Будь-хто, хто коли-небудь керував командою або компанією, скаже вам, що надзвичайно важко завершити проект, не спланувавши, хто і коли має це зробити. Проте багато компаній покладаються на ситуативні розподіл ресурсів і ставлення "будемо сподіватися, що все вийде".
Що отримують читачі завдяки цій статті:
- знання: 62% організацій завжди або часто використовують програмне забезпечення для управління ресурсами для оцінки та розподілу ресурсів
- серйозні пропозиції: кроки, як уникнути провалу проекту та роль хмарного програмного забезпечення в цьому процесі
- розвага: екрани планувальника ресурсів змішані з gif-файлами з giphy.com
Інститут управління проектами підводить підсумки опитування про роль програмного забезпечення для управління ресурсами в процесах управління проектами
Насправді, лише 62% організацій опитаних Інститутом управління проектами зізналися, що завжди або часто використовують ресурсний менеджмент для оцінки та розподілу своїх ресурсів.
Це особливо тривожно, оскільки те саме дослідження показує, що недостатній розподіл ресурсів - це те, що ставить під загрозу багато проектів. Відповідаючи на запитання про основні причини невдач їхніх минулих проектів, 23% респондентів назвали "неадекватне прогнозування ресурсів" та "залежність від ресурсів".
Звичайно, це не найпоширеніша проблема, але порівняно зі "зміною пріоритетів організації" (про яку згадали 41% респондентів), планування ресурсів здається фактором, який дуже сильно залежить від вас.
Управління ресурсами, можливо, не найголовніше, на чому варто зосередитися молодим компаніям, які, зі зрозумілих причин, зосереджені на зростанні.
Однак, коли таке зростання відбувається, їм доводиться швидко активізувати свою гру з планування, щоб процвітати. Особливо це стосується компаній, які жонглюють кількома проектами одночасно - агентств, консалтингових компаній чи розробників програмного забезпечення.
Неадекватний розподіл ресурсів призводить до комунікаційного хаосу і ставить проекти під загрозу.
Я великий прихильник налагодження процесів управління ресурсами незалежно від розміру вашої команди. Насправді, продумане планування команди може прискорити ваше зростання на ранній стадії та зберегти здоров'я компанії.
Давайте розглянемо найважливіші кроки, які потрібно зробити, щоб скористатися перевагами управління ресурсами.
Підвищити видимість команди, щоб тримати успішні проекти подалі від провальних
Багато команд борються з обмеженою видимістю команди, що призводить до перевантаження працівників, затримок у виконанні проектів або непорозумінь між різними менеджерами проектів.
Глобальний календар ресурсів є обов'язковим для компаній незалежно від їхнього розміру. Ви є єдиною особою, відповідальною за розподіл ресурсів у вашій компанії? Вам все одно потрібно точно знати, хто у вас є в команді і яке їхнє робоче навантаження (як керівники проектів... ми знаємо, як важливо управляти робочим навантаженням).
Список співробітників - це лише початок, але я настійно рекомендую призначити атрибути, такі як назви посад, стаж роботи або місцезнаходження (якщо ви працюєте в віртуальна команда), щоб ви могли легко фільтрувати свої ресурси. Менеджери проектів, які ще не працювали з конкретними членами команди, можуть не знати їхніх навичок, тому такий глобальний розклад проектів з користувацькими тегами допомагає їм вирішити, кого призначити на той чи інший проект.
Ще одна річ, про яку слід пам'ятати, намагаючись підвищити ефективність розподілу ресурсів, - це робоче навантаження. Нерідко компанії надмірно покладаються на одних працівників, ігноруючи інших, які могли б виконати те чи інше завдання. Дивлячись на графік, ви можете виявити як перевантажених, так і недозавантажених людей, а потім вирівняти їхні завдання.
Підвищена прозорість команди також буде оцінена вашими відділами продажів і розробки продукту. Під час переговорів про нові угоди або прийняття рішення про додаткові функції для вашого додатку, вони зможуть приймати обґрунтовані рішення щодо термінів.
Підвищення видимості команди, щоб тримати успішні проекти подалі від провальних
Припустимо, у вас є три штатні дизайнери, які не мають термінових завдань і можуть працювати над щойно виграним проектом. Якщо взяти до уваги лише графік робочого навантаження, то ви готові до роботи або навіть розпещені варіантами. Однак виявляється, що один з цих дизайнерів на лікарняному, інший - у відпустці, а третій щойно попросився працювати цього місяця на умовах неповного робочого дня.
І ось так, ваш проект опиняється під загрозою, і вам, можливо, доведеться відкласти його або залучити додаткових дизайнерів на аутсорсинг. Обидва варіанти, як правило, впливають на ваш прибуток.
Для успішного розподілу ресурсів важливо мати уявлення про наявність вільних ресурсів у вашій команді.
Незалежно від того, чи йде ваш співробітник у тривалу відпустку, чи це лише півдня, вам і вашим проектним менеджерам потрібно знати, хто реально може взяти на себе нові завдання.
В ідеалі, ви повинні відображати як завдання вашої команди, так і дані про доступність в одному розкладі, щоб ви могли враховувати і те, і інше при плануванні проектів. Попросіть співробітників, які працюють неповний робочий день, і фрілансерів, з якими ви часто працюєте, поділитися з вами інформацією про їхню щоденну доступність.
Принцип роботи teamdeck полягає в тому, що співробітники можуть самостійно вносити інформацію про свою зайнятість і навіть просити про вихідні. Потім менеджери приймають або відхиляють їхні запити, і розклад одразу ж оновлюється.
Використовуйте дані, які ви збираєте
Можна сказати, що прогнозування та розподіл ресурсів - це частково наука, частково досвід. Для того, щоб повною мірою скористатися науковою частиною цієї формули, вам слід почати використовувати історичні дані - це очевидно, але ніколи не буває просто.
Для багатьох компаній відстеження часу - це те, про що вони домовилися зі своїми клієнтами. Інші вважають, що це корпоративний пережиток, який не зовсім підходить для невимушеної культури, яку вони будують.
Моя позиція щодо обліку робочого часу полягає в тому, що, коли все зроблено правильно, він є ненав'язливим для працівників і корисним для керівників. Я рекомендую відстежувати роботу в режимі реального часу або принаймні заповнювати табелі в той самий день. Це підвищує точність ваших даних.
Виділяючи ресурси на новий проект, проаналізуйте час, який члени вашої команди відстежували під час виконання попередніх завдань. Якщо вони неодноразово повторюють орієнтовний часвони можуть не підходити для проектів з обмеженими термінами.
Крім того, ви можете оцінити завантаженість вашої команди (порівнюючи бронювання людей з їхніми табелями обліку робочого часу) і побачити, хто з працівників був надмірно завантажений в останніх проектах. Можливо, є потреба найняти нову людину з подібним набором навичок.
Адаптуйтеся до змін
Можливо, ви вже поставили всі галочки і визначили найкращі графіки для своєї команди. Але неминуче щось зміниться і вплине на ваші плани: це може бути обсяг проекту або його графік. Люди можуть захворіти або звільнитися з компанії посеред проекту.
Дуже важливо бути готовим до змін і вміти швидко реагувати на них. Одна річ, яка допомагає моїй компанії керувати кількома різними проектами одночасно, - це наш графік у режимі реального часу. Кожен менеджер проекту може бачити поточну доступність і завантаженість кожного.
Є одна проблема з таблицями та документами, які ви ретельно готуєте перед початком проекту. Вони застарівають, як тільки щось змінюється. Для більшості проектів це відбувається дуже швидко. Ви не все можете контролювати, тому краще підготуйтеся до змін.
