Протягом усього життєвого циклу проекту менеджерам доводиться обробляти великі обсяги інформації. Від збору вимог до проекту та створення команди до відстеження прогресу проекту та звітності - збір та організація інформації є частиною кожного аспекту управління ІТ-проектами, управління маркетинговими проектамиабо агентське управління проектами також. Це може легко стати приголомшливим.
Як ефективно обробити всі дані, не втрачаючи при цьому з поля зору загальну картину - ваш проект? У цьому вам допоможуть інтелект-карти. Крім того, інтелект-карти можуть бути чудовим способом полегшити ефективні зустрічіуявіть собі, що обсяг проекту і знаходити рішення для різних виклики з якими стикаєшся на роботі.
У цій статті ви дізнаєтеся, як створювати ментальні карти та використовувати їх у процесах управління проектами. Почнемо з визначення самої ментальної карти.
По суті, ментальна карта - це візуальний спосіб організації інформації. Це схоже на діаграму, з центральною ідеєю, розміщеною, ну, в центрі полотна. Від цього центрального елемента відходять товсті гілки, позначені ключовими словами, а від них - тонші, і так далі. Слова або каракулі, написані поруч з гілками, представляють підтеми головних ключових слів. Ось так може виглядати ментальна карта в кінцевому підсумку:
Для більшого зображення, натисніть тут.
Спочатку ментальна карта може виглядати захаращеною і хаотичною, особливо якщо ви читаєте її так, як читаєте документ (з верхнього лівого або правого кута). Ментальну карту потрібно читати по-іншому. Подивіться на неї уважніше: якщо ви почнете читати її від центральної ідеї (створення організованого робочого простору) і будете слідувати будь-якій з кольорових гілок, ви легко зрозумієте її зміст.
А тепер уявіть, що ви - людина, яка хоче викласти свої ідеї для організованого робочого простору. Якби ви вирішили записати свої думки у традиційний, лінійний спосіб, то, ймовірно, вам довелося б попередньо впорядкувати їх, якщо ви хочете, щоб ваш твір був послідовним. З іншого боку, за допомогою ментальної карти ви можете почати з однієї ідеї і органічно розвивати її. Відчуваєте різницю?
Напевно, настав час познайомити вас з людиною, яка популяризувала інтелект-карти як інструмент для освіти та бізнесу (в тому числі для управління проектами). Тоні Бузан не був першою людиною, яка використовувала ієрархічні діаграми для організації інформації, але він, безумовно, зробив це популярним. Він популяризував цю техніку у своєму шоу "Використовуй свою голову" на BBC у 1970-х роках, а згодом продав мільйони примірників своєї книги "Використовуй свою голову". книги на цю тему. Бузан, на жаль, пішов з життя у 2019 році, але його ідеї продовжують жити - можливо, ви захочете переглянути його Tedx talk про те, як працює наш мозок (і як інтелект-карти його використовують).
Створення ментальної карти, а не лінійної нотатки, має кілька переваг. Ми вже згадували, що карту можна розробити без попередньої систематизації інформації - це суттєво економить час і підвищує продуктивність. Один. опитування від 2019 року повідомили, що керівники в середньому на 30% продуктивніші, коли використовують програмне забезпечення для створення ментальних карт.
Карти розуму дозволяють це зробити:
Ми вже говорили про те, що управління проектами дає багато можливостей для обробки та систематизації інформації: це також моменти, коли варто використовувати свої навички майндмеппінгу. Ми перерахували деякі з них нижче, але не відчувайте себе обмеженими цим списком - якщо ви захочете створити карту для іншого випадку, вона точно принесе вам багато користі.
Як керівник проекту, ви можете використовувати інтелект-карти вже на етапі планування проекту етап. Створіть ментальну карту, щоб зібрати всю інформацію, пов'язану з проектом, воєдино. Кожна з основних гілок може представляти окремий процес управління проектом або окрему сферу самого проекту: ризики, зацікавлені сторони, ресурси.
Така карта може вийти досить загальною, але це не страшно, адже вам не потрібно вдаватися в деталі. Після того, як ви отримаєте загальну картину, ви можете намалювати окремі карти для кожного з аспектів вашого проекту. Уявіть, що ви створюєте ментальну карту управління проектом для масштабу вашого проекту. Почніть з гілок, що представляють основні функціональні можливості кінцевого продукту, а потім розбийте їх на конкретні завдання. Використання ментальних карт буде ефективним на кожному етапі управління обсягом проектувід збору вимог від різних зацікавлених сторін до їхнього структурування та окреслення завдань. Коли список завдань буде готовий, ви можете використати карту для побудови діаграми Ганта для проекту.
Говорячи про завдання: відображення їх на аркуші паперу або в спеціальному програмному забезпеченні може допомогти вам з визначення пріоритетності завдань проекту. Коли ви бачите їх усі, легше вирішити, які з них мають бути виконані першочергово. Візуалізована структура завдань також стане в нагоді, коли ви захочете ознайомити членів вашої команди з їхньою роботою над проектом.
Після того, як ви розпочали проект, не забувайте регулярно повертатися до своїх карт. Вони можуть слугувати нагадуванням, наприклад, про ризики проекту та кінцеві бізнес-цілі. Ви також можете створити ментальну карту, яка слугуватиме сховищем упорядкованої інформації, пов'язаної з проектом. Контактні дані, ресурси та важливі посилання: як керівник проекту, ви хочете мати їх під рукою. Ви можете побачити приклад такої карти тут..
Які ще є випадки використання ментальних карт для управління проектами?
Вчуся. Як керівник проекту, ви повинні постійно відточувати свої навички та вивчати нові стратегії управління проектами. Картування розуму дозволяє краще структурувати нову інформацію та освіжає ваші знання пізніше.
Ще один елемент ментальних карт, який, напевно, привернув вашу увагу, - це включення візуальних елементів: малюнків, іконок, кольорів. Звичайно, ви можете створювати карти і без них. Однак може виявитися, що візуальна інформація для вас більш зрозуміла і легше запам'ятовується.
Якщо ви все ще маєте певні сумніви щодо використання каракулів та малюнків на карті, спробуйте виконати просту вправу. Спробуйте подумати про яблуко. Дайте собі кілька секунд, а потім спробуйте проаналізувати те, що згенерував ваш мозок. Ви ж не бачили літер "А-П-П-Л-Е", так? Як би не називався цей фрукт вашою рідною мовою, ви, швидше за все, побачили зображення, а не літери. Як люди, ми мислимо образами - це одна з головних тез Тоні Бузана.
Якщо ви вже читали наш посібник про скетчкотінг для проектних менеджерів (якщо ні, то обов'язково перевірте), ви, мабуть, пам'ятаєте, що створення скетч-нотаток - це не про мистецтво, а про те, як зробити інформацію легшою для розуміння чи запам'ятовування. Те ж саме стосується і ментальних карт. Вони не повинні бути красивими: функція тут важливіша. Коли ви малюєте іконки, намагайтеся, щоб вони були простими і легко впізнаваними. Якщо ви хочете включити гумористичні елементи у свої дудл-карти, не соромтеся - вони можуть допомогти вам запам'ятати конкретну деталь. Ви також можете пофантазувати зі шрифтами, які ви використовуєте, але нехай вони будуть читабельними. Намагайтеся уникати надмірної кількості слів: якщо ви можете підсумувати щось одним ключовим словом, зробіть це.
Коли справа доходить до полотна, на якому ви будете працювати, намагайтеся дотримуватися чистого паперу/дошки/екрану. Друковані шаблони можуть зробити вашу карту менш читабельною. Ландшафтна орієнтація полотна допоможе вам краще структурувати вашу схему.
Ви могли помітити, що гілки на картах зазвичай вигнуті: це зроблено навмисно. Так само, як і практика переходу від товстих гілок до тонших.
Ці поради (та деякі інші) були візуалізовані за допомогою, як ви вже здогадалися, ментальної карти від Основи навчання:
[/
Ваш список інструментів може бути обмежений аркушем паперу та ручкою. За допомогою цих двох речей ви можете створити повноцінну ментальну карту. Звичайно, якщо ви хочете зробити кольорові карти, вам знадобляться кольорові олівці, маркери та пензлики. Останні чудово підходять для малювання вигнутих гілок.
Якщо ви хочете створювати свої проекти на більшому полотні, використовуйте дошку або фліпчарт. У вас буде більше простору для роботи, а також ви зможете використовувати більші шрифти, щоб зробити ваш малюнок легко читабельним.
Існує багато суперечок про ефективність рукописних та комп'ютерних нотаток. І так, дослідження показує, що використання власної руки може посилити процес навчання. Для багатьох менеджерів проектів, однак, використання онлайн-сервісів для створення ментальних карт буде просто зручнішим. У вас є досить багато інструментів на вибір, в тому числі і ці:
Сподіваємося, ця стаття переконала вас, що ментальні карти можуть допомогти вам краще планувати проекти та вирішувати багато проблем. Ви можете використовувати їх у різних сферах управління проектами: від планування проектів через організацію завдань до вирішення конфліктів.
Ви створили якісь ментальні карти управління проектами, якими хочете поділитися? Надсилайте їх нам, використовуючи чат у кутку екрану! Ми з радістю опублікуємо їх у цій статті.
Плануйте роботу своєї команди з легкістю - отримуйте повну інформацію програмне забезпечення для планування ресурсів
Календар ресурсів (або календар управління проектами, або календар планування проектів, програмне забезпечення для планування ресурсів) дозволяє планувати, управляти і розподіляти ресурси більш ефективно і результативно - особливо якщо Microsoft Excel відігравав провідну роль у вашому...
Яка кінцева мета проектних менеджерів? Успішне завершення проектів. Самі керівники проектів визнають, що це трапляється не так вже й часто: згідно з останнім опитуванням Пульс Професії, менше 60% проектів завершуються...
Управління виробничими потужностями - це стратегія, що використовується підприємствами для найкращого використання ефективності виробництва з урахуванням попиту на послуги чи товари. Кінцевою метою управління виробничими потужностями є..: Визначити і...
