Чи вважаєте ви себе зайнятим менеджером?
Якщо так, то який опис вам більше підходить?
Сподіваємося, ви бачите, що ці два способи пояснення терміну "зайнятий" мають дуже різні конотації. Швидше за все, як менеджер, ви часто будете зайнятим у тому сенсі, що у вас буде багато справ. У вас будуть цілі та пріоритети, а ваша команда буде звертатися до вас за порадою. Однак, бути завжди зайнятим - це те, чого ви точно можете уникнути, якщо будете успішним керівником. стратегії управління часом.
У цій статті ми поділимося порадами з тайм-менеджменту. Деякі з них відносно легко застосувати, а інші вимагатимуть від вас серйозної переоцінки ваших робочих звичок. Однак ми впевнені, що вміння ефективно керувати своїм часом варте зусиль.
Ми наполегливо рекомендуємо почати працювати над своїм тайм-менеджментом з аналізу своїх робочих звичок. Чому ви зайняті? Можливо, ви щодня годинами сидите на зустрічах? Або ви часто переключаєтесь, намагаючись вирішити нові завдання та проблеми, щойно вони з'являються? Спробуйте оцінити, як ви працюєте, і визначити потенційні сфери для вдосконалення.
Як підходити до такого аналізу? Якщо ваша компанія використовує програмне забезпечення для відстеження робочого часу співробітниківви можете покладатися на історичні дані. В іншому випадку, виділіть кілька днів на те, щоб записувати, що ви робите і скільки часу на це витрачаєте. Ви також можете спробувати помітити червоні прапорці: стрес, негативні відгуки від команди, нездатність вчасно виконати важливі завдання. Ми все ще намагатимемося переконати вас правильно відстежувати час (див. підказку #7), але короткі нотатки можуть стати гарним початком для розуміння того, чому ви так зайняті.
Чи можете ви перерахувати основні цілі, які ви хочете досягти цього тижня/місяця/кварталу? Чи можете ви сказати, якій загальній меті сприяє ваше поточне завдання? Щоб бути продуктивним менеджером, ви повинні мати чіткі цілі, узгоджені з цілями компанії та команди. Витративши пару днів на розробку цілей для своєї команди і для себе, ви заощадите багато часу в довгостроковій перспективі. Вам буде легше залишатися зосередженим і мотивованим, коли ви знаєте, що працюєте над досягненням конкретної, вимірюваної мети. Крім того, ви зможете успішно уникати марнотратства часу - діяльності, яка може здаватися невідкладною, але насправді не має нічого спільного з успіхом вашої команди.
Тепер, коли ви визначили цілі, вам слід окреслити та визначити пріоритетність завдань, які приведуть вас до них. Будучи менеджером, ви, ймовірно, будете працювати лише над деякими завданнями, тому постарайтеся вибрати ті з них, які дійсно потребують вашої експертизи. Якщо ви хочете дізнатися більше про методи визначення пріоритетів, перегляньте наш посібник визначення пріоритетності завдань проекту.
Оскільки ми говоримо про пріоритети та тайм-менеджмент, вкрай важливо пам'ятати, що вам потрібно дотримуватися своїх пріоритетів. Ризикуючи здатися занудою, скажу, що не варто працювати над чимось лише тому, що це захоплююче!
Давайте розглянемо такий сценарій: уявіть, що ви - топ-менеджер у креативному агентстві. Ви почали ваша кар'єра UX-дизайнераі ви все ще цінуєте відчуття потоку під час роботи над фреймворками. Ваша поточна робота вимагає від вас переглядати всі творчі пропозиції, зроблені вашим агентством, і працювати з командою UX-фахівців та ілюстраторів. Ви вірите, що вони чудово виконують свою роботу, але вам все одно подобається час від часу втручатися і брати на себе частину роботи над дизайном. Такий тип поведінки - це ознака мікроменеджментуале це також може бути жахливо для вашої продуктивності.
Ми не намагаємося сказати, що ви повинні присвячувати свої дні рутинним завданням - в ідеалі, ви будете в захваті від своїх основних управлінських обов'язків. Головне - не зупинятися на досягнутому і на крок наближатися до поставлених цілей. Однак, якщо ви відчуваєте розчарування у своїх поточних обов'язках і хочете спробувати себе в іншій сфері кар'єрний шлях в інших технологіяхце може бути знаком для вас, щоб уважніше придивитися до цієї потреби.
Нові листи у вашій поштовій скриньці, сповіщення у Slack, співробітники, які заходять до вашого офісу зі словами "можна вас на хвилинку?". - Ми впевнені, що більшість менеджерів можуть перерахувати безліч потенційних перешкод, які трапляються протягом робочого дня. Як керівник, ви, ймовірно, не зможете уникнути всіх відволікаючих чинників, але ви можете керувати ними більш ефективно. Встановіть певні правила, як для себе, так і для своєї команди. Наприклад, ви можете вирішити перевіряти електронну пошту лише двічі на день і обробляти всі термінові листи негайно, замість того, щоб "позначати" їх і залишати на потім. Інша ідея полягає в тому, щоб запланувати у своєму календарі період "не переривати". Це може творити чудеса з вашою продуктивністю, якщо ви присвячуєте його цілеспрямованій роботі.
Деякі люди найкраще працюють, слухаючи музику в звуконепроникних навушниках. Інші цінують невеликі ритуали на початку сеансу зосередженої роботи - наприклад, заварювання зеленого чаю. Чи можете ви визначити речі та обставини, які підтримують вашу зосередженість? Знання того, що приводить вас у стан потоку, надзвичайно допоможе в управлінні часом, якщо ви також будете дотримуватися наступної поради.
Як тільки ви зрозумієте, що сприяє вашій продуктивності, скористайтеся цим. Якщо ви найбільш продуктивні до полудня, виділіть часовий блок, присвячений глибокій роботі. Якщо у другій половині робочого дня вам важко даються творчі завдання, заплануйте їх на ранок. Знання своєї продуктивності та вміння використовувати її з максимальною користю - це основа відмінного тайм-менеджменту.
Ми багато говорили про аналіз ваших робочих звичок і патернів продуктивності. Чи знаєте ви, що допоможе вам їх помітити? Відстеження часу. Звісно, ми не говоримо про табелі обліку робочого часу, які ви підписуєте наприкінці тижня чи місяця, щоб дотримуватися інструкцій вашої організації. Вони часто не приносять користі для вимірювання чого-небудь. Але якщо ви заповнюєте свій табель в режимі реального часу за допомогою надійного додаток для відстеження часуви можете багато чому навчитися з цих даних. Ви побачите, як ви витрачаєте свій час на роботі: скільки часу йде на поточні завдання, управління командою чи потенційні відволікаючі фактори. Маючи ці знання під рукою, ви можете оптимізувати роботу: охопити ефективне управління зустрічамиспробувати різні методи управління часомі пересувайте події у своєму календарі.
Додаткова перевага: якщо ви використовуєте тайм-трекінг для всієї команди, ви також можете отримати більше інформації про продуктивність ваших співробітників і відстежувати хід виконання їхніх проектів. Дізнайтеся більше про управління табелем обліку робочого часу.
Шукаючи шляхи оптимізації свого графіка, не варто забувати про свою команду. Звісно, вам все одно знадобиться час, щоб поспілкуватися з ними, дати їм зворотній зв'язок і допомогти їм професійно зростати. Щоб не забувати про них і не планувати їх у неоптимальний час, варто заздалегідь призначити час для індивідуальних зустрічей. Зв'язок і спілкування з командою важливі з багатьох причин, але одна з них безпосередньо пов'язана з тайм-менеджментом. Знаючи більше про сильні та слабкі сторони свого колеги по команді, ви будете краще розуміти, кому варто делегувати ту чи іншу задачу.
Що відбувається з вашим календарем, коли у вас "порожній" день? Швидше за все, люди починають планувати зустрічі, мозкові штурми, співбесіди з потенційними працівниками тощо. Звичайно, іноді ви просто зобов'язані взяти участь у зустрічі, але ви можете зробити це на своїх умовах. Використовуйте свій онлайн-календар, щоб заблокувати час, який ви вже знаєте, що присвятите певній діяльності, наприклад, вашим цілеспрямованим робочим сесіям. Це не означає, що ви повинні блокувати всі свої дні тільки тому, що не хочете, щоб вас турбували зустрічі або інші запити. Як ми вже говорили, ви не зможете уникнути їх раз і назавжди. Що ви точно можете зробити, так це внести до календаря найважливіші справи і залишити час для інших.
Цілі окреслені? Завдання розставлені за пріоритетами? Чудово! Тепер час подбати про те, щоб у вас і ваших колег по команді було достатньо роботи протягом дня. Підтримка оптимального використання ресурсів критично важливо: ви не хочете перевантажувати своїх співробітників (або себе), але вам також потрібно уникати неповного використання.
Як це впливає на ваш тайм-менеджмент? Як менеджер, ви повинні бути готові делегувати деякі завдання своїм колегам по команді. Коли ви не впевнені в їхньому робочому навантаженні, ви можете ненавмисно створити додатковий тиск на когось, хто і так має багато роботи.
Можливо, ви запитаєте себе: як мені відстежувати завантаженість і використання моєї робочої сили? Йдеться не про те, щоб заглядати працівникам глибоко в очі в пошуках ознак втоми. A планувальник ресурсів як Teamdeck дає вам надійний спосіб відстежувати графіки людей та оптимізувати їх для підвищення продуктивності. Ви також зможете контролювати свій власний графік і, якщо побачите, що він стає напруженим, зможете заздалегідь делегувати завдання своїй команді.
Інструменти планування ресурсів, такі як Teamdeck, дають вам змогу бачити робоче навантаження, графіки роботи та відпустки вашої команди. Звучить як гарне рішення для вашої команди? Напишіть нам і запланувати демонстрацію продукту з Джоанною.
Перевтома жахливо впливає на ваше самопочуття і може негативно позначитися на особистому житті. Заклопотані менеджери також гірше справляються зі своєю роботою - управлінням командами. Дослідження ("Дослідження: Коли менеджери перевантажені роботою, вони ставляться до працівників менш справедливо", 2018) показує, що "керівники з більшим (порівняно з меншим) робочим навантаженням надавали пріоритет основним технічним завданням, ставлячись до працівників несправедливо, і, як наслідок, працівники з меншою ймовірністю повідомляли, що вони діють несправедливо".
Звичайно, ви не хочете бути таким менеджером. Скористайтеся нашим списком порад з тайм-менеджменту і виберіть кілька пунктів, які вам найбільше до вподоби. А потім попрацюйте над їх впровадженням протягом наступних кількох тижнів. Швидше за все, незабаром ви побачите реальну різницю. Щасти вам!
Одне з найскладніших завдань для власників бізнесу та менеджерів з управління ресурсами - це планування змін. Планування того, хто, коли і над чим має працювати, виходячи з особистих уподобань і...
Як розробник програмного забезпечення, ми протестували багато, можливо, найкращих програм для керування часом. У сфері ІТ та програмного забезпечення, яка має переважно бізнес-клієнтів зі США та Великобританії, ми звикли працювати з абсолютно...
