Ефективна віддалена командна комунікація

Виклики ефективної віддаленої командної комунікації

Які перші виклики, пов'язані з дистанційним спілкуванням, спадають вам на думку? Можливо, ви думаєте про часові пояси та складність синхронізації. А може, вас турбують проблеми з ненадійним інтернет-з'єднанням. Ці побоювання небезпідставні, але проблеми, описані нижче, часто виявляються серйознішими, навіть якщо їх не так легко передбачити або помітити.

Відсутність видимості - 1-а причина зниження ефективності віддаленої командної комунікації

Відсутність видимості, яка може бути складною для віддалених команд, проявляється на кількох рівнях:

• Хто вільний?
  Коли ви не бачите свою команду віч-на-віч, важко зрозуміти, хто на роботі, а хто у відпустці. Все ще складніше для працівники з неповною зайнятістю та фрілансери які, як правило, працюють віддалено. Крім того, багато віддалених працівників працюють за гнучким графіком, поєднуючи робочі обов'язки з особистими справами.

• Як дізнатися, чи є вони в наявності?
  Існує два шляхи вирішення цієї проблеми: По-перше, запровадити відсутність процесу відстеження і місце, де ваша команда зможе бачити, хто доступний, а хто ні в певний день. Потім попросіть членів вашої команди повідомити про свою поточну доступність, наприклад, за допомогою статусів у Slack: коротких повідомлень на кшталт "на зустрічі" або "пішов на обід" буде достатньо.
• Хто над чим працює?
  "Я не знаю, чи ви та людина, до якої варто звертатися з питанням про цей проект, але ось, будь ласка" - в ідеалі, ви хотіли б виключити здогадки з вашого комунікація в команді. Якщо у вашій команді менше, ніж 25 членів, відносно легко запам'ятати, хто над чим працює. Якщо ваша команда більша, все стає набагато складніше. Знову ж таки, ви можете використовувати онлайн-простір де ваші колеги по команді можуть перевірити, хто в якому проекті бере участь.

Календар ресурсів Teamdeck - це єдине джерело істини щодо доступності та завантаженості вашої команди. Ви можете бачити, хто призначений на який проект, хто у відпустці, а хто потужність ліворуч (якщо ви шукаєте людей, які можуть приєднатися до вашого проекту). 

• Хто повинен про це знати?
  Ефективна комунікація означає, що потрібні люди отримують потрібні повідомлення в потрібний час. Щоб це було так, ваші віддалені співробітники повинні знати, хто повинен бути в курсі різних подій. Запишіть кілька простих правил на кшталт: "Джейн Доу, яка керує нашим веб-сайтом, повинна знати про нові віхи у ваших проектах, щоб вона могла публікувати оновлення".

Відсутність контексту - 2-га причина зниження ефективності віддаленої командної комунікації

Спілкуючись з кимось, хто працює віддалено, ви не маєте контексту, який забезпечує безпосереднє спілкування. По суті, ви не бачите мови тіла, здебільшого не знаєте, чим ця людина займалася останнім часом, який у неї настрій тощо. Розглянемо такий приклад: ви отримуєте дуже коротке повідомлення від одного з ваших колег з проханням поділитися певною інформацією. Спочатку ви можете подумати: "Ця людина злиться на мене? Роздратована? Я ж не зробив нічого поганого". Ви бачите, як це може призвести до непорозуміння або навіть конфлікту. Ось чому це життєво важливо:

• Надавайте контекст, коли звертаєтесь до колег по команді з якихось питань. Замість того, щоб писати "Надішліть мені статистику останньої кампанії якомога швидше", скажіть: "У мене за годину несподівана зустріч з XYZ. Чи можеш ти надіслати мені статистику останньої кампанії, щоб я міг показати її під час зустрічі?". Більше контексту = менше непорозумінь.
• Використовуйте відеозв'язок. Коли ви не впевнені в контексті і хвилюєтеся, що з'ясування ситуації може зайняти багато часу, просто скажіть "Давайте швидко зідзвонимося і обговоримо це". Швидше за все, вам вдасться прояснити ситуацію швидше.

Складність залишатися на зв'язку

Люди, які працюють у віддалених командах, повинні докладати свідомих зусиль, щоб залишатися на зв'язку. Досить легко обмежити спілкування короткими повідомленнями в Slack або електронною поштою, особливо якщо ролі людей незалежні або вони працюють в різних часових поясах. Як лідер команди, ви можете сприяти командному духу, заохочуючи регулярні відеодзвінки, тімбілдингові заходиабо навіть чат-канал, присвячений розміщенню мемів (ви можете переглянути ідеї для інших каналів, що сприяють зміцненню культури тут.). 

Мало можливостей для зустрічей 1:1

Цей пункт трохи складний. Ви можете подумати: чому так мало можливостей для зустрічей 1:1? Зрештою, люди можуть спілкуватися приватно, коли захочуть: багато комунікаційних інструментів, якими користуються віддалені команди, дозволяють вести приватні розмови.

Це справедливо для чатів між співробітниками, але про прямі звіти 1:1 між керівником і підлеглими можна швидко забути, якщо ви не бачитеся з командою щодня. З іншого боку, у вас може з'явитися хибне відчуття безпеки, якщо ви регулярно спілкуєтеся зі своєю командоювсі виглядають щасливими, немає сенсу в додаткових зустрічах 1:1. Тільки так, незалежно від того, наскільки добре ваша команда почувається.

Звісно, ця проблема стосується не лише віддалених команд. Члени команди, які працюють в офісі, також можуть мати менше шансів зустрітися зі своїм керівником, ніж їм потрібно. Однак, коли мова йде про віддалених працівників, ви повинні переконатися, що вони мають можливість час від часу спілкуватися з вами. Ви можете запланувати фіксований час для таких зустрічей або регулярно нагадувати працівникам, щоб вони вибрали час для 1:1. Таким чином, ви зможете краще підтримувати зв'язок зі своїми розподіленими працівниками, а також побудувати довіру з командою.