Що потрібно включати в технічне завдання в управлінні проектами?
Важливо зазначити, що проекти можуть бути дуже різними, тому, залежно від характеру проектів, які вони виконують, різні компанії можуть використовувати дуже різні технічні завдання. Однак є деякі елементи, які зазвичай включаються до вашого ТЗ. Давайте розглянемо їх по черзі:
Короткий опис проекту
Вступ до технічного завдання - це місце, де ви можете підсумувати проект та окреслити всі сторони, які беруть у ньому участь. Зазвичай в резюме проекту ви пояснюєте мету та бачення проекту. Про що цей проект? Яка бізнес-мета його реалізації? Яку проблему вирішить кінцевий продукт?
Пояснення цих елементів на початку вашого ТЗ допоможе вам задати тон усьому документу, а також надати обґрунтування для включення чи невключення певних результатів до обсягу робіт.
Обсяг проекту
У цій частині технічного завдання ви намагаєтеся відповісти на два питання:
- Що буде поставлено?
- Що не буде доставлено?
Зрозуміло, що цей розділ не може бути надто розпливчастим, оскільки це може призвести до непорозумінь. З іншого боку, можливо, ви не зможете, наприклад, окреслити всі завдання на цьому етапі. Якщо це так - нічого страшного. Головне, щоб ви точно відобразили обсяг, про який ви та інші зацікавлені сторони домовилися.
Ви можете перейти від більш загального огляду обсягу робіт до переліку конкретних кроків і завдань, які потрібно буде виконати проектній команді. Не забувайте про результати і будьте конкретними щодо них. Дуже важливо уникати двозначних фраз на кшталт того, що ви надасте те чи інше. Якщо ви хочете, щоб ваше технічне завдання було корисним у майбутніх переговорах з клієнтом, воно має бути максимально чітким.
Також може бути гарною ідеєю включити в технічне завдання негативний обсяг робіт. Йдеться про ті елементи проекту, які обговорювалися з клієнтом або присутні в продуктах конкурентів, але в кінцевому підсумку ви погодилися не включати їх до технічного завдання.
Графік та основні етапи
Описуючи різні етапи проекту, ви можете включити етапи проекту а також терміни виконання. Деякі проекти матимуть фіксовані дедлайни, інші - ні, тому ви не завжди зможете вказати точний період виконання. Проте, корисно принаймні вказати в технічному завданні різні етапи проекту та приблизну кількість часу, яку вони мають зайняти.
Критерії прийнятності, визначення успіху
Ми вже наголошували на тому, що в технічному завданні потрібно використовувати точні формулювання і точно презентувати проект. Те ж саме стосується стандартів і критеріїв прийнятності, які також повинні міститися у вашому ТЗ.
Уявіть, що ваша команда працює над мобільним додатком для клієнта. Недостатньо просто описати функції додатку в технічному завданні. Що робити, якщо ваш додаток працює так, як зазначено, на більшості мобільних пристроїв, але не на всіх? Якщо ви з клієнтом не узгодили список платформ, на які орієнтований додаток, вам буде складно стверджувати, що робота виконана успішно. Ось чому так важливо враховувати деякі галузеві стандарти. Для проектів з розробки програмного забезпечення вони можуть включати детальну інформацію про:
- тестування (як продукт буде тестуватися?),
- пристрої, браузери, операційні системи.
- простої та технічне обслуговування продукції,
- стандарти безпеки тощо.
Ви також можете згадати про обов'язки клієнта в документі SOW - наприклад, чи повинен він надати якісь активи?
Нарешті, запишіть визначення успіху проекту: яким клієнт очікує бачити успішний проект? Хто відповідатиме за визначення того, чи є проект успішним?
Ціна та умови оплати
Інформація про бюджет є невід'ємною частиною вашого SOW. Якщо ви можете представити витрати на проект, запишіть їх. Якщо ви працюєте за принципом "час і матеріали" або у вас є інша домовленість, чітко поясніть її умови. Не забудьте про додаткові витрати на проект: ліцензійні платежі, обладнання, відрядження тощо.
Графік платежів також має бути зазначений у SOW. Коли слід очікувати оплату? Чи передбачена розстрочка? Як компанія, відповідальна за проект, у ваших інтересах не залишати місця для сумнівів у будь-якій частині ТЗ, і, зрозуміло, що цей розділ не є винятком.
Чи зібрали ви всю необхідну інформацію в технічному завданні? Переконайтеся, що всі залучені сторони ознайомлені з документом, і отримайте його підписи.