Багато компаній зараз шукають ідеї щодо оптимізації витрат у відповідь на глобальну пандемію та її економічні наслідки. Намагаючись мінімізувати витрати на персонал, команди вирішують заморожування найму техніки або ефективніше використовувати свої HR-технології, щоб залишатися прибутковими та уникати звільнень. У дусі кращого використання наявних технологій ми хочемо показати вам, як компанії можуть скоротити бізнес-витрати за допомогою управління ресурсами проекту.
Наші поради будуть корисними для багатьох різних вертикалей, але компанії, які працюють з кількома клієнтами одночасно (агентства, консалтингові компанії, компанії-розробники програмного забезпечення), можливо, вважатимуть їх особливо корисними. Це тому, що коли ви жонглюєте кількома проектами одночасно, планування та управління ресурсами є дуже складним завданням.
Спочатку давайте визначимо, що таке управління ресурсами.
У нашому путівник по управління ресурсами проектуми визначили його як максимально ефективно використовувати обмежені ресурси, надані у ваше розпорядження. Про які ресурси ми говоримо? Звичайно, про людей, але також про обладнання, приміщення, транспортні засоби чи щось інше, залежно від характеру вашого бізнесу. Однак у цій статті ми зосередимося на управлінні людськими ресурсами.
Максимально ефективно використовувати свої ресурси означає, що ви використовуєте їх раціонально, розподіляти потрібних людей на потрібні проекти (розподіл ресурсів)та проаналізуйте роботу вашої команди, щоб знайти можливості для оптимізації. Ці кроки мають вирішальне значення для скорочення бізнес-витрат, як ви побачите в наступних параграфах.
Використовуючи добре програмне забезпечення для планування ресурсів вам дуже допоможе. Звичайно, додаток не зробить всю вашу роботу за вас, але він дозволить вам виконувати її ефективно, заощаджуючи час і гроші. У цьому блозі ви побачите скріншоти з Teamdeckдодаток, яким користуються команди по всьому світу.
Розвиток Teamdeckми часто говоримо з нашими клієнтами про те, як управління ресурсами впливає на їхні бюджети.
Apptension була однією з перших компаній, які використовували Teamdeck для планування та управління роботою своїх співробітників. Пьотр Бандош, керівник відділу фінансів та персоналу Apptension, розповів нам про це:
Без Teamdeck ми щомісяця витрачали $11,130 часу співробітників на вирішення звичайних управлінських проблем. Teamdeck допоміг нам скоротити ці витрати до $1,249.50, що економить нам $9,880.50 на місяць.
Команда Apptension складається з 50 осіб, тож якщо ви керуєте більшою компанією, ви можете розраховувати на ще більшу економію. Як це можливо? Давайте перейдемо до деталей - як ви економите гроші, коли впроваджуєте управління ресурсами?
Чому це так? використання ресурсів так важливо? Якщо коротко: це вигідно як роботодавцю, так і працівникам. Подумайте, наприклад, про недовикористання. Люди, які чекають на завдання, генерують витрати для компанії, але також можуть самі стають дуже розчарованими. З іншого боку, надмірне використання може призвести до вигорання працівників і додаткові витрати для роботодавця, якщо ви платите більше за понаднормові. Все дуже просто: завдяки оптимальному використанню ви не несете зайвих витрат, а члени вашої команди можуть насолоджуватися збалансований навантаження на команду.
Управління ресурсами є ключовим для підтримки належного використання ресурсів. Воно вимагає від вас звертати увагу на планування ресурсів і призначати роботу співробітникам, які можуть взяти на себе більше завдань. Коли ви бачите всі бронювання членів вашої команди в календар ресурсівнабагато легше виявити людей, які недостатньо або надмірно використовуються.
Одна з причин, чому управління ресурсами впливає на прибутковість проектів, полягає в тому, що воно допомагає вам вибрати найкращих людей для виконання певного завдання. Це здається досить простим, коли ваша команда складається, скажімо, з десяти осіб. Але що, якщо ви керуєте 200+ співробітниками?
Інструменти управління ресурсами Такі сервіси, як Teamdeck, дають вам хороший огляд кадрового резерву. Ви бачите, хто готовий приєднатися до нового проекту, а також можете відфільтрувати членів вашої команди за навичками, стажем роботи або місцем розташування. Коли над проектом працюють найкращі люди, він має більше шансів на успіх.
Проте, навіть якщо вашим найкращим талантам вдасться виконати проект вчасно і в рамках бюджету, може виявитися, що він ледь прибутковий. Усе зводиться до бюджету, який ви узгодили з клієнтом, і методу виставлення рахунків.
Наприклад, при погодинній оплаті (час і матеріали) варто проаналізувати оплачуваний і неоплачуваний час вашої команди. Відстеження робочого часу співробітників є важливим аспектом управління ресурсами. Воно дозволяє вносити покращення як на особистому рівні (наприклад, коригувати своє робоче навантаження), так і на рівні проекту чи навіть організації.
Заходьте до своєї команди табель обліку робочого часу і подивіться, як розподіляються оплачувані та неоплачувані години. Потім подумайте, як ви можете покращити це співвідношення на свою користь. Наприклад, ви можете помітити, що ваші проектні команди витрачають багато часу на тривалі наради або на адміністративні завдання, такі як звітність по проекту. Ви буквально побачите, де втрачаєте гроші.
Як ви можете це виправити? Покращити внутрішні процеси вашої компанії - це одна з ідей. Інша - по-іншому підійти до формування майбутніх бюджетів і, наприклад, виділити більший буфер.
Комунікація має вирішальне значення, особливо для компаній, які перейшли на віддалену роботу. Якщо ви перебуваєте в такій ситуації, можливо, ви захочете прочитати нашу статтю в блозі про ефективна комунікація для віддалених команд.
Однак правда й те, що спілкування може розчаровувати і забирати багато часу. Приклад? Уявіть, що ви керуєте командою і маєте таку розмову зі своїм колегою:
Ще один приклад - коли люди не впевнені, на чому їм слід зосередитися в певний день. Це може здатися дивним, але це не рідкісне явище, особливо для ролей, які підтримують кілька проектів протягом тижня (наприклад, ілюстратори, фахівці з DevOps).
Це здається досить безневинним, але подібні розмови можуть забирати години робочого часу у ваших співробітників. Хіба не було б чудово позбутися цих метань туди-сюди і натомість мати ефективні системи планування та управління робочим часом або часом відпустки? Саме тут у нагоді стають інструменти управління ресурсами.
Коли ваша команда налаштована на управління ресурсами, співробітникам легко перевірити свої пріоритети на найближчі дні. Відпустки та запити на них також можна обробляти без зайвих труднощів. Ви заощаджуєте гроші як компанія, а члени вашої команди можуть зосередитися на спілкуванні, яке для них важливе.
Ви коли-небудь проходили через дорогий рекрутинговий процес, щоб найняти працівника, який, зрештою, виявився не таким вже й потрібним? Або, можливо, ви отримали кілька проектів, а потім зрозуміли, що вам не вистачає потужність і довелося наймати фрілансерів чи аутсорсингові команди за додаткову плату? Обидва сценарії можна було б уникнути завдяки прогнозуванню ресурсів. Це означає, що ви намагаєтеся передбачити, скільки ресурсів вам знадобиться і коли.
Як управління ресурсами може допомогти вам з прогнозування людських ресурсів?
По-перше, ваші менеджери матимуть краще уявлення про можливості вашої команди та поточне робоче навантаження, тож зможуть відповідно планувати виробничий конвеєр. По-друге, ви можете аналізувати історичні дані з табелів обліку робочого часу вашої команди, щоб виявити закономірності. Наприклад, багато агентств відчувають сезонний попит на ресурси: є місяці, коли роботи просто більше. Знаючи це заздалегідь, ви можете підготуватися до дефіциту ресурсів і почати процес рекрутингу або домовитися про вигіднішу угоду з аутсорсинговою компанією. Таким чином, ви оптимізуєте свої витрати і зможете краще планувати фінанси.
Коли ви стикаєтеся з кризою, вашим першим інстинктом може бути обмеження витрат. Інвестиції в додаток для управління ресурсами можуть здатися нелогічними, коли ви відчайдушно хочете заощадити гроші, чи не так? Насправді, якщо ваша управлінська команда налаштована на ефективне планування та управління ресурсамирентабельність інвестицій повинна бути високою.
Візьмемо компанію Apptension, яка підрахувала, що завдяки Teamdeck вони заощаджують $10k щомісяця. Скільки вони на це витрачають? Ліцензія на одну людину коштує $3.99, тож команда з 50 осіб платить $199.50 щомісяця. Як бачите, це лише невелика частина економії, яку вони можуть отримати завдяки ефективному управлінню своїми ресурсами.
Хочете дізнатися, якою буде рентабельність інвестицій для вашої компанії? Давайте поговоримо про це! Заплануйте дзвінок АнеліВона обговорить ваші потреби в управлінні ресурсами та покаже, як Teamdeck може допомогти вам скоротити бізнес-витрати.
Ефективне планування ресурсів є ключовим завданням для компаній будь-якого розміру, незалежно від того, працюють вони в Інтернеті чи в традиційних галузях. З огляду на широке розмаїття бізнесів, які потребують планування ресурсів, складно надати універсальну рекомендацію...
Команди по всьому світу стикаються зі схожими проблемами, коли справа доходить до планування робочого графіка. Створити план проекту складно самотужки, а підтримувати його в актуальному стані та реагувати на зміни - ще складніше...
Як розробник програмного забезпечення, ми протестували багато, можливо, найкращих програм для керування часом. У сфері ІТ та програмного забезпечення, яка має переважно бізнес-клієнтів зі США та Великобританії, ми звикли працювати з абсолютно...