Ефективне планування ресурсів є ключовим завданням для компаній будь-якого розміру, незалежно від того, працюють вони в Інтернеті чи в традиційних галузях. Враховуючи широке розмаїття бізнесів, які потребують планування ресурсів, складно дати універсальну рекомендацію щодо вибору планувальника онлайн-ресурсів. Цей посібник має на меті допомогти вам зорієнтуватися в процесі вибору, ставлячи основні питання, які допоможуть вам обрати найкращі інструменти планування ресурсів для вашої команди.
Що ви отримаєте з цієї статті?
Роль програмного забезпечення для планування ресурсів в управлінні проектами.
П'ять ключових міркувань та запитань, які слід задати при пошуку ефективного планувальника ресурсів.
Приклади компаній, які обрали Teamdeck.io як їхній основний планувальник ресурсів.
Стратегії ефективного управління плануванням потужностей, проектними завданнями та бізнес-процесами.
Планувальник ресурсів, планувальник ресурсів, програмне забезпечення для планування ресурсів, календар проекту, онлайн планувальник календаряі т.д. - це терміни, які описують, загалом кажучи, одне й те саме. Інструмент планування ресурсів дозволяє управляти ресурсами і призначати потрібних членів команди на потрібні проекти/завдання/клієнтів.
Планування ресурсів є невід'ємною частиною управління ресурсамитобто процес використання ресурсів компанії у найбільш ефективний спосіб (джерело: Бізнес-словник). Це дозволяє вам краще використовувати свою команду і переконатися, що кожен працює над тим, для чого він добре підготовлений. Завдяки ресурсному потенціалу ваші проекти та зобов'язання мають більше шансів на успіх.
Погляд з висоти пташиного польоту на членів команди, проектну команду, проект і завдання.
Зауважте, що в цьому блозі ми зосередимося лише на програмному забезпеченні для онлайн-управління - спеціальних програмах для планування ресурсів, планування ресурсівта інші інструменти управління ресурсами. Ви можете використовувати електронну таблицю (або інший зручний для вас інструмент) для розподілу роботи членів вашої команди.
Однак ми вважаємо, що програмне забезпечення, розроблене для цієї мети, в кінцевому підсумку зробить процес управління портфелем проектів більш ефективним і результативним. Крім того, ви можете знайти планувальники ресурсів за різними ціновими категоріями (включаючи безкоштовні варіанти, особливо для невеликих команд). Ви зможете знайти щось, що відповідає вашому бюджету та потребам.
Інструменти планування ресурсів значно еволюціонували за ці роки, пройшовши шлях від базових засобів планування до складних платформ, які пропонують цілий ряд функціональних можливостей, призначених для підвищення ефективності та продуктивності. Давайте заглибимося в те, як працюють ці інструменти та які функції вони пропонують.
Сучасні інструменти планування ресурсів надають централізовану інформаційну панель, де менеджери можуть переглядати всі ресурси та керувати ними. Цей комплексний огляд включає деталі про поточні проекти, розподіл ресурсів та майбутні дедлайни. Можливість бачити всю цю інформацію в одному місці допомагає швидко приймати обґрунтовані рішення.
Приклад: Маркетингова агенція, яка працює над кількома кампаніями одночасно, може використовувати централізовану інформаційну панель, щоб відстежувати, хто з членів команди над якими кампаніями працює, їхнє поточне навантаження та майбутні дедлайни. Така прозорість гарантує, що жоден проект не залишиться поза увагою, а ресурси будуть оптимально використані.
Ефективні інструменти планування ресурсів сприяють співпраці між членами команди в режимі реального часу. Такі функції, як спільні календарі, обмін миттєвими повідомленнями та спільне редагування документів, гарантують, що всі залишаються в курсі подій, незалежно від їхнього фізичного місцезнаходження.
Сценарій: Технологічний стартап з командами, розкиданими по різних часових поясах, може використовувати ці функції для безперешкодної координації роботи. Члени команди можуть оновлювати свою доступність, повідомляти про зміни та коригувати графіки в режимі реального часу, зменшуючи затримки та непорозуміння.
Звітність та аналітика мають вирішальне значення для розуміння того, як використовуються ресурси і де можна досягти покращень. Багато інструментів планування ресурсів пропонують детальні звіти про розподіл ресурсів, хід виконання проекту та ефективність роботи команди. Ця інформація є безцінною для стратегічного планування та оптимізації використання ресурсів.
Приклад з практики: Будівельна компанія використовує сучасну аналітику для моніторингу використання важкої техніки та робочої сили на різних об'єктах. Аналізуючи ці звіти, вони можуть виявити недовантажене обладнання або перевантажений персонал, що дозволяє краще розподіляти ресурси і заощаджувати кошти.
Програмне забезпечення для планування ресурсів відіграє ключову роль в управлінні проектами, забезпечуючи ефективний розподіл ресурсів і завершення проектів вчасно і в рамках бюджету. Ось як воно інтегрується з процесами управління проектами:
Планувальники ресурсів допомагають керівникам проектів створювати детальні графіки, які враховують доступність і можливості членів команди. Таке планування виходить за рамки простого розподілу завдань, враховуючи такі фактори, як навички, досвід і баланс робочого навантаження.
Прозріння: У розробці програмного забезпечення призначення завдань членам команди з відповідним досвідом має вирішальне значення для ефективності. Планувальник ресурсів може допомогти підібрати розробникам завдання, які відповідають їхнім навичкам і досвіду, гарантуючи, що складні завдання з кодування будуть виконуватися тими, хто найкраще підготовлений для їх вирішення.
Балансування робочих навантажень має важливе значення для запобігання вигоранню та забезпечення оптимальної роботи всіх членів команди. Інструменти планування ресурсів забезпечують візуальне представлення розподілу робочого навантаження, що дозволяє легко визначити, коли деякі члени команди перевантажені або недовикористовуються.
Приклад: В юридичній фірмі деякі юристи можуть бути перевантажені справами, в той час як інші мають більш легкий графік. Планувальник ресурсів допомагає розподіляти справи більш рівномірно, гарантуючи, що всі юристи мають кероване навантаження, а клієнти отримують своєчасну увагу.
Проекти часто мають взаємозалежні завдання, тобто одне завдання не може розпочатися, поки не буде завершене інше. Програмне забезпечення для планування ресурсів може допомогти заздалегідь виявити ці залежності та потенційні вузькі місця, дозволяючи менеджерам планувати відповідним чином і тримати проект на потрібному шляху.
Сценарій: Команда знімальної групи використовує планувальник ресурсів для керування графіком зйомок, гарантуючи, що актори, декорації та обладнання будуть доступні в потрібний час. Передбачаючи залежності, вони можуть уникнути дорогих затримок і забезпечити безперебійний виробничий процес.
Перш ніж шукати нового планувальника ресурсів для своєї команди, ви повинні розуміти переваги, які управління ресурсами (і, зокрема, ефективне планування ресурсів) може забезпечити. Різні компанії по-різному оцінюють переваги доступності ресурсів і, відповідно, надають пріоритет певним функціям при пошуку планувальника ресурсів або інструменту управління проектами з такою функціональністю.
Уникнення конфліктів у плануванні - одна з багатьох ролей планувальника ресурсів
Наприклад, якщо ви працюєте в організації, яка працює над кількома проектами одночасно, вам буде вкрай важливо мати інструмент, який дозволить вам координувати портфель проектів і узгоджувати кілька графіків для виконання проектів.
Отже, які основні переваги планування ресурсів за допомогою спеціального додатку?
На наведених нижче зображеннях показано інтерфейс Teamdeckпрограмне забезпечення для планування ресурсів, яке ми створили. Якщо у вас виникли запитання щодо інструменту, дайте нам знати!
Звісно, можна без особливих зусиль розподіляти ресурси до певного завдання за допомогою програми планування ресурсів, але також можна записати його на аркуші паперу або в електронній таблиці. Справжня перевага планувальників ресурсів полягає в тому, що вони можуть допомогти вам змінити розклад вашої команди. Гнучке планування набагато простіше, коли ви знаєте, що можете швидко перерозподілити свої ресурси або спробувати різні варіанти планування. Багато програм для керування ресурсами дозволяють перетягувати різні завдання - це зручно, коли вам потрібно швидко переносити справи.
Програми для керування ресурсами допоможуть вам виправити конфлікти в плануванні проекту швидко редагуючи розклад, але вони також дозволяють вам уникати їх в першу чергу. Це можливо, тому що ви можете бачити доступність ваших співробітників (в тому числі неповний робочий день або фрілансерів, які працюють у вашій компанії). Таке розуміння дозволить вам більш успішно планувати роботу. Зрештою, вас не здивують несподівані відпустки чи інші зобов'язання.
Менеджери ресурсів або керівники проектів хочете переконатися, що члени команди мають роботу, але не перевантажені завданнями. Інструменти планування ресурсів допоможуть вам досягти правильного балансу: ви зможете відстежувати завантаженість людей і перерозподіляти працівників на майбутні проекти, коли це буде потрібно.
Коли ви впроваджуєте інструмент або додаток для управління ресурсами у вашій організації, ви даєте всім краще розуміння того, що відбувається в компанії - всі знаходяться на одній сторінці. Менеджери можуть оцінити графіки різних проектів, а співробітники і кожен член команди бачать, що у них є в запасі на найближчі дні, на яких етапах перебувають інші проекти.
Краща робота та прозорість проекту завдяки планувальнику ресурсів. Бронювання, управління навантаженнямзалиште стеження.
Ще до того, як ви почнете аналізувати різне програмне забезпечення для управління ресурсами інструментивам варто замислитися над потребами вашої компанії. Знання того, що ви шукаєте, полегшить процес прийняття рішення.
Ви можете почати з наступних питань:
Які ресурси ви хочете запланувати (наприклад, людей, обладнання, офісні приміщення)?
Що ви хочете запланувати (наприклад, проекти, зміни, заходи)?
Чи використовуєте ви інші інструменти?
Яка структура вашої команди?
Які звички у вашій команді?
Розглянемо детальніше кожне з цих питань. Перше, про що ви повинні подумати, - це тип ресурсів, які ви хочете спланувати. Ви, напевно, помітили, що в цьому блозі ми здебільшого говорили про інструменти планування для людей, які керують ресурсами та процесами. Можливо, ви також захочете створювати розклади для нелюдських ресурсів. Скажімо, у вас є лише кілька конференц-залів, які потрібно щодня надавати різним людям. Або що у вас є певне обладнання, яке потрібно забронювати заздалегідь.
Більшість програм для управління ресурсами дозволяють вводити в систему як людські, так і нелюдські ресурси, але багато інструментів були розроблені спеціально для планування людських ресурсів. Якщо ви плануєте переважно неживі ресурси, не хвилюйтеся: для цього, ймовірно, існує спеціальний планувальник ресурсів (наприклад,.., менеджер з обладнання або планувальник офісних приміщень)
Звичайно, можна сказати, що кожна компанія працює над якимось проектом. Проте, вам потрібно заглибитися у вимоги вашої роботи. Чи хочете ви планувати довгострокові проекти (наприклад, розробка програмного забезпечення)? Або, можливо, вам потрібно планувати щоденні робочі зміни чи разові концерти. У різних галузях промисловості будуть свої специфічні потреби, і, можливо, вам варто пошукати іншу вакансію: наприклад, планувальника змін у ресторанах.
Перші два питання повинні були звузити ваш пошук до певного сегменту ринку. Тепер настав час оцінити особливості різних інструментів у цьому сегменті.
Для початку вам потрібно переконатися, що новий планувальник ресурсів впишеться в інструментарій вашої команди. Це особливо важливо, якщо ваша команда використовує кілька онлайн-інструментів (наприклад, програмне забезпечення для управління проектами, чат або додатки для створення контенту). Ви хочете, щоб новий планувальник легко інтегрувався у вашу існуючу екосистему. Запитайте, чи має додаток, який ви оцінюєте, достатню кількість інтеграцій, розширень або опцій для кастомізації (наприклад, за допомогою API).
Потім проаналізуйте структуру ваших менеджерів проектів і команд (людей, які будуть користуватися планувальником). Швидше за все, ви захочете надати різні види дозволів різним членам команди. Переконайтеся, що ви зможете це зробити в додатку.
Нарешті, візьміть до уваги звички менеджерів з управління ресурсами ваших співробітників. Наприклад, якщо ваші команди проводять багато робочого часу в дорозі, має сенс використовувати інструмент з надійним мобільним додатком.
Завжди корисно порівняти додаток, який ви розглядаєте, з іншими популярними, але найкращими інструментами планування проектів. Багато додатків пропонують спеціальні сторінки для порівняння (ми створили такі сайти для людей, які шукають альтернативи для Resource Guru, Monday і Wrike).
Навіть якщо вам здається, що додаток відповідає всім критеріям, прочитавши опис продукту, вам обов'язково потрібно його випробувати. Таким чином, ви отримаєте уявлення про користувацький досвід і протестуєте різні функції, перш ніж випустити його для всієї команди.
Один із варіантів - скористатися безкоштовною пробною версією, яку пропонують багато продуктів. Зареєструйтеся та вивчіть додаток самостійно, перш ніж представити його своїй команді. Крім того, ви можете попросити демонстраційну версію продукту - це чудова можливість оцінити рівень підтримки клієнтів даної компанії.
У Teamdeck ми пропонуємо два варіанти:
Підпишіться на 30-денну безкоштовну пробну версію. Ви отримаєте повний доступ до програми і зможете без проблем перейти на преміум-версію, коли пробний період закінчиться. Порада: якщо ви хочете побачити, як це - використовувати Teamdeck в реальних сценаріях, ви можете імпортувати зразки даних у свій обліковий запис і погратися з ними.
Заплануйте дзвінок Анелі. Вона обговорить ваші потреби, покаже вам різні можливості нашого планувальника ресурсів, звіти про ресурси, як планувати ресурси і планувати проекти, а також допоможе вирішити, чи підходить він вам.
Отримайте 30-денну безкоштовну пробну версію
Компанії зазвичай докладають багато зусиль до розподілу ресурсів. Ви хочете, щоб усі були зайняті, але при цьому були впевнені, що їхні завдання є цінними (що часто означає оплачуваними) для компанії. Це стає дійсно складним, оскільки ваша команда...
Команди по всьому світу стикаються зі схожими проблемами, коли справа доходить до планування робочого графіка. Створити план проекту складно самотужки, а підтримувати його в актуальному стані та реагувати на зміни - ще складніше...
