Понаднормова робота, тобто робота, виконана понад запланований графік, є надто складним питанням, щоб просто запропонувати пораду "уникати за будь-яку ціну". Насправді, додаткові години можуть бути єдиним способом врятувати проект, коли виникають несподівані ускладнення.
Ви не хочете, щоб понаднормова робота стала регулярним явищем, оскільки це може завдати шкоди вашій компанії як фінансово, так і культурно. На щастя, є кілька перевірених практик, які допоможуть вам розумно керувати понаднормовими роботами. У цій статті ми розглянемо їх одну за одною.
Що ви отримаєте завдяки цій статті:
- Роль обліку понаднормової роботи в управлінні проектами
- Роль відповідного робочого навантаження та управління понаднормовими роботами
- Хто використовує програмне забезпечення для планування ресурсів як рішення для управління понаднормовими роботами
Сплануйте збалансований працівник навантаження, щоб уникнути понаднормової роботи
Ефективне управління понаднормовими роботами (і стратегія управління часом) починається з планування збалансованого робочого графіку. Саме тут ви можете припуститися дорогих помилок, які будуть множитися протягом усього проекту. Як їх уникнути? Коли це можливо, намагайтеся гнучке плануванняз можливістю альтернативних сценаріїв та часових коригувань.
Також варто проаналізувати заплановане навантаження для всіх співробітників: зверніть особливу увагу на людей з унікальними навичками, чиї завдання не можна перекласти на інших членів команди. Якщо їхнє навантаження буде високим, то ймовірність понаднормової роботи зростатиме, адже допомагати їм буде нікому.
Одним із способів уникнути цього є створення мережі фрілансерів, яких можна підключити до проекту за потреби. Інша ідея - найняти нову людину зі схожими навичками, яка може взяти на себе частину роботи. Підвищення продуктивності з 9 до 5
Моніторинг робочого навантаження, хоча і є важливим кроком, не завжди є достатнім для уникнення понаднормової роботи. У проектах зі щільним графіком і жорсткими дедлайнами дуже мало простору для маневру, коли щось йде не так.
Хвороба працівника або технічна проблема можуть швидко призвести до того, що команді доведеться працювати понаднормово. Щоб мінімізувати понаднормові години, ви можете впровадити кілька правил, які допоможуть людям зосередитися на роботі з 9 до 5.
Перш за все, ви хочете переконатися, що ваша команда знає про майбутні завдання. Як би очевидно це не звучало, це не завжди так. Члени команди, які не знають своїх завдань (або не до кінця розуміють їхній обсяг), швидше за все, втратять багато дорогоцінного часу до початку роботи.
Наступним кроком буде скорочення зустрічей, які не є абсолютно необхідними. Якщо ви дотримуєтеся гнучкого підходу до управління проектами, ви можете запланувати скрам-зустрічі. Вони розроблені таким чином, щоб охопити основні моменти, не витрачаючи час і ресурси.
Ще один спосіб підвищити ефективність - полегшити комунікацію між членами команди. На ринку існує безліч інструментів для спільної роботи: від додатків для чату (наприклад Слабкий) до програмного забезпечення для управління проектами (наприклад ДЖИРА).
Після того, як ви вибрали інструменти, спробуйте інтегрувати їх один з одним, щоб створити безперебійні робочі процеси. Наприклад, встановіть сповіщення JIRA на Slack: таким чином члени команди зможуть бачити оновлення в режимі реального часу і відповідно реагувати на них.
Керуйте понаднормовими годинами протягом усього проєкту за допомогою трекера понаднормових годин або планувальника ресурсів
Після запуску проекту вам потрібно відстежувати прогрес у виконанні завдань, а також фактичне робоче навантаження (дізнайтеся більше про управління навантаженням). Як це зробити? Ефективний спосіб бути в курсі робочого часу ваших співробітників - це використовувати програмне забезпечення для відстеження часу. Це насправді зручно і для команди.
Завдяки табелям обліку робочого часу члени вашої команди можуть бути впевнені, що ви бачите їхні додаткові зусилля. Перевага для менеджерів? Чим раніше ви дізнаєтесь про понаднормову роботу, тим швидше зможете усунути першопричину.
Для ефективного моніторингу табелів обліку робочого часу вашої команди найкраще використовувати автоматичне оновлення табель обліку робочого часу. Переглядаючи дані про відстежений час, корисно також проаналізувати описи табеля. Описи - це коментарі, які ваші працівники можуть вводити під час реєстрації певного запису часу. Перевірка описів може дати вам цінну інформацію про те, як ваша команда працює понаднормово:
На малюнку вище ви бачите, що Роуз працювала понаднормово лише тоді, коли у неї були завдання, які вимагали від неї взаємодії з клієнтом (семінари, огляди активів). Можливо, на це варто звернути увагу?
Залежно від причини понаднормової роботи, ви можете або скоригувати графік проекту (докладніше про методи планування проектів) або залучіть додаткову допомогу. Якщо ви вважаєте, що понаднормової роботи уникнути неможливо, обов'язково повідомте команді про свої очікування.
Розрахувати компенсацію за додаткову роботу
Хоча багато працівників готові працювати понаднормово, їхня понаднормова робота призводить до порушення балансу між роботою та особистим життям. З цієї причини більшість компаній доплачують за час, що виходить за рамки звичайного робочого дня. Оскільки всі витрати мають бути включені до бюджету проекту (читайте більше про відстеження бюджету проекту)важливо знати, скільки грошей піде на компенсацію понаднормових.
Деякі інструменти управління ресурсами полегшити це завдання, надаючи звіти, які ви можете отримати з табелі обліку робочого часу. У Teamdeck ви можете створити автоматично оновлюваний звіт про компенсації, який допоможе вам керувати понаднормовими роботами.
Просто виберіть потрібні точки даних і введіть ставки понаднормових для вашої команди. Ви можете використовувати різні ставки для різних членів команди. Під час роботи над проектом все, що вам потрібно робити, - це відкривати звіт і перевіряти поточні витрати на понаднормові. Ви навіть можете поділитися посиланням на звіт зі своєю командою, щоб полегшити їм роботу.
Після того, як ви розробите адекватну політику управління понаднормовими роботами, не забудьте повідомити про очікування від них вашій команді. Робоче місце та прозорість проекту особливо важливі тут, оскільки це може допомогти вам уникнути вигорання працівників.
Нещодавно дослідження Gallup показало, що в той час як некероване робоче навантаження дійсно є одним з 5 факторів, що корелюють з вигоранням, так само як і брак комунікації та підтримки з боку керівників і необґрунтований часовий тиск. Відкрита комунікація, розуміння часових обмежень проекту та чіткі правила компенсації понаднормової роботи необхідні для того, щоб члени вашої команди краще сприймали своє поточне навантаження.
Teamdeck полегшує керування понаднормовою роботою вашої команди. Завдяки табелям обліку робочого часу та звітам про компенсацію понаднормових ви можете одночасно контролювати робоче навантаження вашої команди та бюджет проекту. Заплануйте дзвінок з Анелою та дізнайтеся, як ефективно керувати своєю командою!
