Стає все складніше орієнтуватися в програмне забезпечення для управління ресурсами ландшафту. Нові інструменти регулярно з'являються, а існуючі програми пропонують більше можливостей, тому вибір дійсно широкий. Однак це не означає, що вибрати "правильний" інструмент легко.
Проте, оскільки неадекватне прогнозування ресурсів та залежність від ресурсів є одними з найвагоміших причин невдач проектів (як повідомили Інститутом управління проектами), компаніям потрібно знайти програмне забезпечення, яке допоможе їм з управління ресурсами проекту виклики.
Для того, щоб зробити вибір трохи простішим, ми перерахували обов'язкові характеристики інструменти планування ресурсів.
Ви побачите, що ми зосереджуємо увагу на опціях, які дозволять вам пристосувати інструмент до процесів вашої команди. Це важливо, тому що ви не хочете змінювати спосіб, у який ви та ваша команда працюєте, лише для того, щоб бути сумісними з вимогами програмного забезпечення. Коли справа доходить до систем управління ресурсами, гнучкість - це шлях до успіху. Саме тому ми починаємо з функцій, які дозволяють вам налаштовувати інструмент.
Часто буває так, що простий інструмент з великою кількістю опцій налаштування є найпотужнішим. Можливість додавати власні категорії або створювати кастомні подання вплине на ваш комфорт під час використання інструменту.
Погляньте на цей приклад: більшість систем управління ресурсами дозволяє фільтрувати ресурси за їхніми іменами або назвами посад. Що, якщо ви хочете використовувати іншу категорію? Скажімо, розділити вашу команду за офісами, в яких вони працюють. Програмне забезпечення, яке пропонує кастомні поля для опису вашої робочої сили, надасть вам таку можливість.
Кастомізація також важлива, коли ви не використовуєте всі функції, які пропонує певний додаток. Чи можете ви відредагувати основне подання або аналітику, щоб показувати лише ту інформацію, яка вас цікавить?
Елементи головного вікна Teamdeck можна редагувати: ви можете приховати функції, які не використовуєте, і створити власні категорії.
Оцінюючи варіанти систем управління ресурсами проекту, зверніть увагу на різні способи перевірки загальної завантаженості команди.
Вони можуть включати в себе:
- календар/часова шкала, де ви можете бачити всіх членів вашої команди та їхні завдання,
- звіти про використання команди,
- сповіщення про тривожні події (відстежували понаднормові годинипланування своїх можливостей).
Бачення загальної картини допоможе вам з планування ресурсівпрогнозування потреб у підборі персоналу або внесення змін у графік вашого проекту.
Хоча менеджери (керівники команд, прем'єр-менеджери тощо) залишаються групою, яка переважно використовує систему управління ресурсами, звичайні члени команди також можуть отримати вигоду від неї. Вони можуть, наприклад, отримати доступ до свого робочого графіка, вести табелі обліку робочого часу або керувати своєю доступністю. А як щодо ваших клієнтів? Можливо, вони також повинні мати можливість бачити плани або звіти.
Система управління ресурсами, яка пропонує різні ролі та рівні дозволів, дозволяє створити структуру користувачів, яка має сенс для вашого проекту. Це значно економить час: замість того, щоб передавати інформацію, члени команди або клієнти можуть бачити її самостійно.
Система управління ресурсами на основі даних має багато переваг. По-перше, аналіз історичних даних може допомогти вам виявити закономірності, корисні, наприклад, для HR-прогнозування. Крім того, ви зможете порівняти свої плани з фактичними результатами проектів, що дасть вам уявлення про точність ваших оцінок.
Крім того, надійні функції звітності надзвичайно корисні для фінансової та операційної команди, яка намагається відстежувати витрати вашої компанії, що підлягають та не підлягають оплаті.
Звіти Teamdeck повністю настроюються: ви можете фільтрувати їх або додавати власні розрахунки.
Використання даних для прийняття кращих рішень є цінним у всіх галузях. Однак для компаній, що надають послуги, звіти про управління ресурсами необхідні для управління прибутковістю їхнього бізнесу. Крім того, вони також можуть зменшити кількість клопоту. Наприклад, агентства та консалтингові компанії оцінять табелі обліку робочого часу, які можна перетворити на клієнтські звіти або рахунки в кілька кліків.
Звичайно, основна робота з управління ресурсами майже завжди виконується на настільних пристроях. Однак це не означає, що мобільний доступ до системи управління ресурсами не є важливим. Зовсім навпаки: можливість перевіряти розклад або доступність вашої команди, перебуваючи в дорозі, є дуже корисною.
Члени команди, яких просять відстежувати свій час, неодмінно оцінять мобільні трекери часуякі доступні як супутні додатки до деяких інструментів управління ресурсами.
Система управління ресурсами, яку ви врешті-решт оберете, стане частиною загального інструментарію вашої команди. Програмне забезпечення для управління ресурсами проекту, командний чат, інструмент для управління персоналом - що завгодно. Незалежно від розміру вашої екосистеми інструментів, ви хочете уникнути необхідності вводити дані двічі або пропускати якусь інформацію. Інтеграція додатків між собою заощадить вам багато часу та підвищить ефективність вашої команди.
Більшість доступних систем управління ресурсами пропонують деякі вбудовані інтеграції, які вимагають мінімальної конфігурації. Якщо ви хочете створити повністю кастомізоване рішення, вам варто обирати інструменти з публічним API за допомогою яких ви можете створювати власні додатки або автоматизацію.
Працюючи з сотнями компаній, ми зрозуміли, що не існує універсального процесу управління ресурсами. Все залежить від розміру компанії, галузі та характеру її проектів.
Ось чому так важливо знайти програмне забезпечення, яке підтримує ваш унікальний процес, а не сповільнює вас і вашу команду. Ми сподіваємося, що цей список обов'язкових функцій допоможе вам знайти систему управління ресурсами, яка буде адаптована (а потім налаштована) під ваші потреби.
Ефективне планування ресурсів є ключовим завданням для компаній будь-якого розміру, незалежно від того, працюють вони в Інтернеті чи в традиційних галузях. З огляду на широке розмаїття бізнесів, які потребують планування ресурсів, складно надати універсальну рекомендацію...
Команди по всьому світу стикаються зі схожими проблемами, коли справа доходить до планування робочого графіка. Створити план проекту складно самотужки, а підтримувати його в актуальному стані та реагувати на зміни - ще складніше...
Як розробник програмного забезпечення, ми протестували багато, можливо, найкращих програм для керування часом. У сфері ІТ та програмного забезпечення, яка має переважно бізнес-клієнтів зі США та Великобританії, ми звикли працювати з абсолютно...