Ми протестували кілька популярних методів тайм-менеджменту (чи справді вони працюють?)

Тут, у блозі Teamdeck, ми зазвичай обговорюємо бізнес-стратегії, зокрема стратегії управління часомдля більш ефективного управління проектами та ресурсами. Їхній успіх часто залежить від уміння керувати своїм часом на роботі. Саме тому ми вирішили провести тижневий тест: попросити трьох людей спробувати деякі популярні техніки тайм-менеджменту та описати результати. У нашому експерименті більше змінних, оскільки всі троє мають різні форми зайнятості (повна зайнятість, часткова зайнятість і фріланс). Крім того, ми всі маємо дещо різні завдання в нашій повсякденній роботі, про що ви прочитаєте нижче. 

Для того, щоб зробити його корисним і для нас, ми намагалися знайти методи, які, на нашу думку, будуть ефективними. Зрештою, ми хотіли стати більш продуктивними. Ми обрали три різні техніки тайм-менеджменту:

• Глибока робота (Аня, творець контенту, фрілансер)
• Pomodoro (Джоанна, спеціаліст з клієнтського успіху, неповний робочий день)
• Використання пікових годин роботи (Адріанна, менеджер з розвитку, штатний працівник)

Протягом усього експерименту ми вели щоденники, щоб зафіксувати наші враження від цих методів тайм-менеджменту. Ось наші історії:

Аню.
Творець контенту
Фрілансер

Техніка тайм-менеджменту, яку я перевірила: Глибока робота (за матеріалами Кела Ньюпорта книга)

Головне приміщення:

У своїй книзі Кел Ньюпорт описує кілька підходів, в тому числі і той, при якому ви повністю виключаєте так звану дрібну роботу. Оскільки моя роль вимагає від мене щоденного виконання великої кількості дрібних завдань, я вирішив дотримуватися ритмічної філософії планування глибокої роботи. По суті, я буду планувати два безперервних блоки глибокої роботи щодня, а в проміжках між ними працюватиму над дрібними завданнями. 

Мої глибокі робочі тайм-слоти триватимуть від 90 до 120 хвилин. Протягом цього часу я працюватиму лише над виділеним завданням. Мій телефон і сповіщення в месенджерах будуть вимкнені, і я питиму свіжу воду, щоб не було спокуси вийти з-за столу. 

Очікування:

Я з нетерпінням чекаю на можливість спробувати метод глибинної роботи. Ви коли-небудь бачили гіфки "розсіяного цуценяти" (наприклад цей.)? Я таке цуценя. Мій найбільший виклик на роботі - залишатися зосередженим на поставленому завданні, не намагатися робити багато справ одночасно і не перевіряти те, що мені не потрібно робити ще тиждень або близько того.

Автор техніки глибинної роботи описує її так здатність зосередитися, не відволікаючись, на когнітивно складному завданні. Це звучить трохи занадто добре, щоб бути правдою для мого розсіяного "я", але, в той же час, це чудова мета, до якої варто прагнути. 

День перший:

Моїм першим спостереженням щодо моїх сесій глибокої роботи було те, що вони здаються дуже короткими. 3 години супер-сфокусованої роботи на день звучать не так вже й вражаюче. Однак результати цих 180 хвилин були більш ніж задовільними: Я багато чого досягла!

Я дуже швидко помітила, що найефективнішою для мене є глибока робота, коли у мене є одне завдання, яке не вимагає жодного перебування в Інтернеті. Написання посту в блозі, що було моїм основним завданням на один із сьогоднішніх блоків, пройшло чудово. Дослідження статті, з іншого боку, було трохи більш неструктурованим. Важко сказати, коли ти все ще досліджуєш тему, а коли просто читаєш цікаву статтю, яка більш-менш відповідає темі. 

День другий:

Спираючись на досвід попереднього дня, я вирішив присвятити обидві свої сьогоднішні глибокі робочі сесії старому доброму письму. Жодного телефону, жодних соціальних мереж, жодного інтернету (окрім мого найдорожчого друга - тезауруса).
Ого, як швидко все пройшло! Я зробив набагато більше, ніж очікував. Розумієте, зазвичай я дуже налаштована на свій настрій, коли пишу, і при найменших ознаках втоми роблю перерву. Здається, це хороша тактика, тому що я не хочу, щоб якість мого письма знизилася. Однак під час глибокої роботи я відчувала себе більш рішуче налаштованою на те, щоб витримати до кінця сесії. 

Говорячи про ознаки втоми, найочевидніша для мене - це коли я починаю зациклюватися на одному реченні чи заголовку, а потім намагаюся вдосконалити його кілька разів, не помічаючи жодного ефекту. Я усвідомлював, що таке мисленнєве зациклення насправді може відволікати мене від глибокого фокусу. Сьогодні, замість того, щоб намагатися знайти рішення, я б просто зробив помітку "треба покращити" і рухався далі. Це зробило все набагато продуктивнішим. 

День третій:

Перша сесія була присвячена письменницькій майстерності, тож вона здавалася знайомою і пройшла чудово. 

Мені довелося виконати кілька доручень в обідню перерву, тож я зміг розпочати свою другу глибоку робочу сесію лише близько 16:30. Я був трохи втомлений: доручення виснажили мене + я з'їв бургер на обід, що не найкраща ідея, якщо ви не плануєте спати після цього, але подивимось!

Сьогоднішня друга сесія була присвячена створенню макетів електронних книг в InDesign. Я вважаю, що створення таких речей самостійно приносить мені велике задоволення, тому я намагаюся вчитися і ставати більш досвідченим у використанні інструментів Adobe. Виявилося, що мій мейкерський ентузіазм повністю подолав післяобідній спад, і я навіть провів більше часу в режимі глибокої роботи, ніж планував спочатку.

До речі, я використовую вбудований таймер iPhone, щоб встановлювати будильники для своїх глибоких робочих сесій.

День 4:

Перша сесія була чудовою (вичитування статей, які я мав розіслати своїм клієнтам), але я закінчив завдання задовго до позначки 90 хвилин. Мені не хотілося одразу братися за зовсім інше завдання, тому я вирішив просто продовжити другу сесію і зробити її тривалістю 105 хвилин. 

Тепер я повністю усвідомлюю цінність того, щоб не відволікатися під час глибоких робочих сесій. Сьогоднішні дрібні робочі завдання (відповіді на електронні листи, сортування деяких документів, створення простого банера для групи у Facebook) зайняли у мене набагато більше часу, ніж потрібно, тому що я не приділяв належної уваги рівню концентрації уваги. Можливо, було б непогано встановити ліміт часу і для дрібних робочих завдань?

День п'ятий: 

Знову я боровся з якоюсь дрібною роботою, яка захопила мене на самому початку дня. Примітка для себе: Мені потрібно пройти через першу глибоку робочу сесію дня, перш ніж перевіряти свою поштову скриньку. 

Крім цього, я не відчув жодних змін, хоча сьогодні п'ятниця і я очікував, що буду відчувати себе трохи більш лінивим, ніж у першій половині тижня. Ні, цього не сталося - мені подобається, що глибока робота вимагає, щоб ви виконували одні й ті ж кроки незалежно від дня, часу і місця. Це дійсно підтримує продуктивність.

Остаточні враження:

Мені дуже сподобалася ця техніка тайм-менеджменту. Глибока робота дозволила мені зробити все, що я запланував на тиждень, не розтягуючи робочі дні. Навіть навпаки - у мене було більше вільного часу, ніж зазвичай. Суворе правило "не відволікатися" дозволило мені виконати деякі складні завдання за набагато коротший час, ніж зазвичай. 

Я планую продовжити експерименти з глибокою роботою: можливо, додати третю щоденну сесію або зробити їх тривалістю 2 години? Єдиним моїм недоліком було те, що під час поверхневої роботи я повністю поверталася до своїх старих відволікаючих способів. Мені обов'язково треба над цим попрацювати. 

Я не впевнений, що цю техніку буде легко впровадити людям, які працюють в команді, але я можу сміливо рекомендувати її фрілансерам, які контролюють свій щоденний графік. 

Джоанна.
Спеціаліст по роботі з клієнтами
Працівник на неповний робочий день

Техніка тайм-менеджменту, яку я перевірила: Помодоро (розроблено Франческо Чірілло наприкінці 1980-х)

Головне приміщення: Я працюватиму над обраними завданнями 25 хвилин (це один помодоро) без перерв, потім зроблю 5-хвилинну перерву. Після 4 помодоро я зроблю довшу перерву, а потім почну спочатку. 

Очікування: 

У коледжі я навчався безперервно протягом 45 хвилин і робив 5-хвилинні перерви між заняттями. Думаю, це буде схоже. 

Я з нетерпінням чекаю на можливість спробувати цю техніку. Єдине, про що я хвилююся, - це те, що буде важко розділити мої завдання на 25-хвилинні часові блоки. Взаємодія з клієнтами є моїм найвищим пріоритетом, тому я не хочу відмовлятися від неї через фіксований графік Pomodoro. 

День перший:

Я трохи заплутався - ведення щоденника про метод вважається перервою чи ні? Це моя довга (25 хвилин) перерва, і я вирішила використати її для того, щоб поділитися своїми першими враженнями. Звичайно, це не проблема самої методики, а скоріше мого планування. 

Так чи інакше, 25-хвилинні робочі сесії важко узгодити зі щоденними стендапами чи дзвінками з Адріанною. Жоден з цих регулярних дзвінків не триває повних 25 хвилин, і я намагаюся знайти завдання для решти цього помодоро. 

Додаток, який я використовую для визначення часу моїх сеансів помодоро, має звук цокання, що допомагає мені зосередитися. Однак, з іншого боку, він занадто тихий, щоб приглушити шум офісних розмов, до того ж, він погано поєднується з музикою.

Я відчуваю, що працюю швидше, бо хочу встигнути до кінця 25-хвилинного помодоро. По суті, я кидаю собі виклик. 

Мій список справ редагувався кілька разів, тому що я недооцінював тривалість певного завдання. Мені довелося додати ще 3 помодоро, щоб закінчити те, що я спочатку оцінив за 25 хвилин.

Це трохи напружує, коли я знаю, що мені потрібно лише 2 хвилини, щоб виконати завдання, але мій таймер показує, що у мене є лише 11 секунд. До речі, сьогодні я пропустила одну перерву, бо помилково запланувала на цей час дзвінок від клієнта.

День 2

Сьогодні я вирішила адаптувати техніку Помодоро до свого способу роботи. Я скоротив довгі перерви до 15 хвилин. Складаючи список справ на сьогодні, я врахував їхню пріоритетність, а також заплановані зустрічі. Крім того, я записав запланований час початку та закінчення біля кожного завдання:

10:00 - 10:25 - ЩОДНЯ
10:30 - 10:55 - надсилання повідомлень у LinkedIn про нашу кампанію Product Hunt

Додаток, який я використовую (Focus Keeper), має фіксовану тривалість перерв (у безкоштовній версії), тому я використовую його лише для того, щоб відміряти час помодоро, а не для перерв. Я також відмовився від звуку цокання. Я набагато менш тривожний, ніж вчора, і все ще працюю дуже ефективно. Прослуховування музики допомагає мені зосередитися. Сьогодні я жодного разу не відволікався на офісні розмови!

 Загалом, додаток знаходиться в полі мого зору, і я використовую його, щоб визначити час своїх помодоро, але знання того, що я повинен закінчити сесію рівно об 11:30, робить все менш абстрактним. Мені навіть вдалося запланувати повну клієнтську демонстрацію в ідеалі протягом одного помодоро. 

Я створюю список справ на 4 помодороги одночасно. Після тривалої перерви я планую наступні 4 сесії. Так я більш гнучкий, і мій список потребує менше редагувань.

І ще одне - час летить, коли він розділений на 25-хвилинні відрізки!

День третій:

Pomodoro не такий вже й чудовий, коли трапляються несподіванки: відключення інтернету посеред сесії або нові веганські закуски в офісі, які потрібно негайно спробувати, або коли 6 людей проводять стендап-зустріч поруч з вашим столом. 

День четвертий:

Ніякого 4-го дня - я працюю неповний робочий день, пам'ятаєте?

День п'ятий:

Сьогодні мені не вдалося витримати робочий ритм 25-5-25. Частково через скасовану зустріч, а частково через термінові 10-хвилинні завдання. 

Я вважаю, що 25 хвилин - це занадто короткий робочий період для мене. Перерва більше дратувала б, ніж ні. Я легко входжу в стан потоку, і коли я в ньому перебуваю, я швидше закінчую завдання. В середньому я працюю 5 годин на день і відчуваю, що мені не потрібні часті довгі перерви. Я спробував зробити 25-хвилинну перерву, але, чесно кажучи, мені здалося, що це марна трата часу. Мені потрібна лише одна довша перерва на робочий день, щоб перекусити.

Час для славослів'я Помодоро:
Створення списку справ - це чудово і допомагає мені виконувати їх, не переносячи завдання на наступний день.

Остаточні враження:

Доброго:

• Поділ роботи на 25-хвилинні сесії робить завдання та виклики менш страшними та більш засвоюваними. Це також добре для тих завдань, які ви продовжуєте відкладати на наступний раз. На мою думку, корисно підлаштувати життєвий цикл Pomodoro під свої можливості. Для мене 25-хвилинна перерва була трохи виснажливою: коли у мене був хороший потік, було шкода зупинятися. 
• Мені подобалося те, що мій список пріоритетних справ завжди був у мене перед очима. Коли з'являлася демо-версія клієнта або незапланована зустріч, я міг повернутися до свого списку і не хвилюватися, що щось забуду. 
• Помодоро обмежує хаос, це чудово!

Поганий:

• Коли ви вимикаєте сповіщення Slack на 25 хвилин, ви пропускаєте багато офісних розваг або дійсно важливих речей, таких як прихід постачальника сендвічів. Важко втриматись від бажання миттєво відповісти "ха-ха". 
• Ви повинні бути гнучкими та розсудливими щодо пріоритетів. Pomodoro вчить вас дбайливо ставитися до своїх завдань, але ви повинні знати, коли зупинити сесію, коли відбувається щось термінове (наприклад, вашій команді потрібна допомога). 
•  Початковий стрес - перший день з Pomodoro змусив мене трохи хвилюватися. Тиск часу і таймер, що цокав, одночасно мотивували і напружували. Ви повинні пам'ятати, що це не кінець світу, коли завдання займає у вас 28 хвилин замість запланованих 25. 

І остання думка: ця техніка тайм-менеджменту найкраще працює, коли ваші колеги по команді знають, що ви її дотримуєтесь. Як тільки вони зрозуміють, що ви хочете, скажімо, вмістити щоденний стендап в один помодоро, вони будуть менш схильні затягувати його. І хто знає, можливо, вони також отримають підвищення продуктивності!

Адріана.
Менеджер з розвитку
Працівник на повний робочий день

Техніка тайм-менеджменту, яку я перевірила: Години пікової енергії

Головне приміщення: Я намагатимусь знайти години пікової енергії (час, коли я найбільш продуктивний) і використовуватиму їх для виконання основної частини роботи. 

Очікування: 

Чого я очікую? Знайти час, коли я найбільш продуктивний, щоб краще планувати свою роботу. Постійна робота з 9 ранку до 5 вечора не дає багато можливостей у цій сфері. Це буде щось нове, тому я з нетерпінням чекаю цього!

День перший:

Мені вдалося прокинутися о 5 ранку, увімкнути Slack і почати писати звіт. Перші три години були надзвичайно продуктивними, без перерв, мені сподобалось. 

У мене був запланований дзвінок на 17:00, тому я зробив довшу перерву в середині дня (я не хотів працювати більше 12 годин). Перерва виявилася великою невдачею. Оскільки вона збіглася зі стандартним робочим часом команди, я отримав безліч повідомлень і запитань, а також мав переглянути деякі візуальні ресурси. Деякі завдання я залишив на пізні вечірні робочі сесії, тож мій загальний робочий час за день становитиме понад 10 годин. 

Оновлення: ввечері я був настільки втомлений, що зміг попрацювати лише годину. Треба буде перевірити, чи пізні вечори можуть бути моїм піком енергії пізніше цього тижня.

День другий:

Я все ще відчував втому від попереднього дня, але мені вдалося прокинутися рано і попрацювати. Пізньої вечірньої сесії не було, тому що я витратив занадто багато часу на роботу вдень. 

День 3 і 4:

Я змінив режим: Я дотримувався ранкових сесій, але починав їх трохи пізніше (близько 8-ї). Я працював до 13:00, а потім лише відповідав на повідомлення в Slack. Цього разу я зміг спробувати пізні вечірні сесії, і це було дійсно продуктивно. 

Загалом, я думаю, що це питання комунікації. Коли ваша команда працює з 8 до 4, вам потрібно бути хоча б частково доступним. Якщо вам дійсно потрібно зосередитися на виконанні конкретного завдання, я наполегливо рекомендую цей метод, але спочатку повідомте своїй команді і підготуйте їх, що ви не будете доступні з X до Y.

День п'ятий:

П'ятий день був дещо складнішим, мені довелося бути присутнім і задіяним у звичайний робочий час з 8 до 4, у мене було заплановано кілька зустрічей, і я не міг їх пропустити. Це також показало мені, наскільки гнучким я повинен бути на роботі і як я можу пристосувати години моєї пікової енергії до офісного розкладу. 

Останні враження:

Я щаслива, що змогла знайти свій особистий час піку продуктивності (це було моєю метою на початку). Я пробувала різні години: як рано вранці, так і пізно ввечері. 

Години мого піку енергії? На світанку (за винятком 10-хвилинної фази заперечення після будильника).

Недоліком є те, що такий підхід не найкраще підходить для роботи з командою. Як Growth Manager, я маю бути доступним для прийняття рішень або відповідей на запитання команди розробників.