Як розробник програмного забезпечення, ми протестували багато, можливо, найкращих додатків для управління часом. У сфері ІТ та програмного забезпечення, що має переважно бізнес-клієнтів зі США та Великобританії, ми звикли працювати з абсолютно великою кількістю проектів. Кожен з них вимагає співпраці багатьох спеціалістів, розробників, дизайнерів і, звичайно ж, менеджерів проектів. За ці роки ми змінили багато додатків для управління часом, поки не розробили свій власний. У цій статті ми поділимося з вами нашим досвідом, пов'язаним з програмним забезпеченням, яке за певний період часу ми впровадили в нашій компанії.
Що ви дізнаєтеся завдяки цій статті:
Цей розділ має одну мету: підвищити вашу обізнаність про відмінності між багатьма програмами для керування часом.
Давайте трохи спростимо, щоб дати вам уявлення про те, як виглядає ринок цього типу програмного забезпечення. Ну, деякі з них схожі на комбо, які містять багато функцій і можливостей, і одна з них - це облік робочого часу. Можна сказати, що це інструменти для управління проектами, які, окрім відстеження часу, мають такі функції, як планування роботи команди, планування проектів, відстеження прогресу проекту або бюджетування.
Є також ті, чий основний продукт - це облік робочого часу та різні функції, пов'язані з ним.
|
Управління персоналом |
Керування табелем обліку робочого часу |
Планування проекту |
Моніторинг діяльності |
|
Співробітники та планування роботи |
Відстеження часу виконання завдань |
Розподіл завдань |
Відстеження комп'ютерної активності |
|
Управління робочим навантаженням і потужностями |
Платний і неплатний облік робочого часу |
Бюджетування проекту |
GPS-відстеження |
|
Відстеження продуктивності та використання |
Управління доступністю |
Відстеження прогресу проекту |
Відстеження понаднормової роботи |
|
Комунікація та співпраця в команді |
ВОМ, відсутність відстеження |
Прогнозування проектів та ресурсів |
Створення скріншотів |
|
Обмін файлами |
Очікування та факти |
Ставки, що підлягають оплаті |
Запис відео |
|
Відстеження понаднормової роботи |
Виставлення рахунків |
Відстеження витрат |
Відстеження URL-адрес та додатків |
Однак варто пам'ятати, що ви знайдете таке програмне забезпечення, яке орієнтоване на вимірювання продуктивності працівника, вимірювання часу виконаних завдань - вимірювання, як правило, проводиться менеджером, особливо це стосується оплачуваних годин.
Але є й такі, що мають на меті підтримати працівника під час його професійної та приватної діяльності. Ті, що покликані допомогти йому зосередитися на певних завданнях (особливо в умовах віддаленої роботи, де є багато відволікаючих факторів).
У зв'язку з вищесказаним, ми представляємо таблицю, яка показує (звичайно, не всі) функції, що з'являються в різних додатках для управління часом.
Ціноутворення: $3.99 / за місяць / за члена команди
Доступно в Інтернеті та у вигляді мобільного додатку (Android, iOS)
Цей інструмент був розроблена компанією-розробником програмного забезпечення з Польщі для управління роботою кількох людей в організації. Він містить всі функції, такі як планування ресурсів, відстеження часу, а також інструмент керування табелем обліку робочого часууправління відпустками та - варто згадати - звітність, що налаштовується. Часто інтегрований з Google Calendar.
Teamdeck дозволяє вам розподіляти ресурси щоб у вас була необхідна кількість людей з потрібними навичками для кожного проекту. Ви також можете легко бачити, над чим працюють ваші співробітники і чи є у них час, щоб присвятити себе новому проекту. Для довгострокових проектів, ви також можете створити розклад і встановлюємо етапи проекту.
Teamdeck також чудово підходить для моніторингу робочого часу. Ви можете завантажити мобільний додаток, щоб відстежувати свій час на ходу. Табелі обліку робочого часу покажуть вам, які завдання забирають найбільше часу, тож вам буде легше підрахувати, чи є вони для вас вигідними, або ж процес потребує оптимізації.
Teamdeck також має розумний ресурс, розумний ресурс. онлайн планувальник календаряза допомогою якого вам буде легше планувати зустрічі та перевіряти доступність ваших людей. Це особливо корисно, якщо ви керувати віддаленою командою. Щоб завжди бути в курсі, чи перебувають ваші співробітники у відпустці, скористайтеся календарем відпусток. Так ви завжди знатимете, коли кожна людина доступна і хто може її замінити.
Це також дуже зручний варіант для міжнародних компаній, як ти можеш бігти святкові дні для будь-якої країни в календарі та переглянути всі місцеві свята. Якщо вам потрібні дані про роботу вашої команди, Teamdeck згенерує для вас кастомні звіти.
Ціноутвореннянайпопулярніші = $10 користувачів/місяць,
DeskTime - ще один добре відомий інструмент для відстеження часу, який також вважається найкращим додатком для управління часом, орієнтований на бізнес-користувачів та фрілансерів. Він також корисний для відстеження відвідуваності, відстеження відсутності та ефективного управління робочим процесом проекту.
Ця програма описує себе як автоматичний тайм-трекер. Що це означає? Цей інструмент підказує, над чим працював ваш співробітник або ви, замість того, щоб ви розповідали про це додатку. Автоматичний тайм-трекер позбавляє вас необхідності вводити дані вручну, оскільки він реєструє всю комп'ютерну та робочу активність.
Ця програма для управління часом дозволяє повністю контролювати роботу співробітників завдяки моніторингу використання комп'ютера. Перевірка веб-сайтів, програм і додатків інформує про активність і класифікує її на продуктивну і непродуктивну.
Ціна: 3 плани; Бізнес-план - $5 за користувача на місяць, рахунок виставляється щорічно
Доступно на iOS, Android та настільні комп'ютери
Ця програма з'являється майже в кожному списку найкращих додатків для управління часом, тому не згадати про неї неможливо. Незважаючи на те, що перша версія була створена у 2007 році, Todoist досі використовується не кількома людьми, а більш ніж 25 мільйонами користувачів по всьому світу. Але що ж це таке? Todoist - це програма для створення типових списків справ - звідси і назва.
Сила цього інструменту полягає в його простоті - мінімалістичний дизайн, функції, обмежені лише тими, що дійсно корисні, роблять все це дуже інтуїтивно зрозумілим. Todoist також відстежує вашу продуктивність, візуалізуючи її у вигляді балів або рівнів, а це додаткова мотивація.
У додатку ви можете дуже легко створювати тематичні списки і групувати їх за категоріями. Наприклад, в категорії "особисте" у вас може бути список домашніх справ або план відвідування спортзалу. З іншого боку, в категорії "робота" ви можете створити список завдань і підзадач для кожного проекту. Ви також можете надати кожному завданню певний пріоритет, позначений кольором.
Todoist розуміє природну мову, тому завдання на кшталт "забрати пакунок завтра о 14:00" будуть автоматично додані до вашого календаря. Ви також можете делегувати завдання іншим користувачам, що корисно не тільки на роботі, коли ви розподіляєте обов'язки між членами команди, але й коли ви керуєте своїм будинком і вирішуєте, хто миє вікна, робить покупки та виносить сміття. У додатку є кілька готових шаблонів, адаптованих до різних потреб і бізнесів, завдяки чому вам буде дуже легко керувати особистим і професійним життям одночасно.
Дуже зручною особливістю цього інструменту є його інтеграція з іншими системами, такими як Google або Slack. Todoist також доступний практично на всіх пристроях і системах. Тож ви можете керувати своїми завданнями з комп'ютера, смартфона чи планшета.
Цінаціна починається від $9.00 за функцію на місяць
Доступно на Web, Android, iOS
Увага - найцінніша валюта в онлайн-світі, тож не дивно, що кожен веб-сайт чи додаток, яким ми користуємося, робить все можливе, щоб її привернути. Ми вмикаємо Google, щоб перевірити "лише одну річ", або Instagram, щоб відповісти на "лише одне повідомлення", і не знаємо, коли ми провели в інтернеті 20, 40 чи 60 хвилин, навіть не зробивши того, заради чого ми дістали телефон. Часто ми навіть не усвідомлюємо, скільки часу витрачаємо на таку непродуктивну прокрутку. І саме для цього існує Rescue Time.
Мета програми - відстежувати вашу активність в Інтернеті та створювати звіти про те, скільки часу ви провели, використовуючи ті чи інші веб-сайти та додатки.як довго ви були продуктивними, чи працюєте ви в неробочий час або, навпаки, не працюєте, коли повинні. RescueTime дозволяє вам знати, скільки хвилин і годин ви витрачаєте на різні види діяльності в Інтернеті щодня. Багато це чи мало - вирішувати вам, але Просто усвідомлення цього допомагає робити кроки назустріч змінам.
Моніторинг та звіти про час, проведений онлайн, доступні у безкоштовній версії програми. Платний варіант дозволяє інструменту надсилати вам сповіщення. Сповіщення персоналізуються відповідно до ваших потреб. Наприклад, RescueTime надішле вам повідомлення, якщо ви використовували соціальні мережі більше години або були продуктивними протягом 4 годин. Ви також можете встановити ліміт і дозволити додатку блокувати сайти, які забирають занадто багато вашого часу.
Ціна: 4 тарифні плани; четвертий тарифний план - called for Teams - $14.99 грн/міс./користувач
Доступно у вигляді мобільного додатку (iOS, Android) та десктопної версії
На зустрічі, в університеті, під час роботи над проектом, на прогулянці, коли в голову приходять найцікавіші ідеї - ти весь час робиш нотатки. Іноді ви робите файл в google docs, іноді записуєте щось на старому рахунку, в блокноті, на смартфоні, в месенджері, в календарі або в електронному листі. І все добре, поки раптом не доводиться шукати потрібні ноти... десь. Тут на допомогу приходить Evernote. Ця програма - ідеальне сховище для всіх нотаток, які можуть вам знадобитися. У ньому можна зручно записувати і навіть фіксувати свої думки та ідеї.
Ви також можете легко каталогізувати інші формати, такі як фотографії, ескізи, текстові документи та голосові файли. А також зберігати всі свої нотатки впорядкованими та легкодоступними для пошуку, ви можете призначити їм теги. Evernote також має функцію календаря, щоб ви завжди могли перевірити свої плани на найближче майбутнє. Додаток доступний на всіх ваших пристроях, тому ви можете створювати та перевіряти свої нотатки, коли вам потрібно.
Ціна: щомісячне членство = £3.95/місяць
Увімкнено: iOS, Android та настільні комп'ютери
Найбільша біда інтернету, коли ви намагаєтеся зосередитися, - це все те цікаве, що ви бачите. Смішне відео, цікава стаття, новий альбом або пост друга - все привертає вашу увагу. Боячись щось пропустити або забути повернутися до контенту, який вас зацікавив, ви віддаєте перевагу дивитися його одразу. Якби ж то існував інструмент, який би дозволяв легко каталогізувати всі ці цікаві речі і залишати їх на потім...
Зачекай, він є. І він називається "Кишеньковий". За допомогою цієї програми ви можете легко позначити всі сторінки та заголовки, які вас цікавлять. Таким чином ви не перервете свою роботу, але й не втратите цінний матеріал, знайдений в Інтернеті.
Ціна:
Доступно на iOS та Android
Ми всі любимо отримувати миттєве задоволення від того, що робимо щось добре. Ми любимо збирати бали і отримувати за це нагороди, ми звикли до цього з дитинства, коли збирали зірочки за хорошу поведінку в школі. Коли ми дорослішаємо, цінність для нас мають інші речі... і все ж це просте задоволення все ще може мотивувати нас. І саме цю просту умову використовує Форест. Щоб залишатися зосередженим, думайте про ліс.
Forest, мабуть, один з найцікавіших додатків для управління часом у цьому рейтингу. Його мета - допомогти користувачеві зосередитися на довший час. Як це працює. Щоразу, коли вам потрібно сконцентруватися, ви запускаєте додаток і садите віртуальне дерево. Ви встановлюєте таймер на час, протягом якого хочете сконцентруватися. Якщо ви вийдете з програми раніше цього часу і почнете користуватися телефоном, ваше дерево загине.
З іншого боку, якщо вам вдасться зберегти свою мету, дерево виросте. Кожного разу, коли вам вдається зосередитися, не користуючись телефоном, ви вирощуєте ще одне дерево, поки не створите свій віртуальний ліс. Ця проста гра спонукає вас наступного разу зосередитися трохи довше. Партнером кампанії є Дерева для майбутньогоякий висаджує реальні дерева для кожного віртуального дерева в додатку. Хіба це не чудово?
Ціна: 4 тарифні плани; останній = $17.50 USD за користувача / за місяць / виставляється щорічно
Увімкнено: веб, iOS, Android
Якщо ви візуал і любите бачити всі свої завдання наочно, Trello ідеально підходить для вас. Це віртуальна дошка де ви можете наклеїти картки із завданнями, розставити пріоритети і присвоїти їм статус: зробити, в процесі, виконано. До кожного завдання можна додати примітку. Trello ідеально підходить для управління роботою кількох людей, делегування завдань і перевірки ходу виконання проектів. Його великою перевагою є дуже естетичний і зрозумілий дизайн. Візуальне представлення завдань дозволяє легко перевірити статус роботи з першого погляду. Так, ви можете використовувати поради з тайм-менеджменту або Trello.
Trello дуже популярний як бізнес-інструмент, але він також підійде як чудовий додаток для стилю життя. У ньому ви можете керувати всіма своїми проектами: організацією заходу, волонтерством у театрі, домашніми справами з сусідами по кімнаті. Ви також можете використовувати Trello індивідуально, щоб завжди мати швидкий огляд своєї дошки обов'язків.
Ціна: Тарифний план Ultimate Control коштує $89/місяць, рахунок виставляється щорічно
Доступно на в Інтернеті та у вигляді мобільного додатку для iOS та Android
ProofHub входить до числа найкращих програм для командної співпраці та управління проектами, які пропонують набір потужних функцій у централізованому розташуванні, в тому числі програмне забезпечення для відстеження робочого часу співробітників. Програмне забезпечення для відстеження часу ProofHub дуже корисне для проектних команд, оскільки дозволяє їм покращити свої навички управління часом, відстежуючи, скільки часу вони витрачають на різні завдання.
Вбудоване в ProofHub програмне забезпечення для відстеження часу дозволяє користувачам відстежувати час вручну або за допомогою автоматичних таймерів. Ви також можете додавати табелі для запису даних про час і використовувати їх для виставлення рахунків клієнтам, оцінки, нарахування заробітної плати, відстеження і навіть управління часом. Ви також можете встановлювати часові оцінки для різних завдань, щоб визначити, скільки часу потрібно для виконання конкретного завдання.
Інші корисні функції, які допоможуть вам вдосконалюватися стратегії управління часом та навички: календар планування проектів, програмне забезпечення для управління файлами, онлайн-продакшн, дошки Kanban, табличний перегляд та оновлення в режимі реального часу. Наприклад, ви можете додати автоматичні нагадування для своїх завдань, щоб не пропустити їх. Так само ви можете співпрацювати над документами онлайн, щоб отримувати відгуки та пропозиції.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Напевно, багатьом людям, а не тільки менеджерам проектів, менеджерам по роботі з клієнтами тощо, очевидно, що таке правильне управління та ефективне використання часу. Але для того, щоб розумно розмірковувати над нашою темою, краще мати чітке і ясне бачення значення основоположного терміну, який використовується в цій статті. За словником Оксфордського словника англійської мови:
здатність ефективно або продуктивно використовувати свій час, особливо на роботі.
Звичайно, час - це не жувальна гумка, яку можна розтягнути по-різному. І друге питання, частина дня, момент протягом дня також визначає те, як ми працюємо, і наскільки ми ефективні. Для одних людей виконання обов'язків краще/швидше реалізується після пробудження, для інших - та ж робота краще виходить опівдні. Саме це - як видається - хочуть сказати автори посібника з менеджменту:
Тайм-менеджмент - це ефективне управління часом таким чином, щоб виділяти потрібний час на потрібну діяльність. (managementstudyguide.com)
Як і багато інших речей у житті, це процес. Процес накопичення досвіду, заснований на даних, які ніколи не є беззаперечними. Процес, який можна оптимізувати в кращий чи гірший бік - це залежить від того, що ви вимірюєте, як ви вимірюєте і що ви вимірюєте. Тим не менш, перефразовуючи пораду Mindtools про те, як зрозуміти, що такетайм-менеджмент - це планування розподілу часу між різними видами діяльності.
З цієї точки зору, без даних або - треба сказати - без помилок ви не зможете нічого змінити, організувати і спланувати завдання. Процес збору даних є одночасно процесом розробки правил і принципів, які організовують час і завдання. Ці правила також підлягають оптимізації. Тобто це безперервний процес. Як це все пов'язано з питанням тайм-менеджменту в бізнесі або, точніше, з управлінням часом і співробітниками?
Наш конкурент на ринку додатків для управління часом - програма Clockify - розуміє тайм-менеджмент як
(...) набір принципів та інструментів, які допомагають ефективніше використовувати свій час. Таким чином, тайм-менеджмент співробітників складається з усіх необхідних навичок, які допоможуть вашим співробітникам виконувати свою роботу більш продуктивно.
Автори Clockify чітко вказують, на кого поширюються принципи тайм-менеджменту. Хоча, звісно, це неправда, що тільки працівники мають стежити за часом на роботі. Тайм-менеджмент спрямований на будь-кого, будь-де, незалежно від типу роботи чи діяльності. Але те, що є реальним, навички та допоміжні інструменти (такі як програмне забезпечення для відстеження часу команди або просто мобільний трекер часу) незамінні в цьому довгому процесі.
Сказати, що ринок додатків для управління часом величезний - це не тільки банально, але й по-дитячому. На даний момент кількість такого програмного забезпечення не зменшується. Більше того, з кожним роком зростає. Посилаючись на Звіт від B2B дослідницької компанії Markets and Markets:
Очікується, що ринок програмного забезпечення для управління завданнями зросте з 1,79 млрд доларів США у 2017 році до 4,33 млрд доларів США до 2023 року, при середньорічному темпі зростання 13,74% з 2018 по 2023 рр. Забуте мистецтво концентрації.
З цієї точки зору, практично неможливо представити всі без винятку корисні та найактуальніші додатки для управління часом. Іншими словами (і це дійсно так): ніхто не може сказати, що існує "найкращий додаток для управління", який підходить для кожної компанії.
Будь-який додаток для відстеження часу, будь-який додаток для управління часом, будь-який з найкраще програмне забезпечення для відстеження робочого часу співробітників (як би ви це не називали) - не є куленепробивним, не є стійким до будь-якої критики. Будь-яке програмне забезпечення (не тільки онлайн-трекер часу) має якийсь аспект, який дратує, є недостатнім або недостатньо розвиненим, щоб задовольнити будь-яких користувачів (не тільки менеджерів проектів, але й менеджерів ресурсів, HR-менеджерів, і, звичайно ж, працівників, дизайнерів, розробників). Завжди буде щось, що не буде відповідати.
Якщо нам потрібно сказати все, що було сказано вище, одним реченням: найкращий додаток для управління часом означає тільки і завжди найкращий для конкретної компанії.
Тож, перш ніж обрати додаток, який допоможе вам ефективно керувати часом, ми пропонуємо підготувати запит на участь у тендері, обрати постачальників і... просто спробувати. Нехай члени вашої команди також матимуть можливість поділитися з вами своїм досвідом. І просто прийміть рішення.
Ефективне планування ресурсів є ключовим завданням для компаній будь-якого розміру, незалежно від того, працюють вони в Інтернеті чи в традиційних галузях. З огляду на широке розмаїття бізнесів, які потребують планування ресурсів, складно надати універсальну рекомендацію...
Команди по всьому світу стикаються зі схожими проблемами, коли справа доходить до планування робочого графіка. Створити план проекту складно самотужки, а підтримувати його в актуальному стані та реагувати на зміни - ще складніше...
Одне з найскладніших завдань для власників бізнесу та менеджерів з управління ресурсами - це планування змін. Планування того, хто, коли і над чим має працювати, виходячи з особистих уподобань і...