Коли ви керуєте агентством або компанією-розробником програмного забезпечення, де ваша команда працює над кількома проектами одночасно, може бути складно встигати за всім. Навіть якщо ви керуєте одним проектом як проджект-менеджер, вам може бути складно контролювати різні його елементи.
Що ви дізнаєтеся з цієї статті:
- Корисні інструменти, які дозволяють побудувати дашборд в управлінні проектами
- Переваги дашбордів в управлінні проектами
- Роль програмне забезпечення для планування ресурсів
Якби ж то був спосіб отримати інформативний огляд стану проекту без необхідності довго копатися у вашому PM-додатку.
На щастя, дашборди проєктів дають таку можливість - вони є єдиним місцем, де ви можете перевіряти важливі KPI та оцінювати прогрес проєкту. Вони також стають єдиним джерелом правдивої інформації про стан вашого проекту, якою ви можете легко поділитися з клієнтом або менеджерами. Зазвичай інформаційна панель управління проектами складається з декількох віджетів - графіків, точок даних або таблиць, які стосуються різних елементів проекту.
У цій статті ми розповімо вам трохи більше про переваги проектних дашбордів і дамо кілька порад, як їх створити.
Навіщо створювати інформаційну панель управління проектами?
Перш за все, наявність інформаційної панелі управління проектами значно економить час для людей, які нею користуються. Наприклад, як керівникові команди, вам зазвичай доводиться перевіряти кілька звітів/екранів у вашому проекті інструмент планування щоб отримати повну картину того, як просувається проект. З іншого боку, менеджерам проектів часто доводиться витрачати години щотижня на складання звіти про стан проекту та складання ключових показників ефективності. Дашборди дають змогу легко отримати "звіт", що автоматично оновлюється, з даними в режимі реального часу та інформацією, адаптованою до конкретної аудиторії.
Говорячи про персоналізовані інсайти, слід зазначити, що хоча інструменти управління проектами та ресурсами зазвичай розроблені для надання користувачам цінної інформації, вони все одно повинні задовольняти потреби багатьох команд. Як наслідок, стандартні дашборди або звіти, що пропонуються в цих програмах, можуть бути не дуже корисними для вашої команди. Вигідно створити кастомний управління проектами та ресурсами У вас може бути своя інформаційна панель або навіть декілька - кожна з них призначена для певної мети. Наприклад, фінансовий директор вашої компанії може бути зацікавлений в інших показниках, ніж клієнт.
Дашборди управління проектами, орієнтовані на клієнта, також будуть для вас дуже зручними. Ви не тільки заощадите час на підготовці нових звітів, але й зацікавлені сторони проекту зможуть поглянути на дашборди, які можна сканувати, і легко зрозуміти, що відбувається в проекті. Крім того, добре розроблений дашборд зробить вашу компанію дуже привабливою в очах клієнта.
Нарешті, аналіз дашборду проекту - це чудовий шанс виявити можливості для вдосконалення, які ви могли б пропустити. Погляд на різні аспекти проекту з висоти пташиного польоту може наштовхнути вас на рішення, про які ви ще не думали. Припустимо, що ваш проєктний дашборд включає в себе уявлення про використання ресурсів і виконані завдання. Це дозволяє порівняти їх і, наприклад, помітити, що деякі завдання відстають, але не всі члени команди використовуються оптимально, і вони могли б легко взяти на себе більше завдань.
Кращі практики побудови інформаційної панелі управління проектами
Створюючи дашборд для власного проекту, слід пам'ятати про деякі ключові характеристики ефективних дашбордів.
Для початку, по-справжньому потужні дашборди містять тільки релевантну інформацію. Ось чому корисно почати зі списку показників/елементів, які вам дійсно потрібно відображати, або відповідей, на які ви хочете, щоб дашборд управління проектами давав відповіді. В іншому випадку, у вас може виникнути спокуса додати кілька додаткових барвистих графіків, щоб зробити дашборд більш "професійним". На жаль, це не допоможе членам вашої команди виокремити цінну інформацію з шуму. Знову ж таки, майте на увазі, що ви можете підготувати різні типи дашбордів, призначені для різних аудиторій і містять лише ті елементи, які мають для них найбільше значення.
Інформаційна панель вашого проєкту також повинна бути легко сканується. Готуючи окремі віджети чи діаграми, які з'являться на інформаційній панелі, завжди переконайтеся, що вони є читабельними. Інформація повинна бути зрозумілою з першого погляду, без необхідності читати складні таблиці або робити якісь математичні розрахунки. Ви завжди можете попросити члена команди прокоментувати зручність сканування дашборду.
Завжди звертайте увагу на те, чи містять ваші дашборди точні дані. Якщо ні, то сенс дашборду відсутній. Використовуйте тільки надійні джерела даних і, якщо можливо, розробляйте дашборд проекту таким чином, щоб він відображав інформацію в режимі реального часу.
Інструменти, які дозволяють створити інформаційну панель управління проектами
Вам може бути цікаво: як побудувати дашборд проекту. Чи потрібно інвестувати в спеціальний інструмент для дашборду?
Насправді, є кілька варіантів, яких ви можете дотримуватися:
- Отримайте додаток для дашборду даних. На ринку є кілька додатків для дашбордів, які дозволяють створювати власні дашборди даних, у тому числі для управління проектами. Такі інструменти зазвичай дають вам велику гнучкість, коли справа доходить до дизайну вашого дашборду. Однак вам потрібно визначити, чи доступні джерела даних, на які ви покладаєтесь, у конкретному додатку. Інструменти, які ви можете спробувати: Гекборд., Klipfolio.
- Використовуйте програмне забезпечення для управління проектами. Багато програм для управління проектами мають функції, які дозволяють створювати інформаційну панель для моніторингу стану проекту. Інструменти, які ви можете спробувати: ClickUp, Понеділок.
- Використовуйте програмне забезпечення для управління ресурсами. Компанії використовують найкращі інструменти управління ресурсами для планування та управління роботою своїх команд. Таким чином, вони містять багато цінної інформації про стан проектів та ресурсів. Teamdeck це програма для управління ресурсами, яку ми створили, і в наступному розділі цього блогу ми покажемо вам, як використовувати її для створення надійної інформаційної панелі проекту.
Створіть власну інформаційну панель для управління проектами за допомогою Teamdeck
За замовчуванням Teamdeck постачається з персональною інформаційною панеллю, доступною кожному користувачеві з правами менеджера, де ви можете перевірити основні дані, такі як
- скільки годин ви відстежили цього місяця,
- скільки днів відпустки ви взяли,
- як використовується ваша команда?
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Щоб створити власну інформаційну панель для управління проектами, вам потрібно створити звіт. Звіти Teamdeck працюють як дашборди в тому сенсі, що ви можете використовувати різні елементи для створення історії на основі даних в реальному часі. Крім того, ви можете створити посилання і поділитися своїм звітом з клієнтом або іншими зацікавленими сторонами проекту.
Ось кілька прикладів елементів, які можуть відображатися в дашборді/звіті вашої команди:
- Звіт про понаднормові години. Дозволяє легко побачити, скільки понаднормових годин відстежили ваші співробітники за певний проміжок часу.
Дізнайтеся, як побудувати цю діаграму за допомогою Teamdeck - читайте нашу статтю посібник зі звітів про стан проекту.
- Очікувані та фактичні години/витрати, відстежені вашою командою. Така діаграма допоможе вам одразу побачити, чи контролюється бюджет вашого проєкту, чи ні.
Дізнайтеся, як побудувати цю діаграму за допомогою Teamdeck - прочитайте нашу статтю в блозі про відстеження витрат за проектом.
- Оплачуване використання. Дізнайтеся, скільки часу ваша команда присвятила оплачуваній діяльності. Це допоможе вам перевірити, чи є даний проект дійсно прибутковим.
Звісно, за допомогою Teamdeck можна створювати багато різних типів діаграм і таблиць. Ви можете спробувати додаток самостійно, натиснувши зареєструватися на безкоштовну пробну версію тут. Крім того, ви можете заплануйте дзвінок Анелінашого експерта з клієнтського успіху. Вона покаже вам різні можливості Teamdeck, коли справа доходить до представлення даних про роботу вашої команди.
