Управління знаннями, з моменту появи цього терміну наприкінці 80-х років, асоціюється з великими організаціями та складними корпоративними структурами. Великі компанії мають великі бюджети та довгий перелік вимог, тому інструменти для підтримки процесів управління знаннями часто є досить дорогими та об'ємними.
Справа в тому, що менші компанії також можуть отримати вигоду від управління знаннями. Вони втрачають багато грошей через поганий обмін знаннями, інформаційну ізоляцію або повторення одних і тих самих помилок. У цій статті ми розповімо, як впровадити деякі хороші практики управління знаннями в некорпоративному середовищі.
Бізнес-словник визначає управління знаннями як
Стратегії та процеси, спрямовані на виявлення, фіксацію, структурування, оцінку, використання та обмін інтелектуальними активами організації з метою підвищення її ефективності та конкурентоспроможності. Вона базується на двох критично важливих видах діяльності: (1) фіксація та документування індивідуальних явних і неявних знань і (2) їхнє поширення в межах організації.
На цьому визначенні базується оптимальний процес управління знаннями:
Ми будемо пам'ятати про ці два кроки протягом наступної частини статті. Перш ніж ми зануримося в практичні поради щодо управління знаннями, давайте повторимо причини, через які його варто впроваджувати в першу чергу.
По суті, управління знаннями полягає в тому, щоб переконатися, що співробітники будуть приймати правильні рішення. Це досить універсальна потреба, незалежно від розміру компанії. Стандартизація процесів дозволяє компаніям підвищити свою продуктивність: робота виконується швидше та якісніше.
Зосередження уваги на зборі та обміні знаннями - це також чудова можливість виявити та відзначити справжніх експертів у певній галузі. Такий підхід, швидше за все, зробить цих експертів більш залученими та задоволеними своїм робочим місцем. У той же час, решта вашої команди отримає цінні знання. Це безпрограшна ситуація для вашої компанії.
Впровадження управління знаннями на ранніх етапах полегшує масштабування компанії. Коли ваша команда зростає, у вас вже є процеси, що дозволяють найкращим чином використовувати колективні знання. Ці переваги стосуються як проектних організацій (креативних агенцій, консультантів з розробки програмного забезпечення), так і компаній, що працюють над створенням власного продукту.
Вам не обов'язково починати з повноцінного процесу або спеціального програмного забезпечення. Ефективне управління знаннями може стати частиною культури вашої компанії, якщо ви заохочуєте документування та обмін досвідом кожного. Ось кілька ідей, які ви можете спробувати, не турбуючись про бюджет на програмне забезпечення:
Прозорість проекту вимагає прозорості інформації в команді проєкту. Тут ви можете реалізувати безліч ідей: від чітких, добре задокументованих вимог до проекту до регулярних сесій зворотного зв'язку. Сприяння відкритому спілкуванню та обміну знаннями між людьми, які працюють над одним проектом, ймовірно, вплине на ефективність ваших команд, а також закладе основу для загальнокорпоративної політики. І ще, Дослідження показують, що що прозорість широко цінується працівниками.
Створення бази знань або інтранету може здатися чимось необхідним для великих організацій. Однак правда полягає в тому, що ваша компанія може легко перерости початкову систему зберігання документів та інформації (наприклад, Google Docs або Dropbox). Комплексне рішення база знань буде особливо цінним, якщо ви:
У Teamdeck ми використовуємо Atlassian's Злиття для зберігання знань, важливих для членів нашої команди. Тут ми також публікуємо письмові політики та ділимося новинами компанії. Це корисно, коли ми вводимо в курс справи нових співробітників або намагаємося знайти оптимальний спосіб ведення справ на основі попереднього досвіду команди.
Говорячи про минулий досвід, для того, щоб колективно засвоїти урок, потрібно мати урок, на якому можна вчитися. Це гарна ідея - документувати посмертні сесії, звіти про виконану роботу або ретроспективні зустрічі. Навіть якщо вам буде трохи соромно, адже проект, який ви документуєте, закінчився невдачею, це все одно чудова можливість для навчання. Завдяки цим "засвоєним урокам" інші співробітники зможуть зрозуміти причини проблеми та уникнути деяких помилок у майбутньому. Наголосіть своїй команді, що цей процес не полягає у пошуку винних чи вихвалянні. Йдеться про те, щоб вчитися на минулих помилках чи успіхах.
Погляньте на цей посмертний текст від Gitlab, написаний після їхнього сумнозвісного інциденту з виходом з ладу бази даних. Я впевнений, що сотні розробників, які прочитали цю статтю, не повторять подібних помилок. Це не означає, що всі отримані уроки повинні бути загальнодоступними: іноді про це не може бути й мови через угоди про конфіденційність. Однак, це те, про що ви могли б подумати, особливо якщо певна подія вплинула на зовнішніх користувачів.
Як згадувалося в першій частині цього тексту, вам потрібно розпізнати експертів: людей, які володіють великими знаннями про певний аспект вашої діяльності. Після того, як ви їх визначили, вам потрібно заохотити їх ділитися своїми знаннями. Це можна зробити різними способами - від зустрічей команди, присвячених певній темі, через ведення блогів до програм наставництва.
Переконайтеся, що ви звернули увагу не тільки на явне знання (вже кодифіковані/легко артикульовані), а також до неявних знань. Останні ґрунтуються на ноу-хау ваших співробітників: їхніх унікальних ідеях, інтуїції або навичках, які нелегко вербалізувати. Подумайте про естетичне почуття людини, здатність висувати інноваційні ідеї або... їздити на велосипеді.
Неявні знання зазвичай дуже цінні, але ними важко ділитися. Подумайте, як ви можете об'єднати своїх експертів з іншими членами команди в "реальному житті", і не обов'язково, щоб вони працювали в одній команді. Наприклад, організація хакатону може стати гарною можливістю для ваших співробітників співпрацювати один з одним. Працюючи разом, вони можуть побачити неявний інсайт в дії і навчитися на ньому.
Існує ще одна річ, яку ви повинні зробити, щоб успішно впровадити управління знаннями у вашій компанії: показати, що це є справжнім пріоритетом. Може статися так, що члени вашої команди не документують знання просто тому, що вважають, що краще зосередитися на "реальній роботі". Ініціативи з обміну знаннями також можуть бути легко занедбані, коли у вас багато роботи. Завдання керівника компанії - переконатися, що люди бачать цінність збереження важливих інсайтів. Документування та обмін досвідом має бути частиною їхньої роботи, а не заднім числом. Тільки тоді ви зможете по-справжньому прийняти підхід, заснований на знаннях, і отримати повну вигоду від управління знаннями.
Календар ресурсів (або календар управління проектами, або календар планування проектів, програмне забезпечення для планування ресурсів) дозволяє планувати, управляти і розподіляти ресурси більш ефективно і результативно - особливо якщо Microsoft Excel відігравав провідну роль у вашому...
Яка кінцева мета проектних менеджерів? Успішне завершення проектів. Самі керівники проектів визнають, що це трапляється не так вже й часто: згідно з останнім опитуванням Пульс Професії, менше 60% проектів завершуються...
Управління виробничими потужностями - це стратегія, що використовується підприємствами для найкращого використання ефективності виробництва з урахуванням попиту на послуги чи товари. Кінцевою метою управління виробничими потужностями є..: Визначити і...