Команди по всьому світу стикаються зі схожими проблемами, коли справа доходить до планування розкладу своєї команди. Самостійно створити план проекту складно, а підтримувати її в актуальному стані та реагувати на зміни ще складніше. Ситуація стає ще складнішою, коли багато співробітників працюють віддалено.
Що ви дізнаєтеся з цієї статті:
Як онлайн планувальник календаря допомагає в управлінні проектами
Як Програмне забезпечення для управління ресурсами Teamdeck використовується в онлайн плануванні
Відмінності між онлайн планувальником розкладу та онлайн календарем
Перш ніж ви отримаєте досить гарне уявлення про те, як працює онлайн-календарний планувальник, вам потрібно знати, як виглядає ринок.
Перш за все, онлайн планувальник календаря, програмне забезпечення для планування календаря, інструмент планування проектів, календар планування проектів, календар інструмент плануванняонлайн планувальник розкладу або програмне забезпечення для планування ресурсів - мають однакову роль. Вони мають допомогти вам організувати роботу вашу та членів вашої команди.
Онлайн-планувальник чи традиційний календар?
По-друге, завжди існує потреба враховувати процеси управління проектами та різноманітність викликів і очікувань, пов'язаних з ними. Коли менеджери використовують якесь рішення для управління проектами або просто онлайн-планувальник, вони звертають увагу на такі функції, як
Повна прозорість команди, завдань і часу (у нашій індустрії це прийнято передавати за допомогою фрази A bird's eye view)
Можливості кастомізації та настроювані звіти
Облік робочого часу співробітників управління табелями обліку робочого часу, включаючи підтримку процесів виставлення рахунків
Простіший, ніж раніше, процес планування роботи команди та розподілу завдань
Можливість керувати працівниками з різних часових поясів
Керування доступністю або відсутністю
Функції тегування, кольорового кодування, визначення пріоритетів
Програмне забезпечення системи управління відпустками - тому що будь-яка проект має бути виконаний вчасно
По-третє, онлайн-календарний планувальник - це лише частина великого сімейства інструментів для управління проектами. Згідно зі статтею Wrike - нашого конкурента на ринку онлайн-календарних планувальників - програмне забезпечення для управління проектами пропонує 4 типи онлайн-календарних планувальників.
Онлайн-календар, онлайн-програма для створення розкладу або онлайн-планувальник - як би ви їх не називали, їх об'єднує наявність дошки, завдань і людей, призначених на них. Ці планувальники часто мають функцію перетягування, що дозволяє користувачам легко призначати завдання і змінювати розклад.
[Джерело: Teamdeck - програмне забезпечення для управління ресурсами на основі календарного планувальника онлайн]
Діаграма Ганта - це діаграма з двома осями. Горизонтальна показує часову шкалу проекту. На вертикальній - всі завдання, які виглядають як стовпчики.
Візуальна дошка розділяє завдання/проекти на різні категорії, і кожна категорія ілюструє різні етапи проекту. Найбільш типові установки - "зробити", "в процесі" і "завершити", доповнені іншими.
[Джерело: Trello - рішення для управління командою з календарем].
Незважаючи на відмінності, мета однакова. Онлайн-календарний планувальник або - як нам більше подобається - онлайн-планувальник розкладу - це програмний інструмент, який дозволяє планувати і додавати завдання, проекти та події на календарній дошці.
Звучить просто, доки ми не використовуємо інший термін - просто "календарний планувальник". І це має стати поштовхом до нових запитань: а чи є різниця? Чим планувальник відрізняється від онлайн-календаря (наприклад, Google Calendar)?
Ці два типи додатків мають різні цілі:
календар дозволяє планувати події (наприклад, зустрічі) і слугує нагадуванням про них,
Онлайн-планувальник також дозволяє планувати події (наприклад, додавати завдання, встановлювати нагадування, додавати події, редагувати події, додавати нотатки), але додатково має потужні функції планування роботи. Такі функції можуть включати управління доступністю, відстеження залежностей між завданнями, відстеження часу та аналітику проекту.
Ви можете сказати, що онлайн-календарі також можуть допомогти вам планувати свою роботу. І це правда, принаймні для особистого використання. Однак, коли вам потрібно встановити дедлайни або створити розклад для вашої команди (або кількох команд), вам знадобиться більше можливостей, ніж пропонує більшість календарів.
Поговоримо про переваги: які відчутні вигоди від використання онлайн-календарів? Ми вирішили розбити їх на кілька категорій:
Ви коли-небудь замислювалися над тим, скільки годин ваша команда витрачає на непотрібні перепитування щодо поточних або майбутніх завдань? Додаток, команда з 50 осіб компанія з розробки програмного забезпечення підрахувала, що раніше вони втрачали понад $11k щомісяця на питаннях на кшталт "над чим мені сьогодні працювати?", "чи задовольнили мій запит на відпустку?". За допомогою онлайн-календарного планувальника їм вдалося скоротити цю цифру майже на $10k!
Коли ви вирішуєте впровадити онлайн планувальник у вашій організації/команді, він стає єдиним джерелом істини щодо графіків, проектів, прогресу, обов'язків тощо. У багатьох планувальниках ліва частина інтерфейсу містить колонку виконавців для відстеження прогресу роботи і планування завдань. Це дуже важливо, особливо для розподілених команд, мати прозорий огляд роботи, що відбувається в команді.
Призначення (бронювання) співробітника на основі його навичок і доступності. Щотижневий перегляд і призначення з'являються в онлайн планувальнику календаря. [Джерело: Teamdeck].
Ми наполегливо рекомендуємо використовувати онлайн планувальники замість того, щоб планувати роботу в Excel чи на папері. Причина в тому, що коли відбудуться зміни - а вони майже неминуче відбудуться - ви зможете швидко відреагувати і легко відредагувати план за допомогою інтерактивного інструменту. Електронні таблиці та текстові документи можуть швидко застаріти, якщо ви не будете регулярно їх оновлювати.
Уявіть, що ваша компанія веде кілька проектів одночасно. Кожен з них керівник проекту потрібно зібрати команду і запланувати дату початку проекту, виходячи з їхньої доступності. За допомогою календарного планувальника він також може бачити, що планують інші керівники проектів, і уникати конфлікти в плануванні проекту.
Проєкт та планування ресурсів додатки - це інструменти для створення щасливої команди. Співробітники хочуть бути в курсі майбутніх завдань. Вони також почуваються краще, коли менеджери можуть бачити і планувати їхню доступність і робоче навантаження. Ймовірність понаднормової роботи або неповного використання набагато нижча, якщо ви використовуєте надійний онлайн планувальник. Дізнайтеся, як виміряти використання ресурсів та її роль у процесах управління проектами.
Тепер, коли ви знаєте основні переваги планування роботи за допомогою інструментів онлайн-календаря, ми хочемо показати вам, як це можна зробити на практиці, використовуючи Teamdeck.
Teamdeck - це онлайн-планувальник календаря (або програмне забезпечення для управління ресурсами, якщо хочете), який поєднує в собі функції онлайн-календаря з іншими потужними функціями, такими як відстеження часу, управління відсутністю та звітність за проектами.
Ось як за допомогою Teamdeck можна спростити планування тижня для вашої команди:
Перш ніж ви почнете складати план на тиждень, вам потрібно отримати загальне уявлення про доступність вашої команди. Це просто: все, що вам потрібно зробити, - перевірити календар ресурсів.
Ви також можете використовувати користувацькі поля, щоб збирати та організовувати додаткову інформацію, таку як ролі, обов'язки та специфічні атрибути проекту.
Тут ви можете відстежувати деталі доступності вашої команди на двох різних рівнях:
щоденна доступність/робочий час (це особливо корисно, якщо ви працюєте з працівниками з неповною зайнятістю та фрілансерами),
заплановані відпустки та різні види відгулів (наприклад, декретна відпустка).
Ви також можете перевірити поточні завдання людей і побачити, чи призначені вони на якісь проекти і на який термін. Якщо у людей і так багато завдань, не варто перевантажувати їх додатковою роботою.
[/vc_column_text]
Після того, як ви визначили співробітників, які можуть взяти участь у вашому проекті, ви можете легко призначити його їм. Ви також можете додавати теги і примітки до бронювання: використовуйте їх, щоб повідомити інших менеджерів про те, що це завдання є попереднім або, навпаки, дуже терміновим.
Як керівник проекту або лідер команди, ви повинні тримати руку на пульсі і щодня стежити за ходом виконання проекту. Погляд лише на заплановані роботи не дасть вам усіх відповідей. Ось чому користувачі Teamdeck можуть записувати час, який вони витратили на той чи інший проект. З легким доступом до цієї інформації можна легко порівняти кошторис з фактичними показниками та проаналізувати обидва варіанти:
Використання звіти про стан проекту на кшталт цієї, щоб приймати кращі командні рішення.
Ваші співробітники, ймовірно, використовують багато різних додатків для спрощення своєї роботи: чати, календарі, PM-інструменти для відстеження робочого часу та завдань. Ви можете легко інтегрувати Teamdeck з багатьма популярними інструментами і зробити планування та управління ресурсами проекту наприклад, більш ефективні процеси:
Чи вважаєте ви, що Teamdeck може бути правильним онлайн-планувальником календаря для вашої команди? Приєднуйтесь до понад 3500 клієнтів, які користуються нашим додатком щодня. Почніть безкоштовну 30-денну пробну версію тут. Ви можете залишитися на безкоштовному тарифі назавжди, якщо ваша команда складається з 6 осіб. Ми заохочуємо більші команди брати участь у нашому персоналізованому процесі адаптації: заплануйте дзвінок Анелі, нашому експерту з клієнтського успіху.
Ефективне планування ресурсів є ключовим завданням для компаній будь-якого розміру, незалежно від того, працюють вони в Інтернеті чи в традиційних галузях. З огляду на широке розмаїття бізнесів, які потребують планування ресурсів, складно надати універсальну рекомендацію...
Компанії зазвичай докладають багато зусиль до розподілу ресурсів. Ви хочете, щоб усі були зайняті, але при цьому були впевнені, що їхні завдання є цінними (що часто означає оплачуваними) для компанії. Це стає дійсно складним, оскільки ваша команда...
