Ідеї для ефективних щоденних скрам-зустрічей

Проведення щоденних скрам-зустрічей - це традиція, якої дотримуються багато команд. Деякі з них бачать відчутні результати цих зустрічей, в той час як інші намагаються утримати імпульс. Можливо, ви належите до однієї з цих груп, а можливо, ви навіть не організовуєте щоденні стендапи для своєї Scrum-команди. Сьогодні ми спробуємо показати вам, як ви можете розпочати або покращити щоденні скрам-зустрічі у вашій команді.

Давайте почнемо з посилання на Посібник зі скрамуякий є чудовим джерелом інформації про все, що стосується Скраму, в тому числі і про Скрам зустрічі. Він визначає щоденний Скрам як "15-хвилинний захід для команди розробників, обмежений у часі. Щоденний скрам проводиться кожного дня спринту. На ньому команда розробників планує роботу на наступні 24 години".

Дивлячись на це визначення, щоденна скрам-зустріч здається досить простою. Однак дрібні деталі можуть зірвати ваші командні наради і перетворити їх на непродуктивне оновлення статусів. Для того, щоб розібратися в цьому, ми почнемо з того, що згадаємо цілі цих щоденних зустрічей.

Шукаєте більше експертних порад щодо управління проектами? Ознайомтеся з нашими БЕЗКОШТОВНИЙ контрольний список для планування спринту Негайно!

Яка мета щоденних скрам-зустрічей?

Щоденний скрам - це можливість для вашої команди:

• Проаналізуйте прогрес у досягненні мети Спринту. На цьому має бути акцент під час стендапів вашої команди: де ми знаходимося відносно поточної мети Спринту?
• Синхронізуйте дії та сплануйте наступні 24 години. Зверніть на це увагу, тому що незабаром ви побачите, що цією метою щоденних скрам-зустрічей часто нехтують, і замість цього люди зосереджуються на вже виконаній роботі.
• Визначте перешкоди, які можуть зупинити хід роботи. На папері це чудово, що члени команди мають можливість повертатися до проблем щодня. Це дає всім фору і шанс вирішити їх до того, як вони загостряться. В реальності, деякі команди, на жаль, схильні ігнорувати цю частину щоденних скрам-зустрічей.
• Усуньте інші зустрічі. Коли ви складаєте план на наступні 24 години за 15 хвилин, ви заощаджуєте багато часу на зустрічах. Не забудьте переглянути наш посібник про те, як ефективне управління зустрічами і дізнаєтесь, як зробити продуктивними і не-скрам зустрічі.
• Сприяйте прозорості та покращуйте комунікацію. Щоденні скрам-зустрічі - це чудовий спосіб для вашої команди отримати чітке розуміння того, що відбувається в проект та обговорити стратегію досягнення мети Спринту.

Чи повинен скрам-майстер бути присутнім на щоденній скрам-зустрічі?

Роль Scrum-майстра полягає в тому, щоб переконатися, що кожен член команди розуміє мету цих зустрічей, але команда розробників відповідає за проведення щоденного стендапу. Такий підхід сприяє підвищенню командної відповідальності та духу самоорганізації. Зрештою, коли команда здатна проводити ефективні та результативні щоденні скрам-сесії, скрам-майстру навіть не потрібно бути присутнім під час їх проведення.

Чим щоденна скрам-зустріч відрізняється від статусної зустрічі?

Багато Scrum-практиків підкреслюють, що дуже важливо не дозволити щоденним скрам-зустрічам вашої команди перетворитися на статусні наради. Проблема в тому, що багато людей не бачать суттєвої різниці між ними. Ми спробуємо прояснити ситуацію.

Коли ви думаєте про оновлення статусів (зустрічей або, наприклад, письмових повідомлень звіти про стан проекту), ви, напевно, уявляєте, що ви та ваша команда звітуєте перед кимось, чи то менеджером, чи то клієнтом. І ось у чому річ: під час щоденного стендапу ваша команда нікому не звітує. Натомість вони працюють разом, щоб придумати план на наступні 24 години.

Ще одна відмінність щоденного скраму від статусних зустрічей полягає в тому, що обговорюється під час них. На статусних нарадах часто згадують, хто що робив і що було результатом цих дій. Тут все може бути трохи розмито. Зрештою, учасники щоденних скрам-зустрічей також обговорюють виконану роботу. Різниця полягає в тому, що основним результатом щоденних зустрічей має бути не список того, що було зроблено, а спільне бачення того, як скрам-команда може працювати протягом наступних 24 годин, щоб досягти цілей спринту.

Ці відмінності можуть здатися незначними, але є реальна вигода в тому, щоб не перетворювати щоденні стендапи вашої команди на статусні наради. Дотримуйтесь Scrum Guide: ваші зустрічі будуть більш ефективними. Крім того, члени вашої команди побачать їхню цінність і будуть брати активну участь.

Ідеї для оптимізації щоденних скрам-зустрічей вашої команди

Незважаючи на те, що кожна скрам-зустріч регулюється певними правилами, ви та ваша команда все ще маєте достатньо гнучкості, яку можете використати на свою користь. Нижче ми виклали кілька порад щодо оптимізації щоденних скрам-зустрічей вашої команди. Ми не зосереджувалися на конкретних техніках (хтось знає про щоденне стояння на дошці?), а натомість перерахували дрібниці, які ви можете врахувати, щоб зробити роботу вашої команди більш ефективною.

• Переконайтеся, що кожен член команди розуміє цілі цієї скрам-зустрічі. Якщо вони не знають, навіщо збираються щодня, все може швидко перейти в русло статусної наради. До речі, ця ж порада буде актуальна і для інших скрам-зустрічей: ви можете почитати про наші ідеї для ретроспективи тут.
• Довіряйте своїй команді. Знову ж таки, чим більше ви намагаєтесь контролювати зустріч, тим більше вона може бути схожою на оновлення статусу. Дозвольте членам вашої команди фасилітувати свої щоденні скрам-зустрічі. Дозвольте їм скласти план на решту дня.
• Заохочуйте людей відкрито говорити про поточні перешкоди. Ми вже згадували раніше, що деякі команди не відчувають себе комфортно, ділячись проблемами, з якими вони стикаються. Коли ви побачите, що прогрес у досягненні мети спринту йде не так гладко, як очікувалося, але люди не згадують про перешкоди, ви зрозумієте, що комунікація і прозорість напевно, слід вирішити.
• Виходьте за рамки трьох запитань. Ваша команда, швидше за все, дотримується формули трьох запитань для своїх щоденних скрам-зустрічей (Що я робив вчора? Що я буду робити сьогодні? Чи є якісь перешкоди на моєму шляху?). Це надійний рецепт для того, щоб все було організовано. Потрібно лише переконатися, що люди не зупиняються на відповідях на ці три питання. Зрештою, вони все одно мають вирішити, чи потрібно вносити якісь корективи в їхній план. В іншому випадку, ця Scrum-зустріч не так вже й відрізняється від оновлення статусу. Ви вже добре знаєте, що так не повинно бути. Якщо ви відчуваєте, що члени вашої команди втомилися від "трьох запитань", ви можете додати пікантності, змінивши порядок запитань або злегка переформулювавши їх.
• Не зосереджуйтесь на тому, щоб усі були зайняті. Учасники щоденних скрам-зустрічей можуть відчувати певну стигматизацію, якщо вони не повідомляють про те, що працюють над багатьма завданнями/зайняті. Так не повинно бути: пріоритетом є досягнення мети спринту, а не максимальне використання можливостей кожного. Оскільки люди, які стоять за додаток для управління ресурсамими розуміємо важливість відстеження використання ресурсівале ви можете змінити його, коли відчуєте, що потік роботи є ефективним, а не навпаки.
• Створіть "парковку" для ідей, які з'являються під час щоденного стендапу, але не мають відношення до цієї скрам-зустрічі. У вашої команди є лише 15 хвилин, щоб оцінити прогрес і скласти план на наступні 24 години. Одна розмова не по темі може зірвати всю зустріч. Завдяки паркувальному майданчику люди можуть продовжити зустріч. При цьому ви не втрачаєте потенційно важливі ідеї і можете обговорити їх пізніше.

Збільште видимість членів вашої команди, щоб зробити щоденні скрам-зустрічі ефективними

Ця тема заслуговує на окремий розділ, адже підвищення видимості співробітників - це те, з чим ми допомагаємо компаніям щодня. Наш програмне забезпечення для управління ресурсами дозволяє відстежувати, хто працює в певний день, а хто перебуває у відпустці. Працівники з неповним робочим днем та фрілансери можете вказати їхню точну доступність, щоб ви знали, що вони доступні, скажімо, з 9 до 11 ранку.