Незалежно від того, чи працюєте ви в компанії-розробнику програмного забезпечення, чи в креативному агентстві, ви, мабуть, добре знаєте, що проекти не закінчуються, коли хтось вносить фінальний комміт до кодової бази або коли клієнт відповідає "виглядає добре" на вашу роботу. Звичайно, частина життєвого циклу проекту може бути завершена, але зараз саме час правильно закрити проект. У цій статті ми покажемо вам деякі з найважливіших кроків, які ви повинні включити в процеси управління проектами у вашій компанії після завершення проекту.
Спочатку давайте розберемося, чому вам взагалі варто піклуватися про процес закриття проекту.
Процес закриття проєкту корисний для того, щоб переконатися, що всі учасники проєкту знаходяться на одній хвилі, і що проєкт офіційно завершено. Що станеться, якщо ви не закриєте проєкт належним чином? Почнемо з того, що ви все ще можете отримувати запити на зміни від клієнта, який не знає, що час для таких запитів вже минув. Закриття проекту також вигідне з точки зору управління ресурсами проекту перспективу. Ви не будете без потреби тримати своїх співробітників на вже завершеному проекті - вони будуть вільні для роботи над новими завданнями. Нарешті, у вас буде можливість озирнутися на проект і оцінити, що було зроблено правильно, а що можна було б покращити.
А як щодо ваших співробітників? Участь у закритому процесі після завершення проекту, незалежно від того, був він успішним чи ні, дасть їм відчуття завершеності та покращить моральний дух команди.
Якщо ви хочете побудувати уніфікований процес закриття проекту, вам варто почати з ретельного аналізу поточного стану справ.
Зустрітися з командою управління проектом та обговорити їхню діяльність наприкінці життєвого циклу проекту. Разом ви зможете проаналізувати плюси і мінуси різних підходів і побудувати процедуру, яка відповідає потребам вашої компанії.
Перш за все, ви повинні переглянути список вимог і переконатися, що проектна команда підготувала всі результати. Процес закриття проекту може розпочатися, коли ви будете готові передати проект.
Зв'яжіться з клієнтом, щоб офіційно передати йому всі результати разом з необхідною документацією. Може статися так, що ви передавали різні елементи проекту на більш ранніх стадіях процесу. Це цілком нормально. Вам просто потрібно переконатися, що ваш клієнт має доступ до повного набору результатів. Не забувайте також про обмін URL-адресами, логінами та паролями.
Наступний крок - отримати офіційне схвалення від клієнта. В ідеалі, це має бути письмова заява (можна електронною поштою) про те, що робота вашої проектної команди була визнана клієнтом прийнятною. Якщо вам не вдасться його отримати, на вас може чекати неприємний сюрприз: якщо є якісь проблеми, краще вирішити їх зараз.
Це також чудова можливість отримати зворотній зв'язок від клієнта. Ви можете запланувати дзвінок, щоб отримати ретроспективна зустріч з клієнтом. Після такої розмови у вас, швидше за все, з'являться деякі пункти для майбутніх покращень і, можливо, гарний відгук, який ви зможете розмістити на своєму сайті.
Протягом життєвого циклу проекту існує багато проектних документів, з якими менеджеру доводиться мати справу. Етап закриття - це чудовий момент, щоб упорядкувати всі ці документи і переконатися, що не залишилося незавершених справ.
Людям, які працюють над проектом, може здаватися, що вони знають про нього все. Можливо, зараз це так, але що буде через пару місяців, коли клієнт захоче запитати про технічні деталі? Набагато краще мати всі документи, пов'язані з проектом, належним чином організованими.
Крім того, ви також повинні офіційно закрити проектні контракти з різними постачальниками або фрілансерами. Не забудьте заплатити їм!
Як уже згадувалося раніше, закриття проекту - ідеальний момент для того, щоб проаналізувати результати роботи вашої команди. Перейдіть до свого програмного забезпечення для управління проектами або управління ресурсами та проаналізуйте звіти за проектами. Ось кілька ідей, на що ви можете звернути увагу:
Використання Teamdeck для створення звіту про оцінку порівняно з фактичними даними.
Teamdeck також може допомогти вам розрахувати використання ресурсів.
Підрахунок оплачуваних і неоплачуваних годин може допомогти вам знайти подальші ідеї для підвищення продуктивності вашої команди.
Коли ви переглядаєте проект, ви також повинні організувати зустріч команди проекту, щоб обговорити отримані уроки та ідеї на майбутнє.
Якщо ваша компанія працює над кількома проектами одночасно, як це відбувається у багатьох агентствах або компаніях-розробниках програмного забезпечення, не для всіх може бути очевидним, що певний проект щойно завершено. Було б добре, якби керівник проекту надіслав повідомлення для всієї компанії про завершення проекту та подякував за наполегливу роботу своєї команди. Він повинен спробувати підкреслити досягнення кожного члена команди і переконатися, що вони охопили всіх. Такий жест неодмінно змусить вашого співробітника відчути, що його цінують і помічають.
Хоча пандемія може завадити вам організувати святковий захід для команди проєкту, ви все одно повинні спробувати розважитися разом з ними. Навіть віртуальне святкування може стати чудовим приводом для зміцнення дружніх стосунків.
На цей момент ви вже детально обговорили проект з проектною командою, отримали зворотній зв'язок від клієнта та проаналізували дані. Цілком ймовірно, що у вас з'явилися цінні, дієві ідеї, які можуть принести користь майбутнім проектам вашої компанії. Дуже важливо задокументувати їх і поділитися ними з іншими людьми, відповідальними за управління проектами у вашій компанії.
Крім того, це чудовий момент для створення маркетингового галасу навколо проекту: додайте його в онлайн-портфоліо вашої команди, опублікуйте кейс. Такі кроки варто планувати заздалегідь, інакше вони можуть загубитися в потоці інших проектів і завдань.
Навіть якщо ви впевнені, що члени вашої команди знають, що проект готовий, ви все одно повинні офіційно звільнити їх від цього завдання. Коли ви дивитеся на ресурс вашої компанії або онлайн планувальник календаряці працівники не повинні більше бути зарезервовані для завершеного проекту.
Переконайтеся, що ваша команда календар ресурсів є актуальним. Таким чином, інші менеджери проектів можуть бронювати їх для нових проектів.
Читаючи про різні етапи процесу закриття, ви, ймовірно, помітили, що цей етап займає певний час. Це ще одна причина для того, щоб запровадити такі процедури ще до початку проекту. Коли ви знаєте, скільки годин в середньому займає закриття проекту, ви можете врахувати це при оцінці вартості проекту.
Ми сподіваємося, що ця стаття допоможе вам спланувати ефективні кроки закриття проекту, які відповідають потребам вашої компанії. Це, безумовно, піде на користь майбутнім проектам вашої команди.
Календар ресурсів (або календар управління проектами, або календар планування проектів, програмне забезпечення для планування ресурсів) дозволяє планувати, управляти і розподіляти ресурси більш ефективно і результативно - особливо якщо Microsoft Excel відігравав провідну роль у вашому...
Яка кінцева мета проектних менеджерів? Успішне завершення проектів. Самі керівники проектів визнають, що це трапляється не так вже й часто: згідно з останнім опитуванням Пульс Професії, менше 60% проектів завершуються...
Управління виробничими потужностями - це стратегія, що використовується підприємствами для найкращого використання ефективності виробництва з урахуванням попиту на послуги чи товари. Кінцевою метою управління виробничими потужностями є..: Визначити і...