Управління розкладом проекту - роль, виклики, інструменти

Кожен успішний проект, незалежно від його розміру чи обсягу, починається з належного управління календарним планом проекту. Календарний план проекту - це дорожня карта того, як проект буде виконуватися від початку до кінця. Він детально описує дати початку та завершення робіт, а також послідовність, якої слід дотримуватися для успішного завершення. За графіком має бути зрозуміло, на якому етапі перебуває проект і що ще потрібно зробити.

Однак для того, щоб графік слугував своєму призначенню, управління графіком проекту має першорядне значення. Це процедура, яка встановлює документацію та політики для розробки, моніторингу, контролю та управління розкладом для ресурсів і часу, виділених для своєчасного та успішного завершення проекту.  

У цій статті ми обговоримо роль управління календарним планом проекту в його завершенні, виклики, які можуть виникнути, а також інструменти для ефективного управління календарним планом.

Яка роль управління розкладом проекту?

В ідеалі, управління календарним планом проекту можна визначити як важливий процес, необхідний для забезпечення завершення проекту в рамках обмежень часу та ресурсів. Простіше кажучи, це діяльність, необхідна для того, щоб допомогти проекту та менеджери ресурсів бути на вершині проектного розкладу протягом усього часу виконання проекту. Нижче описана роль управління розкладом в управлінні проектом.

1.  Розробка розкладу

Управління розкладом починається з розробки розкладу проекту. Діяльність, яка є важливою в цій функції, включає в себе

• Визначення графіку - передбачає визначення всіх видів діяльності, необхідних для завершення проекту. Це дає менеджерам проекту та команді повне розуміння того, що потрібно зробити для завершення проекту
• Визначення послідовності - передбачає визначення того, як роботи слідують одна за одною в проектному циклі. Це також виявляє відносини залежності і тип зв'язку між роботами.
• Оцінка тривалості - включає в себе оцінку тривалості кожного виду діяльності, а також дати початку та завершення.  

2.  Затвердження розкладу

Залучення зацікавлених сторін проекту є необхідною умовою для реалізації календарного плану. Роль управління графіком на цьому етапі полягає у проведенні переговорів із зацікавленими сторонами для отримання їхнього схвалення. Зацікавлені сторони повинні схвалити графік, щоб вони могли виділити необхідні ресурси та людей для виконання завдань. Після отримання схвалення керівник проекту створює базовий графік і повідомляє його команді.

3.  Моніторинг розкладу

Інша роль управління розкладом - це моніторинг розкладу в міру його виконання. (і ось чому ви повинні знати як вибрати програмне забезпечення для відстеження часу). Ця роль передбачає зосередження уваги на прогресі проекту для визначення його статусу в будь-який момент часу. Керівник проекту визначає, як змінюється графік під впливом інших внутрішніх і зовнішніх факторів, а також вплив цих факторів на графік проекту. Це також важливо для визначення причини дій, необхідних для повернення проекту до графіка, щоб уникнути затримок або врахувати зміни в графіку.

4. Оновлення графіку проекту

Управління розкладом також передбачає регулярне оновлення розкладу з урахуванням змін, що відбулися з моменту початку проекту. Це вимагає від керівників проекту визначення процесу, який буде використовуватися для оновлення розкладу, наприклад, аналізу впливу, який внесення змін матиме на бюджет, обсяг проекту та якості, а також визначає людей, які мають повноваження вносити зміни. Крім того, керівник проекту шукає схвалення зацікавлених сторін і повідомляє про зміни команді.

Потенційні проблеми в управлінні графіком проекту

Управління розкладом - це не складна справа. Процес управління розкладом, починаючи від розробки, моніторингу та оновлення розкладу і закінчуючи виклики в управлінні проектами. Ось основні проблеми, на які слід звернути увагу.

• Неточна оцінка часу

Правильне визначення тривалості заходів є дуже важливим для ефективного завершення проекту. Проте, це одна з найскладніших речей, які потрібно зробити правильно. Крім того, на етапі затвердження стейкхолдери з великою ймовірністю недооцінюють час, який може знадобитися для виконання деяких завдань. Це відбувається тому, що вони не беруть активної участі у виконанні роботи або хочуть заощадити на ресурсах. На жаль, недооцінка часу може призвести до перевитрат часу та ресурсів у проекті. Занадто сильний тиск на команду знижує ефективність, що перешкоджає її продуктивності.

• Погана комунікація

Комунікація має вирішальне значення в управлінні розкладом, оскільки гарантує, що всі залучені особи працюють на одній сторінці. Недостатня комунікація призводить до втрати часу, оскільки працівники залишають роботу, щоб отримати роз'яснення або знайти інформацію самостійно. З іншого боку, надмірна комунікація може призвести до перевантаження повідомленнями та плутанини. Керівники проектів повинні постійно інформувати команду та зацікавлені сторони про графік, зміни пріоритетів тощо. Пам'ятаючи про важливість ефективної комунікації для завершення проекту, можна значно полегшити подолання цієї проблеми.

• Погане управління ризиками

Не завжди графік буде йти за планом. Керівники проектів повинні передбачати ризики та оцінювати вплив, який вони можуть мати на графік, якщо вони виникають. Якщо цього не зробити, це може призвести до нереалістичного графіку. На жаль, визначення потенційних ризиків може бути складним завданням.

• Бідолаха. управління робочим процесом проекту

Керування робочими процесами, особливо коли проект великий, може бути досить складним завданням для багатьох людей. На жаль, нездатність належним чином керувати робочими процесами ускладнює управління змінами, оскільки вони відхиляють проект від початкового графіку.

Інвестування в проект програмне забезпечення для управління може допомогти пом'якшити деякі з цих проблем. Однак ефективне управління проектами має вирішальне значення навіть за наявності технологій. Для забезпечення ефективного управління розкладом потрібен досвід проектного менеджера зі знаннями в цих різних сферах. Залучення проектних менеджерів, які мають Підготовка до сертифікації PMP має першорядне значення. Цей тренінг надає керівникам проектів навички, необхідні для нагляду за проектом від початку до кінця, включно з управлінням розкладом.  

Інструменти для ефективного управління розкладом проекту

Інструменти управління розкладом проекту допомагають впорядкувати процеси та операції, щоб заощадити час і підвищити точність. Вони полегшують розробку, моніторинг, оновлення та комунікацію графіку проекту, зберігаючи при цьому високий рівень залученості команди. На щастя, більшість програм для управління проектами інтегровані з цінними інструментами для управління розкладом. Ось деякі з них, на які варто звернути увагу:

1.  Діаграми Ганта

Цей інструмент показує часовий графік проекту та залежність між завданнями. Він може бути корисним для відстеження прогресу за графіком, виявлення затримок і відстеження будь-яких відхилень від графіка. Крім того, він стане в нагоді для визначення завдань, необхідних для забезпечення своєчасного завершення проекту.

2.  Структура розбиття робіт (WBS)

Цей інструмент допомагає розбити мету проекту на невеликі практичні кроки - завдання та підзадачі. За допомогою WBS легше побачити чіткість графіку виконання робіт.

3.  Вихідні дані проекту

Цей інструмент допомагає відстежувати прогрес проекту в режимі реального часу. Він допомагає порівняти графік проекту з фактичним виконанням.

4.  Інструменти комунікації та співпраці

Вони мають вирішальне значення для забезпечення ефективної комунікації та співпраці в команді, щоб гарантувати, що всі працюють на одній хвилі.

5.  Інструменти управління часом та планування

Інструменти управління часом допомагають відстежувати час, який члени команди витрачають на виконання певного завдання. Інструменти планування дають уявлення про те, над якими завданнями працюють члени команди і чи можуть вони взяти на себе більше роботи.

Висновок

Управління розкладом проекту є важливим аспектом управління проектом. Його функції включають розробку розкладу, затвердження розкладу, моніторинг розкладу та оновлення розкладу. Однак управління розкладом не обходиться без проблем. Вони варіюються від неточностей в оцінці часу до поганої комунікації. Добре, що існують інструменти, які допоможуть пом'якшити ці проблеми і забезпечити ефективне управління графіком проекту, а також успішне і своєчасне завершення проекту.

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]