Незалежно від того, чи працюєте ви в компанії-розробнику програмного забезпечення, чи в креативному агентстві, ви, мабуть, добре знаєте, що проекти не закінчуються, коли хтось вносить фінальний комміт до кодової бази або коли клієнт відповідає "виглядає добре" на вашу роботу. Звичайно, частина життєвого циклу проекту може бути завершена, але зараз саме час правильно закрити проект. У цій статті ми покажемо вам деякі з найважливіших кроків, які ви повинні включити в процеси управління проектами у вашій компанії після завершення проекту.

Спочатку давайте розберемося, чому вам взагалі варто піклуватися про процес закриття проекту.

Чому важливо мати процес закриття проекту?

Процес закриття проєкту корисний для того, щоб переконатися, що всі учасники проєкту знаходяться на одній хвилі, і що проєкт офіційно завершено. Що станеться, якщо ви не закриєте проєкт належним чином? Почнемо з того, що ви все ще можете отримувати запити на зміни від клієнта, який не знає, що час для таких запитів вже минув. Закриття проекту також вигідне з точки зору управління ресурсами проекту перспективу. Ви не будете без потреби тримати своїх співробітників на вже завершеному проекті - вони будуть вільні для роботи над новими завданнями. Нарешті, у вас буде можливість озирнутися на проект і оцінити, що було зроблено правильно, а що можна було б покращити.

А як щодо ваших співробітників? Участь у закритому процесі після завершення проекту, незалежно від того, був він успішним чи ні, дасть їм відчуття завершеності та покращить моральний дух команди.

Контрольний список для закриття проекту - hяк почати розробляти процедуру закриття проекту вашої команди?

Якщо ви хочете побудувати уніфікований процес закриття проекту, вам варто почати з ретельного аналізу поточного стану справ. 

Зустрітися з командою управління проектом та обговорити їхню діяльність наприкінці життєвого циклу проекту. Разом ви зможете проаналізувати плюси і мінуси різних підходів і побудувати процедуру, яка відповідає потребам вашої компанії.

Що слід включити до етапу закриття проекту?

Перш за все, ви повинні переглянути список вимог і переконатися, що проектна команда підготувала всі результати. Процес закриття проекту може розпочатися, коли ви будете готові передати проект.

Офіційно передайте результати

Зв'яжіться з клієнтом, щоб офіційно передати йому всі результати разом з необхідною документацією. Може статися так, що ви передавали різні елементи проекту на більш ранніх стадіях процесу. Це цілком нормально. Вам просто потрібно переконатися, що ваш клієнт має доступ до повного набору результатів. Не забувайте також про обмін URL-адресами, логінами та паролями.

Наступний крок - отримати офіційне схвалення від клієнта. В ідеалі, це має бути письмова заява (можна електронною поштою) про те, що робота вашої проектної команди була визнана клієнтом прийнятною. Якщо вам не вдасться його отримати, на вас може чекати неприємний сюрприз: якщо є якісь проблеми, краще вирішити їх зараз.

Це також чудова можливість отримати зворотній зв'язок від клієнта. Ви можете запланувати дзвінок, щоб отримати ретроспективна зустріч з клієнтом. Після такої розмови у вас, швидше за все, з'являться деякі пункти для майбутніх покращень і, можливо, гарний відгук, який ви зможете розмістити на своєму сайті.

Оформляйте документи

Протягом життєвого циклу проекту існує багато проектних документів, з якими менеджеру доводиться мати справу. Етап закриття - це чудовий момент, щоб упорядкувати всі ці документи і переконатися, що не залишилося незавершених справ.

Людям, які працюють над проектом, може здаватися, що вони знають про нього все. Можливо, зараз це так, але що буде через пару місяців, коли клієнт захоче запитати про технічні деталі? Набагато краще мати всі документи, пов'язані з проектом, належним чином організованими.

Крім того, ви також повинні офіційно закрити проектні контракти з різними постачальниками або фрілансерами. Не забудьте заплатити їм!

Ознайомтеся з проектом

Як уже згадувалося раніше, закриття проекту - ідеальний момент для того, щоб проаналізувати результати роботи вашої команди. Перейдіть до свого програмного забезпечення для управління проектами або управління ресурсами та проаналізуйте звіти за проектами. Ось кілька ідей, на що ви можете звернути увагу:

  • Оцінки vs. реальність: порівняйте розрахунковий час роботи вашої команди з фактичним часом, який вони витратили на проект. Чи можете ви помітити якісь закономірності? Наприклад, чи була недооцінена певна фаза проекту? Або, можливо, ви помітили, що робота певного члена команди була недооцінена від самого початку, і йому знадобилося більше часу, щоб виконати свої завдання. Такі інсайти дуже цінні для планування наступних проектів вашої команди. 
Робочий час, витрачений працівниками

Використання Teamdeck для створення звіту про оцінку порівняно з фактичними даними.

  • Використання ресурсів:  чи всі члени вашої команди були використані рівномірно? Можливо, деякі з них працювали понаднормово, тоді як інші не мали стільки роботи? Обидва випадки погано впливають на командний дух. На щастя, після того, як ви визначите сфери для покращення, ви зможете краще планувати команди для наступних проектів.
звіт про використання команди

Teamdeck також може допомогти вам розрахувати використання ресурсів.

Підрахунок оплачуваних і неоплачуваних годин може допомогти вам знайти подальші ідеї для підвищення продуктивності вашої команди.

Коли ви переглядаєте проект, ви також повинні організувати зустріч команди проекту, щоб обговорити отримані уроки та ідеї на майбутнє.

Визнайте зусилля вашої проектної команди

Якщо ваша компанія працює над кількома проектами одночасно, як це відбувається у багатьох агентствах або компаніях-розробниках програмного забезпечення, не для всіх може бути очевидним, що певний проект щойно завершено. Було б добре, якби керівник проекту надіслав повідомлення для всієї компанії про завершення проекту та подякував за наполегливу роботу своєї команди. Він повинен спробувати підкреслити досягнення кожного члена команди і переконатися, що вони охопили всіх. Такий жест неодмінно змусить вашого співробітника відчути, що його цінують і помічають.

Хоча пандемія може завадити вам організувати святковий захід для команди проєкту, ви все одно повинні спробувати розважитися разом з ними. Навіть віртуальне святкування може стати чудовим приводом для зміцнення дружніх стосунків.

Документуйте та діліться отриманими уроками

На цей момент ви вже детально обговорили проект з проектною командою, отримали зворотній зв'язок від клієнта та проаналізували дані. Цілком ймовірно, що у вас з'явилися цінні, дієві ідеї, які можуть принести користь майбутнім проектам вашої компанії. Дуже важливо задокументувати їх і поділитися ними з іншими людьми, відповідальними за управління проектами у вашій компанії.

Крім того, це чудовий момент для створення маркетингового галасу навколо проекту: додайте його в онлайн-портфоліо вашої команди, опублікуйте кейс. Такі кроки варто планувати заздалегідь, інакше вони можуть загубитися в потоці інших проектів і завдань.

Видаліть бронювання вашої команди

Навіть якщо ви впевнені, що члени вашої команди знають, що проект готовий, ви все одно повинні офіційно звільнити їх від цього завдання. Коли ви дивитеся на ресурс вашої компанії або онлайн планувальник календаряці працівники не повинні більше бути зарезервовані для завершеного проекту.

Перевірте доступність вашої команди за допомогою Teamdeck - найму для віддалених команд

Переконайтеся, що ваша команда календар ресурсів є актуальним. Таким чином, інші менеджери проектів можуть бронювати їх для нових проектів. 

Чи готові ви побудувати процес закриття проекту?

Читаючи про різні етапи процесу закриття, ви, ймовірно, помітили, що цей етап займає певний час. Це ще одна причина для того, щоб запровадити такі процедури ще до початку проекту. Коли ви знаєте, скільки годин в середньому займає закриття проекту, ви можете врахувати це при оцінці вартості проекту.

Ми сподіваємося, що ця стаття допоможе вам спланувати ефективні кроки закриття проекту, які відповідають потребам вашої компанії. Це, безумовно, піде на користь майбутнім проектам вашої команди.

Шукаєте програмне забезпечення, яке допоможе у процесі закриття проекту?

Програмне забезпечення для планування ресурсів, яке обирають менеджери проектів з Hill-Knowlton або Stormind Games.

Пов'язані публікації

Як розпочати успішний проект у життєвому циклі управління проектами
Управління проектами

Початок проекту - як розпочати проект?

Що ви отримаєте завдяки цій статті: Вплив програмного забезпечення для управління ресурсами на завершення проекту вчасно. Як розпочати проект, щоб втратити менше. Початок проекту - це момент, коли ви робите припущення і...

Допомагаємо менеджерам проектів розраховувати використання ресурсів
Управління проектами, teamdeck

Як менеджери проектів вимірюють використання ресурсів?

Компанії зазвичай докладають багато зусиль до розподілу ресурсів. Ви хочете, щоб усі були зайняті, але при цьому були впевнені, що їхні завдання є цінними (що часто означає оплачуваними) для компанії. Це стає дійсно складним, оскільки ваша команда...