Створення комплексного плану для вашого проекту передбачає більше, ніж просто перерахування завдань. Він вимагає залучення ефективного планування ресурсів для визначення необхідних ресурсів та їхньої доступності. Процес планування ресурсів має вирішальне значення для керівників проектів, щоб точно оцінити терміни і бюджет проекту. Визначивши обсяг проекту, результати та залежності на початковому етапі, менеджери можуть краще управляти ресурсним потенціалом. Такий підхід не лише забезпечує ефективний розподіл ресурсів, але й дозволяє оптимізувати ресурсний потенціал для поточних і майбутніх проектів.
Про що ви дізнаєтеся з цієї статті:
3 складові ефективного процесу управління ресурсами
роль у цьому процесі відіграє онлайн планувальник календаря і програмне забезпечення для планування ресурсів
Як уникнути проблем з розподілом ресурсів
Значення планування ресурсів в управлінні проектами
Планування ресурсів не є винятком, воно допомагає менеджерам проектів узгодити результати проекту з наявними ресурсами. Без нього ви не зможете контролювати виконання проекту, його терміни та бюджет. У цій статті я розповім вам про процес планування ресурсів, щоб ви могли знайти і призначити тільки правильні і доступні ресурси для вашого проекту.
Що таке планування ресурсів в управлінні проектами?
Планування ресурсів управління проектами та весь процес в цілому? Що відрізняє менеджмент від управління проектами?
Перефразовуючи характеристику управління проектами, надану Інститутом управління проектами (PMI), можна сказати, що управління проектами - це використання компетенцій, навичок, знань, пристроїв, інструментів, програмного забезпечення, методів, процесів і всього, що потрібно для створення "цінності для людей". (The Курс сертифікації PMPпропонований PMI, також дасть вам гарне уявлення про те, що таке планування ресурсів в управлінні проектами).
Неоднозначність фрази "цінність для людей" провокує нас думати, що результатом управління проектом може бути все, що завгодно. Будь-що, що є корисним для когось. І продовжуючи цю думку, можна сказати, що для PMI управління проектами - це використання ресурсів (як інтелектуальних, так і матеріальних) для створення та впровадження чогось корисного (для когось). Простіше кажучи, використовувати все, що ми маємо, щоб створити те, що нам потрібно.
Планування ресурсів в управлінні проектами - це вибір відповідних кваліфікованих ресурсів/працівників та їхнє поєднання із завданнями для забезпечення успіху проекту. [Джерело: Вище - вид з Teamdeck - інструменту планування ресурсів].
Як ви дізнаєтесь з наступних параграфів, у наведеному вище визначенні нічого не сказано про абсолютно фундаментальні основи управління проектами (і планування ресурсів також). І нічого про основи, які відрізняють управління проектами від менеджменту.
Асоціація управління проектами (APM) запровадила розуміння управління проектами, яке пояснює, що є ключовими аспектами управління проектами.
Управління проектами - це застосування процесів, методів, навичок, знань і досвіду для досягнення конкретних цілей проекту відповідно до критеріїв прийняття проекту в рамках узгоджених параметрів. Управління проектами має кінцеві результати, які обмежені певними часовими рамками та бюджетом.
Спільним для пропозицій PMI та AMP є частина про застосування процесів, використання навичок та методів для розробки або реалізації проекту. Але особливої уваги заслуговують три аспекти, яких немає в пропозиції PMI. Це "критерії прийняття проекту", час, і третій - бюджет.
Як ми знаємо, проекти замовляються внутрішньо або ззовні - кимось із вашої компанії або клієнтом. Бізнес-вимога передбачає очікування (клієнта), пов'язані з проектом. Бізнес-вимога також містить час, до якого проект повинен бути виконаний (бізнес не буде чекати), і бюджет, в який ви повинні вкластися. Під час проекту розвиток або в кінці цього процесу, коли проект передається клієнту, критерії прийнятності повинні відповідати очікуванням клієнта.
І тут починається головна відмінність між управлінням проектами та просто управлінням. Згідно з APM, різниця між цими двома термінами зводиться до часу. Час, коли проект готовий до виконання або вже виконаний. У той час як менеджмент - це безперервна операція, управління проектами має кінцевий результат, який надається в обмежений проміжок часу.
Як це пов'язано з плануванням ресурсів?
Роль планування ресурсів проекту
Як було сказано вище, управління проектами - це процес, що складається з таких частин, як завдання, процедури, методи і так далі. Цей процес називається життєвим циклом управління проектами і іноді складається з 3, 4, 5 або навіть 6 чи 7 фаз. Фази ілюструють покрокову структуру найбільш розумних практик, які використовуються для управління проектом від його початку до завершення. Це дає менеджерам структурований спосіб створення, виконання та завершення проекту.
Фази частини життєвого циклу управління проектами. Планування ресурсів на етапі запуску та виконання.
Зображення вище ілюструє, що планування ресурсів є елементом процесу управління проектом. Його роль - трохи випереджаючи визначення планування ресурсів, дане APM - полягає в організації, плануванні, складанні графіків і вимірюванні роботи людей.
Завдяки Зведенню знань АПМ ми усвідомлюємо, що ресурси розуміються широко. Це і люди (та їхні навички), і гроші, і обладнання, і матеріали, і технології, і будь-що інше, необхідне для досягнення очікуваного результату. Також можна сказати, що ресурс - це все, що потрібно для виконання завдання або проекту. Звичайно, з точки зору багатьох компаній, особливо тих, що надають послуги, управління та планування ресурсів - це все про людей. Люди та їхні навички.
Для APM - це планування ресурсів проекту або, як їм більше подобається, управління ресурсами:
(...) забезпечує ефективне використання внутрішніх і зовнішніх ресурсів вчасно і в рамках бюджету.
Оскільки планування ресурсів є частиною управління проектом, то такі аспекти, як час і бюджет, також неминучі. Хороше планування ресурсів (управління ресурсами) призводить до того, що потрібні ресурси стають доступними в потрібний час для потрібної роботи.
А роль менеджер ресурсів полягає у визначенні ресурсів, необхідних для виконання роботи (працівників з відповідними навичками та досвідом), в рамках планування проекту, а також у визначенні часу, коли ці ресурси знадобляться, за допомогою складання розкладу.
Подібно до пропозиції компанії Planview - нашого конкурента на ринку систем планування проектних ресурсів - ми вважаємо, що планування ресурсів (або управління ресурсами - якщо хочете) - це підхід, який має на меті забезпечити найбільш ефективне використання ресурсів. Незалежно від того, говоримо ми про окремий проект або портфоліо проектівПри правильному виконанні, компанії досягають максимальної ефективності у використанні ресурсів, не використовуючи жодного з них (працівника) недостатньо або надмірно.
Під час цього процесу розподілу завдань між членами команди, планування та узгодження з конкретними завданнями базується на їхніх можливостях та доступності, а також, що очевидно, на їхніх навичках, які найкраще відповідають вимогам проекту або завдання.
Для більшості креативних та сервісних компаній ресурси - це люди, тому планування ресурсів - це процес, який ви можете використовувати для визначення членів команди, яких потрібно виділити для вашого проекту, і коли вони вам знадобляться.
Важливо, що плани ресурсів можуть змінюватися і повинні регулярно коригуватися, щоб відображати зміни в обсязі робіт, доступності працівників тощо, щоб ваш проект завжди був актуальним.
Правильне планування ресурсів
Щоб краще пояснити, як управляти ресурсами у вашій організації, давайте поговоримо про передумови потрібно підготуватися заздалегідь, методи планувати ресурси для проекту та інструменти планування проектів це зробить все набагато простіше.
Умови для планування ресурсів
Перш ніж ви зможете створити надійний план ресурсів, вам потрібна певна інформація. Першою з цих передумов є структура розподілу робіт (WBS)яка є орієнтованою на результат структурою обсягу вашого проєкту. Вона допомагає проілюструвати проект за допомогою керованих розділів, тому вам вже легше зрозуміти, які команди вам знадобляться.
Призначення та планування необхідних ресурсів/членів команди, необхідних для завершення проекту, з урахуванням доступності ресурсів
Наприклад, при розробці програмного забезпечення вам, швидше за все, знадобляться UI/UX дизайнери, які спочатку створять каркас, а потім спроектують ваш продукт. Потім, залежно від специфікації проекту, вам можуть знадобитися розробники та фахівці з контролю якості.
Тепер вам знадобиться орієнтовна тривалість проекту та завдань, щоб ви могли планувати ресурси для проекту. Один з ресурсів методи планування Метод критичного шляху (CPM), який ілюструє структуру проекту, а також включає в себе залежності між завданнями проекту, віхами та тривалістю. Використовуючи CPM, ви можете розрахувати загальний розрахунковий час проекту.
Нарешті, як ви знаєте сферу застосування, настав час знайти працівників з відповідними навичками відповідно до завдань, які їм будуть доручені. Важливо переконатися, що ці працівники будуть доступні протягом передбачуваного періоду для виконання кожного завдання.
Щоб зробити ваші плани надійнішими, використовувати історичні дані з минулих проєктів. Це може бути графік, кошторис або результати роботи членів команди, яких ви розглядаєте (наприклад, на основі їхніх табелі обліку робочого часу). Дані з проектів, які ви реалізували, дають вам основу для створення нового проекту, зменшуючи кількість "здогадок".
Внутрішній звіт за погодинною ставкою містить ресурси проекту - членів команди та проекти, на які вони призначені. Він допомагає порівнювати бронювання з табелями обліку робочого часу і, звичайно, з витратами на проєкт
Методики - невід'ємний елемент планування проектів та ресурсів для проектних менеджерів, що не підлягає обговоренню
Тепер, коли у вас є всі необхідні дані для планування ресурсів, ми розповімо, як до нього приступити. Експертна оцінка ґрунтується на вашому професійному досвіді та цінних ідеях, які можуть надходити від ваших старших колег або консультантів, найнятих вашою організацією. Це може здатися очевидним, але це дійсно важливо для успіху вашого проекту.
Далі йде визначення альтернативи. Оскільки проекти можуть змінюватися впродовж їхнього життя, вам потрібно взяти до уваги різні сценарії. Таким чином, ви зможете придумати рішення, які можна буде використовувати, коли відбудуться зміни. Ви можете використовувати два методи:
Шаблонне мислення - цей метод передбачає розпізнавання шаблонів, що корисно під час доопрацювання або вдосконалення, спираючись на минулий досвід.
Латеральне мислення - цей підхід вимагає творчого мислення та вирішення проблем за допомогою ідеї що може бути неочевидним на перший погляд.
Висхідна оцінкаНаступний метод, який ви можете використовувати при плануванні ресурсів, - це проста концепція, що базується на залученні людей, які працюватимуть над проектом, до його оцінки. При такому підході ваша команда оцінює завдання на основі своїх знань і досвіду, що призводить до більш детального розкладу проекту, але це також забирає більше часу.
Інструменти для планування ресурсів
Спеціальні інструменти управління проектами, планування ресурсів або програмне забезпечення для управління часом може не знадобитися для планування ресурсів, оскільки ви можете використовувати для цього електронну таблицю і чудово впоратися з цим завданням. (Навіть для планування ІТ-ресурсів).
Але набагато зручніше використовувати програмне забезпечення для планування ресурсів, особливо тому, що воно дає вам миттєвий доступ до всіх даних, які ви зібрали до цього часу, включаючи список ваших співробітників, їхню доступність, наявні бронювання та раніше заповнені табелі обліку робочого часу.
Примітка: Ця частина статті безсоромно базується на можливостях планувальника ресурсів, оскільки ми віримо, що це допоможе будь-якому менеджеру проекту планувати свою роботу більш ефективно.
Візьмемо для прикладу перевірку доступності співробітників. Маючи календар управління ресурсами, ви можете просто відфільтрувати всіх ваших співробітників і членів команди за їхніми посадами і побачити, коли вони доступні, і на які проекти вони призначені в даний момент.
Завдяки звітам про використання ресурсів менеджери проектів візуалізують майбутні кроки, такі як планування навантаження на команду
Маючи програмне забезпечення для управління ресурсами допомагають використовувати дані з минулих проектів. Звіти про використання, наприклад, дають вам доступ до інформації про те, як певний член команди працював у минулому, або його вплив на всю проектну команду може стати основою для припущень, які ви робите для нового проекту.
Вирішення конфліктів у плануванні проєктів та плануванні ресурсів
Конфлікти в плануванні можуть виникати, коли одного працівника розглядають для участі в кількох проектах одночасно. Такої ситуації можна уникнути, але для цього вам потрібно мати кращий огляд доступності ваших співробітників і портфеля проектів компанії.
Планування ресурсів передбачає перевірку доступності працівників, щоб уникнути конфліктів у розкладі. Управління доступністю як функція відсутня в жодному інструменті управління проектами
Коли виникають конфлікти, узгодьте свої плани з керівником проекту, який також планує ті ж самі ресурси, і спробуйте домовитися. Наприклад, ви обидва можете знайти спосіб спланувати роботу одного і того ж працівника, порівнявши критичні шляхи ваших проектів. Таким чином ви зможете зрозуміти, чи можуть деякі завдання "плавати", що дасть змогу пересунути деякі роботи. Потім скоригуйте план проекту відповідно до цих змін.
Щоб уникнути конфліктів при плануванні, пам'ятайте, що:
Перевірте, чи доступні ресурси, які ви плануєте.
Проконсультуйтеся з іншими керівниками проектів у вашій організації, якщо їм не потрібні такі ж ресурси протягом тривалості вашого проекту.
Управління навантаженням команди і конвеєра компанії під час проекту, щоб переконатися, що ваш план відповідає поточним бронюванням і розвитку проекту.
Планування ресурсів та управління витратами
Знання того, як правильно планувати свої ресурси, не тільки полегшить вам пошук і призначення найкращих ресурсів для проекту. Це також допоможе вам керувати витратами.
Як зазначено в PMBOK®, планування ресурсів - поряд з оцінкою витрат, бюджетуванням і контролем - є частиною управління вартістю проекту. Яким чином? Пам'ятайте, що прибутковість проекту базується на простому рівнянні:
Прибутковість проекту = бюджет проекту - (години, витрачені на проект * погодинні ставки)
ваших співробітників)
Таким чином, відстеження ваших ресурсів і використання їх відповідно до плану проекту не тільки покращить реалізацію проекту, але й забезпечить прибуток для вашої компанії.
Висновок
Підсумовуючи дослідження стратегічного планування ресурсів в управлінні проектами, можна виділити кілька ключових моментів, які мають вирішальне значення для успішного виконання проекту. Планування ресурсів лежить в основі цього процесу, вимагаючи стратегічного підходу до визначення, розподілу та управління ресурсами для узгодження з результатами та термінами проекту. Це включає в себе
Стратегічне планування ресурсів для визначення та розподілу: Наріжним каменем ефективного управління проектами є стратегічне планування ресурсів, яке передбачає визначення необхідних ресурсів і забезпечення їх оптимального розподілу та доступності протягом усього життєвого циклу проекту.
Використання програмного забезпечення для планування ресурсів: Використання програмного забезпечення для планування ресурсів двічі протягом життєвого циклу проекту спрощує процес, дозволяючи керівникам проектів уникати типових проблем з розподілом ресурсів та покращувати свої зусилля з планування ресурсів.
Розуміння ролі планування ресурсів: Визнаючи, що планування ресурсів, яке згадувалося чотири рази протягом цієї дискусії, має важливе значення для контролю за виконанням, термінами і бюджетами проектів. Воно сприяє узгодженню результатів проекту з наявними ресурсами, що підкреслює його критично важливу роль.
Застосування принципів планування ресурсів: Застосування компетенцій, навичок, знань та інструментів, включаючи програмне забезпечення для планування ресурсів, для створення цінності через ефективне управління ресурсами, як це визначено провідними інституціями з управління проектами.
Розрізнення динаміки стратегічного планування ресурсів: Розмежування між управлінням проектами та загальним управлінням з акцентом на часові, масштабні та бюджетні обмеження підкреслює, як стратегічне планування ресурсів вписується в цей ширший контекст.
Впровадження технік в рамках планування ресурсів: Впровадження таких методів, як структури розбиття робіт (WBS) і метод критичного шляху (CPM), гарантує, що ресурси будуть ефективно сплановані, розписані і використані, що відображає важливість зусиль з планування ресурсів.
Постійне коригування в плануванні ресурсів: Регулярне коригування планів ресурсів для відображення змін в обсязі проекту, доступності працівників та інших факторів гарантує, що проект не відстає від графіка, демонструючи адаптивну природу планування ресурсів.
Завдяки впровадженню практики планування ресурсів і стратегічного планування ресурсів, зокрема ефективному використанню програмного забезпечення для планування ресурсів, проекти можуть досягти поставлених цілей в рамках встановлених часових і бюджетних обмежень. Це не лише забезпечує ефективне використання ресурсів, але й сприяє досягненню загальних стратегічних цілей організації завдяки ретельному плануванню ресурсів.
Глосарій
Масштаб проекту Детальний опис цілей, результатів, особливостей, функцій, завдань, термінів і вартості проекту для менеджерів проекту.
Результати Будь-який унікальний і перевірений продукт, результат або здатність виконувати послугу, які повинні бути вироблені для завершення процесу, етапу або проекту.
Залежності: Взаємозв'язки між завданнями, які визначають порядок виконання робіт.
Планування ресурсів: Процес визначення необхідних ресурсів (людей, обладнання, матеріалів), необхідних для завершення проекту.
Інститут управління проектами (PMI): Професійна організація з управління проектами, що спеціалізується на розробці стандартів, дослідженнях, освіті, публікаціях та програмах професійної сертифікації.
Сертифікація PMP: Всесвітньо визнана професійна сертифікація, запропонована PMI, яка підтверджує досвід та освіту менеджерів проектів в управлінні проектами.
Асоціація управління проектами (APM): Професійна організація в галузі управління проектами, яка забезпечує членство, кваліфікацію, заходи та публікації для фахівців з управління проектами.
Критерії прийняття проектів: Набір умов, які повинні бути виконані, перш ніж результати проекту будуть прийняті.
Структура розбиття робіт (WBS): Ієрархічна декомпозиція загального обсягу робіт, які має виконати команда проекту для досягнення цілей проекту та створення необхідних результатів.
Метод критичного шляху (CPM): Метод моделювання проекту, який використовується для оцінки тривалості проекту шляхом визначення найдовшої послідовності залежних завдань і вимірювання часу, необхідного для їх виконання.
Програмне забезпечення для управління ресурсами: Інструменти, що використовуються менеджерами проектів, покликані допомогти у плануванні, розподілі та ефективному управлінні ресурсами, включаючи планування, бюджетування та управління робочим навантаженням.
Звіти про використання ресурсів: Документи, які дають уявлення про те, наскільки ефективно використовуються ресурси в проекті, допомагають у плануванні та управлінні витратами майбутніх проектів.
Управління витратами: Процес планування та контролю бюджету проекту або бізнесу. Він включає такі види діяльності, як оцінка витрат, розподіл і контроль.
Життєвий цикл проекту: Серія етапів, через які проходить проект від його ініціації до закриття.
Розподіл ресурсів: Процес розподілу та управління активами таким чином, щоб підтримувати стратегічні цілі організації.
Складаю розклад: Дія з планування, коли і як використовувати ресурси протягом тривалості проекту, забезпечуючи оптимальне використання ресурсів.
Складання бюджету: Процес прогнозування фінансових ресурсів, необхідних для проекту, включаючи оцінку та розподіл коштів.
Залежності завдань: Взаємозв'язок між завданнями, який диктує послідовність, в якій вони повинні бути виконані.
Віха: Важливий момент або подія в проекті, що використовується для моніторингу прогресу в досягненні мети.
Управління ризиками: Процес виявлення, оцінки та контролю загроз для капіталу та прибутків організації.
Залучення зацікавлених сторін: Процес залучення осіб, груп або організацій, на яких може вплинути проект або які зацікавлені в його результатах.
Показники ефективності: Стандарти вимірювання, за допомогою яких можна оцінити ефективність, продуктивність, прогрес або якість проекту, процесу чи продукту.
Управління змінами: Підхід до переходу окремих осіб, команд та організацій до бажаного майбутнього стану для досягнення та реалізації результатів та переваг проекту.
