Applension - будинок програмного забезпечення з Польщі - заощаджує майже $10 000 на місяць, і ми використовуємо лише один інструмент, щоб досягти цього.

Але не завжди все було так просто.

Як розробник програмного забезпечення, який працює над кількома проектами одночасно, ми випробували кілька інструментів для відстеження часу та планування ресурсів.

Але в кінці дня ми все одно були трохи розчаровані.

Тайм-трекери, засновані на заповненні таблиць, займають більше часу і є неточними. Втомившись від безглуздих звітів-здогадок, ми вирішили створити власний інструмент, і ось як Teamdeck ожила.

З самого початку ми впровадили його всередині компанії. Це допомогло нам не відставати від наших проектів, як штатним, так і віддаленим членам команди, а також тим, хто працює неповний робочий день.

"Планування доступності працівників виходить за рамки традиційного переліку запланованих святкових та вихідних днів. У часи цифрових кочівників та віртуальних команд управління членами команди, які перебувають у різних часових поясах і працюють за гнучким графіком, є складним завданням", - Збігнєв Чарнецький, генеральний директор Апеляція

Ми зібрали цей кейс, щоб показати вам реальний приклад того, як ви можете отримати вигоду від використання Teamdeck у вашій команді.

Для чого ми використовуємо Teamdeck?

Неправильно. розподіл ресурсів і не прогнозування їх наявності призводить до провалу 26% проектів.

Оскільки ми хотіли уникнути цього, нам потрібен був інструмент, за допомогою якого ми могли б відстежувати час співробітників, планувати їхню доступність, святкові дні та вихідні.

Ми хотіли зробити все це, щоб уникнути простоїв, неповне використання працівника або перевтоми. Іншими словами, ми просто хотіли краще планувати та керувати їхньою роботою.

З Teamdeck ми можемо робити все це.

1. Легке відстеження часу*.

У Teamdeck ми можемо встановлювати години, витрачені на певні проекти, вручну або відстежувати їх за допомогою настільного таймера в один клік.

Оскільки тут не потрібно робити припущень, ми отримуємо точніші звіти та надійні табелі обліку робочого часу. Ми також можемо порівняти розрахунковий час з фактичним часом, витраченим на проект, і використовувати його для кращої оцінки майбутніх завдань.

* Давно ми не публікували цей кейс...
Кілька місяців тому ми запустили Teamdeck для мобільних пристроїв. Наш мобільний додаток дозволяє розширити можливості Teamdeck на вашому смартфоні. Ви можете відстежувати свій робочий час, переглядати табелі обліку робочого часу та переглядати календар без доступу до веб-версії Teamdeck. 

Примітка: Teamdeck для мобільних пристроїв доступний лише для зареєстрованих користувачів Teamdeck. Переконайтеся, що ви зареєструвалися на десктопній версії, перш ніж спробувати увійти на мобільній. 

2. Розширене планування ресурсів

Використовуючи лише один інструмент, ми можемо відстежувати вихідні, національні свята та бронювання проектів. Ми можемо відстежувати графіки членів команди, тому нашим проектним менеджерам легше планувати розподіл команди та керувати кількома проектами.

3. Більш точні часові рамки та бюджети

Ми також включили Teamdeck до нашого конвеєра продажів, що дало нам можливість краще прогнозувати час і вільних співробітників під час переговорів про нові угоди. Терміни та бюджети стали більш точними.

Яку користь ми отримали від Teamdeck

Отже, тепер, коли ви знаєте, для чого можна використовувати Teamdeck, давайте подивимося, які переваги його впровадження у вашій компанії.

Ми розділили цю частину на фінансові вигоди та переваги з точки зору керівника проекту.

Скільки грошей ми заощаджуємо щомісяця?

Щоб підрахувати вартість управління персоналом у нашій компанії, ми поставили собі три групи запитань, які зазвичай ставлять самі працівники:

1. Над чим мені варто попрацювати сьогодні? / Скільки часу я повинен витратити на це?
2. Чи можу я взяти вихідний? Скільки днів відпустки я вже взяв? Чи був затверджений мій запит на відпустку?
3. Скільки часу я відстежив цього місяця? Скільки бюджету я витратив до цього часу? Яке поточне використання ресурсів?

Оскільки зараз у нас працює близько 50 осіб, ми використали цю кількість і погодинну ставку $30, щоб підрахувати, скільки грошей ми витрачаємо, виходячи з часу, який ми витратили на відповіді на ці запитання.

Нам знадобилася електронна таблиця і трохи математики, щоб зрозуміти, що без Teamdeck ми щомісяця витрачали $11,130 годин часу співробітників, щоб впоратися з цією поширеною управлінською проблемою.

Teamdeck допоміг нам зменшити ці відходи до $1,249.50, що економить нам $9,880.50 на місяць.

Що цікаво, 40% наші співробітники витрачали найбільше часу на розпитування керівника проекту про щоденні завдання. Ми підрахували, що це призводило до втрат 56 годин щомісяця, що в сумі склало $1 680 годин, які ми могли б витратити з більшою користю.

Чи легше нашим менеджерам проектів керувати проектами?

Ще однією перевагою використання Teamdeck є те, що менеджерам проектів легше керувати проектами, точно знаючи, який співробітник доступний в даний момент або хто найближчим часом завершить свої завдання.

Перш за все, ми можемо скласти довгострокові плани, враховуючи різні вихідні та святкові дні.

Наші проектні менеджери вміють створювати точні звіти та відстежувати бюджет. Потім вони можуть використовувати ці знання, щоб краще розподіляти співробітників для майбутніх проектів, планувати бюджети та створювати кращі оцінки для наших клієнтів при укладанні нових угод.

Звіти можна завантажити у форматі PDF та прикріпити до наших оглядів спринтів, що ще більше спрощує комунікацію між командами.

Нарешті, ми можемо легко відстежувати, коли наші співробітники доступні для роботи на умовах неповної зайнятості.

Все це економить нашим проектним менеджерам багато роботи, дозволяючи їм більш ефективно керувати командами.

Управління ресурсами окупається

31% компаній опитаних Групою доступу, стверджували, що низька видимість певних людських ресурсів в організації є великою проблемою, з якою вони борються.

Використання інструменту планування ресурсів, управління відпустками та відстеження часу в нашій компанії виявилося надзвичайно корисним. Це не тільки допомогло нам заощадити гроші, але й дозволило краще планувати та керувати поточними та майбутніми проектами. Це також важливо для того, щоб співробітники залишалися задоволеними, - каже Збігнєв Чарнецький:

"Варто інвестувати час, щоб проаналізувати кожен аспект управління ресурсами. З одного боку, ми уникнемо дорогих помилок, а з іншого - збережемо комфорт і щастя наших співробітників".

Заощаджуйте час та гроші вашої компанії - інвестуйте в інструмент управління ресурсами, щоб краще відстежувати та розподіляти співробітників у проектах.