Різниця у вартості ресурсів є однією з ключові показники ефективності управління ресурсами на який вам обов'язково варто звернути увагу. Цей показник зазвичай виражається у відсотках. Вона показує співвідношення між запланованими витратами на одного члена команди проекту та фактичними витратами на одного члена команди. 

Чим це корисно?

Перш за все, відстеження відхилень вартості ресурсів дозволяє контролювати прибутковість вашого проекту. Це особливо важливо, коли ви працюєте з фіксованим бюджетом. Що відбувається, коли ви бачите, що члени вашої команди генерують більше витрат, ніж очікувалося? Ви можете впровадити необхідні оптимізації, щоб переконатися, що проект не вплине негативно на ваш фінансовий результат. 

Компанії, які працюють з бюджетами часу та матеріалів, також повинні регулярно перевіряти відхилення вартості ресурсів, щоб мати змогу вчасно реагувати на тривожні тенденції. 

Порівняння кошторисних і фактичних витрат також може дати вам цінну інформацію щодо процес оцінки проекту у вашій компанії. Звісно, оцінки ніколи не будуть точними, але деякі команди схильні сильно недооцінювати певні аспекти своїх проектів. Подібні закономірності повинні бути очевидними, коли ви порівнюєте розбіжності у вартості ресурсів для різних ролей у вашій проектній команді або на різних етапах проекту. 

Як розрахувати відхилення вартості ресурсів в управлінні проектами?

Найпростіша формула полягає в тому, щоб розділити фактичні витрати вашої команди (відстежені години помножити на погодинну вартість працівників) на заплановані витрати (кошторис проекту помножити на погодинну вартість). Тепер ви бачите, скільки грошей ви повинні взяти з клієнта, порівняно з тим, скільки ви думали, що візьмете з нього. Якщо ви хочете копнути глибше, ви також можете розрізнити внутрішні витрати - гроші, які ви платите членам своєї команди + адміністративні витрати - і гроші, які ви отримуєте від клієнта. Таким чином ви зможете точно визначити прибуток, який генерує ваша організація. 

Як ви можете собі уявити, для того, щоб отримати достовірні дані про фактичні витрати вашої команди, ви повинні використовувати програмне забезпечення для відстеження робочого часу співробітників. Зараз ми покажемо вам, як легко розрахувати відхилення вартості ресурсів за допомогою комплексного додатку для управління ресурсами - Teamdeck.

Створіть звіт про відхилення вартості ресурсів за допомогою програмного забезпечення для планування ресурсів проекту Teamdeck

Teamdeck - це програмне забезпечення для управління ресурсами з потужними функціями звітності, доступними для всіх користувачів - все, що вам потрібно зробити, це створити обліковий запис тут. Ви можете протестувати Teamdeck безкоштовно протягом 7 днів. Після безкоштовної пробної версії вартість одного члена команди становить $3.99, що включає планування ресурсів, відстеження часу та система управління відпустками особливості. 

Ваш акаунт Teamdeck готовий? Щоб створити змістовний звіт про ваші проектні команди, вам потрібно попросити їх почати відстежувати свій час за допомогою Мобільний додаток Teamdeck для відстеження часу або вводячи дані про свій час через веб-додаток. 

Однак, якщо ви просто хочете побачити, як працює такий звіт, ви можете швидко налаштувати демо-рахунок, заповнивши його вибірковими даними. Просто натисніть на "Грати з вибірковими даними", коли ви перебуваєте в розділі "Організації" Teamdeck. 

Незалежно від того, чи ви працюєте з реальними даними вашої команди, чи з вибірковими точками даних, наступні кроки будуть однаковими. Перейдіть до Звіти у верхньому меню і натисніть значок плюса в правому нижньому куті. Сьогодні ми покажемо вам, як створити звіт про відхилення витрат ресурсів з нуля, тому натисніть "Створити користувацький".

Звіти про управління проектами Teamdeck

Потім назвіть свій звіт і встановіть відповідний діапазон дат. 

Принцип роботи звітів Teamdeck полягає в тому, що ви самі вирішуєте, з чого вони повинні складатися. Ви можете створювати різні типи діаграм і таблиць з інтерактивними полями. Для початку давайте створимо гістограму, яка дасть нам гарне уявлення про те, як порівнюються оцінки та фактичні дані. 

Натисніть на значок плюса в кутку і виберіть гістограму. За замовчуванням вона складатиметься зі стовпчиків, що ілюструють бронювання ваших команд (заплановані години), табелі обліку робочого часу (відстежувані години), доступні години та години відпусток. Нам потрібно порівняти тільки бронювання і табелі обліку робочого часу, тому перейдіть до Метрики і зніміть прапорець з відпусток, а також з доступності. 

Ваш стіл повинен виглядати так:

розрахунковий та фактичний час, відпрацьований вашою командою

Звичайно, якщо у вашій команді багато людей, гістограма буде набагато менш читабельною. Відхилення вартості ресурсів зазвичай розраховується для одного проекту, тому ви можете відфільтрувати інші проекти. Натисніть на Фільтри і додайте відповідний.

Фільтруйте дані у звіті про управління проектами

Натисніть "Застосувати" і насолоджуйтеся діаграмою, заповненою лише релевантними даними. Дивлячись на цю діаграму, ви можете побачити, хто з працівників відпрацював більше годин, ніж очікувалося, а хто не дотягнув до запланованої кількості годин. Однак, щоб отримати точні цифри, краще додати інформативну таблицю.

Натисніть на іконку плюса в кутку і додайте таблицю. Ви можете повторити деякі кроки з попередньої таблиці: зняти галочки з непотрібних метрик (поки що залиште тільки табелі обліку робочого часу і бронювання), а також відфільтрувати відповідні проекти.

Ви також можете змінити групування даних у вашій таблиці. За замовчуванням вони будуть згруповані спочатку за проектами, а потім за членами команди. Щоб змінити цей параметр, натисніть на Групування і перетасуйте блоки даних. Якщо ви використовуєте фільтр, ви можете взагалі видалити "Проекти", якщо ви використовуєте фільтр. 

У нашому прикладі звіту остаточне групування має такий вигляд:

Групові дані у звіті про управління проектом

Тепер, коли ваша таблиця складається з двох стовпців даних (Бронювання і Табелі обліку робочого часу), настав час додати нові стовпці, що відображають кошторисні та фактичні витрати. Перш за все, вам потрібно додати стовпець для погодинних витрат вашої команди. Натисніть на Метрики, а потім на "Додати користувацький" -> "Додати користувацький стовпець значень". Назвіть новий стовпець (наприклад, "Погодинна вартість") і виберіть формат даних у валюті.

Коли ви застосуєте ці зміни, ви побачите, що до таблиці додано порожній стовпець. Це працює подібно до електронної таблиці Excel - клацніть на будь-яку клітинку, щоб ввести туди дані. 

Внесіть дані до звіту

Після того, як погодинні витрати вашої команди будуть на місці, ви можете додати стовпці, які автоматично розрахують загальну суму кошторисних і фактичних витрат. Знову перейдіть до Метрики і натисніть на "Додати митницю", але тепер виберіть "Додати кастомне поле для розрахунку", оскільки ми хочемо, щоб Teamdeck розраховував результат самостійно. Назвіть стовпець, виберіть формат даних у валюті і введіть формулу. 

Для планових витрат формула буде наступною:

= (Бронювання: Час / 60) * Користувацькі значення: Погодинна вартість

За фактичні витрати:

= (Табелі обліку робочого часу: Час / 60) * Користувацькі значення: Погодинна вартість

Щойно ви почнете вводити змінну, Teamdeck запропонує доступні варіанти. 

Наразі у вашій таблиці має бути 5 стовпчиків, включаючи два нових - для кошторисних і фактичних витрат. 

Кроки для створення звіту про відхилення у витратах на ресурси

Останній стовпець, який ми повинні додати до таблиці, - це той, про який йдеться в цьому звіті: відхилення вартості ресурсів. Щоб розрахувати його, створимо ще один стовпчик з користувацьким розрахунковим полем. Цього разу виберіть формат даних у відсотках і введіть наступну формулу:

= (Користувацькі формули: Фактичні витрати / Користувацькі формули: Планові витрати)*100

Примітка: якщо ваші стовпці називаються по-різному, ви повинні скоригувати формулу, щоб відобразити це.

Ось так, у вашій таблиці з'явиться новий стовпчик із значенням відхилення вартості ресурсів для кожного з ваших співробітників, які працюють над даним проектом. 

Звіт про відхилення у витратах на ресурси

Якщо значення більше 100%, це означає, що цей член команди записав більше часу, ніж передбачалося. Якщо значення менше 100%, це означає, що початкова оцінка не була досягнута. 

Останнє, що ви можете зробити, це змінити спосіб обчислення "загальної суми" рядка. За замовчуванням, це сума всіх значень у певному стовпчику. Середнє значення було б набагато кориснішим. Підсумковий рядок можна натиснути і відредагувати, як комірку електронної таблиці, тому вам просто потрібно ввести наступну формулу:

= average(вкладений(Група: Люди, Користувацькі формули: відхилення витрат на ресурси))

Хочете спробувати Teamdeck у своїй компанії?

Компанії-розробники програмного забезпечення та креативні агенції з різних континентів використовують Teamdeck для планування та моніторингу роботи своїх команд. Якщо ви вважаєте, що ваша організація також може отримати користь від ефективного управління ресурсами, обов'язково спробуйте. Ми рекомендуємо вам заплануйте дзвінок Анелінаш експерт з успіху клієнтів, який розповість вам про додаток і допоможе вашій команді безперешкодно підключитися до роботи з ним. 

Розрахуйте відхилення витрат на управління проектами за допомогою Teamdeck.io

Wunderman Thompson, Stormind Games, Unit 9 - не тільки вони обрали наш програмне забезпечення для управління ресурсами

Пов'язані публікації

Керівники проектів завжди шукають варіанти програмного забезпечення для управління ресурсами
Управління проектами, Інструментарій

Планувальник ресурсів - як вибрати правильний?

Ефективне планування ресурсів є ключовим завданням для компаній будь-якого розміру, незалежно від того, працюють вони в Інтернеті чи в традиційних галузях. З огляду на широке розмаїття бізнесів, які потребують планування ресурсів, складно надати універсальну рекомендацію...

Допомагаємо менеджерам проектів розраховувати використання ресурсів
Управління проектами, teamdeck

Як розрахувати використання ресурсів: Посібник для менеджерів проектів

Компанії зазвичай докладають багато зусиль до розподілу ресурсів. Ви хочете, щоб усі були зайняті, але при цьому були впевнені, що їхні завдання є цінними (що часто означає оплачуваними) для компанії. Це стає дійсно складним, оскільки ваша команда...

Онлайн-планувальник завжди кращий за паперовий календар і економить час
Управління проектами, Інструментарій

Календарний планувальник онлайн - краще плануйте графік вашої команди

Команди по всьому світу стикаються зі схожими проблемами, коли справа доходить до планування робочого графіка. Створити план проекту складно самотужки, а підтримувати його в актуальному стані та реагувати на зміни - ще складніше...