закидають новими обов'язками. Складніше попросити поради, бо вони не завжди одразу знають, до кого звернутися. Деякі речі також важче пояснити онлайн. Хоча, звичайно, майже все можна зробити онлайн, і підтримка команди дуже важлива. Щоб новому співробітнику було якомога легше акліматизуватися, дуже важливим є відмінний процес онбордингу.
Організуйте зустрічі з іншими членами команди, які познайомлять нову людину з різними аспектами роботи компанії. Ви також можете провести сесію запитань і відповідей з віддаленими членами команди, які не лише дадуть відповіді на запитання, але й розкажуть про деякі аспекти. Спробуйте провести онлайн-курс, наприклад, на платформі електронного навчання. Таким чином, новий співробітник завжди зможе повернутися до будь-якого уроку, поки не відчує себе впевнено на новому робочому місці.
Управління віддаленою командою, яка працює з різних країн, є великим викликом. Оптимізація такої робочої моделі вимагатиме від вас нового підходу та певних змін. Однак ви можете бути впевнені, що якщо застосуєте наведені вище поради, то швидко помітите покращення в управлінні вашою віддаленою командою.
