Напевно, вас не здивує, що зустрічі часто асоціюються з марною тратою часу. Згідно з дослідженням Звіт Atlassianлюди можуть витрачати до 31 години щомісяця на непродуктивні зустрічі. Це майже цілий робочий тиждень!
Зрозуміло, що керівники команд та менеджери намагаються зробити певні кроки, щоб скоротити витрати на зустрічі. Для деяких компаній це може бути, наприклад, заборона на всі статусні наради. Для інших це означає впровадження додатків і технік для підвищення ефективності зустрічей. У цій статті ми поділимося порадами, якими ви можете скористатися для планування та проведення успішних зустрічей.
Що робить зустріч ефективною?
Ефективні зустрічі дають відчутні результати, які позитивно впливають на ваш проект або організацію в цілому. Це їхня загальна ідея. Деталі залежать від мети вашої зустрічі. Ефективні зустрічі - це ті, які досягають цілей, поставлених лідером зустрічі. Тому вкрай важливо визначити чітку мету кожної зустрічі, яку ви проводите, і поділитися нею з учасниками. Більше про це в наступному розділі.
Як спланувати ефективну зустріч?
Почніть з мети. Чого ви хочете досягти, проводячи цю зустріч? Вам потрібно прийняти якісь важливі бізнес-рішення? Ви плануєте мозковий штурм? Чи є новини, якими слід поділитися з командою в дусі прозорість проекту? Цілі, які ви визначите, швидше за все, вплинуть на характер зустрічі. Вони можуть навіть переконати вас... не організовувати зустріч взагалі.
Вам справді потрібно проводити цю зустріч?
Багато компаній дотримуються зустріч за замовчуванням політика: якщо сумніваєшся - скликай нараду. На жаль, це не найпродуктивніший спосіб витрачати час співробітників. Багато звітів, опублікованих за останні роки, підкреслюють величезну кількість непотрібних зустрічей. Atlassian проаналізували дані і дійшли висновку, що половину зустрічей вважають марною тратою часу. Половина! Це наштовхує мене на думку, що майже кожен міг би скоротити кількість зустрічей, які він вирішує організувати.
Одним із видів зустрічей, які часто критикують, є сумнозвісні статусні наради. Джейсон Фрід, засновник і генеральний директор Basecamp, пише що Наради щодо статусу - це найгірший тип зустрічей. Виключіть їх, і ви дізнаєтесь більше, заощадите купу грошей і повернете собі десятки годин на місяць. Він не самотній у своїх настроях. Кілька організацій відкрито зізнаються, що відмовилися від зустрічей лише для того, щоб обмінятися поточним ходом роботи. Натомість вони ефективніше спілкуються за допомогою письмових статусів. Такий підхід особливо цінний для розподілених команд, де для того, щоб зібрати групу людей на розмову в режимі реального часу, потрібно докласти значних зусиль з планування. Звіти про статуси, опубліковані в Slack або в управління проектами програмне забезпечення на ваш вибір займає менше часу, ніж їхні особисті еквіваленти.
Можу уявити, що дехто з вас може насторожено поставитися до цієї ідеї: зрештою, люди говорять швидше, ніж записують на папері. Хіба зустрічі не є більш ефективними, ніж записування? Ну, не в цьому випадку. Збори для обговорення стану справ групи людей займають більше часу, ніж підготовка короткої записки про свій прогрес. До того ж, учасники зустрічі навряд чи звернуть однакову увагу на все, що було сказано кожним учасником зустрічі.
Крім того, запис - це чудова можливість синтезувати інформацію та стисло передати кожен пункт. В результаті ви зможете створити глибоку та довготривалу інформацію. Існує безліч додатків, які допоможуть вашій компанії перейти від особистих зустрічей для звіту про стан справ до асинхронних резюме. Спробуйте Вставай! або Морквина.наприклад.
Обговорення стану справ - не єдиний тип зустрічей, які можна викреслити з календаря. Якщо ви не впевнені, чи варто проводити ту чи іншу зустріч, ви можете звернутися за порадою до забавного, але корисного додатку: Чи повинна це бути зустріч?
Тепер, коли ви встановили вагомі причини для проведення ділової зустрічі, вам потрібно ретельно її спланувати. Тут немає місця для імпровізованої зустрічі "я просто проходив повз ваш стіл": дані показують що 40% людей вважають їх значними відволікаючими факторами.
Запрошуйте на зустріч потрібних людей
Одна з ключових складових продуктивних зустрічей - зібрати правильну групу людей. Запрошуйте співробітників, які можуть зробити внесок у досягнення мети вашої зустрічі. Проведіть зустріч проектної команди, якщо ви хочете поділитися важливими новинами, а після неї організуйте короткі запитання та відповіді. Якщо ваша мета - ухвалити управлінське рішення під час цієї зустрічі, переконайтеся, що особи, які приймають рішення, дійсно присутні на ній. Інакше навряд чи обговорення буде ефективним.
Коли мова йде про кількість учасників зустрічі, ви, можливо, стикалися з правилом "двох піц популяризований Джеффом Безосом. У ньому сказано, що двох піц повинно бути достатньо, щоб нагодувати всю групу, яка бере участь у зустрічі. Це зручне правило, але я б радив вам розглядати його не стільки як формулу вимірювання (зрештою, піци бувають дуже різних розмірів). Замість цього, використовуйте це як можливість продумати список учасників до того, як ви розішлете запрошення.
Ще один момент, який варто взяти до уваги, - це витрати на проведення зустрічі. Іноді нам здається, що ми економимо гроші компанії, організовуючи зустріч і таким чином "просуваючи справу вперед". Однак, чим довша зустріч і чим більше людей беруть у ній участь, тим більшими будуть витрати для бізнесу. Наступного разу, коли ви вирішуватимете, кого запросити на зустріч, ви можете перевірити калькулятор вартості зустрічі поділився Harvard Business Review. Результати можуть вас здивувати.
Створіть порядок денний зустрічі
Після того, як ви визначилися з цілями зустрічі та склали список співробітників, які візьмуть у ній участь, вам потрібно розробити план дій. Для того, щоб скласти порядок денний зустрічі, спробуйте відповісти на наступні питання:
- Як має виглядати зустріч?
- Хто і коли має говорити?
- Які кроки необхідні для досягнення мети?
- Які рішення потрібно прийняти?
- Скільки часу слід планувати на кожне питання порядку денного?
- О котрій годині має розпочатися зустріч?
- Хто і як буде робити нотатки?
Вибір правильного часового інтервалу для зустрічі може бути непростим завданням, особливо якщо ви запрошуєте людей, чий графік не є фіксованим. По-перше, подивіться на календар ресурсів вашої команди, щоб визначити відповідну дату для зустрічі. Зверніть увагу, що час початку сесії не повинен бути випадковим. Як показано в Звіт про стан зустрічей Doodle за 2019 ріклише 12% людей надають перевагу зустрічам після 14:00. Такі інструменти, як За календарем або Зустрічний птах підтримаємо вас у виборі правильного часу для зустрічі.
Зверніть увагу, що порядок денний зустрічей команди в ідеалі слід надсилати разом із запрошеннями, а не додавати до опису заходу пізніше. Останній варіант може призвести до того, що деякі учасники можуть пропустити порядок денний і, як наслідок, не знати, чого очікувати під час зустрічі. У вашому розкладі має бути чітко зазначено, що ви є лідером та/або фасилітатором цієї зустрічі. Якщо у зустрічі немає одноосібного господаря, важко успішно виконати всі кроки. Переконайтеся, що всі учасники зустрічі заздалегідь знають, до чого їм готуватися. Інакше вам буде складно ефективно керувати дискусією.
Як провести ефективну зустріч?
Як фасилітатор зустрічі, ви відповідаєте за її перебіг. Ви вирішуєте, коли починається зустріч і чи дотримується план дій. Завжди пам'ятайте про основну мету обговорення. Це основні елементи ефективних зустрічей:
- Час - Слідкуйте за часом. Наприклад, якщо зустріч має розпочатися за розкладом, але хтось із учасників запізнюється, можливо, варто просто почати обговорення без нього. Звичайно, всяке буває, і іноді запізнення може бути спричинене зовнішніми обставинами. Але що робити, якщо у вашій команді є людина, яка постійно спізнюється і завжди "надто зайнята", щоб з'явитися на зустрічі? Я впевнений, що ви ретельно вибрали часовий проміжок і оцінили витрати на цю зустріч. Навіщо витрачати всі ці зусилля лише через те, що хтось не поважає зустрічі?
- Правила - Фасилітатор зустрічі відповідає за встановлення правил, яких повинні дотримуватися всі учасники. Одна з практик, яка дійсно підвищує продуктивність учасників зустрічі, - це відсутність багатозадачності. Зазвичай це означає, що всі ноутбуки мають бути вимкнені, а телефони відкладені. Чи може бути щось більш дратівливим, ніж людина, яка сиділа на вашій зустрічі, переглядаючи веб-сторінки, а потім каже: "Ви не могли б повторити останню частину? Я не слухав". Це жахлива трата часу і грошей. До того ж, це негативно впливає на енергетику всіх присутніх у кімнаті.
- Примітки – ведення нотаток є життєво важливим майже на кожній зустрічі. Ви можете призначити особу, яка записуватиме рішення, прийняті під час сесії, або зробити це самостійно. Крім того, ви можете заохотити всіх учасників записувати рішення (за умови, що це не буде приводом для перегляду поштової скриньки або Slack). Варто спробувати використовувати візуальні нотатки (скетч-нотатки) як основну техніку. Прочитайте нашу статтю посібник зі скетчворкінгу для проектних менеджерів переконатися, що візуальне конспектування - це те, що може робити кожен (навички малювання не потрібні!). Якщо ви обрали єдиного нотатника на зустрічі, надішліть його нотатки іншим учасникам. Ви хочете, щоб усі були на одній сторінці щодо результатів вашої зустрічі. Детальніше про це читайте в останньому розділі цієї статті.
Ефективне управління різними типами учасників нарад
Ви знайдете багато онлайн-ресурсів, які описують різні типи особистостей для зустрічей (наприклад цей.або цеабо Цей.). Всі ці статті дещо відрізняються, коли мова йде про кількість учасників зустрічі або їхні імена. Однак усі вони мають спільну рису: ви, швидше за все, зустрінете учасників, які домінуватимуть на зустрічі своїми думками, гучними репліками або навіть дискусіями, що не стосуються теми. З іншого боку, у вас будуть люди, які можуть сказати щось надзвичайно цінне, але з тих чи інших причин мовчатимуть.
Один з методів проведення продуктивних зустрічей з різними особистостями на борту - спробувати усунути структуру влади. Таким чином, ви заохочуєте всіх учасників робити свій внесок, і їм не доведеться турбуватися про те, що вони висловляться не по черзі. Чудовим прикладом такого підходу є співзасновник Pixar Ед Кетмулл. Він розповів про це у своєму інтерв'ю з CEO Slack: [під час зустрічі] Ніхто, від креативного директора до самого Кетмулла, не може відмінити думку продюсерів, які приходять за зворотним зв'язком. Причина проста: вони вже знають, що щось не працює - їм не потрібен осуд, їм потрібні рішення. Кетмулл визнає, що вони не завжди роблять це правильно. "Час від часу це справжня катастрофа, - каже він. "Але іноді трапляється магія. І під магією я маю на увазі, що его покидає кімнату".
Его в кімнаті також може бути вербально вираженим, якщо виходити за рамки порядку денного і починати обговорення не по темі. Керівник зустрічі може бути легко захоплений зненацька, коли така поведінка має місце. Ось чому найкраще підготуватися до таких переривань заздалегідь. Ви можете створити так звану парковку для ідей: дошку або аркуш паперу, на якому ви записуєте те, що учасники піднімали, але не було включено до плану дій. Проведення ефективної зустрічі набагато простіше, коли ви можете сказати: "Це цікаве питання, давайте відкладемо його на потім і повернемося до нього після цієї зустрічі".
Кроки, які потрібно зробити після зустрічі
Ефективні зустрічі рідко закінчуються, коли ви залишаєте конференц-зал. Зазвичай, після них є певні дії, які потрібно виконати. Можливо, вам потрібно реалізувати рішення, прийняте під час зустрічі. Або, можливо, є список ідей, згенерованих групою, якими потрібно поділитися з іншими людьми.
Поділіться нотатками з усіма, хто брав участь у зустрічі. Переконайтеся, що у ваших нотатках є пункти дій та наступні кроки. Для всіх завдань, які необхідно виконати, слід призначити відповідальних.
Після зустрічі оцініть її та перевірте, чи є якісь елементи управління зустрічами, які можна вдосконалити в майбутньому. Такий підхід допоможе вам перетворити зустріч на ефективний бізнес-інструмент, а не на боротьбу. Успіхів вам!
