Посібник керівника проекту до Звіту про стан проекту

Відповідаючи за проект, ви повинні регулярно повідомляти про його статус своїм клієнтам і зацікавленим сторонам. Звісно, ви також хочете відстежувати прогрес самостійно: важко навіть говорити про те, що ефективне управління ресурсами проекту без моніторингу ефективності роботи людей та вимірювання KPI.

Про що дізнаються наші читачі завдяки цій статті: 

• Чим не є звіт про стан проекту
• Яким чином програмне забезпечення для управління ресурсами допомога у створенні звітів про стан проекту

Що стосується самих KPI, ви, швидше за все, хочете бути впевненими, що ваш проект буде виконаний вчасно, в рамках бюджету і без зайвого навантаження на членів команди. Отже, ви, ймовірно, захочете контролювати час (і гроші), витрачений вашими співробітниками, відстежувати понаднормові роботи та аналізувати, як фактичний прогрес співвідноситься з вашими проектними оцінками.

Щоб тримати всі зацікавлені сторони в курсі стану проекту, вам потрібно регулярно спілкуватися з ними. Ефективний спосіб зробити це - надсилати щотижневі звіти про стан проекту, які включають головні новини про проект.

У цій статті ми покажемо, як створити звіт про стан проекту з нуля за допомогою Teamdeckповне Програмне забезпечення для управління ресурсами SaaS.

Що таке звіт про стан проекту?

Коротше кажучи, звіт про стан справ - це регулярне оновлення, що надсилається менеджером проекту зацікавленим сторонам. Він повинен містити інформацію високого рівня про проект: нещодавній прогрес, майбутні плани, а також ризики та проблеми.

Як бачите, звіт про статус проекту здається дуже простим. Однак, щоб зрозуміти його в повній мірі, ми зануримося трохи глибше в цілі цього звіту, його переваги та основні елементи - все для того, щоб ви могли створювати свої звіти про стан проекту з упевненістю.

Мета регулярних звітів про стан проекту

Основна причина, чому ви створюєте щомісячні або щотижневі звіти про стан проекту - це інформування зацікавлених сторін (як внутрішніх, так і зовнішніх) про те, що відбувається в проекті: про прогрес, досягнуті етапи, проблеми або ризики, з якими ви можете зіткнутися. Таким чином, хороший звіт про стан проекту заощадить вам чимало часу - вашому менеджеру або клієнту не потрібно буде ставити додаткові запитання або організовувати наради щодо стану проекту (які, до речі, проводяться), не дуже ефективні).

У той же час, це хороша можливість поглянути на загальну картину. Дуже часто менеджери проектів настільки зайняті щоденною роботою і переходом від одного завдання до іншого, що забувають думати про стратегію або загальний огляд свого проекту. Як наслідок, вони можуть не помічати нові закономірності або сфери для вдосконалення.

Звіт про хід виконання проекту є ефективним засобом комунікації між керівником проекту та зацікавленими сторонами (клієнтами, внутрішніми менеджерами). На жаль, іноді він може бути неправильно інтерпретований і перетворений на щось, що не відповідає цілям, описаним вище. Ми вважаємо, що важливо нагадати, чим не є звіт про стан виконання проекту.

Чим не є звіт про стан проекту

Перш за все, ваш звіт про статус не повинен бути щоденником проекту: детальним звітом про все, що відбувалося з моменту останнього оновлення. Не варто описувати, що кожен член команди робив і чого не робив, якщо, звичайно, це не те, що ви вважаєте дуже важливим. Давайте розіграємо сценарій:

Скажімо, що чиясь погана робота, на вашу думку, ставить проект під загрозу. Чи потрібно про це згадувати у звіті про стан проекту? По суті, так - ви можете згадати про це, оскільки це потенційна перешкода. Однак важливо, щоб ви спочатку склали план дій: запланували зустріч з цим співробітником, розглянули варіанти заміни і оцінили, як потенційна зміна персоналу може вплинути на терміни виконання проекту. Намагайтеся докопатися до суті, а потім повідомте про результати ваших дій: звіт про стан справ - це не місце для скарг на колег по команді, зосередьтеся на двох "П": прогрес і плани.

Хоча звітування є важливою частиною управління проектом, воно не повинно бути вашим основним завданням. Якщо ваші зацікавлені сторони вимагають настільки детальних і частих звітів, що ви відчуваєте, що не встигаєте виконувати свою роботу, настав час обговорити це зі своїм керівником. Звіти про стан проєкту повинні бути короткими, інформативними і створюватися у таких форматах шаблон управління проектами не сповільнюючи роботу прем'єр-міністра.

Основні елементи звіту про стан проекту

Ви повинні враховувати, що зацікавлені сторони, яким ви надсилаєте звіти про хід виконання проекту, отримують багато різних оновлень протягом робочого тижня. Ось чому ви повинні починати свій звіт про проект з даних, які дозволять їм швидко зрозуміти, про що цей документ. Не забудьте вказати принаймні назву проекту та своє ім'я.

Хороша ідея - додати елемент, який буде підсумовувати стан проекту і потенційно попереджати стейкхолдерів про те, що даний звіт є критично важливим. Це може бути кольорове оновлення статусу проекту, яке задасть тон всьому звіту. Червоний знак "відхилення від плану" негайно повідомить зацікавленим сторонам про те, що щось не в порядку, тоді як зелене повідомлення "на шляху" дасть їм знати, що все гаразд.

Настав час підсумувати прогрес, досягнутий вашою командою. Ви повинні згадати основні етапи, досягнуті з моменту вашого останнього звіту про стан справ. Майте на увазі: мова не йде про те, щоб перерахувати кожне виконане завдання і виправлену помилку. Натомість спробуйте дати загальне уявлення про те, що було зроблено за останній час.

У наступній частині звіту про стан проекту ви можете розповісти про свої плани на наступний тиждень/спринт (залежно від того, як часто ви надсилаєте звіт). Знову ж таки, намагайтеся писати на рівні віх, а не завдань, але не будьте занадто загальними. Повідомлення на кшталт "ми будемо працювати над покращенням додатку" не пройде.

Далі ви можете окреслити всі потенційні ризики та проблеми, з якими ви зіткнулися. Як згадувалося раніше, спробуйте включити можливі рішення та обхідні шляхи. Якщо вам потрібна допомога від зацікавлених сторін, ви також можете нагадати їм про це у звіті про стан проекту. Скажімо, ви хочете розпочати роботу над мобільною версією інтернет-магазину вашого клієнта через 3 тижні. Однак для того, щоб розпочати роботу, вам потрібно отримати від клієнта адаптовані для мобільних пристроїв зображення товарів. Хоча це не є планом, який буде реалізовано протягом наступного тижня/спринту, ви все одно повинні згадати про це заздалегідь, бажано наприкінці вашого звіту про стан проекту, як точку до дії для вашого клієнта. 

Як часто ви повинні надсилати звіти про стан проекту?

Мабуть, найпоширеніша частота надсилання звітів про стан проекту - щотижня. Такі щотижневі звіти не повинні бути занадто довгими або занадто детальними, але вони дадуть усім учасникам проекту відчуття контролю.

Якщо ви та ваші колеги по команді працюєте у спринтах, які тривають два тижні, ви можете надсилати один звіт про стан справ кожного спринту.

Як створити звіт про стан проекту?

Ви можете використовувати звичайний текстовий документ для створення звіту про стан проекту. Деякі компанії заохочують своїх співробітників писати та ділитися звітами про стан справ щодо Слабкий або Skype. Всі ці варіанти підходять для подання ваших письмових резюме проекту або будь-яких етапів, які ви хочете описати. Однак, можливо, ви захочете додати інтерактивні діаграми до вашого звіту про стан проекту. Навіщо? Візуалізація даних полегшить зацікавленим сторонам розуміння статусу вашого проекту. Діаграма "згортання/розгортання" дасть їм краще уявлення про те, на якому етапі знаходиться проект, ніж ваш письмовий опис.

У цьому блозі ми заохочуємо вас збагатити ваш звіт про стан справ даними, які вже доступні в додатках, що ви використовуєте разом з вашими колегами по команді. Про які саме додатки ми говоримо?

• Програмне забезпечення для управління проектамиБагато інструментів управління проектами дозволяють експортувати важливі діаграми про стан проекту: наприклад, діаграми Ганта або розбивку завдань. Крім того, деякі програми для управління проектами дозволяють надсилати звіти про стан безпосередньо з програми.
• Програмне забезпечення для управління ресурсамиЯк і інструменти, орієнтовані на управління проектами, програми RM можуть мати корисні функції звітування. Використовуючи дані з календаря ресурсів вашої команди, ви зможете генерувати діаграми, які дають хороший огляд стану команди та проекту.

Величезна перевага звітів про стан справ, які ви можете створювати в додатках, що використовуються для керування роботою співробітників, полягає в тому, що одного разу налаштувавши такий звіт, ви завжди будете мати його під рукою. Вам не потрібно готувати його з нуля щоразу, коли ви хочете надіслати щотижневий звіт про статус - всі дані знаходяться в одному місці. Звіти з автоматичним оновленням також зручні, коли хтось із ваших стейкхолдерів просить вас надіслати його поза графіком звітності: без проблем, він завжди готовий.

Давайте подивимося, як можна створити звіт про стан проекту за допомогою додаток для управління ресурсами, Teamdeck.

Як створювати звіти про стан проєкту за допомогою Teamdeck?

Teamdeck це програмне забезпечення для управління ресурсами використовується креативними агентствами, інноваційними ІТ-командами та стартапами, що змінюють індустрію. Ми вже згадували, що інструменти управління ресурсами та проектами вашої компанії є найкращими джерелами для отримання даних про поточні проекти, і Teamdeck не є винятком. Його набір звітів дозволяє створювати автоматичні звіти по проектах на основі розкладу вашої команди та їхніх табелів обліку робочого часу.

Ви можете ділитися цими звітами зі співробітниками вашої компанії, а також із зовнішніми зацікавленими сторонами. Додайте посилання на звіт, створений Teamdeck, до документа зі звітом про стан проєкту, щоб зацікавлені сторони могли бачити, як розвивається ситуація. Ознайомтеся з прикладом звіту про стан за цим посиланням-За мить ви дізнаєтесь, як побудувати подібний.

Проект, який ми покажемо вам, як створити, буде включати в себе:

• Огляд часу, витраченого членами команди, а також порівняння з початковими оцінками (бронюваннями).
• Зведення про те, скільки грошей заробив кожен член команди (на основі їхніх табелів обліку робочого часу та погодинної ставки).
• Час, зареєстрований для кожної ролі.
• Час, зареєстрований різними відділами.
• Звіт про понаднормові.
• Трекер згоряння проектів.

Давайте зануримося!

Створіть безкоштовний обліковий запис Teamdeck

Щоб створити звіт про стан проєкту за допомогою Teamdeck, вам потрібно створити обліковий запис у додатку - у вас буде 14 днів на безкоштовне ознайомлення з цим інструментом. Ввести команду в курс справи буде просто: ви можете імпортувати їхні дані в додаток разом зі списком проектів, над якими працює ваша компанія. Ви також можете записатися на консультацію до спеціалістів з клієнтського успіху Teamdeckми можемо допомогти вам розпочати роботу з управлінням ресурсами на основі даних.

Коли ви входите у свій обліковий запис Teamdeck, ви можете знайти розділ звітів у верхньому меню програми. На інформаційній панелі ви можете вибрати шаблон звіту, який буде використовуватися як основа для вашого звіту, або створити його самостійно.

Сьогодні ми будемо створювати звіт про стан проекту з нуля, тому натисніть на кнопку створити користувацький варіант.

Після відкриття нового порожнього звіту не забудьте дати йому назву (використовуйте назву вашого проекту, щоб потім легко знайти його) і вкажіть відповідний діапазон дат.

Примітка: ви можете маніпулювати діапазоном дат навіть після створення звіту. Дані зміняться відповідно до обраного вами періоду часу. Таким чином, ви завжди можете повернутися назад і перевірити результати за минулий період часу.

Відстежуйте оцінки та фактичні дані

Першим елементом нашого звіту про стан проекту буде гістограма, яка візуалізує передбачувані години (бронювання) у порівнянні з фактичними годинами, зареєстрованими вашою командою в табелі обліку робочого часу. Не варто засмучуватися, якщо є певна різниця між кошторисом проекту та фактичними показниками. Це абсолютно нормально - кошторис проекту рідко буває точним. Однак аналіз цього графіка дає вам можливість побачити, чи є зміна між кошторисом і фактом стабільною, чи, можливо, в проекті є момент, коли фактичні дані значно перевищують ваші плани. Порівняйте це з календарним планом вашого проекту: швидше за все, ви зможете визначити частину проекту або навіть конкретне завдання, яке в цьому винувате. Урок для вас? Наступного разу, коли ви будете оцінювати подібний проект, ви знатимете, що потрібно створити більший буфер для цієї ризикованої частини його реалізації.

[/vc_column_text]

Створіть розбивку табелів обліку робочого часу для різних ролей у вашій проектній команді

Можливо, ви захочете глибше проаналізувати свої дані і, наприклад, розбити табелі обліку робочого часу вашої команди за різними ролями. Кругова діаграма чудово підійде для візуалізації пропорції навантаження різних ролей.

Ми бачимо, що з 141 зареєстрованої години нашої команди UX Designer записав 44 %. Чому це важливо для нас? По-перше, це може свідчити про поточний статус проекту. UX-дизайнери зазвичай працюють над проектом на ранніх стадіях його виробництва. Уявіть, що у вас буде така ж частка навантаження наприкінці роботи над проектом. Тоді це може означати, що UX-дизайнер виправляє деякі UX-проблеми, можливо, ті, які він виявив під час юзабіліті-тестів з користувачами.

Зараз саме час розповісти вам, як Teamdeck дізнається про посади людей, які працюють над вашим проектом. Цю інформацію маєте надати ви: ви можете створити так звані кастомні поля і додати їх як до людей, так і до проєктів у Teamdeck. Найпопулярнішим кастомним полем, орієнтованим на проєкти, є "Клієнт". Коли мова йде про людей, їхні кастомні поля зазвичай включають "Посада", "Місцезнаходження офісу", "Стаж", "Відділ".

Додавання кастомних полів до колег по команді та проектів має дві основні переваги:

• Ви можете фільтрувати календар ресурсів і відображати лише тих людей/проекти, які відповідають певним критеріям. Скажімо, ви намагаєтеся зібрати групу, яка зможе працювати над майбутнім проектом. Ви шукаєте досвідчених розробників програмного забезпечення, в ідеалі - з США, тому що саме там знаходиться клієнт. Просто переглядаючи список імен, буде складно знайти підходящих людей, особливо якщо ваш кадровий резерв великий. Використовуючи спеціальні поля, ви можете швидко знайти людей, які відповідають вашим вимогам.
• Ви можете використовувати ці кастомні поля як додаткові критерії у звітах. Працюючи над звітом про стан проекту, ви можете захотіти включити розбивку витрат, зареєстрованих різними відділами. За допомогою користувацьких полів ви можете легко групувати дані за визначеними вами категоріями. Прикладом цього є діаграма, що показує розподіл відстежуваного часу між різними ролями. Зараз ми розглянемо схожий випадок використання.

Перевірте, скільки часу зареєстрували різні відділи

Подібно до того, як ви можете аналізувати табелі обліку робочого часу, розбиті на певні назви посад, ви також можете перевірити, які команди реєстрували час у вашому проекті. Створіть таку саму кругову діаграму, як і в попередньому кроці, але замість того, щоб групувати дані за "Назвами посад", виберіть "Відділи" або "Команди" (залежно від того, які кастомні поля є у вашій організації).

Чому ви хочете деталізувати дані за відділами, а не за посадами? Це корисно, коли ви не хочете робити глибокий аналіз, а хочете побачити, скільки часу витратили різні команди, залучені до проекту (дизайнери, маркетологи, програмісти).

На зображенні ви бачите, що більшу частину часу, витраченого на проект, до цього часу було зареєстровано виробничою командою. Якщо це очікувана ситуація на даному етапі, то це додатковий доказ того, що ваш проект знаходиться на правильному шляху.

Розрахувати понаднормові години

Багато менеджерів проектів скажуть, що понаднормова робота неминуча, і навіть якщо ви поділяєте цю точку зору, вам все одно слід відстежувати, хто працює понаднормово. Залежно від програмного забезпечення для управління ресурсами, яке ви використовуєте, можуть існувати різні варіанти підрахунку або розрізнення понаднормових годин. У Teamdeck "понаднормові" є одним з тегів за замовчуванням, які члени вашої команди можуть використовувати при реєстрації свого часу. В результаті, ваші звіти по проекту також можуть відображати дані на основі цього тегу.

Створимо ще одну кругову діаграму і виберемо Затверджені понаднормові години тег табеля обліку робочого часу як метрику, на яку можна розбити наші дані. Одразу видно, що ця команда відпрацювала понад 67 годин понаднормово за обраний період часу. 

Дивлячись на таблицю праворуч, ви можете побачити, скільки понаднормових годин було відпрацьовано кожною людиною, яка працювала над цим проектом. Якщо ви перейдете до налаштувань цієї діаграми і зміните формат з часового на відсотковий, ви зможете побачити підсумок понаднормової роботи цієї команди у відсотках. У нашому випадку, Бретт Конопельський зареєстрував 91% від усієї понаднормової роботи цієї команди. Можливо, у нього занадто багато роботи?

Відстежуйте прогрес вашого проєкту за допомогою burnup-трекера

Як менеджер проекту, ви, мабуть, більше звикли бачити у звітах про стан проекту трекери вигорання. Діаграма вичерпання, як випливає з назви, показує, як певні значення зростали з плином часу. У нашому випадку ми зосереджуємося на передбачуваних годинах (бронювання - темно-зелений) і фактично відпрацьованому часі (табелі обліку робочого часу - яскраво-зелений).

З початку звітного періоду наша команда реєструвала більше часу, ніж було заплановано. Розрив між запланованим і фактичним часом збільшився приблизно в середині місяця. Такий підсумок полегшує визначення моменту, коли ваш проект почав генерувати набагато більше робочих годин, ніж очікувалося.

Чи готові ви почати створювати власні звіти про стан проекту?

Створення інформативних звітів про стан проекту є важливим елементом ефективного управління проектами. Звіти про стан справ допомагають заощадити час: вам не потрібно ділитися інформацією про ваш проект з вищим керівництвом - дані доступні для перегляду та аналізу. Крім того, узагальнена інформація про хід виконання проекту дає змогу приймати кращі рішення щодо оптимізації управління проектом. Ви спостерігаєте сплеск понаднормових годин? Можливо, настав час збалансувати робоче навантаження вашої команди або узгодити часові рамки.

Ми сподіваємося, що цей посібник зі звітності за проектами стане у пригоді вам як менеджеру проекту або керівнику проектної команди. Використовуйте його, щоб відстежувати результати роботи вашої команди або повідомляти про прогрес вищому керівництву. Якщо ви використовуєте Teamdeck для його створення, ви можете легко поділитися своїм звітом про проект з клієнтом або менеджерами.

Хочете отримати більше допомоги у створенні власного звіту про проєкт за допомогою Teamdeck? Заплануйте дзвінок Анелі. Наш експерт допоможе вам створити шаблон проєктного звіту, який найкраще підійде вашій команді та вашому проєкту.

Ви також можете ознайомитися з іншими посібниками зі звітності за проектами, які ми опублікували:

• Створіть шаблон звіту за табелем обліку робочого часуСтворіть звіт, який надасть вам всіляку інформацію про час вашої команди: скільки часу вони витратили на роботу над різними проектами, чи були понаднормові години, скільки оплачуваних годин було відстежено і т.д. 
• Відстежуйте KPI ефективності команди для ефективного управління проектамипокрокове керівництво по створенню звіту, який розраховує рівень продуктивності співробітників і рентабельність інвестицій в різні проекти.
• Як виміряти використання ресурсів? Моніторинг використання ресурсів надзвичайно важливий - ви хочете, щоб члени вашої команди були задіяні, і в той же час переконатися, що на них не покладено занадто багато роботи.
• Відстежуйте бюджет вашого проєкту за допомогою TeamdeckСтворіть звіт, який завжди надаватиме вам актуальну інформацію про те, скільки грошей було зареєстровано вашими співробітниками, які працюють над проектом.
• Розраховуйте заробітну плату працівників на основі їхніх табелів обліку робочого часуви можете використовувати Teamdeck, щоб налаштувати розрахунок заробітної плати на основі робочого часу вашої команди та ваших політика оплачуваної відпустки.