Ми всі чули і, можливо, навіть відчували на собі руйнівний вплив вузьких місць на організацію. Термін "вузьке місце" стосується будь-якої ситуації, спричиненої як кадровими, так і технічними проблемами, які затримують реалізацію проекту. Ці ситуації можуть бути спровоковані перевантаженістю відділу роботою, технічною несправністю або навіть стресом, який знижує продуктивність всієї команди.
Загалом, пропускна здатність системи вимірюється пропускною здатністю вузького місця. Такий стан може завдати шкоди як внутрішній роботі команди, оскільки зростає розчарування і загострюються стосунки, так і зовнішньому іміджу компанії. Адже ніхто не хоче виглядати некомпетентним! До цього додається фінансовий тягар, який тягнуть за собою такі вузькі місця, оскільки прибутковість може значно знизитися. У цій статті ми розглянемо кроки для виявлення вузьких місць, способи їх усунення і те, як Teamdeck вписується у вирішення цієї головоломки.
Найшвидший спосіб виявити вузьке місце - подивитися на робочий процес вашої компанії і визначити, чи виконується робота безперебійно, чи сплесками (Детальніше про система управління робочим процесом). Остання ситуація є симптомом проблеми. Варто зазначити, що вузькі місця не повинні вас лякати, тому що вони є звичним явищем у будь-якій компанії. Хоча вони і є причиною розчарування, роздратування лише завадить вам вирішити проблему ефективно і вчасно. Цікаво, що більшість вузьких місць виникають під час тестування програмного забезпечення та перевірки якості.
Першим кроком у боротьбі за контроль над вузьким місцем є ретельний моніторинг ситуації та виявлення найбільш нагальних проблем. Неправильно підходити до цих проблем кількісно. Якщо ми сліпо кидатимемо на проблему гроші та людські ресурси, ми навряд чи вирішимо її. Це буде лише марна трата часу та зусиль. Спочатку потрібно поставити правильний діагноз. Лише після цього слід робити кроки для вирішення проблеми. Рішення повинні бути якісними за своєю природою. Як тільки ми визначимо елементи, які найбільше впливають на вузьке місце, ми зможемо застосувати відповідні рішення. Давайте визначимо деякі загальні рішення для боротьби з вузькими місцями:
Співробітники, які опинилися в епіцентрі метафоричного шторму, повинні бути призначені для вирішення найбільш важливих проблем. Вирішення дрібниць у цей момент призведе до значних затримок і спричинить більші витрати.
Це дуже непопулярна думка, яка може призвести до незадоволення працівників, але це може допомогти вирішити проблему як короткострокове рішення. Ви можете використовувати його помірковано як швидке вирішення проблеми, але перевантаження працівників може призвести до розчарування та вигорання. Зосередьтеся на ідеях, які забезпечать ефективність системи в цілому, не зловживаючи при цьому робочою силою.
Це стосується як людських, так і матеріальних ресурсів. Ведення обліку того, що відбувається, дозволить вам виявити ті види діяльності, де ресурси витрачаються на діяльність, що не створює доданої вартості.
Створення протоколів найкращих практик, з якими ознайомиться кожен працівник, дозволить краще управляти часом (з креативним підходом). програмне забезпечення для відстеження робочого часу агентства), менше простоїв, а у випадку високої плинності кадрів дозволить новим працівникам швидко ввійти в курс справи з більш досвідченими працівниками.
Слідкуйте за новітніми технологічними досягненнями та інструментами. Більш ефективні технології дозволять вашим працівникам зосередитися на інших аспектах виробничого процесу і спрямувати зусилля на найбільш проблемні елементи вузького місця.
Виділення додаткового персоналу на проблемну ланку виробничого ланцюга може допомогти усунути вузьке місце. Звичайно, це має бути зроблено з достатнім ступенем планування, щоб гарантувати, що людина з потрібним ноу-хау буде на місці, щоб запропонувати рішення. Наприклад, якщо відділ маркетингу має доступ лише до одного зайнятого графічного дизайнера, найм другого допоможе вирішити проблему і вивести відділ маркетингу на правильний шлях.
Святкові сезони є синонімом відсутності працівників на роботі, що накопичується. Це негативно впливає на робочий процес організації. Координуйте час відпусток зі співробітниками заздалегідь, щоб не підривати роботу відділів масовою відсутністю.
Найпоширенішими причинами виникнення вузьких місць є неправильні управлінські рішення та незадовільна організація на управлінському рівні. Наприклад, в організації, де одна людина відповідає за жонглювання кількома відділами, вона може бути тим "вузьким місцем", де виникає вузьке місце. Делегування процесів прийняття рішень іншому працівникові зменшить кількість вузьких місць, оскільки ви будете приймати рішення швидше. Це, звичайно, вимагає від людини, яка є причиною затримок, відмовитися від своїх тенденцій до мікроменеджменту!
Teamdeck ідеально підходить для координації управління вузькими місцями завдяки тому, як він стимулює ефективні практики робочого процесу. Це ідеальний інструмент для управління розподілом ресурсівзміни та відсутність працівників. Ви можете вирішити вищезгадані проблеми, такі як вибір правильних людей для вирішення завдання, просто використовуючи функцію Teamdeck, яка дозволяє розподіляти людські ресурси на основі їхнього досвіду, знань та доступності. Це дозволяє здійснювати довгострокове планування, оскільки ви можете аналізувати структуру вашої організації протягом тривалих періодів. Крім того, ви можете заздалегідь знати, де можуть виникнути потенційні проблеми через нестачу персоналу.
Також корисною для максимізації ефективності співробітників є функція програми, яка дозволяє регулярно відстежувати навантаження співробітників. Керівники команд завжди можуть бути в курсі поточної завантаженості своїх підлеглих. Це дозволяє делегувати працівників, які мають більше вільного часу, на допомогу тим, хто обтяжений великою кількістю завдань. Ще однією цінною функцією Teamdeck є можливість регулярно контролювати ваші витрати. Це має вирішальне значення при боротьбі з вузькими місцями, які негативно впливають на бюджет проекту.
Вузькі місця неминучі навіть у найефективніших компаніях. Технічні несправності, відсутність працівників та безліч інших потенційних проблем, що виникають, трапляються скрізь. Звичайно, пошук технологічних чи організаційних рішень є надзвичайно важливим... Але також важливо пам'ятати про проблеми психічного здоров'я, з якими можуть зіткнутися працівники та лідери команд під час вузьких місць. Одне з найважливіших "не" у роботі з вузькими місцями - не дозволяти агресії домінувати над процесом вирішення проблем.
Занадто легко дозволити гніву диктувати хід дискусії. Нездоровий внутрішньофірмовий діалог може серйозно вплинути на продуктивність компанії і спричинити серйозні проблеми, які триватимуть набагато довше, ніж вузьке місце. Незріла емоційна реакція на затримки у виробництві може призвести до того, що працівники відчуватимуть вищий рівень стресу, що призведе до вигорання і депресії. Нещасна робоча сила буде нездатною вирішувати проблеми. Вони виявляють менше ентузіазму, і в найгіршому випадку команда може шукати роботу в іншому місці, створюючи ще більше проблем, які потрібно буде вирішувати. Беручи до уваги поширеність і повсюдність вузьких місць, керівництву слід ставитися до проблеми зі співчуттям і розумінням. Досягнення цього стане найважливішим кроком у вирішенні проблем будь-якої організації.
Незважаючи на те, що це замкнене коло, яке час від часу піднімає свою потворну голову, вузькі місця є невід'ємною частиною зростання будь-якої компанії. Оскільки вони неминучі, ми можемо прийняти їх і розглядати як можливість поміркувати над різними аспектами нашої організації. Вони є рушієм прогресу, дозволяючи нам досліджувати нові технологічні рішення або управлінські стилі.
Це допоможе нам відновити продуктивність і тимчасово розгладити найбільш дратівливі складки. Ми живемо в золотий вік для вирішення цих питань, оскільки технологічна революція останніх 30 років змінила спосіб роботи та вирішення проблем.
Серед іншого, інноваційні програми, такі як Teamdeck - програмне забезпечення для планування ресурсів для вирішення організаційних питань на робочому місці. У той же час, зростаюче почуття корпоративної відповідальності та етики стає все більш домінуючим. Сьогодні все більше керівників розуміють, наскільки важливо ставитися до працівників з гідністю. Ці два досягнення в корпоративному світі призвели до появи вищезгаданих інструментів та порад для вирішення таких проблем управління потенціалом вузькі місця. Людині властиво знаходити рішення для проблем, і у нас ніколи не закінчаться кризи, які потрібно вирішувати, тож ми можемо вирішувати їх якомога гуманніше.
Для тих, хто шукає або хоче бути ближче до програмне забезпечення для планування проектів або інструменти планування потужностей ринку - давайте жити далі зі своїми статтями.
Календар ресурсів (або календар управління проектами, або календар планування проектів, програмне забезпечення для планування ресурсів) дозволяє планувати, управляти і розподіляти ресурси більш ефективно і результативно - особливо якщо Microsoft Excel відігравав провідну роль у вашому...
Яка кінцева мета проектних менеджерів? Успішне завершення проектів. Самі керівники проектів визнають, що це трапляється не так вже й часто: згідно з останнім опитуванням Пульс Професії, менше 60% проектів завершуються...
Управління виробничими потужностями - це стратегія, що використовується підприємствами для найкращого використання ефективності виробництва з урахуванням попиту на послуги чи товари. Кінцевою метою управління виробничими потужностями є..: Визначити і...