Технологічна індустрія неймовірно динамічна: проекти змінюються, постійно з'являються нові рішення для впровадження, а команди стикаються з плинністю кадрів. Щоб впоратися з цим торнадо змін, управління ресурсами має бути надійним. Ця стаття покаже вам, як це зробити.

Наші читачі знайомляться:

Знання, як покращити управління ресурсами проекту необхідна для будь-якої компанії, що займається розробкою програмного забезпечення. Це факт. Вони продають час своїх працівників за гроші своїх клієнтів. Зрештою, ми не говоримо про повторювану роботу, де щодня, протягом багатьох років, одні й ті ж співробітники приходять в офіс, щоб протягом 8 годин виконувати одні й ті ж завдання. 

Що робить управління ресурсами?

Перш ніж ви вирішите вжити заходів для покращення управління ресурсами у вашій компанії-розробнику програмного забезпечення, вам потрібно знати, чому це взагалі варте ваших зусиль. Ви дізнаєтеся:

  • оптимізуйте свою роботу, максимально використовуючи можливості та потенціал своєї команди.
  • уникнути втрат часу та грошей, спричинених неефективним управлінням.
  • підвищити задоволеність ваших співробітників. Занадто багато завдань і тиск можуть розчаровувати так само, як і нудьга та відчуття непотрібності.
  • мати можливість контролювати хід виконання проекту та прибутковість проекту легше.

Як покращити управління ресурсами [на прикладі софтверної компанії]?

1. Визначте проблему

Настає момент, коли після мозкового штурму з вашою управлінською командою ви вирішуєте, що щось однозначно потрібно змінювати, і ваша компанія потребує нових рішень. Вам потрібен сучасний підхід та реформи, щоб взяти ринок штурмом і залишити конкурентів далеко позаду. Ви хочете всього цього. І ви хочете цього зараз. 

На жаль, саме через це амбітні плани часто зводяться нанівець. Навіть при найкращому управлінні ресурсами неможливо впровадити всі зміни одразу. Особливо, коли ви маєте справу з середня або велика компанія, що займається розробкою програмного забезпеченняде процеси повинні працювати разом. Тому ваш перший крок до оптимізації роботи полягає в тому, щоб визначити проблему (або проблеми). Можливо, слабким місцем є нестача персоналу, відсутність відстеження звільнень і відпусток, відсутність документації, необхідної для адаптації нових співробітників і передачі проектів, недооцінені або переоцінені проекти, складне прийняття рішень. Найкращий спосіб виявити проблеми, щоб розпочати будь-які зміни у вашій організації, - це проаналізувати дані. Звіти на основі різних процесів і результатів у вашому бізнесі виявиться безцінним.

Знання того, що потрібно змінити, є основою для здійснення змін. Наступний крок - визначити пріоритетність цих проблем. Подумайте, які з них спричиняють найбільші втрати або блокують інші процеси - вирішіть їх першочергово, а потім одне за одним впроваджуйте подальші покращення. Великі проекти варто ділити на окремі етапи та завдання, щоб планомірно досягати поставлених цілей.

2. Переглянути та спростити процес прийняття рішень

Часто виконання завдання, навіть простого, нагадує підкидання м'яча. 

  1. По-перше, Особа А виконує завдання і потребує схвалення.
  2. Він надсилає запит на рецензію на адресу особа Б - старший товариш по команді.
  3. Особа Б каже, що це не його компетенція, і перенаправляє Особа А до Особа C - старший член іншої команди, що працює над проектом.
  4. Тоді особа C каже, що не має таких повноважень для прийняття рішень і краще звернутися за допомогою особа А до особа D - його безпосередній керівник.
  5. Наступний, особа D каже, що цей проект варто віднести до особа Е - керівник іншого відділу, який працює над проектом.
  6. Нарешті, Особа Ена запитання відповідає, що вперше чує про таке завдання і про те, хто його взагалі замовив.

Звичайно, описана вище ситуація досить карикатурна... але чи не занадто? Проблема складного процесу прийняття окремих етапів і сумнівів щодо того, хто має повноваження приймати рішення з тих чи інших питань, стосується багатьох компаній. І не тільки великих - навіть організація з 20 осіб може зіткнутися з вузьким місцем у прийнятті. Перший кризовий момент настає тоді, коли керівництво вже не в змозі вирішувати все одноосібно. Це момент, коли воно повинно делегувати більше незалежності працівникам середньої ланки. Чим більше людей в компанії, тим більше проблема буде поглиблюватися, тому ефективну структуру потрібно створювати якомога швидше. Тим більше, що темпи розвитку стартапу не пробачають повільності. Блокування робочого циклу - найкращий спосіб втратити час і гроші. 

Тож почніть з перегляду всіх сходинок затвердження

Подивіться, хто має повноваження приймати рішення. Наступний крок - спростити весь процес, і найкраще це зробити, надавши певну автономію окремим відділам і фахівцям. Встановлення загальних правил для поточних обов'язків значно прискорить виконання щоденних завдань. У сучасній компанії варто зробити ставку на хороший робочий процес, навіть відмовившись від тотального контролю.

3. Створити ресурсну базу

Щоб ефективно управляти своїми ресурсами, потрібно знати, що у вас є в наявності. Це як у грі - ви не зможете добре зіграти, знаючи лише половину своїх карт. Для вас важлива основна інформація:

  • скільки людей є у вашому розпорядженні,
  • компетенції ваших співробітників,
  • свої обов'язки,
  • які їхні можливості

Ваша ресурсна база - це ключ до ефективного управління проектами та делегування людей туди, де вони потрібні. Вона дозволяє посилити команди, на плечі яких лягло занадто багато роботи. Вона також дасть вам змогу доручити нові завдання тим співробітникам, яким просто нічого робити і які нудьгують. Звісно, зберігати та використовувати такі дані у власній голові чи таблицях Excel було б неефективно. Тому доцільно використовувати інструменти управління ресурсами який у зрозумілій формі покаже вам, хто з членів команди тепер може займатися якими завданнями і в яких проектах вони будуть найкраще справлятися.

4. Збирайте та систематизуйте знання

Дуже поширеною перешкодою для безперебійної роботи є брак необхідних знань та матеріалів. Скільки разів вам доводилося запитувати кількох чи більше людей у компанії, де знаходяться ті чи інші файли або документація? Цей процес виснажливий і забирає багато часу, навіть якщо йдеться про нинішніх працівників компанії. Уявіть, що станеться, коли хтось піде... і разом з ним піде таємне знання про те, де знайти матеріали, що стосуються проекту, над яким ви зараз працюєте. 

Знання - це також ваш ресурс, і він неймовірно важливий. Створіть хорошу, впорядковану базу даних усіх матеріалів, які можуть стати вам у пригоді в процесі адаптації, виконання обов'язків або просто у повсякденній роботі в компанії. Звичайно, це не буде одноразовим процесом - такі бази мають сенс лише тоді, коли вони постійно оновлюються. Будинок програмного забезпечення генерує так багато інформації, що це має стати звичкою. Однак ви можете бути впевнені, що від цього виграють усі.

5. Побудуйте комунікацію між відділами

Різні відділи в компанії іноді діють як окремі організми. Зрештою, це і є їхня функція. Кожен відділ повинен дбати про свій аспект, щоб ваша компанія працювала як годинниковий механізм. З іншого боку, як організація, ви можете досягти набагато більшого, якщо різні відділи будуть підтримувати один одного. 

Нові бізнеси можуть надати маркетингу хороші ідеї щодо створення контенту, а просування, яке здійснює відділ маркетингу, корисне для продажів. Крім того, відділ маркетингу може зробити багато для підготовки переконливої пропозиції. Розробники можуть допомогти відділу кадрів створити найкращі оголошення про вакансії, підказуючи, на що звернути увагу і як переконати кандидатів. Тоді HR може залучити нових співробітників з найбільш бажаним набором компетенцій, які ідеально підійдуть для проекту, над яким ви працюєте. 

Покращення комунікації між відділами та забезпечення того, щоб вони знали, над чим працюють і що їм потрібно, дозволить вам надавати правильну підтримку та досягати ще більшого завдяки синергії. Інтегрована команда дуже важлива для якості роботи та добробуту ваших людей. 

6. Досліджуйте потреби ринку

Єдиною константою на ринку є його волатильність. Оновлення ваших знань про поточні потреби галузі - це нескінченна історія. Частиною вдосконалення управління ресурсами є постійний моніторинг того, у що варто інвестувати та розвивати. Як ефективний менеджер ресурсів або керівник проекту ви повинні регулярно переглядати:

  • які навички є найбільш затребуваними на даний момент,
  • сучасні тенденції,
  • які нові технології шукають клієнти,
  • чи інвестує ваша компанія в навчання співробітників, дозволяючи їм розвивати свої компетенції та розширювати знання.

У цьому процесі важливі час і регулярність. Знаючи потреби ринку, ви можете спрямовувати ресурси на найперспективніші рішення якомога швидше, щоб завжди пропонувати своїм клієнтам інновації раніше, ніж це зроблять ваші конкуренти. 

7. Плануйте свою роботу

Тема може здатися тривіальною і очевидною - адже планування роботи - це основа управління ресурсами будь-якого проекту. Однак, чим більше ми заглиблюємося в неї, тим більше можливостей, але також і ризиків ми відкриваємо. 

Що таке планування роботи? Звичайно, складання списків справ у блокноті - це планування роботи. Але планування роботи - це також розписати проект на 3 роки вперед, використовуючи великі дані, ймовірності та спеціалізоване програмне забезпечення. І що цікаво, обидва ці способи будуть ефективними. Просто не для всіх. Тут головне - підібрати систему під особливості вашого бізнесу та стиль роботи вашої команди. 

Останні тенденції часто фокусуються на оперативності та гнучкості, тому роботу організовують у вигляді спринтів, наприклад, щотижневих, що містять певну кількість завдань, які реально виконати за цей час. Також корисно розбивати окремі завдання на менші складові. Така стратегія дозволяє уникнути величезної кількості завдань, які висять над нами на місяці вперед. З іншого боку, деякі довгострокові проекти вимагають графіку, спланованого заздалегідь. Добре продуманий план допоможе вам уникнути затримок і мати ширшу перспективу в покращенні управління ресурсами.

8. Не чекайте, поки вас наберуть

Якщо ваші співробітники починають відчувати, що у вас не вистачає персоналу, то, ймовірно, так воно і є. Такі ситуації дуже несприятливі. У команді накопичуються розчарування і втома, а проекти починають затримуватися. Звичайно, ви є експертом і найкраще знаєте ритм роботи вашої компанії. Іноді можуть бути більш напружені періоди, і вам може знадобитися залучення субпідрядників. Потім все повертається на круги своя, але будьте уважні до ознак того, що ваша команда перевантажена роботою і відчуває себе пригніченою. Не варто занадто довго чекати, щоб найняти нову людину, тим більше, що ідеальний кандидат не ховається за кожним кутом. Процес рекрутингу іноді може зайняти дуже багато часу.

9. Використовуйте сучасні інструменти для покращення управління ресурсами

На цьому етапі читання статті ви, мабуть, думаєте про себе: "Гаразд, але де ж мені керувати всією цією інформацією, щоб бути ефективним? Зрештою, я не можу тримати все в розмовах у Slack, поштовій скриньці та тисячах таблиць". Саме тут на допомогу приходять сучасні інструменти управління роботою, які роблять всю брудну роботу за вас. Давайте проілюструємо це на прикладі Teamdeck - програмне забезпечення для управління ресурсами. Наша система дозволить вам керувати своєю роботою та графік проектуперевіряти, які співробітники зайняті і на який термін у них заплановані проекти, автоматично знаходити потрібних людей для проекту, створювати цілі команди з необхідним набором компетенцій і вирішувати конфлікти в розкладі

Крім того, ви зможете відстежувати та керувати табелями обліку робочого часу в режимі реального часу, щоб побачити, яка команда потребує більшої підтримки і які проекти забирають найбільше часу. На кожному етапі ви також можете створити звіт, щоб проаналізувати дані та виправити аспекти, які не працюють належним чином. Teamdeck це інструмент, створений компанією-розробником програмного забезпечення через необхідність. Ми були там, ми бачили це, тому наша система проста, містить лише ті функції, які вам дійсно потрібні.

10. Пам'ятайте, що покращення управління ресурсами - це безперервний процес

Робота в компанії, що займається розробкою програмного забезпечення, є динамічною, тому вам потрібна гнучкість, щоб керувати нею в найкращий спосіб. Якщо ви хочете покращити управління ресурсами, ви повинні бути готові до того, що це буде безперервний, постійний процес, який вимагає уваги та відданості. Недостатньо вирішити проблеми один раз і забути про оптимізацію робочого процесу. На щастя, хороші практики та ефективні рішення принесуть свої плоди, і після того, як будуть зроблені великі зміни, вам буде легше вносити подальші невеликі покращення.

Покращуйте управління ресурсами та створюйте чудову можливість для кращого використання потенціалу вашого бізнесу. Кожна наступна зміна призведе до помітного ефекту, тому варто зробити ставку на хорошу стратегію та бути системними. За адресою Teamdeckми завжди відповідаємо очікуванням наших клієнтів і шукаємо рішення, яке найкраще відповідає їхнім потребам. Ви можете легко імпортувати всі дані в наш інструмент. Ми хочемо, щоб ваші Teamdeck пристосовуватися до вимог кожної компанії, з якою ми працюємо, саме тому ми залишаємо багато можливостей для кастомізації, щоб створити індивідуальну версію програмного забезпечення. Зв'яжіться з нами і перейдіть на новий рівень управління роботою!

Покращуйте управління ресурсами за допомогою Teamdeck

Пов'язані публікації

Керівники проектів завжди шукають варіанти програмного забезпечення для управління ресурсами
Управління проектами, Інструментарій

Планувальник ресурсів - як вибрати правильний?

Ефективне планування ресурсів є ключовим завданням для компаній будь-якого розміру, незалежно від того, працюють вони в Інтернеті чи в традиційних галузях. З огляду на широке розмаїття бізнесів, які потребують планування ресурсів, складно надати універсальну рекомендацію...

Допомагаємо менеджерам проектів розраховувати використання ресурсів
Управління проектами, teamdeck

Як розрахувати використання ресурсів: Посібник для менеджерів проектів

Компанії зазвичай докладають багато зусиль до розподілу ресурсів. Ви хочете, щоб усі були зайняті, але при цьому були впевнені, що їхні завдання є цінними (що часто означає оплачуваними) для компанії. Це стає дійсно складним, оскільки ваша команда...

Онлайн-планувальник завжди кращий за паперовий календар і економить час
Управління проектами, Інструментарій

Календарний планувальник онлайн - краще плануйте графік вашої команди

Команди по всьому світу стикаються зі схожими проблемами, коли справа доходить до планування робочого графіка. Створити план проекту складно самотужки, а підтримувати його в актуальному стані та реагувати на зміни - ще складніше...