Переваги відстеження часу: Ось чому ваша компанія зазнає невдач у відстеженні часу

Керуючи компанією або стартапом, ви, можливо, захочете стежити за кожною його деталлю. Якщо ви наймаєте розробників програмного забезпечення, дизайнерів та менеджерів проектів, відстеження робочого часу - це, ймовірно, те, що ви робите щодня. Можливо, це не найулюбленіший обов'язок на роботі, можливо, він лякає і розчаровує, але в більшості професійних сервісів він став обов'язковим.

Тайм-трекінг дозволяє управляти продуктивністю співробітників, контролювати час, витрачений на виконання того чи іншого завдання, і, зрештою, допомагає краще оптимізувати майбутній розподіл робочої сили в компанії.

Що ще важливіше, це допомагає показати клієнтам, за що вони насправді платять.

"Трекінг часу - це необхідність для професіоналів, які виставляють рахунки погодинно" - Fast Company

Принаймні, це головна причина для цього.

Чому відстеження часу має сенс

Дослідження показали, що компанії, які не використовують тайм-менеджмент, втрачають понад $18 000 в середньому щороку.

За умови правильного впровадження, облік робочого часу може допомогти вашій компанії бути більш ефективною та прозорою у відносинах як з командою, так і з клієнтами, повідомляє Small Business Trends:

"Належне програмне забезпечення для відстеження часу та проектів може допомогти компаніям зрозуміти та обліковувати внесок своїх співробітників, незважаючи на більш складні показники, за якими цей внесок тепер потрібно вимірювати".

В ідеалі, відстеження часу може зменшити кількість здогадок при призначенні персоналу або оцінці майбутніх проектів, допомагаючи компанії краще планувати бюджет.

Реальність, однак, набагато інша, як зазначено у звіті McKinsey & Company:

"В середньому, великі ІТ-проекти перевищують бюджет на 45%, а час - на 7%, при цьому приносять на 56% менше користі, ніж прогнозувалося. Проекти з розробки програмного забезпечення мають найбільший ризик перевитрати коштів та порушення графіку".

Можливо, ви зараз думаєте про це:

Чому, якщо так необхідно відстежувати робочий час, ви кажете, що це може бути недобре для мене?

Я відразу поясню.

Коли відстеження часу не має сенсу

Багато компаній впроваджують програмне забезпечення для відстеження робочого часу співробітників заради цього.

У своєму "Посібнику для керівника проекту з відстеження часу" Міхал Бєлак звертає увагу на дуже важливий випадок:

"...облік робочого часу, якщо його неправильно впровадити, може призвести до того, що ваші співробітники будуть перевантажені і не стануть більш продуктивними".

Це актуальна проблема для спільноти розробників, яку добре висловив пан Енн Дев у статті "Я поганий розробник, і це єдине розумне пояснення". Він описує, як він був заляканий, наляканий і навіть присоромлений додатки для управління часом з яким він зіткнувся:

"Я відчував себе лайном і злився. Я відчував себе тягарем для своєї команди. І мені здавалося, що порівнювати чотиригодинні обіди з клієнтом з чотирма годинами кодування - це повна дурня. Але чи мали вони рацію щодо моєї низької продуктивності? Чи я просто заперечував свою самооцінку та продуктивність?"

Ви можете побачити масштаб цієї проблеми у відповідях та коментарях, які він отримав на Medium та від Спільнота Hacker News. Колеги-розробники співчувають йому, тому що вони також відчували, що їхню роботу неправильно оцінюють, а люди не розуміють, що розробка програмного забезпечення - це складний процес, який не завжди можна виміряти в годинах або порівняти з іншими проектами.

Небезпеки відстеження часу

Тож як отримати максимум користі від відстеження часу, не дратуючи при цьому своїх співробітників?

Найкращий спосіб - уникнути цих п'яти поширених помилок:

1. Витрата часу на відстеження часу

Для багатьох працівників облік робочого часу є проблемою. Їм доводиться виділяти додатковий час на заповнення табелів обліку робочого часу.

Існує багато програмних інструментів для менеджерів проектів, таких як Harvest або Basecamp, але вони вимагають від користувачів не забувати заповнювати спеціальні форми, щоб відстежувати свій робочий час. Такі звіти можуть бути неточними, про що я розповім за мить, але вони також забирають багато часу у працівників.

Однак існують інструменти для відстеження в режимі реального часу, такі як Toggl, які взагалі не вимагають заповнення табелів обліку робочого часу. Замість цього працівники запускають і зупиняють трекер, коли їм потрібно. Це дозволяє їм справді виконувати роботу і позбавляє від розчарувань.

2. Не відстежую все

Ми не ідеальні - давайте визнаємо це. Ми робимо помилки, брешемо або забуваємо. Тож як може бути точним хронометраж, заснований на ретроспективному заповненні електронних таблиць?

Інше дослідження показує, як багато речей ми не враховуємо, коли відстежуємо свій робочий час, просто тому, що вони не підлягають оплаті: це переважно електронні листи, зустрічі або спілкування в команді. Наприклад, неврахування електронних листів призводить до серйозних грошових втрат.

За даними Harvard Business Review, економіка США втрачає 50 мільйонів годин, або $7,4 мільярда доларів на день, у продуктивності. Це відбувається лише тому, що люди забувають відстежувати час, витрачений на читання та відповіді на електронні листи, як робочий час.

3. Не мотивувати команду відстежувати свій час

Відстежувати час - це не те, що ми любимо робити. Для багатьох з нас це неприродно або навіть не має сенсу.

Обов'язком керівника є роз'яснення працівникам важливості відстеження термінів проекту і показати їм, як це правильно робити.

Як сказав Міхал Бєляк у своєму посібнику для прем'єр-міністра:

"[Ви не можете] просто зібрати членів вашої команди в кімнаті одного дня і сказати: "Відтепер ми будемо використовувати це програмне забезпечення для відстеження часу, щоб бачити, як проходить ваша робота. Клацніть тут, тепер клацніть там, чудово, дякую, нарада закінчена".

Відсутність контексту може призвести до ситуацій, подібних до тієї, яку описав пан Енн Дев, згаданий раніше в цій статті: люди можуть почати відчувати себе погано через час, який вони вносять до табеля, вони стануть розчарованими і злими через весь процес.

4. Відстеження часу після виконання завдання

Я вже трохи говорив про це раніше - працівники, як правило, заповнюють табелі обліку робочого часу після виконання завдання, що призводить до здогадок і припущень.

Звіти, засновані на неточному обліку робочого часу, вводять в оману, створюючи для компанії як управлінські, так і фінансові проблеми.

Що ще гірше, 9,1% працівників заповнюють свої табелі раз на тиждень, а 3,6% - раз на місяць, що призводить до ще більшої неточності в даних, які вони вносять. Нагадуйте працівникам про необхідність регулярно заповнювати табелі обліку робочого часу або переходьте на інструменти відстеження в режимі реального часу.

5. Створення звітів, що вводять в оману

Як ви можете розподіляти свої ресурси, якщо дані, які ви отримуєте з табелів обліку робочого часу, неточні?

Не знаючи точно, скільки часу ваші співробітники присвячують певним завданням, ви можете недооцінити або переоцінити майбутні проекти, що навіть може вплинути на бюджет вашої компанії.

Правильне прогнозування проекту має вирішальне значення в управлінні проектами, тому ви не хочете приймати рішення на основі неправильних даних.

Розглянемо управління ресурсами

У той час як відстеження часу дозволяє вам стежити за тим, скільки годин ваші співробітники витратили на виконання завдань, управління ресурсами допомагає ефективно розподіляти ваші ресурси, виходячи з робочих можливостей і наявних членів команди.

Таким чином ви переконаєтеся, що не перевантажуєте співробітників надто великою кількістю роботи, уникаючи простоїв у той самий час в інших командах.

На основі цієї простої ідеї ми створили Teamdeck.io - простий інструмент планування ресурсів, який допомагає табелі обліку робочого часу або з реалізацією стратегії управління часом. Маючи солідний досвід у розробці програмного забезпечення, ми розуміємо, наскільки важливо правильно розподілити робочу силу в поточних і майбутніх проектах, щоб забезпечити безперебійну роботу компанії, а також задоволеність співробітників і клієнтів.

Причина впровадження інструменту планування ресурсів полягає в тому, щоб почати фокусуватися на всьому процесі, отримуючи загальну картину роботи вашої команди. За допомогою такого інструменту ви зможете контролювати всіх співробітників одночасно, відстежуючи проекти, на які вони призначені, святкові та вихідні дні.

Відстеження часу, орієнтоване на завдання, може призвести до ігнорування загальної картини, тоді як управління ресурсами допомагає вам краще розподіляти робочу силу не лише на основі часу, який вони витрачають на виконання певного завдання, але й на основі їхньої доступності та працездатності.

Дізнайтеся, що працює для вашої компанії

Оскільки я не намагаюся переконати вас вибрати або відстеження часу, або планування ресурсів (використання обох є цілком логічним), я сподіваюся, що ви краще усвідомлюєте небезпеку відстеження часу, особливо якщо воно не впроваджене належним чином в організації.

Якщо ви хочете максимально ефективно використовувати облік робочого часу у вашій компанії, не забудьте виконати ці кілька кроків:

• зробіть це якомога простіше, щоб не заважати вашим працівникам
• навчіть свою команду відстежувати кожну діяльність, як оплачувану, так і неоплачувану
• нагадуйте своїй команді регулярно відстежувати свій час
• переконайтеся, що ви відстежуєте точні дані