Початок нової роботи з управління проектами може бути стресовим: незалежно від того, чи ви досвідчений ПМ, чи людина, яка тільки починає свою кар'єру менеджера проектів, ви, швидше за все, зіткнетеся з деякими новими викликами. Хороша новина полягає в тому, що ви отримали роботу, отже, ваш новий роботодавець впевнений у ваших навичках управління проектами. Настав час підготуватися і почати нову роботу з правильної позиції. Ми підготували кілька порад, які допоможуть вам досягти успіху на новій посаді.

Як підготуватися до нової роботи з управління проектами?

Є речі, які ви можете зробити ще до першого робочого дня. Перш за все, займіться необхідною паперовою роботою. Чи є якісь документи, які вам потрібно передати до відділу кадрів вашої нової компанії? Можливо, ви також захочете ще раз перевірити пільги, які вам надаються. Іноді вони йдуть з додатковими пакетами, тому краще продумати їх заздалегідь.

Пам'ятайте про логістику: один з найкращих способів уникнути зайвого стресу - спланувати і перевірити, як ви будете добиратися на роботу. Переконайтеся, що у вас є чітке уявлення про дрес-код вашого нового офісу, правила паркування, доступ до будівлі тощо. Проаналізуйте своє обладнання. Якщо ви працюєте в офісі, на вас, ймовірно, чекає робоче місце. Однак, якщо ви працюєте віддалено, ви можете відповідати за комплектацію необхідного обладнання. Якщо в будь-який час протягом цього періоду у вас виникнуть запитання. Не соромтеся звертатися до свого нового роботодавця.

Вивчення вашої нової компанії може бути цінним кроком. Звісно, ви, напевно, вже трохи покопалися в інформації, готуючись до співбесіди, тож маєте уявлення про те, чим вони займаються і як організовані. Зараз саме час краще зрозуміти культуру компанії. Перевірте їхні корпоративні соціальні мережі або перегляньте довідник для співробітників, якщо ви його вже отримали. Не замислюйтесь над цим! Це завдання має допомогти вам відчути себе більш впевнено перед майбутньою зміною кар'єри, а не змусити вас шукати "червоні прапорці".

Нарешті, переконайтеся, що ви використовуєте час між роботою, щоб трохи пожити і розслабитися. Ви заслужили цю перерву, тож використовуйте її з користю! Вашим пріоритетом має бути прийти на нове робоче місце з великою кількістю позитивної енергії, не втрачати сон і намагатися підготуватися до роботи.

Успіху на новій роботі: Перші дні

Приєднання нових працівників до команди - важливий процес у всіх організаціях. Ваш новий роботодавець, ймовірно, має фіксовану процедуру або навіть спеціальний шлях для нових менеджерів проектів, які приєднуються до команди. Детальніше про це можна прочитати в документі онбордінг проекту Процес навчання буде відрізнятися від компанії до компанії. Проте, один крок є безсумнівним: ви дізнаєтесь багато нової інформації. Щоб не розгубитися, спробуйте охопити ці чотири аспекти, систематизуючи свої нові знання та ставлячи додаткові запитання:

  • процес
  • інструменти
  • проект(и)
  • клієнт(и)

Давайте пройдемося по них по черзі.

Процес. Якщо ви будете керувати проектами в організації, ви повинні бути обізнані з усіма встановленими процедурами, пов'язаними з проектами. Швидше за все, ви вже обговорювали основи під час процесу найму на роботу і знаєте, наприклад, методологію управління проектами, яку сповідує ваша нова компанія. Запитайте про шаблони, звички звітування, зустрічі (в тому числі скрам-зустрічі), процедури комунікації, життєвий цикл проекту тощо. Ваша мета - керувати проектом у спосіб, який буде ефективним, але водночас звичним для вашої команди.

Звичайно, вас могли призначити відповідальним за створення нових процесів і побудову культури управління проектами в компанії. Проте, корисно знати про минулі процеси, щоб покращити їх.

Інструменти. Більшість менеджерів проектів не можуть уявити свою роботу без доступу до програмного забезпечення, яке допомагає їм залишатися організованими та тримати членів команди в курсі подій. Можливо, вам доведеться навчитися користуватися новим інструментом, якщо ваша нова компанія не використовує програми, з якими ви вже знайомі. Швидше за все, ви матимете справу з такими типами онлайн-інструментів:

  • Програмне забезпечення для управління проектами з дошками канбан, списками завдань, діаграмами Ганта та проектами календарі ресурсів. Такі інструменти, як Jira, Asana, Trello або Basecamp популярні серед менеджерів проектів.
  • Програмне забезпечення для планування проектів який допоможе вам з плануванням ресурсів, відстеження робочого часу співробітниківабо керувати доступністю членів вашої команди (система управління відпустками). Прикладом такого інструменту є Teamdeck.
  • Програмне забезпечення для спілкування - це, як правило, чат, який дозволяє вам спілкуватися зі своєю командою та клієнтами асинхронно (наприклад, Slack або Skype). Програмне забезпечення для телеконференцій, таке як Zoom або Google Hangouts, також потрапляє до цієї категорії.

Дивіться також: Додатки Slack для менеджерів проектів, що підвищують продуктивність

Якщо ви керуєте програмним проектом, вам також варто дізнатися, якими інструментами користується ваша команда (наприклад, баг-трекерами, сховищами коду, інструментами для фреймворку). Знання того, якими програмами та інструментами користуються члени вашої команди, також важливо для вузькоспеціалізованих галузей, таких як будівництво. Ви можете не знати, як працює конкретний додаток, але ви повинні знати, що він робить і хто ним користується. Завдяки цьому ви зможете ефективно спілкуватися зі своєю командою.

Проекти. Зазвичай, коли ви починаєте працювати новим проектним менеджером в організації, це відбувається тому, що є проект, який потребує керівника. Одним з ваших перших пріоритетів має бути дізнатися про нього якомога більше. Масштаб, терміни, вимоги, бюджети, ризики, залежності - все, що потрібно для початку роботи. Залежно від стадії проекту, вам також може знадобитися поговорити з вашим попередником: можливо, ви переймаєте проект від когось іншого. Запитайте про прогрес, проблеми, які виникли на цьому шляху, стосунки із зацікавленими сторонами. Намагайтеся заохочувати відверті відповіді: применшення значення лише ускладнить вашу роботу в довгостроковій перспективі. Перегляньте проектну документацію та оцініть, чи є вона актуальною та повною. Якщо ні, запитайте про елементи, щодо яких ви не впевнені.

Якщо можливо, спробуйте зібрати інформацію про інші проекти вашої компанії. Можливо, вам вдасться помітити деякі закономірності та виявити сфери для вдосконалення або ризики. У процесі ви також дізнаєтеся більше про членів своєї команди.

Клієнти. У кожного проекту є зацікавлені сторони. Незалежно від того, чи керуєте ви внутрішнім проектом, чи є зовнішній замовник, який найняв вашу компанію, ви повинні знати, хто це. Однією з найважливіших частин ролі менеджера проекту є побудова хороших відносин із зацікавленими сторонами. Це не означає, що ви повинні бути людиною, яка завжди погоджується, навпаки: коли ваш клієнт довіряє вашим судженням, вам буде легше відмовити його від чогось, що ви і ваша команда не підтримуєте. Знайомлячись з клієнтом, намагайтеся дізнатися більше про його бізнес. Мета проекту, яким ви збираєтеся керувати, база користувачів, будь-які дослідження, які вони проводили перед запуском: ці знання допоможуть вам приймати кращі рішення щодо проекту.

Познайомтеся зі своїми колегами

Коли ви починаєте нову роботу з управління проектами, правильне представлення себе має величезне значення. Ви повинні пам'ятати про три групи колег:

Твоя проектна група. Як ви, напевно, здогадуєтесь, стосунки керівника проекту зі своєю командою мають вирішальне значення. По-перше, з'ясуйте, хто входить до вашої проектної команди і які їхні ролі (як на рівні компанії, так і в проекті). Активно прислухайтеся до їхніх думок: вони можуть розповісти вам про проект або клієнта те, що ви не зможете дізнатися від людей, які не працювали в команді.

Заохочуйте зворотній зв'язок і відверте спілкування. Розбудовуйте культуру прозорість проекту допоможе вам розвинути довіру між вами та вашою командою. З самого початку спробуйте чітко визначити свою роль як керівника проекту і встановити деякі основні правила. Це допоможе вам підтримувати баланс між роботою та особистим життям і запобігти роботяга..

Ваші менеджери. Зустріч з босом - неминуча (і важлива) частина вашого процесу адаптації. Одна з найцікавіших порад щодо цих стосунків належить Оуену Гадекену (Owen Gadeken):

"Зараз ви, мабуть, запитуєте: "А як щодо зустрічі з моїм новим босом?" Так, це завжди важливо, і ви, ймовірно, вже провели принаймні одну зустріч. Але я рекомендую вам свідомо відкласти будь-які подальші зустрічі доти, доки ви не зможете зібрати достатньо інформації, щоб зробити хоча б попередню оцінку вашого проекту; інакше ви можете виявити, що даєте обіцянки або зобов'язання, яких не зможете дотриматись". "

Джерело: Гадекен, О. К. (2009). Отже, ви новий менеджер проекту: поради для гарного початку. Документ, представлений на Глобальному конгресі PMI® 2009 - Північна Америка, Орландо, штат Флорида. Ньютаун Сквер, Пенсильванія: Інститут управління проектами.

Інші колеги. Ймовірно, вам буде корисно познайомитися з якомога більшою кількістю колег, особливо якщо у вашій організації працює менше, ніж 500 осіб (у великих корпораціях це завдання може бути неможливим). Можливо, ви навіть захочете запитати свою команду: "Кого я повинен знати?" Як керівнику проекту, вам, можливо, доведеться співпрацювати з HR-командою, офісними менеджерами, відділами продажів, фінансів тощо. Знання того, хто є хто, ставить вас у вигідне становище. Звичайно, ви також повинні познайомитися з іншими керівниками проектів, якщо це можливо, знайти людину, яка може стати вашим наставником.

Що далі? Складіть план на перші тижні роботи

У певний момент ви маєте приступити до роботи: у багатьох організаціях це станеться через кілька днів після вашого знайомства з організацією. Перехід від адаптації до "справжньої роботи" може бути складним, оскільки ви перейдете від того, що про вас піклуються, до того, що ви (найімовірніше) будете самі по собі. Як ви повинні подолати цей складний період?

Набір вимірювані цілі і пріоритетияк для вашої проектної команди, так і для вас самих. Такий список буде вашим найціннішим ресурсом у разі виникнення сумнівів.

Поділіться очікуваннями з вашою командою. Ваші безпосередні підлеглі будуть вдячні, якщо знатимуть, які їхні цілі та основні обов'язки. З іншого боку, ви зможете бути більш впевненими в тому, що ваша стратегія буде виконана.

Висловлюйте свої занепокоєння та думки, особливо коли це стосується процесів управління проектами. Звичайно, нікому не подобається людина, яка приєднується до команди і хоче зробити все на 180 з першого дня. Але є певна користь від свіжого погляду: можливо, ви просто помічаєте більше недоліків і сфер, які потребують вдосконалення, ніж інші. Якщо ви будете спілкуватися спокійно і по суті, у вас не повинно виникнути проблем. Пам'ятайте, що саме вам, зрештою, доведеться мати справу з наслідками недосконалих процесів і методів. Можливо, краще співпрацювати з колегами над покращенням конкретних сфер.

Як залишатися організованим на новій роботі з управління проектами?

Ось кілька порад, які допоможуть вам залишатися організованими протягом перших складних тижнів на новій роботі:

  • ставити запитання та уточнюючі запитання,
  • робити нотатки (це може бути чудова можливість зайнятися скетчкотінг),
  • використовувати існуючі шаблони або представити їх організації та команді,
  • створити графік зустрічей і дотримуватися правил ефективні зустрічі.

Перші кілька тижнів на новій посаді можуть бути складними. Проте, якщо ви будете дотримуватися наших рекомендацій, ви зможете добре зрозуміти свої майбутні обов'язки та завдання. Якщо у вас виникнуть сумніви, ви завжди можете звернутися до онлайн-ресурсів для керівників проектів. Ми регулярно публікуємо корисні посібники для менеджерів проектів, тож обов'язково додайте блог Teamdeck до закладок! А якщо ви ще не спробували наш додаток, зареєструйтесь, щоб дізнатися, що про нього думають інші менеджери проектів.

Тримайте свої проєкти в курсі з Teamdeck - платформою для програмне забезпечення для планування ресурсів обраний Hill-Knowlton

Пов'язані публікації

Керівники проектів завжди шукають варіанти програмного забезпечення для управління ресурсами
Управління проектами, Інструментарій

Планувальник ресурсів - як вибрати правильний?

Ефективне планування ресурсів є ключовим завданням для компаній будь-якого розміру, незалежно від того, працюють вони в Інтернеті чи в традиційних галузях. З огляду на широке розмаїття бізнесів, які потребують планування ресурсів, складно надати універсальну рекомендацію...

Допомагаємо менеджерам проектів розраховувати використання ресурсів
Управління проектами, teamdeck

Як розрахувати використання ресурсів: Посібник для менеджерів проектів

Компанії зазвичай докладають багато зусиль до розподілу ресурсів. Ви хочете, щоб усі були зайняті, але при цьому були впевнені, що їхні завдання є цінними (що часто означає оплачуваними) для компанії. Це стає дійсно складним, оскільки ваша команда...

Онлайн-планувальник завжди кращий за паперовий календар і економить час
Управління проектами, Інструментарій

Календарний планувальник онлайн - краще плануйте графік вашої команди

Команди по всьому світу стикаються зі схожими проблемами, коли справа доходить до планування робочого графіка. Створити план проекту складно самотужки, а підтримувати його в актуальному стані та реагувати на зміни - ще складніше...