Іноді добре освоєний стратегії управління часом недостатньо. Але як ви відстежуєте робочий час працівників? Як ви відстежуєте робочий час співробітників? Ви використовуєте програмне забезпечення для відстеження робочого часу співробітників та аналізувати звіти? У вас є таблиця Excel або паперовий табель обліку робочого часу? Чи, можливо, ви взагалі не відстежуєте час, витрачений на різні проекти?
Стаття містить:
- Як згенерувати табель обліку робочого часу звіти
- Відео про звіт про понаднормові години
- Роль програмне забезпечення для планування ресурсів у табелі обліку робочого часу та управління табелем обліку робочого часу процес
У Teamdeck ми знаємо, що ефективне ведення табеля обліку робочого часу пропонує переваги для самої компанії, але також є корисним для працівників. Обидві сторони виграють, коли процес є прозорим та ефективним. У цій статті ви дізнаєтесь, як створити потужний звіт за табелем обліку робочого часу за допомогою функцій звітності Teamdeck. На основі цього звіту ви зможете розрахувати фонд оплати праці, виставляти рахунки клієнтам і розуміти закономірності продуктивності вашої команди.
Але перш ніж ми покажемо, як створити звіт за табелем обліку робочого часу, кілька слів про сам табель. Табель - це таблиця з даними, яка містить відстежений час, відпрацьований певним працівником протягом певного періоду часу та/або над певним завданням чи проектом для певного клієнта. Для цього використовується багато різних методів ведення табелів обліку робочого часу. Це може бути папір, спеціальне програмне забезпечення для ведення табеля, додаток для відстеження часу співробітників або планувальник ресурсів з функціями відстеження часу та створення звітів за табелем обліку робочого часу.
Створіть простий звіт по табелю обліку робочого часу
Для того, щоб створити базовий звіт на основі табелів обліку робочого часу вашої команди, вам потрібно отримати доступ до їхніх зареєстрованих годин. Teamdeck пропонує функції відстеження часу (в тому числі мобільний трекер часу), тож ви зможете створювати звіти, використовуючи дані про відстежуваний час ваших співробітників.
Не знаєте, як відстежувати час у Teamdeck? Наш база знань має допомогти.
Готові почати створювати звіт про робочий час? Увійдіть в Teamdeck і перейдіть до розділу "Звіти" - ви знайдете його у верхньому меню. Тепер, коли ви натиснете на Створіть новий звіт, у вас буде два варіанти:
- використовувати шаблон звіту
- створити власний аналіз
Хоча шаблони звітів, безумовно, корисні і можуть прискорити вашу роботу, в цій статті ви дізнаєтеся, як створювати звіти з табеля обліку робочого часу з нуля. Вперед і натисніть на створити користувацький.
Тепер, коли ви створили порожній звіт, ви можете легко наповнити його даними. Не забудьте дати йому назву і вибрати відповідний діапазон дат (обидва елементи можна редагувати в будь-який час).
Почнемо з додавання нової таблиці (натисніть додати таблицю) з основною інформацією про час вашої команди. Ви помітите, що табелі обліку робочого часу вже перераховані у вашій новій таблиці разом з даними про бронювання, доступність та відпустки. Якщо ви хочете проаналізувати виключно інформацію з табеля обліку робочого часу, ви можете видалити інші стовпці, натиснувши на іконку сміттєвого кошика. У вас має з'явитися таблиця, розділена на різні проекти.
Хочете побачити зареєстровані години конкретного користувача або співробітника у вашій команді? Просто змініть спосіб групування даних у вашій таблиці:
Подивіться на екран вище. Залежно від ваших потреб, ви можете групувати інформацію за людьми, проектами, тижнями і т.д., щоб краще розуміти завантаженість вашої команди та її продуктивність (докладніше про управління навантаженням).
Така таблиця може слугувати базою для розрахунку заробітної плати співробітників. Ви також можете відфільтрувати дані, щоб включити, наприклад, лише певні проекти. Такий звіт стане чудовим доповненням до інвойсу клієнта, якщо ви берете оплату погодинно.
Натисніть на значок плюса в правому нижньому куті, якщо ви хочете додати більше елементів до звіту. Візуалізуйте табель, створивши лінійну або гістограму. Ви також можете перевірити частку різних проектів у загальному часі вашої команди. Тут вам допоможе кругова діаграма:
Аналіз даних за допомогою різних методів візуалізації може допомогти вам виявити нові інсайти - наприклад, той факт, що один проект може похвалитися 30% часу вашої команди, хоча він навряд чи настільки ж прибутковий, як інші, що знаходяться в роботі.
Розбивайте табелі обліку робочого часу на кастомні категорії (оплачувані/неоплачувані години тощо)
Доступ до даних про робочий час ваших співробітників, безумовно, цінний, але деталізація цих даних може виявитися ще більш корисною. Прочитавши параграфи вище, ви знаєте, як групувати дані за основними категоріями (люди, проекти, періоди часу). Тепер настав час стати трохи складнішим і ввести кастомні категорії, які ви можете створити самостійно. Ці кастомні інсайти можна генерувати за допомогою:
- мітки табеля обліку робочого часу
- кастомні поля
У чому різниця між цими двома типами? Мітки табеля можуть бути додані до кожного відстежуваного запису часу, тому вони описують самі зареєстровані години. Поширеними прикладами тегів табеля є оплачувані, неоплачувані та понаднормові години але ви можете додавати власні мітки, щоб надати більше інформації у вигляді табеля обліку робочого часу. Користувацькі поля, з іншого боку, описують або проекти, або людей.
Більшість наших клієнтів використовують користувацьке поле "Посада", щоб мати змогу групувати працівників за різними категоріями на основі їхніх компетенцій. Ви також можете згрупувати свої проекти в різні категорії "Клієнт", особливо якщо ви працюєте над кількома проектами для кількох компаній.
Ви можете керувати як тегами, так і кастомними полями в Налаштуваннях вашої організації.
Чому корисно мати власні категорії, за якими можна групувати всі дані?
Перш за все, це дозволяє створити подання, яке має сенс для вашої компанії. Наприклад, ви можете порівняти табелі обліку робочого часу з різних офісів вашої компанії.
Теги табелів дозволяють вам деталізувати дані і відстежувати обрану категорію: наприклад, ви можете згрупувати табелі, позначені як понаднормові, оплачувані або навіть домашній офісякщо такий розподіл має сенс для вашої організації.
Хочете отримати ще більше інформації про табелі обліку робочого часу вашої команди? Ви можете додати стовпець "Опис табеля", щоб імпортувати опис кожного запису до вашого звіту. Опис - це коментарі, які залишають члени вашої команди, коли вони вносять записи в табелі. Перегляд цих описів допоможе вам зрозуміти, що саме спричинило певні тенденції в табелях вашої команди.
Замовте консультацію у фахівців Teamdeck. Ми допоможемо вам налаштувати навіть найскладніші звіти.
Проаналізуйте рівень понаднормової роботи вашої команди
Однією з переваг обліку робочого часу є те, що ви можете відстежувати понаднормову роботу ваших співробітників. Ми вже згадували, що один із способів зробити це за допомогою Teamdeck - попросити ваших співробітників використовувати мітки для табеля обліку робочого часу понаднормові щоразу, коли вони працюють понаднормово.
Однак ви також можете розрахувати понаднормові години, не покладаючись на правильне маркування. Як це зробити? Все, що вам потрібно - це кількість передбачуваних робочих годин (або доступних годин) і, звичайно, кількість фактичних/зареєстрованих годин.
Teamdeck допоможе з управління понаднормовими роботами також. Він дозволяє зберігати як вільні години (як у ваших співробітників, так і в доступність а також орієнтовний робочий час (бронювання). Маючи у своєму розпорядженні такі дані, ви можете створити точний звіт про понаднормову роботу вашої команди. Давайте створимо його крок за кроком.
- Запустіть новий звіт (користувацький).
- Додайте нову таблицю і залиште Бронювання і Табелі обліку робочого часу (замість "Бронювання" ви можете використовувати "Доступність").
- Тепер нам потрібно створити нову колонку для понаднормових. Для того, щоб створити його, вам потрібно натиснути на метрики, тоді додати користувацький і додати власне поле для розрахунку. Ця опція дозволяє вам визначати власні метрики на основі даних, доступних у Teamdeck. Як порахувати понаднормові години? Понаднормові можна визначити як кількість годин, відпрацьованих понад заплановані години. Отже, якщо час у вашому табелі обліку робочого часу більший, ніж час у бронюванні, це означає, що ви працювали понаднормово.
В рамках Додайте власне поле для розрахунку змініть формат даних на Час і введіть наступну формулу: Табелі обліку робочого часу: Час - Бронювання: Час. Клац! Збережіть і подати заявку.
- Ви маєте побачити, що у вашому звіті з'явився новий стовпчик у табелі обліку робочого часу: Понаднормові. Однак, ви можете помітити, що там є деякі від'ємні значення в рядках, де дані табеля обліку робочого часу були нижчими, ніж дані бронювань. Ймовірно, це не має вирішального значення, але є спосіб це виправити.
- Якщо ви хочете, щоб у стовпчику Понаднормові відображалися лише додатні числа, ви можете задати це у формі спеціального поля розрахунку. Нам потрібно створити оператор If, який можна описати так: якщо є понаднормові (тобто кількість годин у табелі обліку робочого часу перевищує кількість бронювань), введіть значення понаднормових, інакше введіть "0". Точна формула для цього оператора if виглядає наступним чином (будь ласка, введіть її в поле для обчислення, ви не можете вставити її безпосередньо):
if ((Timesheets:time-Bookings:time)>0,Timesheets:time-Bookings:time,0)
Прогнозування потреб у рекрутингу
Незалежно від того, чи вирішите ви використовувати тег "Понаднормові" як маркер додаткових годин, чи розраховувати стовпчик "Понаднормові" самостійно, ви все одно можете групувати дані різними способами, щоб краще зрозуміти, хто і за яких обставин працював понаднормово.
Одним з можливих варіантів використання може бути групування вашої таблиці за назвою посади (це користувацьке поле), а потім перегляд того, на які ролі було витрачено більше годин на роботу. Таким чином, ви можете прогнозувати людські ресурси та рекрутингових потреб або покращити свої розподіл ресурсів.
Дивлячись на наведений вище звіт про понаднормові години, можна сказати, що цій компанії варто найняти додаткових спеціалістів з маркетингу, оскільки нинішні працівники на цій посаді мають багато понаднормових годин.
Готові приймати рішення, підкріплені даними? Звіт по табелю обліку робочого часу з Teamdeck
Після збереження звіту в Teamdeck він залишається на вашій інформаційній панелі. Регулярно переглядайте звіт, щоб побачити нові закономірності в даних і виявити потенційні області для вдосконалення.
Хочете поділитися цими інсайтами зі своєю командою? Зробіть це прямо в додатку, натиснувши шаре.... Ви також можете експортувати дані або згенерувати посилання на звіт, щоб до нього мали доступ люди із зовнішніх організацій, наприклад, ваші клієнти або фахівці з розрахунку заробітної плати.
За допомогою звітів Teamdeck можна практично безмежно працювати і аналізувати дані. Найголовніше, що функції звітності доступні для всіх користувачів програми. Незалежно від того, чи маєте ви 15 або 150 людей на борту, ви зможете використовувати надійні звіти з обліку робочого часу з користю для себе.
