Як ми можемо прочитати нижче, згідно з даними Інституту бізнес-прогнозування та планування, кожне рішення та дія ґрунтується - не обов'язково свідомо - на прогнозуванні ресурсів. Ця стаття базується на досвіді офіс-менеджера та фінансового директора.
Стаття містить:
- Порівняння визначень прогнозування людських ресурсів
- Звіт про прогноз використання команди
- Аналіз тенденцій та корисна роль програмне забезпечення для управління ресурсами прогнозування ресурсів
Разом з нашими гостями, Петром та Івоною, я хочу показати вам, що планувальник ресурсів може надати дані для поглиблення цього розуміння і, як наслідок, для більш впевненого прогнозування.
Івона Марціняк - Офіс-менеджер у Le Polish Bureau, технічному відділі відомої виробничої компанії UNIT9.
Пьотр Бандош - Керівник відділу фінансів та персоналу в компанії Apptension, яка займається розробкою креативного програмного забезпечення, що базується в Познані, Польща, і налічує 50 осіб.
Використання історії для прогнозування майбутнього - кілька слів перед тим, як ми поговоримо про HR-прогнозування
"(...) Усвідомлюєте ви це чи ні, але практично кожне бізнес-рішення та процес ґрунтується на прогнозі".
(Інститут бізнес-прогнозування та планування)
Очевидно, що без минулого немає майбутнього - це, звісно, дуже високопарно сказано. Але якщо говорити більш чітко, то будь-яке передбачення - і в приватному житті також - базується на суміші даних (взятих з вашого власного досвіду, наданих вам колегами або допоміжними інструментами) та уяви.
Створення майбутнього чи просто реалізація поставлених цілей, подолання завдань та викликів, які виникатимуть на шляху до успіху, завжди базуються та містять такі елементи, як дані та досвід, які допомагають вирішувати проблеми та обирати правильний напрямок.
(...) прогнозування - це спроба передбачити майбутні результати на основі минулих подій та управлінського розуміння.
(WoltersKluwer.com)
Прогнозування - незалежно від того, говоримо ми про погоду, поведінку людей чи тварин, фінанси, бізнес чи просто людські ресурси - це процес використання даних, інсайтів та досвіду для складання прогнозів та підготовки до задоволення певної потреби, або бізнес-потреби, якщо говорити прямо.
Як збирати дані для прийняття кадрових рішень?
Від сенсу до дії - розуміння кадрового прогнозування
Маючи це на увазі, ми можемо передбачити значення HR-прогнозування.
HR-прогнозування або прогнозування людських ресурсів - це процес визначення або прогнозування кадрових потреб компанії на основі наявних даних.
(the-definition.com)
У цьому сенсі основна увага приділяється забезпеченню достатньої та очікуваної кількості кваліфікованих працівників - очікуваної з точки зору компанії або бізнесу. Мета полягає в тому, щоб забезпечити безперервність бізнесу, задовольняючи бізнес-потреби саме завдяки кваліфікованим працівникам.
Це значення досить близьке до планування потужностей - дуже популярного терміну серед менеджерів з управління ресурсами та проектами. Для них планування потужностей - це утримання потрібної кількості працівників (належним чином підготовлених і кваліфікованих), які можуть успішно завершити проект або завдання.
Таким чином, прогнозування людських ресурсів - це... прогнозування попиту та пропозиції. Це може стосуватися кількості працівників, очікуваних певних навичок або офісного обладнання. У сфері управління персоналом прогнозування означає:
оцінка кількості співробітників і розрахунок навичок, обладнання та ресурсів, необхідних для задоволення потреб співробітників і досягнення бізнес-цілей.
(rovva.com)
Чи звучить це знайомо, коли ми порівнюємо вищезазначене з плануванням ресурсів або навіть з визначенням управління ресурсами?
Підсумовуючи цей розділ, прогнозування людських ресурсів - це процес передбачення - на основі даних, потреб компанії, працівників, які наразі працюють у компанії, а також їхньої залученості та показників продуктивності - кого слід найняти. Зайнятих з точки зору майстерності та робочої сили. Прогнозування людських ресурсів спрямоване на задоволення потреб майбутніх проектів. По суті, це операція, яка вимагає правильного розуміння того, що відбувається у вашій компанії.
Звіт про прогноз використання команди
Пьотр - один з користувачів OG Teamdeck, який працює з додатком з моменту його бета-версії. Не дивно, що у нього з'явилося кілька улюблених функцій, коли справа доходить до автоматизації роботи та отримання користі з даних. Один з його улюблених звітів - це 3-місячний прогноз виробництва.
Він базується на майбутній доступності команди, а також на вже призначених проектах.
ПОРАДА: Використовуйте функцію під назвою Додайте власне поле для розрахунку щоб створити стовпчик Утилізація.
Обіймаючи посаду керівника відділу фінансів та персоналу, Пьотр може використовувати цей звіт для обох аспектів своєї роботи. Він дає йому ґрунтовний огляд запланованого виробничого конвеєра Apptension: якщо показники використання нижчі, ніж очікувалося, він може поговорити з командою продажів і дізнатися, чи є потенціал для закриття більшої кількості угод протягом наступних тижнів.
ПОРАДА: Ви можете позначати різні види бронювань тегами, наприклад, "попередні" для бронювань, які ще не підтверджені, але деякі домовленості вже досягнуті.
Ця проста таблиця також є гарною підказкою для прогнозування людських ресурсів
Пьотр може аналізувати використання конкретних людей або відділів. Таким чином, він знає, які ролі будуть користуватися найбільшим попитом найближчим часом, і може відповідно планувати процеси набору персоналу.
ПОРАДА: Кастомні поля працюють як теги для проєктів і людей у Teamdeck. Вони полегшують сортування даних за категоріями, наприклад, за відділами. Івона та Пьотр додали тег "посада" до своїх колег по команді, щоб фільтрувати їх за навичками.
Дивлячись на таблицю вище, ви бачите, що хоча креативний відділ в цілому здається достатньо завантаженим на найближчі місяці, більш детальний аналіз даних показує, що нам не завадила б допомога копірайтера, оскільки Луїза має багато роботи.
3-місячний прогноз також корисний, коли йдеться про те, чи буде певна роль потрібна протягом тривалого періоду часу, чи це короткострокова робота, яка більше підходить для фрілансера.
Прогнозування людських ресурсів на основі історичних даних
Івона зазначає, що доступ до історичних даних також надзвичайно корисний при спробі оптимізувати майбутні процеси найму. Аналіз даних за минулі місяці та роки дозволяє виявити тенденції та зробити більш точні прогнози. Наприклад, певні навички виявилися більш затребуваними в певні місяці. Тепер, коли команда може спрогнозувати майбутню потребу в рекрутингу, процес можна спланувати заздалегідь.
Якщо у вас недостатньо даних для аналізу попередніх років, вам також може допомогти нещодавня історія. Звіт з історичними даними базується на табелях обліку робочого часу людей, і, як зізнається сама Івона, "на його підготовку пішло близько 5 хвилин".
У звіті Івони є три колонки:
- категорії працівників на основі їх посад, після розгортання кожної категорії ви можете побачити місяці, а потім людей (використовуйте кнопку групування опція, щоб мати можливість розміщувати дані в такому порядку)
- табелі обліку робочого часу, витягнуті безпосередньо з Teamdeck - програмне забезпечення для управління ресурсами
- кількість людей, необхідних для доставки кількість годин, відстежених у другому стовпчику
ПОРАДА: Колонка Люди це так званий користувацький розрахунок, і формула виглядає наступним чином:
Люди = Табелі обліку робочого часу / 60 / 168
Чому 168? Це середня кількість годин у робочому місяці. Це число може відрізнятися в різних країнах - використовуйте значення, яке має найбільший сенс у вашому випадку.
Цей звіт є дійсно проникливим, якщо ви розгорнете рядки і порівняєте робоче навантаження за місяць з кількістю людей, яких ви фактично маєте на борту.
На малюнку ви бачите розбивку табеля обліку робочого часу на місяць вигаданої UX-команди. У команді три людини, і більшу частину часу це якраз та кількість, яка необхідна для завершення роботи (вартість Люди не перевищує 3). Однак грудень видався дуже напруженим для команди UX. Всі члени команди відпрацювали більше часу, ніж зазвичай, і розрахунок показує, що для завершення цієї роботи у звичайні терміни знадобилося б більше 3 осіб (фактично 3,43).
Можливо, саме цей грудень був надзвичайно насиченим, а можливо, це закономірність, що з'являється. У будь-якому випадку, у вас є всі підстави подивитися навантаження UX-дизайнерів і планувати нові найми, якщо це необхідно.
ПОРАДА: Звіти з табелем обліку робочого часу також є чудовою базою для розрахунку заробітної плати ваших співробітників.
Виклики кадрового прогнозування та як на них реагувати
Існує багато факторів, які слід враховувати, коли йдеться про ресурс планування попит в агентствах. Тут все швидко змінюється, як з точки зору нових проектів, так і з точки зору нових навичок, необхідних для їх реалізації. Ви маєте прийняти рішення, чи шукаєте ви людей, які приєднаються до вашої команди, чи долучатимуться до проектів як фрілансери. І, звісно, є витрати на сам процес рекрутингу.
А як щодо наслідків невчасного підбору персоналу? Перевантажені кадрами агентства можуть легко втратити фінансову ліквідність, а нестача ресурсів може поставити під загрозу майбутні проекти або зашкодити ретельно вибудуваним відносинам з клієнтами. Очевидно, що тут багато поставлено на карту.
На щастя, достовірних даних про:
- підтверджені (або в основному підтверджені, які очікують на фінальний етап) проекти, їхню очікувану тривалість та ролі, необхідні для їхньої реалізації,
- майбутня доступність ваших товаришів по команді,
- минулі записи: табелі обліку робочого часу, використанняоцінки та фактичні дані,
допоможе вам у цьому. Прогнозування людських ресурсів на основі даних починається зі збору відповідної інформації, бажано в режимі реального часу. Аналітика, представлена в цій статті, була отримана за допомогою Teamdeck, програмного забезпечення, розробленого для підтримки агентств, компаній-розробників програмного забезпечення та стартапів у таких сферах управління ресурсами проекту.
Вже маєте обліковий запис? Перейдіть до розділу звітів і створіть власну аналітичну панель.
Ви вперше на Teamdeck? Створення облікового запису безкоштовне і займає всього пару хвилин.