Яка кінцева мета проектних менеджерів? Успішне завершення проектів. Самі менеджери визнають, що це трапляється нечасто: згідно з останнім опитуванням Pulse of the Profession, менше 60% проектів завершуються вчасно або в межах початкового бюджету.
Що ви отримаєте з цієї статті?
роль у цьому процесі відіграє програмне забезпечення для управління ресурсами у процесах планування ресурсного потенціалу
Мета планування ресурсного потенціалу
Знання про різницю між планування ресурсів та планування потужностей
Що робити, щоб наблизити ефективне планування потенціалу
Ефективне управління ресурсним потенціалом може допомогти компаніям збільшити ці показники. У цій статті ви дізнаєтеся більше про планування ресурсного потенціалу в управлінні проектами, але ми також торкнемося переваг управління потенціалом на рівні компанії. Почнемо з деяких необхідних визначень.
Пошук та призначення людей на завдання на основі навичок [Екран з програмного забезпечення для планування ресурсів]
Без зайвих пояснень, потенціал - це здатність досягати, виконувати або виробляти. Якщо розглядати з точки зору компанії, це означає здатність досягати або виробляти протягом певного проміжку часу. Але якщо ми копнемо глибше і скористаємося операційною точкою зору, то виявимо, що потужність розуміється як кількість вхідних ресурсів, доступних для виробництва відносного обсягу продукції протягом певного періоду часу - про це ми можемо прочитати на managementstudyguide.com. Це поняття часто називають виробничою потужністю, яка охоплює рівень ресурсного потенціалу, необхідного для задоволення попиту споживачів, включаючи сировину, обладнання та робочу силу.
Але це не єдине значення, пов'язане з темою цього розділу. Давайте порівняємо кілька інших розумінь планування потенціалу.
На сайті Projectmanager.com ми читаємо, що планування ресурсів - це процес, який стабілізує наявні ресурси для задоволення запитів або потреб у ресурсах для виконання завдання. Це можна розуміти як певний зв'язок між тим, хто має доступ до достатньої кількості ресурсів, і вимогами проектів та їхніми очікуваннями, пов'язаними з ресурсами.
Схоже, що Saviom - наші конкуренти на ринку програмного забезпечення для планування ресурсних потужностей - також дотримуються такої ж думки: Планування ресурсного потенціалу - це прогнозування розриву між можливостями та попитом на ресурси. З точки зору Mavenlink, планування ресурсного потенціалу передбачає 3 аспекти цього процесу. По-перше, визначення обсягу роботи, який можуть виконати ресурси. По-друге, визначення та вказівка на те, яку роботу ці ресурси можуть виконувати. По-третє, зіставлення цих ресурсів з ресурсами, що використовуються в даний момент, щоб задовольнити очікування і потреби проекту.
Як ми можемо прочитати в блозі Wrike: "Планування потужностей - це процес передбачення майбутніх бізнес-вимог організації або клієнта. Планування ресурсів також має на меті забезпечити наявність ресурсів з необхідними наборами навичок для задоволення мінливих потреб клієнтів і бізнесу З цієї точки зору - яка також відображає наш підхід - ресурси не означають обладнання, програмне забезпечення, ноутбуки, будівельні матеріали, приміщення, бюджет і так далі. Коли ви розглядаєте планування ресурсів в управлінні проектами, ви бачите людину, члена команди та працівника. Ви бачите людей з певним набором навичок. Хтось із відповідними навичками, необхідними для виконання вимог проекту.
Ефективне планування потенціалу полягає у забезпеченні ресурсів відповідним, конкретним набором навичок
На рівні проекту планування ресурсів полягає у визначенні того, чи є у вас достатньо ресурсів для завершення певного проекту. Його роль полягає в тому, щоб переконатися, що компанія (або асоціація) має очікувані ресурси, необхідні для виконання проекту або завдання, очікуваного в передбачуваний час, які здатні завершити проект з очікуваними вимогами в очікуваний момент часу.
Більше того, планувальник ресурсного потенціалу повинен мати чітке уявлення про те, скільки ресурсів необхідно для досягнення визначеної мети (підзадачі, завдання, проекту).
Іншими словами, планування ресурсного потенціалу полягає у прогнозуванні інтервалу між потенціалом і попитом на ресурси. Отже, ті, хто займається плануванням ресурсного потенціалу, беруть до уваги такі фактори, як робочі години, майстерність, навички та середній показник протягом роботи. Для того, щоб розрахувати потужність вашої команди, вам потрібно знати їхню доступність та поточне робоче навантаження.
Один з кроків процесу планування ресурсного потенціалу [Зображення з Teamdeck].
Якщо говорити прямо: якщо порівнювати планування потенціалу та ресурсів до управління ресурсами, перший можна звести до "передбачення майбутніх бізнес-вимог та переконатися, що ми маємо необхідні ресурси для запуску проекту". У той час як планування ресурсів - це "вибір і розподіл конкретні ресурси для проекту або завдання та під час його виконання".
Можна також сказати, що планування ресурсів - це перевірка того, чи всі члени команди, ролі та навички, необхідні для виконання роботи, є безсумнівно доступними, перш ніж складати графік виконання роботи. В той час як планування ресурсів - це вибір, призначення і планування з цього поля вибору. Стратегія випередження передбачає створення надлишкових потужностей для задоволення прогнозованого попиту, гарантуючи, що ресурси будуть доступні для задоволення зростаючого попиту і майбутніх проектів.
Порівняння планування потужностей, планування ресурсів та планування ресурсів. [Джерело: www.kelloo.com]
Планування ресурсів - це скоріше координація робочої сили в режимі реального часу: ви призначаєте людей на проекти, одночасно відстежуючи використання ресурсів. Як бачимо, планування ресурсів означає управління, керівництво та координацію ресурсів, необхідних для виконання завдання або проекту.
Що ви зазвичай робите, коли вам доручають керувати новим проектом? Як ви збираєте команду та переконуєтесь, що її членів достатньо для виконання всіх завдань? Керівники проектів, які намагаються забезпечити достатню кількість ресурсів у своєму розпорядженні, повинні виконати наступні кроки:
Зберіть вимоги до проекту та кошторис. Ви повинні розуміти, що потрібно зробити для успішної реалізації проекту. Який технічний обсяг? Які ролі необхідні для проектної команди? Які часові оцінки для цього проекту?
Визначте доступні ресурси. Проаналізуйте наявність ресурсів і визначте, які люди, що відповідають критеріям вашого проекту, можуть приєднатися до вашої команди.
Узгодьте можливості з потребами проекту. Вирішіть, хто буде залучений до проекту і на скільки годин вони повинні бути заброньовані. В ідеалі, ви повинні зарезервувати ці ресурси, навіть якщо проект ще не розпочався. Розгляньте можливість використання стратегії відставання, яка передбачає задоволення фактичного попиту, а не прогнозованого.
Для прикладу планування виробничих потужностей розглянемо виробника продуктів харчування, якому потрібно збільшити виробництво в пікові сезони. Він планує свою робочу силу та ресурси, щоб задовольнити підвищений попит. Аналогічно, ІТ-агенція може залучити до проекту додаткових розробників, щоб забезпечити своєчасне виконання робіт.
Примітка: у деяких компаніях менеджер з ресурсів відповідає за основну частину процесу планування ресурсів. Керівник проекту має подати запит на конкретні ролі або навички, а менеджер ресурсів проаналізує ресурсний потенціал.
Керівники проектів повинні вміти оцінювати потреби своїх проектів, але аналіз доступності ресурсів може бути складнішим, якщо не мати уявлення про кадровий резерв. На щастя, організації часто мають у своєму розпорядженні планувальника ресурсного потенціалу, який може впорядкувати весь процес управління ресурсами проекту ефективно працювати над кількома проектами та готувати довгострокові стратегії планування потенціалу.
Планування інструментарію має вирішальне значення для забезпечення та розподілу інструментів та обладнання, необхідних для майбутньої роботи. Воно передбачає прогнозування потреб у ресурсах, розуміння того, які нові інструменти можуть знадобитися, а також забезпечення правильного використання інструментів і доцільності інвестицій.
Планувальники ресурсів, такі як Teamdeck, надають вам єдиний пул ресурсів з інформацією про доступність та завантаженість кожного (читайте про управління навантаженням). Як менеджер проекту, ви можете відфільтрувати ролі, необхідні для задоволення потреб вашого проекту, і перевірити, коли ці люди будуть доступні.
[/vc_column_text]
Календар ресурсів компанії є ключовим інструментом для успішного планування потенціалу.
Щоб уникнути конфліктів ресурсів, ви можете забронювати обраних членів команди заздалегідь. Якщо ваш проект ще не підтверджений 100%, ви можете додати попередні бронювання. Інші менеджери проектів побачать, що ці люди, швидше за все, будуть призначені на ваш проект, якщо він буде затверджений. Щойно ви отримаєте зелене світло, у вас буде група людей, готових розпочати роботу над проєктом, а також розклад, який буде доступний для інших менеджерів у додатку для управління ресурсами вашої компанії.
Додайте попередні бронювання, щоб заздалегідь спланувати графік вашого проекту.
Програмне забезпечення для управління ресурсами** полегшує оцінку ресурсного потенціалу. Ви не лише бачите, чи люди вже призначені на інші проекти, але й можете врахувати їхні відпустки та вихідні у своєму акаунті. Ви зможете розрахувати реальні можливості вашої команди і вирішити, чи готові ви виконати проект у запропоновані терміни.**.
У вас також буде можливість враховувати фінанси. Деякі програми для управління ресурсами (зокрема Teamdeck) дозволяють зберігати інформацію про ставки вашої команди. Використовуйте звіти Teamdeck, щоб розрахувати, скільки грошей вам потрібно виділити в бюджеті, щоб забезпечити персонал, якого ви хочете найняти для вашого проекту. Перш ніж взяти на себе зобов'язання перед командою, переконайтеся, що ви можете собі це дозволити в рамках поточного бюджету проекту. Перехресна перевірка ресурсного потенціалу з кошторисом витрат - це ще один спосіб забезпечити успіх вашого проекту.
Обидві команди мають достатній потенціал для реалізації даного проекту. Однак оціночні витрати суттєво відрізняються. На щастя, за допомогою Teamdeck ви можете оцінити кілька сценаріїв.
Планування ресурсів має допомогти вам уникнути перевантаження та недовикористання команди. Однак, все одно корисно регулярно контролювати використання ресурсів на початку проекту. Ознайомтеся з нашим посібником використання вимірювальної команди. Або - якщо вам цікаві аспекти управління проектами - прочитайте інструменти планування потужностей та статті про техніку.
[/vc_column][/vc_row] [/vc_column][/vc_row]
Узгодження потреб проекту з можливостями вашої команди є важливою частиною управління проектами, але стратегія планування потужностей приносить користь усій організації, а не лише виробничим командам. Керуючи широким портфелем проектів, ви не повинні забувати про управління потужностями. Це дозволить вам приймати кращі рішення щодо розподілу ресурсів, а також підтримає інші підрозділи вашої компанії:
Планування кадрового потенціалу має вирішальне значення для забезпечення достатньої кількості персоналу з потрібними навичками та на потрібних посадах, щоб задовольнити попит. Воно також допомагає визначити кадрові потреби, розглянути можливість скорочення штату або перерозподілу працівників для досягнення цілей організації та запобігання професійному вигоранню на робочому місці.
HR-команди мають чітке уявлення про потреби в персоналі та достатньо часу для найму чи навчання нових працівників. Планування кадрового потенціалу допомагає уникнути "вузьких місць" у майбутньому.
Відділи продажів отримують більше інформації про виробничий конвеєр, тому вони знають, чи є місце для нових проектів у певний період.
Фінансисти можуть розраховувати прогнози прибутку на основі запланованих потужностей і фактичних проектів, призначених співробітникам.
Подумайте: Чи є у вашій компанії встановлені процедури, які передбачають надмірну або недостатню потужність команди? Якщо ні, підніміть це питання під час наступної зустрічі команди управління проектами. Можливо, ви зможете знайти рішення, такі як R&D ініціативи, для тих випадків, коли у вас є вільні працівники, але немає проектів, над якими можна працювати? Зрештою, недовикористання не дуже добре впливає на моральний дух працівників.
Планування потужностей цінують і самі працівники. Такий стратегічний підхід до управління ресурсами означає, що від членів команди не очікують, що вони працюватимуть понад свої можливості. Крім того, працівники знають, що їхня готовність до роботи помітна і поважається керівництвом. Їх навряд чи призначать на терміновий проект посеред літньої відпустки.
Крім того, включення надлишкових потужностей у ваше планування може допомогти покрити зростаючий попит і запобігти розширенню масштабів, гарантуючи, що потреби в ресурсах, передбачені прогнозом попиту, будуть задоволені.
Нарешті, якщо ваша компанія використовує додаток для управління ресурсами, ваші співробітники знають, що буде в їхньому розкладі: над яким проектом вони працюватимуть, скільки часу це займе тощо.
Сподіваємося, що ця стаття переконала вас у тому, що планування спроможностей є і керованим, і необхідним. Забудьте про перевірку потужності вашої команди, і ваш проект опиниться під загрозою: ви навряд чи зможете завершити його вчасно, не маючи достатньої кількості кваліфікованих людей. У той же час, ви можете перевищити свій бюджет, якщо залучите додаткову робочу силу на аутсорсинг. На щастя, обох сценаріїв можна уникнути, якщо порівняти можливості з попитом. Не забувайте про використання програмного забезпечення для управління ресурсами проекту, щоб зробити весь процес більш надійним.
Хочете побачити, наскільки простим є планування потужностей з Teamdeck? Заплануйте дзвінок Анеліодин з наших експертів з клієнтського успіху. Вона покаже вам, як ви можете приймати кращі стратегічні рішення завдяки ефективному управлінню ресурсами проекту.
Ефективне планування спроможностей - це не ізольована діяльність; воно має бути інтегроване в ширшу стратегічну структуру організації. Узгодивши планування спроможностей із загальними бізнес-цілями, організації можуть гарантувати, що їхні зусилля з управління проектами сприятимуть довгостроковому успіху. Ось як стратегічно інтегрувати планування спроможностей у вашу організацію:
Узгодження зі стратегічними цілями: Планування потенціалу має підтримувати стратегічні цілі організації. Це передбачає розуміння того, як розподіл ресурсів узгоджується з ширшими бізнес-цілями, такими як розширення ринку, розробка продукту чи операційна ефективність. Переконайтеся, що заплановані проекти відповідають цим стратегічним цілям, і відповідно скоригуйте розподіл ресурсів.
Сприяти міжвідомчій співпраці: Ефективне планування потенціалу вимагає співпраці між різними відділами. Наприклад, фінансова команда має узгодити бюджетні прогнози з розподілом ресурсів, тоді як відділ кадрів має координувати зусилля з набору та навчання персоналу. Заохочуйте регулярну комунікацію та співпрацю між відділами, щоб планування ресурсів було комплексним і відповідало загальним потребам бізнесу.
Впроваджуйте гнучкі практики: Інтеграція гнучких практик у планування спроможностей може підвищити гнучкість і швидкість реагування. Гнучкі методології наголошують на ітеративному плануванні та адаптивності, дозволяючи командам коригувати ресурси в міру того, як змінюються вимоги проєкту. Такий підхід допомагає управляти невизначеністю та покращує здатність реагувати на мінливі вимоги проєкту.
Використовуйте аналітику даних: Використовуйте аналітику даних для прийняття рішень щодо планування потужностей. Історичні дані проекту, показники використання ресурсів та аналіз продуктивності можуть надати цінну інформацію про потреби в ресурсах і тенденції. Розширені інструменти аналізу можуть допомогти спрогнозувати майбутні потреби в ресурсах та оптимізувати розподіл ресурсів на основі даних.
Розробити структуру планування потенціалу: Створіть офіційну структуру планування потенціалу, яка окреслює процеси, обов'язки та інструменти. Ця структура повинна включати керівні принципи для прогнозування, розподілу ресурсів та моніторингу. Структурований підхід забезпечує послідовність та ефективність зусиль з планування спроможностей в рамках всієї організації.
Незважаючи на свою важливість, планування потенціалу часто стикається з низкою проблем. Ефективне вирішення цих проблем може значно покращити результати планування:
Непередбачуваний попит: Одним з найбільших викликів у плануванні потужностей є управління непередбачуваним попитом. Щоб пом'якшити цю проблему, забезпечте гнучкість у процесах планування потужностей. Використовуйте сценарне планування, щоб підготуватися до різних сценаріїв попиту та розробити плани на випадок непередбачуваних ситуацій, щоб врахувати потенційні коливання у вимогах проекту.
Ресурсні обмеження: Обмеженість ресурсів може обмежити вашу здатність задовольнити вимоги проекту. Визначайте пріоритети проектів на основі їхньої стратегічної важливості та розподіляйте ресурси відповідно до них. Розгляньте можливість перехресного навчання співробітників, щоб підвищити універсальність ресурсів і зменшити залежність від конкретних наборів навичок.
Точність даних: Точні дані мають вирішальне значення для ефективного планування потужностей. Переконайтеся, що дані, які використовуються для планування, є актуальними та надійними. Впровадити процеси регулярного оновлення та перевірки даних, щоб підтримувати точність інформації про наявність ресурсів та робоче навантаження.
Прогалини в комунікації: Прогалини в комунікації між менеджерами проекту та іншими зацікавленими сторонами можуть призвести до неправильного розподілу ресурсів. Встановіть чіткі канали комунікації та регулярні перевірки, щоб переконатися, що всі зацікавлені сторони поінформовані про потреби в ресурсах та вимоги до проекту.
Інтеграція з існуючими системами: Інтеграція планування потужностей з існуючими системами управління проектами та управління ресурсами може бути складним завданням. Переконайтеся, що ваші інструменти планування спроможностей сумісні з іншими системами і що дані безперешкодно передаються між ними, щоб уникнути дублювання і помилок.
З розвитком технологій та практики управління проектами, кілька тенденцій формують майбутнє планування ресурсного потенціалу:
Штучний інтелект і машинне навчання: Штучний інтелект і машинне навчання дедалі частіше використовуються для покращення планування потенціалу. Ці технології можуть аналізувати величезні обсяги даних для прогнозування потреб у ресурсах, оптимізації їх розподілу та виявлення потенційних проблем до того, як вони виникнуть. Інструменти на основі штучного інтелекту можуть запропонувати більш точні прогнози та рекомендації, засновані на історичних даних і закономірностях.
Інтегровані платформи управління ресурсами: Тенденція до інтегрованих платформ управління ресурсами зростає. Ці платформи об'єднують управління проектами, планування ресурсів та управління фінансами в єдине рішення. Така інтеграція покращує прозорість, впорядковує процеси та покращує процес прийняття рішень, надаючи комплексну картину ресурсного потенціалу та потреб проекту.
Дистанційна та гібридна моделі роботи: Поява віддалених та гібридних моделей роботи змушує по-новому підходити до планування ресурсного потенціалу. Організаціям необхідно адаптувати свої процеси планування, щоб врахувати віддалених членів команди, різні часові пояси та гнучкий графік роботи. Інструменти та стратегії, які підтримують віртуальну співпрацю та управління ресурсами, ставатимуть дедалі важливішими.
Посилена увага до добробуту працівників: У плануванні виробничих потужностей все більше уваги приділяється добробуту працівників. Організації визнають важливість балансу між роботою та особистим життям і включають ці міркування у свої процеси планування ресурсів. Ця тенденція включає моніторинг робочого навантаження для запобігання вигоранню та забезпечення того, щоб розподіл ресурсів підтримував здорове робоче середовище.
Відстеження ресурсів у режимі реального часу: Відстеження ресурсів у режимі реального часу стає все більш поширеним, дозволяючи організаціям постійно контролювати використання та доступність ресурсів. Ця можливість дозволяє більш динамічно і оперативно планувати ресурси, оскільки менеджери можуть вносити корективи на основі даних у реальному часі та нових потреб.
Планування ресурсного потенціалу є життєво важливим компонентом успішного управління проектами, і його значення виходить за рамки окремих проектів, впливаючи на всю організацію. Стратегічно інтегруючи планування ресурсів у ширшу бізнес-практику, вирішуючи спільні виклики та залишаючись в курсі майбутніх тенденцій, організації можуть підвищити свою здатність реалізовувати проекти вчасно та в рамках бюджету. Використання передових інструментів і технологій, сприяння міжвідомчій співпраці та зосередження уваги на добробуті співробітників є ключовими факторами для досягнення ефективного планування ресурсного потенціалу. Впровадження цих практик призведе до більш успішних проектів, оптимізації використання ресурсів та підвищення загальної ефективності організації.
Календар ресурсів (або календар управління проектами, або календар планування проектів, програмне забезпечення для планування ресурсів) дозволяє планувати, управляти і розподіляти ресурси більш ефективно і результативно - особливо якщо Microsoft Excel відігравав провідну роль у вашому...
Управління виробничими потужностями - це стратегія, що використовується підприємствами для найкращого використання ефективності виробництва з урахуванням попиту на послуги чи товари. Кінцевою метою управління виробничими потужностями є..: Визначити і...
Якщо ви не використовуєте відмінне програмне забезпечення для планування ресурсів, краще зверніть увагу на методи планування. Методи планування допомагають узгодити часовий графік проекту, його обсяг і ваші ресурси. Розклад повинен відповідати визначеним часовим рамкам і...