Зі зростанням популярності політики безлімітної відпустки та гнучкого робочого графіку здається, що дні відстеження відвідуваності співробітників скоро минуть, принаймні в деяких галузях.
Проте я стверджую, що відстеження відсутності є ключовим процесом для компаній, які хочуть підтримувати прозорий графік роботи команди та збалансований навантаження на команду. Просто увага зосереджується не стільки на контролі за людьми, скільки на тому, щоб оптимально спланувати роботу.
Що ви отримаєте з цієї статті?
- 4 рішення, як програмне забезпечення для планування ресурсів допомагає відстежувати відсутність
- як правильно вибрати система управління відпустками працівників
- як керувати відвідуваністю співробітників
- чому Teamdeck - програмне забезпечення для управління ресурсами - обрано як основне програмне забезпечення для відстеження відсутності
У цьому тексті описані ключові кроки, які потрібно зробити, щоб побудувати процес відстеження відсутності працівників, який легко підтримувати. Цей підхід вимагає від вас використання цифрових інструментів, щоб ваша команда могла співпрацювати з вами. Електронна таблиця - це можливий вибір, але вона має менше можливостей, ніж спеціальна програма програмне забезпечення для управління ресурсамиДодатки для управління відсутністю часто оснащені функціями звітування або робочим процесом запитів на відпустку.
Давайте пройдемося по основних етапах впровадження управління відпустками у вашій компанії. Кожен пункт буде супроводжуватися короткою інструкцією про те, як Teamdeck може бути корисним тут.
Створіть політику відпусток
Це необхідний крок у створенні будь-яких процесів, пов'язаних з відгулами. Можливо, ви вже створили набір правил, які добре працюють у вашій команді. У такому разі можна переходити до наступного пункту.
Якщо ваша політика відпусток ще не створена або перебуває в процесі розробки, обов'язково врахуйте ці аспекти:
- Типи відсутності працівників (лікарняний, творча відпустка, декретна відпустка тощо),
- Компенсація за типом відпустки (які види відсутності компенсуються?),
- Кількість днів оплачуваної відпустки на одного працівника (чи змінюється вона з часом?),
- Мінімальне попереднє повідомлення при запиті відпустки.
Коли ви закінчите складати правила, поставте собі такі запитання:
- Чи стосується ваша політика працівників з неповною зайнятістю та/або фрілансерів?
- Чи є це великою культурною зміною для працівників? Чи варто проводити консультації в команді?
- Чи покриває ваш поліс менш поширені випадки? Наприклад, що станеться, якщо хтось не "використає" всі належні йому дні відпустки протягом року?
Ваша політика щодо відпусток має бути чітко доведена до відома існуючих співробітників і стати частиною вступного інструктажу для нових працівників.
Як Teamdeck може допомогти з відстеженням відсутності?
Як адміністратор організації, ви можете вибирати з безлічі завантажених типів відсутності або додавати свої власні. Типи відсутностей можна налаштовувати: ви можете редагувати їхні назви, призначати кольорові коди та вказувати, оплачуються вони чи ні. Тепер, коли вашим співробітникам потрібно подати запит на відпустку, їм просто потрібно вибрати тип зі списку.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Спростіть процес обробки запитів на відгул, щоб покращити відстеження відсутності
Підніміть руку, якщо ви коли-небудь були частиною довгого ланцюжка електронних листів, намагаючись отримати вихідний. Я впевнений, що більшість з вас так робили. Це неефективно і розчаровує як працівників, так і керівників.
Ось чому необхідно спланувати та впровадити робочий процес запиту на відгул. В ідеалі, ви хочете усунути необхідність ходити туди-сюди. Ви можете зробити це, використовуючи форми запитів на відпустку, які включають всі деталі, необхідні для прийняття рішення. Те ж саме стосується і відповіді керівника: незалежно від того, чи було схвалено запит, чи відхилено, працівника потрібно повідомити про це якомога швидше.
Як Teamdeck може допомогти з відстеженням відсутності?
Відбувається процес запиту та затвердження відпустки в додатку, Таким чином, ви уникнете потенційного комунікаційного хаосу. Працівники можуть подати запит на відпустку, натиснувши на обрану дату та заповнивши коротку форму.
Менеджери отримують запит одразу ж і можуть негайно на нього відреагувати. Як тільки новий запит на відпустку схвалюється, календар команди оновлюється відповідним чином.
Зробіть відсутність видимою для ключових членів команди
Цей пункт можна було б назвати "зробіть відсутніх видимими для всіх членів команди", але це залежить від вашої політики прозорості на робочому місці. Хоча цілком зрозуміло, що не всім членам команди потрібен доступ до календарів відсутності інших, цього не можна сказати про менеджерів проектів, керівників команд або розробників нового бізнесу. Той, хто займається плануванням проектів (або залученням нових - отже, відділ продажів), повинен мати можливість бачити, хто доступний для роботи. Інакше справжня спроможність команди буде невідомою, що може призвести до серйозних помилок у плануванні.
Прозорий командний календар також підвищує щоденну ефективність: людям не потрібно перепитувати, щоб дізнатися, чи працює хтось у їхній команді в цей день, чи ні.
Як Teamdeck може допомогти з відстеженням відсутності?
Основна функція Teamdeck - це потужний командний календар, де ви можете бачити доступність кожного, завдання та табелі обліку робочого часу. Люди, які пішли у відпустку, можуть бути швидко помічені.
Ви також можете не хвилюватися, призначаючи більш тривалі робочі завдання членам своєї команди. Вихідні дні будуть автоматично пропущені (якщо ви не вкажете інше), так само як і банківські свята.
Підсумуйте дані
Якщо ви не дотримуєтеся політики необмеженої відпустки, вам потрібен спосіб збирати дані про відстежувані відсутності та порівнювати їх з відпускними кожного співробітника. Це може бути проста електронна таблиця, або ви можете узагальнювати дані безпосередньо в обраному вами інструменті управління ресурсами. Переконайтеся, що ви розрізняєте різні типи відсутності, оскільки не всі з них, ймовірно, будуть зараховані до річної відпустки.
Збір даних, пов'язаних з відсутністю на роботі, допоможе вам краще планувати роботу вашої команди в майбутньому. Спробуйте виявити закономірності, що повторюються. Можливо, є періоди, коли лікарняні значно частіше трапляються. Коли люди, як правило, просять найдовші відпустки? Це допоможе вам скласти виробничий календар на найближчі місяці.
Як Teamdeck може допомогти з відстеженням відсутності?
Teamdeck відстежує час відпочинку кожного. Перейдіть до розділу звітів і виберіть Звіт про відпустку щоб згенерувати звіт, який відповість на наступні питання:
- скільки днів відпустки взяли ваші співробітники?
- які типи прогулів мали місце у конкретних людей?
- скільки відпускних залишилося у кожного (за потреби ви можете ввести різні відпускні для кожної людини).
Готові вдосконалити робочий процес відстеження відсутності вашої команди?
Немає жодної вагомої причини дотримуватися трудомістких процедур і покладатися на застарілі форми, коли справа доходить до відстеження відсутності на робочому місці. Надійний процес допоможе вам керувати відпустками ефективно та впорядковано. Щоб отримати додаткові повноваження, подумайте про використання програмного забезпечення, розробленого для спрощення цього процесу. Заплануйте дзвінок Анелі щоб обговорити найефективніші процеси відстеження відсутності працівників у вашій команді. Але для тих, хто все ще не впевнений у правильності система управління відпустками - прочитайте нашу статтю.