Онлайн-трекінг робочого часу співробітників може допомогти вам контролювати продуктивність вашої команди, визначати сфери для вдосконалення або просто відстежувати відвідуваність ваших працівників. Це також цінний інструмент управління проектами - якщо ви хочете дізнатися більше про нього, перегляньте наш посібник з управління проектами та обліку робочого часу (або просто управління часом проекту).
Облік робочого часу співробітників має безліч переваг для організацій. Тож не дивно, що компанії різного розміру, які працюють у різних галузях, шукають ідеальні інструменти для відстеження робочого часу співробітників. Чи існує програмне забезпечення для обліку робочого часу, яке підходить для кожної компанії? Напевно, ні. Але ми впевнені, що серед широкого спектру програм для обліку робочого часу кожна компанія може знайти інструмент, який точно відповідає її потребам.
Що ви отримаєте з цієї статті?
Ця стаття в блозі допоможе вам краще зрозуміти вимоги вашої організації та сфокусувати пошук найкращого програмного забезпечення для обліку робочого часу. Насамперед, витратьте хвилину і подумайте про те, "чому" ви шукаєте програму.
Подумайте: чого я хочу досягти? Потім уявіть, як ваша команда використовує додаток для відстеження часу - як вони це роблять? Яким пристроям та опціям вони надають перевагу? Нарешті, ви можете вибрати функції додатків для обліку робочого часу, які принесуть вам найбільшу користь. Виконавши ці кроки, ви отримаєте контрольний список програм для обліку робочого часу. Все, що вам залишилося зробити, це перевірити, чи може інструмент, який ви оцінюєте, запропонувати те, що вам потрібно.
Перш ніж ви почнете переглядати веб-сайти різних інструментів і порівнювати їхні функції або ціни, зосередьтеся на потребах вашої компанії. Вкрай важливо зрозуміти, навіщо вам взагалі потрібен інструмент для відстеження робочого часу.
Ось кілька можливих причин. Не відчувайте, що вам потрібно вибрати якусь одну, але спробуйте визначити пріоритети для своїх цілей. Знання основної мотивації для відстеження часу вашої команди допоможе вам звузити пошук до інструментів, які найкраще сприятимуть досягненню цієї мети.
Програмне забезпечення для відстеження робочого часу співробітників допомагає менеджерам проектів:
Можливо, у вас є ще одна причина для впровадження програмного забезпечення для обліку робочого часу у вашій компанії. Головне, щоб ви чітко сформулювали свою основну мотивацію. Перебуваючи на ринку нового додатку для відстеження часу співробітників, вам слід зосередитися на інструментах, які наблизять вас до цієї мети.
Роздумуючи над розумінням управління проектами, перш за все, слід звернутися до визначення Інституту управління проектами (Project Management Institute, PMI). За визначенням Інституту, управління проектами - це використання компетенцій, навичок, можливо, талантів, знань, пристроїв, інструментів, програмного забезпечення, технік, процесів, методів і всього, що потрібно для того, щоб створити "цінність для людей".
Словосполучення "цінність для людей" - через свою багатозначність - спонукає нас думати, що результатом проектного менеджменту може бути що завгодно - від стільців до суспільних рухів, у тому числі й релігійних. Все, що є корисним для певної кількості людей.
Але коли ми використовуємо визначення Асоціації управління проектами (APM), розуміння проектного менеджменту буде більш консервативним, але воно також допомагає відокремити просто менеджмент від проектного менеджменту. Як то кажуть:
Управління проектами - це застосування процесів, методів, навичок, знань і досвіду для досягнення конкретних цілей проекту відповідно до критеріїв прийняття проекту в рамках узгоджених параметрів. Управління проектами має кінцеві результати, які обмежені певними часовими рамками та бюджетом.
Якщо ми порівняємо обидва визначення, то побачимо певну схожість. В обох випадках ми бачимо, що управління проектами - це, скажімо так, управління справами та використання знань, досвіду, методів, процесів і процедур для виконання роботи.
Але тільки останнє визначення є бізнес-орієнтованим. У визначенні APM є три аспекти, яких немає в розумінні PMI. Це час, бюджет та "критерії прийняття проекту". Як ми знаємо, в діловому світі кожен проект має свою мету. Незалежно від того, чи це внутрішній чи зовнішній запит. І кожен з них повинен бути виконаний в певний час, в рамках бюджету і за згодою замовника.
І в цьому полягає головна відмінність між менеджментом та управлінням проектами. Згідно з APM, різниця між цими двома термінами зводиться до часу. Час, коли проект готовий до виконання або вже виконаний. У той час як менеджмент - це безперервна операція, управління проектами має кінцевий результат, який надається в обмежений проміжок часу.
З огляду на вищесказане, зв'язок між програмним забезпеченням для відстеження часу та процесом управління проектами стає цілком очевидним.
Давайте підсумуємо вищесказане. Ми вже знаємо, що в бізнесі, в управлінні проектами, аналіз ефективності команд і співробітників є невід'ємною частиною при роботі над проектами. А метою відстеження ефективності, згідно з PMI, є
управління ефективністю - це системний підхід до вдосконалення та розвитку продуктивності та потенціалу окремих осіб і команд з метою підвищення ефективності роботи всієї організації
Ви вже знаєте, в чому різниця між управлінням проектами та просто управлінням. Йдеться про бюджет, критерії прийняття і, звичайно ж, час. З цієї точки зору, ось індикатори, які використовуються для відстеження та покращення ефективності та продуктивності працівників.
Це найочевидніший і найпопулярніший показник. Якщо ви знаєте, скільки часу займають різні етапи, ви можете прогнозувати час і бюджет майбутніх проектів. І ви можете збільшити бюджетні оцінки та управління ресурсами проекту.
Цей KPI показує загальне співвідношення безпосередньо прибуткової роботи до внутрішніх витрат кожного співробітника. Різні компанії по-різному оцінюють співвідношення між "оплачуваним" і "неоплачуваним" часом, але ми вважаємо, що вони однаково важливі. Як би ви на це не дивилися, вам потрібно знати, скільки часу ваша команда витрачає на неоплачуваний час, щоб мати змогу конкурентно оцінювати та планувати роботу.
Корисний показник для оцінки добробуту та здоров'я ваших працівників. Надмірна кількість понаднормових на одного працівника означає, що вам слід розглянути можливість найму більшої кількості персоналу, щоб ваші працівники не були перевантажені роботою.
Цю метрику можна інтерпретувати по-різному. Наприклад, для розуміння стану здоров'я працівника - як з точки зору фізичного благополуччя, так і з точки зору залученості. Іноді як показник відданості співробітників (але ви повинні знати про феномен презентеїзму, оскільки він не означає хорошу якість роботи або ентузіазм). Якщо ваша команда постійно працює понаднормово, можливо, настав час збільшити штат.
Працездатність працівника є чудовим показником продуктивності. Подібно до понаднормової роботи, вона показує, хто близький до вигорання, а хто може взяти на себе трохи більше роботи. Це дуже корисно для рівномірного розподілу роботи у вашій команді та розуміння того, хто потребує додаткової підтримки.
Рекламні агенції та будівельні компанії можуть мати однакове програмне забезпечення для обліку робочого часу, але використовувати його по-різному. Дуже важливо, щоб інструмент, який ви врешті-решт оберете, добре відповідав потребам ваших співробітників. Ось чому вам потрібно уявити, як вони будуть ним користуватися, перш ніж купувати програму для обліку робочого часу.
Чи потрібно членам вашої команди використовувати телефони для відстеження часу, чи вони сидять за ноутбуками більшу частину дня? Чи є сенс для ваших співробітників використовувати автоматичне рішення для відстеження часу (деякі інструменти розпізнають додатки та веб-сайти, які відвідують співробітники, і створюють табелі обліку робочого часу на основі цих даних), або ж вони хочуть вводити дані про свій час вручну?
Чітке розуміння того, як ваша команда використовуватиме систему обліку робочого часу, допоможе вам обрати інструмент, який швидко освоять ваші співробітники. В іншому випадку ви ризикуєте заплатити за додаток, який буде незручним і займатиме багато часу.
Тепер, коли ви добре знаєте цілі вашої компанії та потреби вашої команди, ви можете розглянути особливості популярних інструментів для відстеження робочого часу співробітників і з'ясувати, які з них будуть корисними для вас. Склавши такий своєрідний "список покупок", ви з меншою ймовірністю піддастеся на переконливі пропозиції продавців або маркетингові тексти. Ви зосередитеся на своїх потребах і оберете програмне забезпечення, яке їм дійсно відповідає.
Нижче ви знайдете список функцій, які можна знайти в різних додатках для відстеження робочого часу співробітників. Які з них вам потрібні?
Сподіваємось, ця стаття допоможе вам визначити ваші потреби в застосунку для відстеження часу та обрати найкращий інструмент для вашої компанії. Інструменти для відстеження часу, безумовно, не є універсальним програмним забезпеченням, тому ми рекомендуємо ретельно вивчити всі можливі варіанти. І останнє, але не менш важливе, ми хочемо дати вам короткий огляд інструменту для відстеження часу, який ми створювали протягом останніх п'яти років - цеTeamdeck. Можливо, це саме той додаток, який ви шукали?
Teamdeck - це програмне забезпечення для управління ресурсами проектуЦе означає, що на додаток до трекера часу, він також пропонує проект та інструмент планування ресурсів і система управління відпустками функції. По суті, це універсальний додаток для вашої команди, де ви можете планувати їхню роботу, контролювати ефективність і бачити їхню доступність.
[/vc_column_text][/vc_column]
Якщо ви відчуваєте, що Teamdeck може підійти вашій команді, але хочете побачити його в дії (як і належить!), ви можете заплануйте дзвінок Анелінашого експерта з клієнтського успіху. Вона відповість на всі ваші запитання і покаже, як Teamdeck принесе користь вашій команді.
Ефективне планування ресурсів є ключовим завданням для компаній будь-якого розміру, незалежно від того, працюють вони в Інтернеті чи в традиційних галузях. З огляду на широке розмаїття бізнесів, які потребують планування ресурсів, складно надати універсальну рекомендацію...
Команди по всьому світу стикаються зі схожими проблемами, коли справа доходить до планування робочого графіка. Створити план проекту складно самотужки, а підтримувати його в актуальному стані та реагувати на зміни - ще складніше...
Як розробник програмного забезпечення, ми протестували багато, можливо, найкращих програм для керування часом. У сфері ІТ та програмного забезпечення, яка має переважно бізнес-клієнтів зі США та Великобританії, ми звикли працювати з абсолютно...